文件与资料管理流程

1、文件与资料管理流程文件与资料管理流程1.0目的标准文件管制的权责及要求，建立文件分类、编号、制作、核发、修订、保存与作废方式作为文件管制根据。2.0范围本程序适用于与公司有关的全部文件与资料。3.0权责3.1 总经理:负责管理手册的核准。3.2 管理代表:负责管理手册制定和程序文件的核准，并组织有关人员对现有文件定期进展评审。3.3品管部文控中心：负责全部受控文件的发放、回收、销毁及原稿的保存。3.4 各部门：负责相关文件的编制和用法保管，部门负责人负责相关文件的核准。4.0定义本公司管理体系文件分为四阶4.1一阶文件质量环境手册、eicc手册、两化融合管理手册：表达品质政策与品质目的，环境政

2、策与环境目的，两化融合方针与目的，涵盖iso9001：2015国际标准、iso14001：2015环境管理体系和iso/ts16949：2009汽车质量管理体系和gb/t23001-2017信息化和工业化融合管理体系、eicc各项要求之纲要性文件。4.2 二阶文件程序文件：管理责任、合约审查、文件管制等，管理手册内系统要求项包含之各项作业程序。4.3 三阶文件支援文件：补充及相关之作业细那么、标准、标准、管理规定等之工作指导性文件；4.4 四阶文件表单：记录品质/环境/两化系统有关活动之表格。4.5外来文件：包括行业、地区、国家、国际标准；客户供应的技术文件、图纸；国家公布的有关政策、法规。4

3、.6暂行文件：客户暂行需求或暂行更改作业标准或量产前之样品试做试行的受控文件。5.0作业内容5.1文件编号5.1.1一阶文件编号规章qm-00-文件流水号手册号手册5.1.2二阶文件编号规章ld-qp-文件流水号程序文件代码公司代码5.1.3三阶文件编号规章xx-xx-文件流水号部门代码wi 作业指导书、标准wm 作业方法和标准(流程)，其中原材料检验标准以物料编码为准。ws 其它类5.1.4四阶文件编号规章fm-xx-表单编号部门代码表单记录代码5.1.5 非体系文件编号规章sy-xx-文件流水号部门代码非体系文件代码5.1.6 外来文件编号规章包括外来客户标准，外来图纸其中：eicc、环境

4、、环保法律法规及厂内由工程师上网搜集后转交文控保存的法规挺直分大类按序列号编，不用表达wl，但需盖外来文件章。wl-文件流水号外来文件代码5.1.7 工程图面编号规章根据产品编码进展编制，一一对应。试行的版本号是a01、a02等持续递增。正式用法的版本号是从0、1开头持续递增。5.1.8 公司各部门代码：5.1.9 第三类码：同类别之文件发行流水号。5.2 文件制定5.2.1 管理手册和程序文件由管理代表组织编写。5.2.2 r&d(技术部)负责编制设计文件,包括技术标准、图纸及生产工艺标准等。5.2.3 公司级管理文件由总经理批准，其他管理文件及作业指导书由相关部门组织编写。5.2.

5、4 文件在送审的同时须确定分发部门，并告知文控中心，由文控中心填写文件分发申请及签收记录表进展分发。5.2.5文件制订内容原那么上包括：1.0目的，2.0范围，3.0 权责，4.0 定义，5.0 作业内容6.0 参考文件，7.0 相关记录，8.0 作业流程5.2.6公司徽标5.2.7记录表单类编码：每一类表单应当在左下角印编码，编码不能重复。5.2.8文件制作格式、表单格式以本份文件为范本并参考以下范例之格式,原那么上段落及条理应清楚且整齐美观,大段落里分小点时,应留意格式，要有层次感，例：1.0-1.1-1.1.1-1.1.1.1-5.2.9制作格式内容原那么上应包含部门编号、文件名称、文件

6、编号、制作日期、版本、页号、制作人、核准人等。5.2.10一、二、三、四阶文件须以版本(由a-z)及版次(由0-5)管制,假设a版文件经5 次修订含第5次后,那么必需改版发行自b0版，以此类推，文件生效日期以文件发行日期为准。5.3文件修订与分发5.3.1 文件需新增或需修订时，原制定部门提出新文件制定申请单或文件更改申请单，制作好的文件需权责人员批准后交文控中心统一编号，并提出文件分发申请。5.3.2 受控文件原稿在提交至文控中心后,文控人员应对文件进展以下确认,如有不完好的状况时,退回编写人进展修正:5.3.2.1 是否进展有效的批准。5.3.2.2 标题、文件号、版本号、页数是否完好。5

7、.3.3 确认文件无误后，文控中心根据该文件核准人员打算之分发单位，复印相应份数，除文控留底原件(便于后续补发)外，其他文件每页须加盖“文控中心发行章,方可生效。发行时要求收文单位在文件分发申请及签收记录表上作好签收记录，其中ecn、ecr在原稿反面签名确认签收。各类文件不得随便复印或携出。5.3.4一二阶文件文控一份原稿不盖章，一份盖发行章保存在公共或查阅盘中发行电子档，不发行纸质档，最新电子档可发至各部门负责人，三阶、四阶文件依部门需求按需发行实物版，电子档留底，原件在必需在文控中心留底。5.4 文件回收与作废5.4.1文控中心分发时对旧版进展回收，回收后的文件由文控中心统一加盖“作废章进

8、展自由销毁或回复利用途理中文控中心必需保存一份和发行版最近版本的原件加盖“作废章以作参考。5.5 文件补发5.5.1 文件如有发觉破损、少页、字迹模糊、份数不够或遗失时,应由需求单位开出文件补发申请单，经权责人核准后交文控中心补发。5.5.2 任何人均不行于正式文件上加以标记或书写文字符号等,假设因文字错误由原制订人盖章或签名订正之。5.6 文件管理5.6.1 全部受控文件应有序填写受控文件清单以便查阅。5.6.2 各部门或单位务必指派适宜人员对受控文件进展有效之列管，并有责保管好本部门文件，不得在受控文件上乱涂乱画，不得私自外借，定期检查文件，确保文件的清楚、干净和完好。5.6.3 借阅文件

9、时，应以文件全部部门负责人批准，借阅者应在指定日期内归还文件，到期不还，由文件全部部门负责人收回。5.6.4 外来文件包括国际安规、体系标准(如iso9000、gb/t23001、eicc国际标准、相关环境法律法规等)及汽车产品德业标准适用时、客户图纸及标准。5.6.5 外来文件之发行，依据涉及内容逐级指示，经登记后发行到相关单位/部门，由用法部门自行保管，文控同时管制。5.6.6 图纸管理，外来图纸由工程师转换为内部图纸，经工程工程师审核，部门负责人核准后申请发行。5.6.7 外部文件的变更管理：全部来自顾客的工程标准/标准的更改由该文件的接收部门组织进展准时的评审和相应文件的更新，时间不超

10、过2个工作周。5.6.8 外来文件须以外来文件管制表管制，文控应不定期检查最新版本情况，iso 国际标准与法规由各管理代表确认，安规由品质管理部主管确认，其它由相关负责人确认。5.6.9 电子文件管理：文件需要用电子媒体保管时须保存在不同电子媒体中(如硬盘、效劳器).电子形式文件,必要时由文件管理人员负责设置密码及定期更换密码。5.6.10 qm、qp、qs、sy和wl文件保存期限为五年以上，fm表单保存期限为五年以上；重要文件管理：如：环评、环评批复、监测报告、排污答应证、危急废弃物转移联单等环境相关资料，单独列出清单，由文控保管，不盖外来文件章，建立名目明确保存期限为永久，保管人员为文控人员，如有借出那么需登记签名并注明日期，