第三章凭证管理的详细设计

1、第一节第一节 凭证管理的总体设计凭证管理的总体设计第二节第二节 凭证录入与修改的功能设计凭证录入与修改的功能设计第三节第三节 凭证查询与汇总的功能设计凭证查询与汇总的功能设计第四节第四节 凭证审核与记账的功能设计凭证审核与记账的功能设计第五节第五节 期末转账凭证处理的功能设计期末转账凭证处理的功能设计思考题思考题n凭证管理完成凭证的录入、修改、查询、汇总、审核、凭证管理完成凭证的录入、修改、查询、汇总、审核、记账等功能。它是电算化会计信息系统的重要组成部分。记账等功能。它是电算化会计信息系统的重要组成部分。n由于凭证管理是用户日常工作中使用最频繁的子系统，由于凭证管理是用户日常工作中使用最频繁

2、的子系统，因此，要求具备友好的用户界面，让用户能够快速、轻松、因此，要求具备友好的用户界面，让用户能够快速、轻松、方便、灵活地完成凭证处理工作。方便、灵活地完成凭证处理工作。n从会计业务流程看，凭证管理是会计信息系统的上游子从会计业务流程看，凭证管理是会计信息系统的上游子系统，是会计信息处理的起点，它采集和加工的信息是否系统，是会计信息处理的起点，它采集和加工的信息是否正确、完整、可靠，必将波及下游系统。因此，如何确保正确、完整、可靠，必将波及下游系统。因此，如何确保数据的正确性、完整性和可靠性，也是凭证管理设计中应数据的正确性、完整性和可靠性，也是凭证管理设计中应考虑的主要问题。凭证管理的功

3、能模块划分如图考虑的主要问题。凭证管理的功能模块划分如图3-13-1所示。所示。期末转账凭证处理凭证录入凭证修改凭证查询凭证汇总凭证审核记账处理常用摘要维护凭证管理图图3-1 3-1 凭证管理的功能模块划分图凭证管理的功能模块划分图n凭证管理所涉及到的数据基表，绝大多数在系统管理中已凭证管理所涉及到的数据基表，绝大多数在系统管理中已经设计，没有设计的有凭证数据基表和常用摘要数据基表，以经设计，没有设计的有凭证数据基表和常用摘要数据基表，以及对应结转定义、销售成本结转定义、汇兑损益结转定义、期及对应结转定义、销售成本结转定义、汇兑损益结转定义、期间损益结转定义四个转账定义基表。间损益结转定义四个

4、转账定义基表。n凭证和常用摘要数据基表的名称分别为凭证和常用摘要数据基表的名称分别为pzpz和和zyzy。在。在pzpz基表中基表中存储核算年度的所有凭证数据，包括已记账凭证和未记账凭证，存储核算年度的所有凭证数据，包括已记账凭证和未记账凭证，而以前年度凭证存储在历史数据基表（而以前年度凭证存储在历史数据基表（lpzlpz）中。）中。n在在zyzy基表中存储各操作员的常用摘要，该基表的作用是在制基表中存储各操作员的常用摘要，该基表的作用是在制单时可以简化摘要录入，摘要不设计历史数据基表，单时可以简化摘要录入，摘要不设计历史数据基表，zyzy基表中基表中的常用摘要按操作员加以区分，每个制单操作员

5、都有自己的常的常用摘要按操作员加以区分，每个制单操作员都有自己的常用摘要，无论在那个账套，操作员都可以使用自己建立的常用用摘要，无论在那个账套，操作员都可以使用自己建立的常用摘要，摘要，zyzy基表是各账套的公用数据基表。基表是各账套的公用数据基表。pzpz和和zyzy两个基表的数两个基表的数据结构分别如表据结构分别如表3-13-1和表和表3-23-2所示。所示。n对应结转定义、销售成本结转定义、汇兑损益结转定义、期对应结转定义、销售成本结转定义、汇兑损益结转定义、期间损益结转定义四个转账凭证定义基表是为自动生成相应的转间损益结转定义四个转账凭证定义基表是为自动生成相应的转账机制凭证而设计的。

6、其基表名称分别为账机制凭证而设计的。其基表名称分别为dyjzdyjz、xscbjzxscbjz、hdsyjzhdsyjz、qjsyjzqjsyjz。各基表的数据结构分别如表。各基表的数据结构分别如表3-33-3表表3-63-6所示。所示。在有些会计软件中，将常用摘要设计为由指定的操作员维护，在有些会计软件中，将常用摘要设计为由指定的操作员维护，由各操作员共同使用的模式。这样设计的优点是摘要比较规范，由各操作员共同使用的模式。这样设计的优点是摘要比较规范，其缺点是由于摘要是统一的、公用的，不能满足每个操作员的其缺点是由于摘要是统一的、公用的，不能满足每个操作员的习惯，不便于记忆，制单时寻找摘要速

7、度较慢，由于摘要数据习惯，不便于记忆，制单时寻找摘要速度较慢，由于摘要数据由统一的一个或少数几个操作员来维护，所以常用摘要数据得由统一的一个或少数几个操作员来维护，所以常用摘要数据得不到及时的增补或更新。不到及时的增补或更新。n笔者认为既然摘要不是查询、汇总、统计等数据处理的关键笔者认为既然摘要不是查询、汇总、统计等数据处理的关键字，那么就没有必要进行统一，而应该尊重各操作员的不同习字，那么就没有必要进行统一，而应该尊重各操作员的不同习惯，建立自己的常用摘要，系统中的每个制单人都维护和使用惯，建立自己的常用摘要，系统中的每个制单人都维护和使用自己的常用摘要。这样既符合各人的习惯，又便于记忆，并

8、且自己的常用摘要。这样既符合各人的习惯，又便于记忆，并且对每个制单人而言，其常用摘要相对较少，从而可以提高摘要对每个制单人而言，其常用摘要相对较少，从而可以提高摘要的寻找速度。的寻找速度。n但如此设计也存在一定问题，如果操作员工作不认真，乱建但如此设计也存在一定问题，如果操作员工作不认真，乱建常用摘要，并不及时对其进行整理，那么当系统运行时间较长常用摘要，并不及时对其进行整理，那么当系统运行时间较长时，就会使常用摘要变多、变乱，解决这一问题的措施是由操时，就会使常用摘要变多、变乱，解决这一问题的措施是由操作员本人或账套主管定期对常用摘要进行整理。作员本人或账套主管定期对常用摘要进行整理。n常用

9、摘要维护具有增加、修改、删除、查询、打印等功能，常用摘要维护具有增加、修改、删除、查询、打印等功能，其界面如图其界面如图3-23-2所示。所示。在图在图3-23-2中，对各种功能的使用应具有一定限制，对于一般中，对各种功能的使用应具有一定限制，对于一般操作员只允许增、修、删、查询、打印自己使用的摘要，系统操作员只允许增、修、删、查询、打印自己使用的摘要，系统根据各操作员的编号，列示其常用摘要。如果以一般操作员身根据各操作员的编号，列示其常用摘要。如果以一般操作员身份登录，则查看不到他人建立的摘要，并且份登录，则查看不到他人建立的摘要，并且“操作员选择操作员选择”值值列表和列表和“全删全删”按钮

10、为暗色，即为不可选状态。按钮为暗色，即为不可选状态。n但如果以系统管理员或账套主管身份登录，则但如果以系统管理员或账套主管身份登录，则“操作员选择操作员选择”值列表和值列表和“全删全删”按钮，以及按钮，以及“删除删除”和和“打印打印”按钮为正常按钮为正常色，即为可选状态，但此时色，即为可选状态，但此时“增加增加”和和“修改修改”为暗色，即为为暗色，即为不可选状态，此时，系统管理员或账套主管必须选择某一操作不可选状态，此时，系统管理员或账套主管必须选择某一操作员，系统根据所选择的操作员显示其常用摘要，此时可以对该员，系统根据所选择的操作员显示其常用摘要，此时可以对该操作员的常用摘要进行部分删除或

11、全部删除，但不能增加或修操作员的常用摘要进行部分删除或全部删除，但不能增加或修改某操作员的常用摘要，部分删除是对该操作员的常用摘要进改某操作员的常用摘要，部分删除是对该操作员的常用摘要进行整理，可用行整理，可用“删除删除”功能完成，全部删除是将该操作员的常功能完成，全部删除是将该操作员的常用摘要全部删掉，当某操作员不做制单工作时，可使用此功能用摘要全部删掉，当某操作员不做制单工作时，可使用此功能将该操作员的常用摘要全部删掉。将该操作员的常用摘要全部删掉。n、增加常用摘要、增加常用摘要n以一般操作员身份登录，选以一般操作员身份登录，选“增加增加”则系统在数据区的最后则系统在数据区的最后一行之后，

12、自动增加一个空行，可直接在此空行内输入新增加一行之后，自动增加一个空行，可直接在此空行内输入新增加的常用摘要。的常用摘要。n（1 1）摘要编号：用户必须输入。可根据自己的习惯编号，）摘要编号：用户必须输入。可根据自己的习惯编号，但自己所使用的摘要编号必须惟一，不能重复。一般采用数字但自己所使用的摘要编号必须惟一，不能重复。一般采用数字编码，如编码，如“001”001”、“002”002”等。等。n（2 2）摘要：必须输入。输入操作员的常用摘要内容。）摘要：必须输入。输入操作员的常用摘要内容。n（3 3）摘要助记码：可为空，摘要助记码可采用摘要前十个）摘要助记码：可为空，摘要助记码可采用摘要前十

13、个汉字拼音字头构成助记码，如汉字拼音字头构成助记码，如“应付材料款应付材料款”其助记码可编为其助记码可编为“yfclk”yfclk”。n（4 4）科目编号：在制单时，摘要往往与应借或应贷会计科）科目编号：在制单时，摘要往往与应借或应贷会计科目之间具有一定联系，如目之间具有一定联系，如“付某单位材料款付某单位材料款”可能与银行存款可能与银行存款科目有关，因此在制单时，在输入摘要的同时，应借或应贷会科目有关，因此在制单时，在输入摘要的同时，应借或应贷会计科目自动产生，从而加快制单速度。该项可用值列表在科目计科目自动产生，从而加快制单速度。该项可用值列表在科目字典中选取，选取时由于科目较多，可通过输

14、入科目编号或科字典中选取，选取时由于科目较多，可通过输入科目编号或科目助记码来筛选科目，在值列表中应列示科目编号、助记码和目助记码来筛选科目，在值列表中应列示科目编号、助记码和科目全称三项。科目全称三项。n（）科目全称：在选择科目编号时自动填入，不需用户输（）科目全称：在选择科目编号时自动填入，不需用户输入。入。n2 2、修改常用摘要、修改常用摘要n当操作员认为自己使用的常用摘要需要修改时，可利用修改当操作员认为自己使用的常用摘要需要修改时，可利用修改功能对其进行修改。修改可直接在图功能对其进行修改。修改可直接在图3-23-2界面进行修改。选界面进行修改。选“修改修改”后即可对数据区列示的常用

15、摘要进行修改。后即可对数据区列示的常用摘要进行修改。n3 3、删除常用摘要、删除常用摘要n当操作员认为需要对自己的常用摘要进行清理时，可利用删当操作员认为需要对自己的常用摘要进行清理时，可利用删除功能对摘要进行删除。除功能对摘要进行删除。n当系统管理员或账套主管认为需要对各操作员的常用摘要进当系统管理员或账套主管认为需要对各操作员的常用摘要进行清理时，也可利用删除功能对各操作员的常用摘要进行删除。行清理时，也可利用删除功能对各操作员的常用摘要进行删除。删除可直接在图删除可直接在图3-23-2界面进行。先在数据区选择要删除的常用界面进行。先在数据区选择要删除的常用摘要，可选择一条或多条，然后选摘

16、要，可选择一条或多条，然后选“删除删除”即可。即可。n4 4、当以系统管理员或账套主管身份登录时、当以系统管理员或账套主管身份登录时，既可以对各操，既可以对各操作员的常用摘要进行查阅和打印，还可以对各操作员的常用摘作员的常用摘要进行查阅和打印，还可以对各操作员的常用摘要进行整理（部分删除）和全部删除，但不能对各操作员的常要进行整理（部分删除）和全部删除，但不能对各操作员的常用摘要进行增加和修改。用摘要进行增加和修改。n5 5、打印常用摘要、打印常用摘要n由于常用摘要数据项不太多，可根据显示的记录将各数据项由于常用摘要数据项不太多，可根据显示的记录将各数据项全部打印出来。全部打印出来。n“确认确

17、认”与与“放弃放弃”功能与其他数据维护的对应功能相同。功能与其他数据维护的对应功能相同。记账凭证是登记账簿的依据，账簿数据的正确与否完全取决记账凭证是登记账簿的依据，账簿数据的正确与否完全取决于记账凭证，凭证是核心子系统的惟一数据源，填制凭证是最于记账凭证，凭证是核心子系统的惟一数据源，填制凭证是最基础和最频繁的工作，因此，必须确保凭证的准确完整。基础和最频繁的工作，因此，必须确保凭证的准确完整。n填制凭证有两种方式，一种方式是先手工编制凭证，然后将填制凭证有两种方式，一种方式是先手工编制凭证，然后将其输入计算机。这种方式适用于单机运行，或系统刚刚投入运其输入计算机。这种方式适用于单机运行，或

18、系统刚刚投入运行，计算机处理与手工处理并行阶段。这种方式由于需要依赖行，计算机处理与手工处理并行阶段。这种方式由于需要依赖手工操作，自动化程度较低，且难以保证手工凭证与机内凭证手工操作，自动化程度较低，且难以保证手工凭证与机内凭证的一致性。的一致性。n另一种方式是直接上机制证，即在不编制手工凭证的情况下，另一种方式是直接上机制证，即在不编制手工凭证的情况下，直接上机编制凭证并在打印机上实时地输出凭证。这种方式适直接上机编制凭证并在打印机上实时地输出凭证。这种方式适用于网络运行，采用网络版软件在多台计算机上并行运行系统。用于网络运行，采用网络版软件在多台计算机上并行运行系统。这种方式能大大提高系

19、统效率，确保输出凭证与机内凭证的一这种方式能大大提高系统效率，确保输出凭证与机内凭证的一致性。故凭证的录入方式以直接上机制证方式为宜。致性。故凭证的录入方式以直接上机制证方式为宜。 n凭证填制的功能较多，需要输入的信息也较多，因此，要求凭证填制的功能较多，需要输入的信息也较多，因此，要求界面设计要合理，且要方便操作。将所有的功能都设计在工具界面设计要合理，且要方便操作。将所有的功能都设计在工具栏内，留下绝大部分空间作为数据输入区。凭证填制具有打印、栏内，留下绝大部分空间作为数据输入区。凭证填制具有打印、预览、输出、引入、增加、修改、查询、复制、增行、删行、预览、输出、引入、增加、修改、查询、复

20、制、增行、删行、摘要、冲销、保存、放弃、帮助、退出等功能。其录入界面如摘要、冲销、保存、放弃、帮助、退出等功能。其录入界面如图图3-33-3所示。所示。n1 1、增加凭证、增加凭证n当选择制单功能时，系统进入制单界面，此时屏幕数据为空，当选择制单功能时，系统进入制单界面，此时屏幕数据为空，功能选项只有增加、查询、帮助、退出为可选状态，其他功能功能选项只有增加、查询、帮助、退出为可选状态，其他功能失效（为暗色）。选择失效（为暗色）。选择“增加增加”后数据区显示新凭证需要录入后数据区显示新凭证需要录入的各数据项，此时增加、修改、冲销功能失效，其他功能可选，的各数据项，此时增加、修改、冲销功能失效，

21、其他功能可选，即进入了新凭证的录入状态，在数据区可以输入各项数据。即进入了新凭证的录入状态，在数据区可以输入各项数据。n（1 1）凭证类型：根据系统参数设置，如果在系统参数设置）凭证类型：根据系统参数设置，如果在系统参数设置中将凭证设置为分收付转，则此项由系统根据制单选择自动赋中将凭证设置为分收付转，则此项由系统根据制单选择自动赋值为值为“收款收款”、“付款付款”、“转账转账”三个值。三个值。n如果在系统参数设置中将凭证设置为不分收付转，则此项由如果在系统参数设置中将凭证设置为不分收付转，则此项由系统根据科目账类自动赋值为系统根据科目账类自动赋值为“收付收付”和和“转账转账”两个值。两个值。n

22、赋值时录入的所有记录都被赋值。赋值时录入的所有记录都被赋值。n凭证号由系统根据按年连续编号或按月连续编号规则自动产凭证号由系统根据按年连续编号或按月连续编号规则自动产生。若采用按年连续编号则系统将参数基表中年凭证号取出加生。若采用按年连续编号则系统将参数基表中年凭证号取出加1 1后生成新凭证号；若采用按月连续编号则系统将参数基表中后生成新凭证号；若采用按月连续编号则系统将参数基表中月凭证号取出加月凭证号取出加1 1后生成新凭证号。后生成新凭证号。n凭证的标题根据选择显示。总之，凭证号是由系统自动生成凭证的标题根据选择显示。总之，凭证号是由系统自动生成的，不是手工输入的，如此可以保证凭证号的连续

23、性，但在网的，不是手工输入的，如此可以保证凭证号的连续性，但在网络软件的程序设计中，要考虑并发问题，在程序上加以必要控络软件的程序设计中，要考虑并发问题，在程序上加以必要控制。制。n（2 2）制单日期：由系统根据服务器系统时钟自动生成，不）制单日期：由系统根据服务器系统时钟自动生成，不需输入。该日期决不能根据终端机系统时钟产生，否则会产生需输入。该日期决不能根据终端机系统时钟产生，否则会产生凭证制单日期错误。并且在系统投入运行前，必须将服务器系凭证制单日期错误。并且在系统投入运行前，必须将服务器系统时钟调整正确。统时钟调整正确。n（3 3）摘要：必须输入，在）摘要：必须输入，在2020个汉字之

24、内。摘要主要用汉字个汉字之内。摘要主要用汉字表述。为了减轻输入汉字的负担，应采取一些简化的措施。其表述。为了减轻输入汉字的负担，应采取一些简化的措施。其做法是提供常用摘要的记忆功能、动态拼词组句功能和由上向做法是提供常用摘要的记忆功能、动态拼词组句功能和由上向下的自动转抄和复制功能。下的自动转抄和复制功能。n如果某一摘要（或摘要的一部分）是经常重复使用的，用户如果某一摘要（或摘要的一部分）是经常重复使用的，用户可以在不退出增加状态下，用可以在不退出增加状态下，用“摘要摘要”功能随时为指定的摘要功能随时为指定的摘要定义编码、助记码、摘要内容和会计科目，以便以后输入摘要定义编码、助记码、摘要内容和

25、会计科目，以便以后输入摘要时使用。时使用。n摘要既可直接输入，也可用摘要既可直接输入，也可用“预览预览”功能从常用摘要中选取，功能从常用摘要中选取，选取时可根据摘要编码或助记码选取，在摘要预览窗口需要设选取时可根据摘要编码或助记码选取，在摘要预览窗口需要设计编码和助记码两个摘要查询条件输入框，在此只需输入摘要计编码和助记码两个摘要查询条件输入框，在此只需输入摘要编码或助记码的前导子集即可。编码或助记码的前导子集即可。n如摘要内容为如摘要内容为“应付材料价款应付材料价款”，其助记码为，其助记码为“yfcl”yfcl”，只，只要输入要输入y y、yfyf、yfcyfc或或yfclyfcl，在预览窗

26、口中就会出现输入助记码，在预览窗口中就会出现输入助记码所对应的一条或多条摘要内容，输入的助记码越准确，所获得所对应的一条或多条摘要内容，输入的助记码越准确，所获得的无用摘要就越少。用户可以用鼠标或回车键选择所需要的摘的无用摘要就越少。用户可以用鼠标或回车键选择所需要的摘要，这时，预览窗口被选择的内容就被移入录入窗口的摘要编要，这时，预览窗口被选择的内容就被移入录入窗口的摘要编辑区。辑区。n所谓摘要的动态拼词组句功能，就是允许用户多次使用摘要所谓摘要的动态拼词组句功能，就是允许用户多次使用摘要记忆功能，将两个或两个以上的摘要词组拼成一个新的摘要。记忆功能，将两个或两个以上的摘要词组拼成一个新的摘

27、要。n如先通过在预览窗口输入如先通过在预览窗口输入“yfcl”yfcl”，获得一个摘要词组，获得一个摘要词组“应应付材料款付材料款”，在该词组的任何位置定位光标，如，在该词组的任何位置定位光标，如“应付应付”后定后定位光标，再用位光标，再用“预览预览”功能输入功能输入“wzzgc”wzzgc”，其中，其中“wzzgc”wzzgc”是是“五州轧钢厂五州轧钢厂”摘要词组的助记码，回车后就形成摘要词组的助记码，回车后就形成“应付五州应付五州轧钢厂材料款轧钢厂材料款”。n由于记账需要，凭证上的每一行都必须输入摘要。但多数情由于记账需要，凭证上的每一行都必须输入摘要。但多数情况下同一个凭证中各行的摘要内

28、容都是相同的，因此，凭证录况下同一个凭证中各行的摘要内容都是相同的，因此，凭证录入应具备摘要的自动转抄和复制功能，在输完一行凭证内容转入应具备摘要的自动转抄和复制功能，在输完一行凭证内容转入下一行时入下一行时, ,系统自动将上行摘要内容转抄到下一行系统自动将上行摘要内容转抄到下一行, ,在用鼠标在用鼠标或键盘选定某一摘要内容之后，可用摘要列（鼠标右键）设计或键盘选定某一摘要内容之后，可用摘要列（鼠标右键）设计提供的提供的“复制复制”和和“粘贴粘贴”功能将其复制到光标定位行。功能将其复制到光标定位行。n无论采用那种简化摘要输入方法，对于已输入的摘要都可以无论采用那种简化摘要输入方法，对于已输入的

29、摘要都可以进行增、改、删等编辑。进行增、改、删等编辑。n如果对于常用摘要建立了对应科目，则在选择常用摘要时，如果对于常用摘要建立了对应科目，则在选择常用摘要时，同行的科目名称就会自动填入，当采用动态拼词组句功能时，同行的科目名称就会自动填入，当采用动态拼词组句功能时，以先选优先原则填入科目编号和科目名称，如果第一次选择的以先选优先原则填入科目编号和科目名称，如果第一次选择的摘要有对应科目，则该科目编号和科目名称填入后，再选取摘摘要有对应科目，则该科目编号和科目名称填入后，再选取摘要进行拼词组句时，该科目编号和科目名称不变。但可用科目要进行拼词组句时，该科目编号和科目名称不变。但可用科目选择功能

30、予以改变。一般情况下，此方法可以加快科目的输入，选择功能予以改变。一般情况下，此方法可以加快科目的输入，其效率取决于摘要和对应科目之间的联系是否紧密。其效率取决于摘要和对应科目之间的联系是否紧密。n（）科目编号、科目全称、科目账类：为了提高输入速度（）科目编号、科目全称、科目账类：为了提高输入速度和确保科目的准确性，几乎所有的会计软件，在制单时会计科和确保科目的准确性，几乎所有的会计软件，在制单时会计科目都不是输入的，而是根据输入的科目编号、助记码、科目名目都不是输入的，而是根据输入的科目编号、助记码、科目名称等从科目字典中选取的，且制单时可选取的会计科目必须是称等从科目字典中选取的，且制单时

31、可选取的会计科目必须是末级科目，即系统只列示末级科目标志为末级科目，即系统只列示末级科目标志为“”的科目。的科目。n在凭证填制界面显示科目全称，而在存储凭证时存储科目编在凭证填制界面显示科目全称，而在存储凭证时存储科目编号，这无疑是一种正确的做法。号，这无疑是一种正确的做法。n在先手工制证，然后输入计算机的情况下，用户需查阅科目在先手工制证，然后输入计算机的情况下，用户需查阅科目字典，并将科目编号和科目名称事先写在凭证上，然后由录入字典，并将科目编号和科目名称事先写在凭证上，然后由录入员依样输入计算机。员依样输入计算机。n而在直接上机制证方式下，应采用科目的无记忆输入法。其而在直接上机制证方式

32、下，应采用科目的无记忆输入法。其特点概括如下：在输入会计科目时，可以输入科目编号的前导特点概括如下：在输入会计科目时，可以输入科目编号的前导子集。子集。n如如“银行存款银行存款- -人民币户人民币户- -工行桥南分理处工行桥南分理处”科目所对应的科科目所对应的科目号为目号为“1020102”1020102”，输入该科目时，可输入，输入该科目时，可输入1 1、1010、102102、1020110201或或10201021020102，操作员能记住几位就输几位，以回车键结束，操作员能记住几位就输几位，以回车键结束输入（或选择输入（或选择“预览预览”功能）后，在预览窗口中就会出现与输功能）后，在预

33、览窗口中就会出现与输入编码对应的一个或多个科目，输入的编号越准确，所获得的入编码对应的一个或多个科目，输入的编号越准确，所获得的无用科目就越少，选择就越快，当什么都不输入时，系统将把无用科目就越少，选择就越快，当什么都不输入时，系统将把科目字典中所有的会计科目都列示出来以供选择，用户可以用科目字典中所有的会计科目都列示出来以供选择，用户可以用鼠标或回车键选择正确的科目。鼠标或回车键选择正确的科目。n此时，如果系统参数设置中设置了制单科目限制，则制单程此时，如果系统参数设置中设置了制单科目限制，则制单程序将根据操作员权限字典检查制单人与科目使用权限的对应关序将根据操作员权限字典检查制单人与科目使

34、用权限的对应关系，若制单人对所选的会计科目无使用权，则系统提示警告信系，若制单人对所选的会计科目无使用权，则系统提示警告信息后不返回所选科目，否则，若制单人对所选的会计科目有使息后不返回所选科目，否则，若制单人对所选的会计科目有使用权，或者系统参数设置中没有设置制单科目限制，则系统返用权，或者系统参数设置中没有设置制单科目限制，则系统返回所选科目的编号和全称，并将科目全称赋给凭证填制界面的回所选科目的编号和全称，并将科目全称赋给凭证填制界面的科目全称数据项，而将科目编号赋给凭证填制界面的科目编号科目全称数据项，而将科目编号赋给凭证填制界面的科目编号数据项，将科目账类赋给凭证填制界面的科目账类数

35、据项，不数据项，将科目账类赋给凭证填制界面的科目账类数据项，不过考虑界面空间因素，科目编号和科目账类两个数据项为非显过考虑界面空间因素，科目编号和科目账类两个数据项为非显示项。真正存储在凭证基表中的是科目编号和科目账类，而不示项。真正存储在凭证基表中的是科目编号和科目账类，而不是科目全称。是科目全称。n科目的无记忆输入法，还为用户提供了另一种科目输入方式，科目的无记忆输入法，还为用户提供了另一种科目输入方式，即科目助记码输入方式。所谓科目助记码，就是由各级会计科即科目助记码输入方式。所谓科目助记码，就是由各级会计科目名称的汉字拼音字头组合而成的编码。目名称的汉字拼音字头组合而成的编码。n如如“

36、银行存款银行存款- -人民币户人民币户- -工行桥南分理处工行桥南分理处”科目的助记码就科目的助记码就是是“yrg”yrg”，这种编码有重码的可能，因此，不能用于数据处，这种编码有重码的可能，因此，不能用于数据处理，但对方便用户操作，加快制单输入速度却有奇妙的作用。理，但对方便用户操作，加快制单输入速度却有奇妙的作用。若操作员不习惯输入科目编号，则可以采用科目助记码输入方若操作员不习惯输入科目编号，则可以采用科目助记码输入方式输入会计科目。在输入科目助记码时，也只需输入其正确编式输入会计科目。在输入科目助记码时，也只需输入其正确编码的前导子集。码的前导子集。n如对上述科目，输入如对上述科目，输

37、入y y、yryr或或yrgyrg均可，以回车键结束输入均可，以回车键结束输入（或选择：（或选择：“预览预览”功能）后，在预览窗口中就会出现与输入功能）后，在预览窗口中就会出现与输入助记码对应的一个或多个科目，以下过程与输入科目编码相同。助记码对应的一个或多个科目，以下过程与输入科目编码相同。n当然也可以直接输入科目名称，对于输入的科目名称，系统当然也可以直接输入科目名称，对于输入的科目名称，系统按包含关系匹配，在预览窗口中就会出现科目字典中，科目全按包含关系匹配，在预览窗口中就会出现科目字典中，科目全称包含所输科目名称的一个或多个科目，以下过程与输入科目称包含所输科目名称的一个或多个科目，以

38、下过程与输入科目编码相同。编码相同。n总之，在制单时会计科目是从科目字典中选取的，而绝对不总之，在制单时会计科目是从科目字典中选取的，而绝对不可直接输入，所输入的信息只不过是为了在科目字典中查找与可直接输入，所输入的信息只不过是为了在科目字典中查找与之匹配的会计科目而已。这样可以确保所选取的会计科目在科之匹配的会计科目而已。这样可以确保所选取的会计科目在科目字典中存在。如果需要使用新会计科目，可先用系统管理中目字典中存在。如果需要使用新会计科目，可先用系统管理中的科目字典维护功能，将新科目增设到科目字典中，然后在制的科目字典维护功能，将新科目增设到科目字典中，然后在制单时才可使用。单时才可使用

39、。n（4 4）辅助信息：为了会计系统后续处理的需要，在凭证录）辅助信息：为了会计系统后续处理的需要，在凭证录入时，还需输入一些辅助信息，在科目录入之后，如果所录入入时，还需输入一些辅助信息，在科目录入之后，如果所录入的会计科目涉及到部门核算、往来户核算、项目核算、外币核的会计科目涉及到部门核算、往来户核算、项目核算、外币核算、数量核算，此时都需要录入辅助信息。算、数量核算，此时都需要录入辅助信息。n如当凭证上出现应收、应付等往来科目时，需输入往来客户、如当凭证上出现应收、应付等往来科目时，需输入往来客户、供应商或个人的辅助信息，以便登记往来账；供应商或个人的辅助信息，以便登记往来账；n当凭证上

40、出现外币科目时，需输入外币种类和金额，系统根当凭证上出现外币科目时，需输入外币种类和金额，系统根据外币汇率字典中的汇率及其折算方式信息自动折算为本位币据外币汇率字典中的汇率及其折算方式信息自动折算为本位币金额。金额。n为了实现这些辅助信息的输入，在科目字典数据基表中，设为了实现这些辅助信息的输入，在科目字典数据基表中，设计了部门核算标志、往来核算、项目核算标志、外币核算、数计了部门核算标志、往来核算、项目核算标志、外币核算、数量核算等字段。量核算等字段。n在凭证填制界面，如果所输入的会计科目涉及到辅助信息时，在凭证填制界面，如果所输入的会计科目涉及到辅助信息时，则系统进入辅助信息录入窗口。由于

41、辅助信息比较多，出于规则系统进入辅助信息录入窗口。由于辅助信息比较多，出于规范可将辅助信息录入设计在一个窗口内，根据科目所涉及的辅范可将辅助信息录入设计在一个窗口内，根据科目所涉及的辅助核算信息不同，该窗口内的可输入数据项和不可输入数据项助核算信息不同，该窗口内的可输入数据项和不可输入数据项（失效项）也不同。其辅助信息录入窗口如图（失效项）也不同。其辅助信息录入窗口如图3-43-4所示。所示。n在图在图3-43-4中，根据科目所涉及到的辅助信息来输入一些数据中，根据科目所涉及到的辅助信息来输入一些数据项：项：n当涉及到资金结算科目时，需要输入结算方式、票号、发生当涉及到资金结算科目时，需要输入

42、结算方式、票号、发生日期；日期；n当涉及到部门时，需要输入部门编号和部门名称；当涉及到部门时，需要输入部门编号和部门名称；n当涉及到往来客户时，需要输入客户编号、客户名称、业务当涉及到往来客户时，需要输入客户编号、客户名称、业务员、票号、发生日期；员、票号、发生日期；n当涉及到供应商往来时，需要输入供应商编号、供应商名称、当涉及到供应商往来时，需要输入供应商编号、供应商名称、业务员、票号、发生日期；业务员、票号、发生日期；n当涉及个人往来时，需要输入个人编号和姓名；当涉及个人往来时，需要输入个人编号和姓名；n当涉项目时，需要输入项目大类的编号、名称和明细项目的当涉项目时，需要输入项目大类的编号

43、、名称和明细项目的编号、名称；编号、名称；n无论是科目、客户往来、供应商往来、个人往来、项目核算，无论是科目、客户往来、供应商往来、个人往来、项目核算，都可能涉及到外币，此时都要求输入外币种类的编号和名称，都可能涉及到外币，此时都要求输入外币种类的编号和名称，以及外币金额；当科目、部门核算、客户往来、供应商往来、以及外币金额；当科目、部门核算、客户往来、供应商往来、项目核算涉及到数量时，都要求输入数量和单价。各数据项的项目核算涉及到数量时，都要求输入数量和单价。各数据项的输入如下：输入如下：n 部门名称：当科目涉及到部门核算时，则必须输入部门部门名称：当科目涉及到部门核算时，则必须输入部门信息

44、，输入时与制单时会计科目输入类同，必须从部门字典中信息，输入时与制单时会计科目输入类同，必须从部门字典中选取，输入时可输入部门编号、部门助记码、部门名称，系统选取，输入时可输入部门编号、部门助记码、部门名称，系统根据输入的部门编号和助记码，按前位匹配关系，根据输入的根据输入的部门编号和助记码，按前位匹配关系，根据输入的部门名称按包含关系，将满足条件的部门列示在预览窗口，输部门名称按包含关系，将满足条件的部门列示在预览窗口，输入的信息越准确，所获得的无用部门就越少，选择就越快，当入的信息越准确，所获得的无用部门就越少，选择就越快，当什么都不输入时，系统将把部门字典中所有部门都列示出来以什么都不输

45、入时，系统将把部门字典中所有部门都列示出来以供选择，用户可以用鼠标或回车键选择正确的部门。供选择，用户可以用鼠标或回车键选择正确的部门。n选择后系统将部门全称赋给辅助信息界面的部门全称数据项，选择后系统将部门全称赋给辅助信息界面的部门全称数据项，而将部门编号赋给部门编号数据项，不过部门编号数据项为非而将部门编号赋给部门编号数据项，不过部门编号数据项为非显示项。真正存储在凭证基表中的是部门编号，而不是部门全显示项。真正存储在凭证基表中的是部门编号，而不是部门全称。称。n 客户名称：当科目涉及到客户往来核算时，则必须输入客户名称：当科目涉及到客户往来核算时，则必须输入客户往来信息，输入时与部门信息

46、输入类同，输入客户编号、客户往来信息，输入时与部门信息输入类同，输入客户编号、客户助记码、客户名称均可，从客户字典中选取正确的客户后，客户助记码、客户名称均可，从客户字典中选取正确的客户后，系统将客户名称赋给辅助信息界面的客户名称数据项，而将客系统将客户名称赋给辅助信息界面的客户名称数据项，而将客户编号和客户所属分类编号分别赋给客户编号和客户所属分类户编号和客户所属分类编号分别赋给客户编号和客户所属分类编号两个数据项，不过这两个数据项为非显示项。真正存储在编号两个数据项，不过这两个数据项为非显示项。真正存储在凭证基表中的是客户编号和客户所属分类编号，而不是客户名凭证基表中的是客户编号和客户所属

47、分类编号，而不是客户名称。供应商名称的输入与客户名称输入相同。个人姓名的输入称。供应商名称的输入与客户名称输入相同。个人姓名的输入与客户名称输入也相似，这里不赘述。与客户名称输入也相似，这里不赘述。n 项目大类：当科目或往来户涉及到项目核算时，则必须项目大类：当科目或往来户涉及到项目核算时，则必须输入项目信息，首先需要输入的是项目大类，输入时与制单时输入项目信息，首先需要输入的是项目大类，输入时与制单时会计科目输入类同，必须从项目分类字典中选取，且要选取一会计科目输入类同，必须从项目分类字典中选取，且要选取一级项目类别，系统根据输入的项目大类编号；或助记码；或项级项目类别，系统根据输入的项目大

48、类编号；或助记码；或项目大类名称，将满足条件的一级项目列示在预览窗口，用户可目大类名称，将满足条件的一级项目列示在预览窗口，用户可以用鼠标或回车键选择正确的项目大类。以用鼠标或回车键选择正确的项目大类。n选择后系统将项目大类名称赋给辅助信息界面的项目大类数选择后系统将项目大类名称赋给辅助信息界面的项目大类数据项，而将项目大类编号赋给项目大类编号数据项，不过项目据项，而将项目大类编号赋给项目大类编号数据项，不过项目大类编号数据项为非显示项。真正存储在凭证基表中的是项目大类编号数据项为非显示项。真正存储在凭证基表中的是项目大类（一级项目分类）编号，而不是项目大类名称。大类（一级项目分类）编号，而不

49、是项目大类名称。n 项目：当科目或往来户涉及到项目核算时，必须输入项目信息，项目：当科目或往来户涉及到项目核算时，必须输入项目信息，在输入项目大类之前项目选择失效，只有在选择完项目大类之后项目在输入项目大类之前项目选择失效，只有在选择完项目大类之后项目才为可输入状态，系统根据选择的项目大类，在项目核算科目字典中才为可输入状态，系统根据选择的项目大类，在项目核算科目字典中找到项目大类所对应的项目档案基表名，然后根据项目档案基表中的找到项目大类所对应的项目档案基表名，然后根据项目档案基表中的数据来输入明细项目信息，也就是说项目信息是从项目档案字典中选数据来输入明细项目信息，也就是说项目信息是从项目

50、档案字典中选取的。取的。n项目信息输入与会计科目输入类同，必须从项目档案字典中选取，项目信息输入与会计科目输入类同，必须从项目档案字典中选取，系统根据输入的项目编号；或助记码；或项目名称，将满足条件的项系统根据输入的项目编号；或助记码；或项目名称，将满足条件的项目列示在预览窗口，选择正确的项目后，系统将项目名称赋给辅助信目列示在预览窗口，选择正确的项目后，系统将项目名称赋给辅助信息界面的项目数据项，而将项目编号赋给项目编号数据项，再将项目息界面的项目数据项，而将项目编号赋给项目编号数据项，再将项目所属分类号赋给项目分类编号数据项，项目编号和项目分类编号两个所属分类号赋给项目分类编号数据项，项目

51、编号和项目分类编号两个数据项为非显示项。真正存储在凭证基表中的是这两个非显示项，而数据项为非显示项。真正存储在凭证基表中的是这两个非显示项，而不是项目名称。不是项目名称。n 外币种类：当科目、部门、往来户、项目核算涉及到外币时，外币种类：当科目、部门、往来户、项目核算涉及到外币时，则必须输入外币信息，与制单的会计科目输入类同，必须从外币汇率则必须输入外币信息，与制单的会计科目输入类同，必须从外币汇率字典中选取，输入时可输入外币的编号和名称，系统根据输入的外币字典中选取，输入时可输入外币的编号和名称，系统根据输入的外币编号按前位匹配关系，根据输入的外币名称按包含关系，将满足条件编号按前位匹配关系

52、，根据输入的外币名称按包含关系，将满足条件的外币列示在预览窗口，当什么都不输入时，系统将把外币汇率字典的外币列示在预览窗口，当什么都不输入时，系统将把外币汇率字典中所有外币都列示出来以供选择，用户可以用鼠标或回车键选择正确中所有外币都列示出来以供选择，用户可以用鼠标或回车键选择正确的外币。的外币。n选择后系统将外币名称赋给辅助信息界面的外币种类数据项，而将选择后系统将外币名称赋给辅助信息界面的外币种类数据项，而将外币编号赋给外币编号数据项，将汇率赋给汇率数据项，将折算方式外币编号赋给外币编号数据项，将汇率赋给汇率数据项，将折算方式赋给折算方式数据项，不过外币编号、汇率、折算方式三个数据项在赋给

53、折算方式数据项，不过外币编号、汇率、折算方式三个数据项在辅助信息界面为非显示项。真正存储在凭证基表中的是外币编号、汇辅助信息界面为非显示项。真正存储在凭证基表中的是外币编号、汇率和折算方式，而不是外币种类。率和折算方式，而不是外币种类。n 外币金额：必须在选择了外币种类之后才可输入，直接外币金额：必须在选择了外币种类之后才可输入，直接在辅助信息界面输入即可。系统自动根据外币金额、汇率和折在辅助信息界面输入即可。系统自动根据外币金额、汇率和折算方式计算出本位币金额，并将计算结果自动带入凭证当前行算方式计算出本位币金额，并将计算结果自动带入凭证当前行的借方金额栏，如果不为借方，可设计用空格键调整到

54、贷方。的借方金额栏，如果不为借方，可设计用空格键调整到贷方。此金额为暗色，即为不可改动状态，如若改动则必须通过从新此金额为暗色，即为不可改动状态，如若改动则必须通过从新选择科目后，再输入部门、往来户、项目等信息，再从新选择选择科目后，再输入部门、往来户、项目等信息，再从新选择外币种类，并输入外币金额，最后从新计算本位币金额。外币种类，并输入外币金额，最后从新计算本位币金额。n 数量和单价：当科目、部门、往来户、项目核算涉及到数量和单价：当科目、部门、往来户、项目核算涉及到数量时，则必须输入数量和单价，直接在辅助信息界面输入即数量时，则必须输入数量和单价，直接在辅助信息界面输入即可。系统自动根据

55、输入的数量和单价计算出金额，并将计算结可。系统自动根据输入的数量和单价计算出金额，并将计算结果自动带入凭证当前行的借方金额栏，如果不为借方，可设计果自动带入凭证当前行的借方金额栏，如果不为借方，可设计用空格键调整到贷方。与外币金额相同此金额为暗色，不可改用空格键调整到贷方。与外币金额相同此金额为暗色，不可改动，如若改动则需从新选择科目后，再输入部门、往来户、项动，如若改动则需从新选择科目后，再输入部门、往来户、项目等信息，再从新输入数量和单价，最后从新计算金额。目等信息，再从新输入数量和单价，最后从新计算金额。n 结算方式：当核算涉及到资金结算时，需要输入结算方结算方式：当核算涉及到资金结算时

56、，需要输入结算方式，可采用下拉列表框方式在现金结算、现金支票、转账支票、式，可采用下拉列表框方式在现金结算、现金支票、转账支票、电汇、商业汇票、银行本票、银行汇票、信用卡、网络结算、电汇、商业汇票、银行本票、银行汇票、信用卡、网络结算、内部转账、其他等可选值之间选取。内部转账、其他等可选值之间选取。n 票号、业务员、发生日期：当涉及到资金结算、客户往票号、业务员、发生日期：当涉及到资金结算、客户往来或供应商往来时，需要输入这三个数据项。此时票号可输入来或供应商往来时，需要输入这三个数据项。此时票号可输入支票号或往来业务的单据号支票号或往来业务的单据号, , 业务员可输入该笔业务的销售或业务员可

57、输入该笔业务的销售或采购人员，如果建立核算单位职员字典，可用值列表方式在职采购人员，如果建立核算单位职员字典，可用值列表方式在职员字典中选取。员字典中选取。n辅助信息录入完成之后，刚刚输入的各项辅助信息都被显示辅助信息录入完成之后，刚刚输入的各项辅助信息都被显示在图在图3-33-3中数据区的下部，当凭证填制输入下一条分录时，其中数据区的下部，当凭证填制输入下一条分录时，其上一条分录的辅助信息将不被显示，也就是说数据区下部的各上一条分录的辅助信息将不被显示，也就是说数据区下部的各辅助信息项只显示当前分录的辅助信息。当用鼠标或键盘上下辅助信息项只显示当前分录的辅助信息。当用鼠标或键盘上下移动凭证分

58、录时，各辅助信息项所显示的内容是不断变动的，移动凭证分录时，各辅助信息项所显示的内容是不断变动的，其显示的内容取决于光标所在的分录。制单时对凭证的分录数其显示的内容取决于光标所在的分录。制单时对凭证的分录数没有限制，当凭证的分录数较多时，可用数据滚动条、上下移没有限制，当凭证的分录数较多时，可用数据滚动条、上下移动键、翻页键等滚动凭证分录数据。动键、翻页键等滚动凭证分录数据。n（5 5）借、贷方金额：如果核算科目涉及到外币或数量时，）借、贷方金额：如果核算科目涉及到外币或数量时，借、贷方金额不需输入，由系统自动算出，并且不能直接修改，借、贷方金额不需输入，由系统自动算出，并且不能直接修改，若要

59、修改可通过从新选择科目后，再修改外币额或数量，再由若要修改可通过从新选择科目后，再修改外币额或数量，再由系统算出金额实现。系统算出金额实现。n如果核算科目没有涉及到外币或数量，则可直接在借方金额如果核算科目没有涉及到外币或数量，则可直接在借方金额栏或贷方金额栏输入，可用空格键调整金额的借贷方向。栏或贷方金额栏输入，可用空格键调整金额的借贷方向。n另外，在输入借贷方金额时，经常需要根据原始凭证进行简另外，在输入借贷方金额时，经常需要根据原始凭证进行简单的加减乘除运算，为此在制单过程中系统应提供计算器功能。单的加减乘除运算，为此在制单过程中系统应提供计算器功能。一旦操作员需要使用计算器时，可触发热

60、键（或功能键）调出一旦操作员需要使用计算器时，可触发热键（或功能键）调出计算器进行计算。当计算结束，撤消计算器时，即可将计算结计算器进行计算。当计算结束，撤消计算器时，即可将计算结果带回到当前编辑行的借方栏（如不为借方，可用空格键调整果带回到当前编辑行的借方栏（如不为借方，可用空格键调整到贷方），也可放弃计算结果。到贷方），也可放弃计算结果。n例如，可用热键例如，可用热键f9f9来激发计算器，若再按一次来激发计算器，若再按一次f9f9则则撤消计算器窗口并将计算结果带回，若按撤消计算器窗口并将计算结果带回，若按escesc键则撤消计键则撤消计算器窗口并放弃计算结果。算器窗口并放弃计算结果。n（6