2XXX公司跨国项目采购管理现状综述

1、xxx公司跨国项目采购管理的现状及存在的问题xxx公司跨国项目采购的基本介绍xxx公司基本情况介绍xxx公司是一家有着近百年历史的国家型空气净化和空气过滤公司,是世界上最大的 空气过滤器产品和设备的生产厂家和销售商，于 1921年在美国肯塔基州路易斯维尔成立。 xxx公司主要经营除尘产品、空气净化以及控制产品。xxx公司生产的空气过滤器不仅能够 适应于所有生产商的空气洁净系统，而且还适用于电子行业、药品制造行业、以及医护行 业等多个行业，能够防止病菌的传播，保护空调系统中的冷热盘管等。xxx公司除尘和净化产品提升了众多行业和系统的生产效率，维护了生产工作者的健康与安全。随着全球范 围内，越来越

2、多人的环保意识的提高，使得产品类别较多的xxx公司发展迅速。目前xxx司在全球拥有员工超过 4500人，在世界上22个国家和地区创建运营组织。 xxx国际公司在全球范围内现拥有 3个r&d（研究和发展）基地，布局20多个子公司，将 运作组织拓展至全球160个国家和地区，地区总部包括四个，分别为美国路易斯维尔、中 国、荷兰以及新加坡。xxx国际公司已经发展成为全球范围内的空气过滤行业的领军集团。xxx公司于2000年正式进入中国，将中国地区总部设置于苏州，并在武汉、深圳、苏 州和台湾建立工厂，在十五年的时间内将销售网络遍布中国各个地区，并设置专门办事处 达18个。xxx中国最早的深圳工厂

3、主要生产各种初中高效率过滤器、ffu系统；苏州工厂主要生产各种高效和超高效过滤器、ffu系统，计划将苏州工厂建成集研发、生产、销售、 服务于一体的亚洲总部；武汉工厂主要生产各种空气污染控制系统、燃气轮机进气系统； 台湾工厂主要生产洁净室用过滤器。xxx公司凭借其强大的集团实力和产品优势，占据中 国乃至全球市场的大部分市场份额，在过滤器市场持续保持着绝对优势。xxx公司的跨国项目采购当前，xxx公司把重点放在研究和开发上，以提供各个行业客户全方位净化空气解决 方案为日后的核心赢利点，从简单的家居初效过滤器，到对洁净空气有着严格要求的生产 环境中所使用的高效过滤器，xxx司不断满足客户对洁7空气提

4、出的要求。xxx司越来 越趋向于以项目为中心，根据客户需求进行项目管理，不再满足于单一的生产产品和销售 产品。因此，项目管理对于 xxx公司来说越来越凸显重要卜项目采购管理更是 xxx公司 的重中之重。另一方面，xxx公司作为一个在全球22个国家都拥有运营机构的企业，不可避免的涉及到跨国业务和跨国采购。比如 2011-2013年，xxx公司为新加坡某半导体公司解决洁净室面临酸碱气体的处理以及气体质量问题，向客户推荐并试用ptfem滤器，这个项目在亚洲，但是公司最终需要生产的产品及设备的核心零部件大多来自欧洲地区。止匕外，xxx公司很多项目是在非洲地区，但是公司核心零部件大多来自欧洲，如德国，其

5、他一些零部件 可能来自亚洲。诸如此类的项目就需要公司利用全球的物资和产品的流通网络，进行跨国 采购。可以看出，跨国项目采购管理是 xxx公司日常运营的一个重要环节，它在项目的实 施中发挥着重要作用。xxx公司跨国项目采购管理现状xxx公司跨国项目采购组织结构及职责现阶段xxx国际公司的采购实行集中化采购模式，总部直接负责管理子公司的采购， 所有的采购需求都统一到公司总部进行采购的落实。另外，各个项目部是根据项目需要在 项目所在地临时组建，灵活管理，由项目所在地的子公司直接负责。项目部经过讨论确定 项目的投资与物资需求清单给采购总部，采购部据此制定需求计划，形成采购计划，落实 采购需求。采购部下

6、设四个分管的部门，分别是采购计划部门、供应商管理部门、仓储运 输管理部门和需求预测部门。其中涉及到跨国项目采购业务的具体组织结构如下图所示 （以 xxx中国公司为例，另因为公司管理体系过于庞大，在图中并未全部标出）：aa吆司总部（苏州）职能部门采购总部采购计划部 运输管理部 供应商管理 需求计划企财务部武汉ib匡置t11图3-1 xxx公司项目米购组织结构xxx的项目的实施由子公司管理层和项目经理予以全权负责，跨国项目的具体采购都 是集中到采购总部来进行。由子公司跟采购总部进行项目需求的传达， 但是由于平行传达, 导致项目的采购需求不能得到及时的相应，加之跨国项目，一些物资的传输更是耗时漫长，

7、往往拖延项目进度。在xxx公司的项目采购实行的是总经理负责制，采购部主要负责人员分别是采购部总 经理、采购部主管和采购人员，其中采购部门涉及到采购活动的相关职员的主要职责下表 所示。从中可以看出采购部职责的划分过于粗糙简单，不利于上行下达的完成采购任务。xxx公司跨国项目采购流程xxx公司跨国项目的采购的一般流程如下：(1)根据需要，形成采购计划。公司根据跨国项目的需要形成相应的需求计划，项目 部根据需求计划制作采购清单，通过公司主管领导审批后传送到采购部门，采购部门据此 制定采购计划。(2)选择供应商，落实采购计划。采购部门通过性价比对比在市场上选择合适的供应 合作商，xxx总公司对于大型物

8、资和重要物资，通常会提前进行市场调查，采取统一购买 的方式，并以价格为选择合作商的主要参考因素，合作商并不固定，更换的频率较快。但 是这样选定的供应商在实际的操作中，往往因为跨地域运输的问题，并不会形成最低采购 成本。而这一点一直在跨国项目采购管理被忽略。(3)审定价格，签订合同。供应商一旦确定，就可以签订合同。(4)审批采购合同。订货金额超过一定数量和金额需签订采购合同，采购合同经由采 购主管和经营副总经理审批后，再由公司法律办公室审批通过方可采购。这种模式对于重 要物资的采购，缺少必要的监督和管理措施。(5)入库物资验收。采购物资送达跨国所在地后，项目需求方对物资进行入库验收。(6)进行财

9、务核销。最后，财务机构和采购机构的领导需对采购发票和货物验收单进 行签字，办理账目支付和核算。具体采购流程如图3-2所示。图3-2 xxx公司跨国项目采购流程xxx公司跨国项目采购对象及方法xxx公司作为大型的跨国公司，其项目遍布全球多个国家，但是其项目的采购来源具 有一定的规律性，其中大型高端设备主要来源地是欧美国家及地区，如德国、美国等；一 些零部件来源地一般都是根据需要就近选择，但是最主要来源地是亚洲国家及地区，如中 国、韩国等；办公设备和小型生产设备的采购相对自由。下面以xxx公司里某一跨国项目 的采购物料清单为例，来了解一下 xxx公司的具体项目涉及到的采购对象、对采购对象的 分类方

10、法、以及分类采购的具体实施。xxx公司某一项目的主要采购对象与来源如下表所 示：xx公司供应商管理及评价机制1 .xx公司供应商开发及管理供应商是向xxx公司提供采购物资的企业，它对公司项目的有效推进、公司的长远发 展至关重要。跨国项目的采购管理的一个重要环节就是对供应商进行开发和管理。目前公 司对供应商的开发及管理主要是由采购部负责，具体环节包括对供应商的调查、实地考核、 资质与诚信确认、供应商评价、选择是否合作、合作满意则进入合格供应商名单并进行定 期考核。但是，由于目前所有对供应商管理环节基本都是由采购部全权负责，导致部分流 程不透明，且采购部对供应商进行评价过于简单，没有综合考虑质量及

11、技术部对物资的看 法。特别是在在跨国项目中，项目部对供应商的意见也没有得到体现。xxx公司供应商的开发及管理如下图所示。图3-3 xxx公司供应商开发及管理流程图2 .公司供应商评价机制aff公司对于供应商的评价机制采用建立信息档案的方式，将供应商分为合格和备选 两类。在跨国项目采购过程中，对比市场行情和货物性能，在合格货物供应公司中选择合 作者。但是由于合作商数目多、管理难度大且购买合作没有长期性，导致采购部对于供应商的最新运营情况和产品研发情况缺乏必要的了解，从而使得项目成本变高。xxx公司现行的对供应商的评价过于注重产品的价格和性能，忽视供货稳定和售后服务，对供应商的 信誉度和财务状况关

12、注度也不够，导致一旦出现质量问题和财务问题，公司与合作商、项 目与采购部门往往出现扯皮现象，甚至出现陷入财务风险。此外，xxx公司制定的评价机制并不完善，执行过程流于形式，公司的评价工作效果甚微。xxx公司对供应商的评价指标设置如下表所示：xxx公司跨国项目采购管理中存在的问题及原因分析xxx公司跨国项目采购管理中存在的问题尽管xxx公司有着多年的跨国项目管理经验，但是 xxx中国公司仍然面临着以下几大 问题：1.项目采购执行过程中与总部沟通困难： xxx公司在执行项目过程中，往往会出现 反馈给总部的采购需求迟迟得不到回应的情况，总部进行采购的进度也不能及时反馈给项 目部，项目采购的不及时性和

13、进度的不透明化直接导致项目与客户的沟通存在严重问题。2.项目采购周期长：尽管项目部在提交给采购部门的采购需求说明中明确了物资需要的时 限，但在实际操作过程中，物料采购的周期过长，经常出现滞后现象，耽误项目进度。3.物料质量存在问题：跨地域交流的障碍，对异地供应商的了解不充分，导致项目的采购物 料存在着质量问题。4.采购风险大：异地供应商的诚信评价机制存在问题，导致选取供应 商不科学合理，加大采购风险。5.项目采购成本大：跨国项目采购的运输成本、进出口关 税等导致显性成本大；另外，采购周期长等其他影响项目进度的因素导致隐性成本也在增 大。除此之外，跨国项目采购管理中，还存在技术泄密问题以及文化冲

14、突等。xxx公司是技术性公司，技术是企业的核心和关键，在跨国采购过程中，xxx公司面临着母公司技术泄密的问题，一是在采购过程中，容易将各种产品的技术参数泄露出去，二是提供给供应 商信息时，公司内部信息譬如人员、财力等信息也容易泄露。在跨国项目采购管理中，由 于采购网络过于庞大、跨国项目采购涉及到的单位过多，更容易出现这样的技术泄密。而 文化冲突现象是xxx公司在跨国采购过程中面临的一个重要问题，xxx公司在跨国采购的 过程中文化冲突表现在沟通冲突和管理模式冲突上，一是，沟通中翻译、误译导致了文化 冲突的可能性，虽然公司在采购过程中，配置有专门的翻译或者采购员本身就具有较强的 语言能力，但是，在

15、实践中，很多翻译人员或者公司具有语言能力的采购员会因为语言障 碍出现误译；二是，不同区域的企业管理模式都有一定的特殊性，这往往导致在子公司与 母公司，采购部与供应商之间存在一定的交流与交易的障碍。xxx公司跨国项目采购管理存在问题分析针对以上跨国项目采购过程中出现的问题，本文认为跨国项目采购管理组织采购组织 结构、采购流程、物料和供应商管理环节存在问题，应从这四个方面加以优化。1 .项目采购组织结构有待优化xxx公司目前的采购管理，采用集中式采购模式，由总公司直接管辖的采购部门对物 资进行统一采购，这样做虽然可以精简人力、物力、财力，使得分工更加明确，且总部统 一筹划容易获取价格优惠的物资。但

16、是，也使得项目管理的采购流程过于复杂，尤其是对 于xxx司，大部分都是跨国项目，会使得采购时间过长，不利于项目的及时跟进。另外，xxx公司的采购管理过于集权化，集中式采购流程使得一个流程要经过同一个 部门中多个环节，往往使得采购绩效较差。而xxx公司尚缺乏有效的绩效评估机制和监督机制。一是xxx公司目前仍然在使用考勤打卡这样传统的绩效评估模式来评估采购部门员 工的工作成绩，这显然并不科学，不能有效对员工进行激励，容易造成工作人员的工作创 新性和积极性缺失。二是 xxx公司的采购部门由于权力的失衡，又缺乏相应的监管制度， 使得在采购的各个环节容易出现权力寻租的现象。在跨国项目的采购过程中，容易造

17、成采 购人员以权谋私，以及出现物资质量差、对同级别部门服务不到位，甚至是财务漏洞的情 况，从而会直接影响到企业的项目进度。同时，从xxx公司采购组织人员职责分配中可以看出， xxx跨国采购各个项目的组织 职责存在着不清，工作负担过重的问题。如采购专员同时兼具采购和供应商开发任务就是 典型的工作量过大，职责存在着交叉的问题体现。2 .采购流程有待优化目前，xxx公司跨国项目采购的流程主要是制定采购计划一一选择供应商一一签订合 同一一采购合同审批一一入库物资验收一一进行财务核销。这种采购流程模式是企业常用 的采购模式，对于xxx公司项目采购来说，这样的采购流程过于笼统，不利于采购部门的 具体操作，

18、在各个环节的具体节点上都需要进一步优化。同时，对于跨国项目来说，目前 的采购流程缺乏灵活性，导致繁琐的采购审批流程和漫长的物流运输时间都严重延误着项 目的进度。另外，在全球化采购的这一背景下，袭用传统的采购流程，不注重与重要的供应商保 持良好的长期合作关系，是不利于公司长远发展的。特别是是在电子商务环境下，按照这 个流程去采购会增加很多成本，采购效率会降低，会存在采购信息沟通不畅，不透明等问 题，从而促使采购流程中各个环节问题凸显。3 .项目物料采购管理有待优化物资分类存在缺陷是xxx跨国采购存在的一个重要问题。xxx公司跨国采购项目对物 资现有的分类方式是 abc奠式，分类的主要参考是购买金

19、额，这种物资分类方式存在明显 漏洞，例如影响生产和产品性能的某些关键物资，虽然购买金额不高，但对于项目投产后 的工作有着决定性作用，这些物资不能归分于 c类。专业合作商提供的专用设备，零件和 配件通用性非常差，加工难度也非常大，很多都是原厂独家供应，这些配件如供货厂家由 于某种原因不能供货，将直接导致整条生产线停产。特别是在跨国项目中，以这样的物资分类方法进行采购，经常使得某些被划分到c类键关键性物资迟迟得不到供应而直接导致项目的停工，而采购总部也往往很难得到项目所 在地的反馈。这种影响正常生产的物资配件，不能仅仅通过购买金额加以分类，应重新根 据项目的需求和重要程度予以划分，降低企业潜在风险

20、。4 .供应商管理有待优化(1)供应商评价供应商在向xxx公司提供的各种类型的货物过程中存在着很多风险。虽然人xxx公司通过多年的发展，建立起了系统的供应评价体系。但就目前已建立的供应评价体系来说， 还在存在缺陷，并不完美，从而给公司在跨国采购中带来一定的风险。具体主要表现在以 下几个方面：首先，诚信风险。尽管 xxx公司在这方面比较重视，特别是在各个采购环节， 与一些供应商之间都建立起了一定的诚信互信基础。但是由于xxx公司跨国项目较多，各个国家的诚信机制和诚信基础都不尽相同，比如一些发展中国家的企业，如非洲地区，诚 信体系并不健全。xxx司在这些国家进行采购的时候，就会面临一定的诚信风险。其次， 质量风险。尽管xxx公司对在采购的过程中对供应商提供的产品质量把关十分严格，有着 严格的管控体系。但在实际的执行过程中，但是现实采购中，由于采购产品种类过多，采 购对象众多，加上供应商信息不透明，xxx司采购质量评价体系不完善等因素的影响，将 直接和间接的影响到供应商产品的质量。因此要在对供应商进行评价时，要加强对供应商 的诚信和供应货物的质量的评价。(2)供应商监督和激励作为一家大型跨国公司，xxx公司采购商品和种类非常之多，这就要求供应商要能为 公司提供合格的产品，所提供的产品不仅要价格合理，而且要质量好。而要想使得这些能