从科研项目财务看大学治理(上)

1、    从科研项目财务看大学治理(上)       以斯坦福大学为例摘要科研是美国一流大学的重要职能之一，也是它们重要的收入来源。对科研项目进行有效的财务管理，不仅能够保证科研项目的顺利进行，而且，如果它能够与大学教师的薪金制度、人才培养制度相协调、相统一，则会形成有效的大学内部治理体系。本文以著名的斯坦福大学科研项目的财务管理为案例，分析科研项目财务管理制度对确定政府一大学间明晰的治理关系的重要意义以及对美国大学科研和人才培养体制的支持作用。关键词科研项目；财务管理；大学内部治理随着大学规模的日渐膨胀，在学术与行政部门之间

2、、在人事管理、学生培养、财务管理等不同的职能之间建立一个统一、协调的治理结构，成为高等教育管理中的一个迫切问题。斯坦福大学是美国优秀私立大学的代表，雄厚的科研力量使斯坦福大学闻名于世，从它对科研项目的财务管理中可以看出美国一流私立大学内部治理结构的基本特征，也可以发现联邦政府一大学之间的良好治理关系。一、预算管理与预算栏目(一)预算管理机构斯坦福大学是私立大学，州政府并不对它进行直接的财政拨款，因此，其预算体系并不接受州政府预算制度的约束。然而，斯坦福大学和美国其他著名的私立大学一样，科研项目收入占大学全部收入的40左右，而这些项目又主要来自联邦政府各个部门，因此，联邦政府预算与管理办公室 (

3、omb，the office of management & budget)制定的美国联邦政府与高等教育机构在合同、项目及其他协约中的有关规定，对美国的大学，包括斯坦福大学科研项目的财务管理制度有巨大的影响。即使是斯坦福大学与企业等非联邦机构进行科研合作，虽然从理论上可以另行规定预算规则，但实际上也基本沿用联邦的预算规定。因此，斯坦福大学对科研项目的预算管理基本上就是按照联邦政府的规定确定其具体研究项目预算的过程。联邦政府预算与管理办公室对大学科研预算的管理主要通过通告a21(circular a21)实现，它明确提出了联邦政府科研项目资助能够允许的支出项目，也为教育部门提供了整体的会

4、计规则。斯坦福大学申请科研项目时只有按照a21的规定编制预算，才能够被联邦政府的项目资助机构所认可。除通告a21外，联邦政府还通过通告 a110提供了联邦政府与高等教育机构、医院和其他非营利组织设立项目和签定协约时必须包括的条款和注意事项。这样，联邦政府各部门，无论是国防部、卫生部、教育部，还是国家健康研究所 (nih，national institute of health)，在资助大学的科研项目时，都要遵从通告a21和a110的规定，实施一致的、明确的、统一的、规范的管理模式。既然联邦政府预算与管理办公室已经将对大学的科研项目资助规定得如此详细，似乎斯坦福大学在制订联邦政府科研项目预算时，

5、只要按照通告a21和a110的规定去设计就可以了，没有必要也不可能再设计大学自己的预算制度。实际并非如此。斯坦福大学对科研项目的预算管理非常强劲有力，它有一个专门的成本和管理分析办公室(cma，the office of cost & management analysis)，负责在项目意向确定后，在通告a21和a110的框架内，向科研项目的资助方提出预算清单，并与资助方讨价还价，确定间接成本 (indirect cost)所占比例。之所以需要讨价还价，是和联邦政府的预算项目规定有关。通告a21规定，联邦政府除资助科研项目直接发生的支出和购买之外，鉴于实施科研项目需要大学提供大量的行政

6、管理、公共设施和实验设施，因此，联邦政府还需要支付大学一定比例的间接成本。由于大学的层次和所处位置不同，培养学生的成本也不同，斯坦福大学要在既定预算栏目上就资助水平与政府讨价还价。(二)预算栏目1直接成本。是和科研项目直接相关的人力成本和购买支出，具体来说，它包括：(1)斯坦福大学的教授(科研项目申请者)在该项目中付出的工作努力(efforts allocation)应获得的工资和津贴数；(2)该项目所需要的全日制博士后研究人员的工资和津贴；(3)研究助手(一般由研究生充当)的工资加一定比例的学费；(4)项目所需要的物品、服务与设备购买；(5)项目评估和调研所需要的差旅费用。在项目立项之前，申

7、请者首先准备一份建议书，阐述工作计划和预算，预算以项目所需要的人力和购买为单位列出，不以预算金额的形式表示出来。这份建议书也不直接送到项目资助者那里，而是先送达斯坦福大学成本和管理分析办公室，由cma把教授们提出的完成该项目所需要的人力、设备购买按照通告a21的框架转化成具体的预算栏目和数额后，由cma以斯坦福大学和该教授的名义将该份建议书送抵项目资助部门。举例来说，如果国家健康研究所(nih)有意资助斯坦福大学的某位教授研究人类染色体的基因组成，该教授首先要准备一份项目建议书。如果教授认为完成该研究项目需要他本人在一年的时间里付出25的工作努力，还需要一位博士后进行全职研究工作，需要两位研究

8、生在课程学习之余从事研究助手的工作，那么，斯坦福大学成本和管理分析办公室就会为该项目编制一套预算表。就直接成本来说，由以下五项组成。项目承担者年(工资+津贴)×25博士后研究员年(工资+津贴)×100两个研究助手的工资一定比例的学费项目进展中发生的符合要求的购买+去华盛顿进行项目评估的旅行费约10万美元(按照斯坦福大学的标准计算)2间接成本。类似于中国大学的管理费，但其涵盖范围显然与中国大学收取的管理费不同，它除了包括科研所需的设施的使用、折旧费用、科研所耗费的水、电费用外，还包括必须承担一定数额的大学行政管理费，如学院和大学的行政人员为科研运行所做的工作；大学不可分割的设

9、施的使用费，如图书馆、网络中心的支持。这些间接成本项目中，有些是可以精确计算的，如水、电费和行政人员所付出的工作的报酬，但这些计算非常琐碎，也不可能做到精确。而图书馆等公共设施是不可分的，无法精确计算某一个具体项目所应该承担的份额。因此，间接成本一般采取按直接成本的一定比例收取的办法，将一定份额的直接成本乘以间接成本分担比例。该比例的大小取决于项目的性质和斯坦福大学与项目资助方讨价还价的能力，一般在 4060之间。仍然以上面假设的dna基因研究为例，直接成本减掉设备购买和研究助手的学费后为6万美元，乘以60，则间接成本为36，000美元。承担科研项目的间接成本，是建立在明确的权责基础上的利益分

10、配规范和惯例，它已经成为美国联邦政府与非营利机构之间、两个或多个非营利机构之间进行科研合作的规则。二、科研项目的支出管理支出管理的功能是遵守预算管理中所签订的合约，在技术上保证预算项目的落实，支持科研项目的顺利进行。斯坦福大学的会计准则是在美国非营利组织会计规则的框架下制定的，同时，在科研项目的支出管理中要遵守联邦政府对科研项目的支出规定，但两个准则之间并不矛盾，所以，斯坦福大学对联邦政府资助的科研项目的支出管理要完全按照通告a21的规定执行。其他资助来源的项目可以有不同于联邦政府的支出内容，只要不违反美国非营利组织会计准则，斯坦福大学一律实行按照项目预算要求分别进行支出管理的政策。(一)斯坦

11、福大学科研项目支出管理的原则科研项目的支出管理原则是由联邦政府预算与管理办公室制定的，任何接受联邦政府资助的大学都必须执行以下四个原则。1允许原则(allowability)。允许原则有两个层次：首先，支出活动必须是在预算中有列支内容且属于联邦政府允许的活动。例如，预算中有召集会议的内容，但如果是一般的社交活动，则不允许从科研支出中报销。其次，支出除符合上述规定外，在具体的支出项目上也必须符合联邦政府的规定。例如，参加项目研究的研究生出席学术会议是联邦政府允许的活动内容，参加会议的旅行费用和会议的晚餐费用(中餐一般由会议提供)可以报销，但如果晚餐中有酒精饮料，则购买酒精饮料的费用和相应的消费税

12、和小费是不可以报销的。所以，被允许的活动中也有不被允许的支出栏目。关于不被允许的活动和允许的活动中不被允许的支出栏目，在联邦政府预算与管理办公室制定的通告a21中都明确列出。2相关原则(allocability)。相关原则是指支出内容必须对科研项目的开展是有益的。例如，出席学术会议和会议期间与来自其他机构的学术人员的交往是于科研项目的顺利进行有益的，只要不存在不被允许的支出内容，都可以在科研项目经费中报销。3合理性原则(reasonableness)。合理性原则的含义非常明确，联邦政府的资助来自纳税人的贡献，只有精打细算的人才有资格得到这样的资助。满足以上两个原则的支出如果在数额上超出合理水平

13、，则该支出不予报销。4一致性原则(consistency)。美国的法律体系是自然法系，崇尚先例和经验。因此，联邦政府预算与管理办公室通告a21规定，大学的间接成本支出应与联邦政府体现一致性原则，在同样的情况下给予同样的支出以相同的报销处理。斯坦福大学将该原则内容具体化为：有联邦政府资助的实验室或项目组人员参加学术会议，其支出在项目直接成本中支付，其他部门或院系的研究生参加同样的学术会议，也应得到同样的报销，但该支出将在间接成本中列支。斯坦福大学将通告a21提出的原则配以适当的案例，清晰地解释了联邦政府资助项目的支出管理原则。除此之外，支出管理还需要有会计分类系统充当支出管理的核心技术。(二)斯

14、坦福大学科研项目支出管理中的分类标准支出管理不仅要决定一项支出能否在项目的直接成本账户中列支，能否被联邦政府预算管理办公室所允许，支出管理的核心的工作应该是将各种支出贴上标签，将它们归到不同的类别中。斯坦福大学采用自己的会计报表(chart of accounts)和分类代码(gl，general ledger codes)把所有的收入和支出加以分类，并贴上标签。斯坦福大学的会计报表提供三方面的数据：1机构功能代码。斯坦福大学将全校的机构按照其机构的目的(institutional purpose)划分为11类功能，这种功能划分等于宣布了账户所应该包括的支出目的；2组织代码。提供了拥有该账户的部门或单位，其中，第一位数表示学院，第二位数表示系，第三位数代表系下的单位或项目；3分类代码。具体将某项支出用代码的形式贴上标签。在对某项具体开支加以分类时，斯坦福大学的分类代码又由两个部分组成。前2位数字是支出的性质，斯坦福大学将支出的性质分为4类，分别用91、92、93、94来表示，每一种支出下面，又列出具体支出的三位代码，从中几乎可以看出具体的支出内容。斯坦福大学支出分类标准是由美国一家著名的会计师事务所提供，拥有很高的技术水平。采用这样的代码体系为科研项目的审计和会计数据汇总提供了便利。会计数据汇总时，从会计报表中，使用代码可以很方便地查询大学中某一学院、系和项目的支出