药品采购合同管理办法

1、内部文件 注意保密XXXXXXX管理文件编号：XXXXXXXX第1版签发：XXXXX药品采购合同管理办法（试行）第一章总则第一条 为了加强 XXXXXXXXXX（以下简称 XXXX）的 合同管理，规范药品采购交易行为，防范和控制药品采购风 险，根据中华人民共和国合同法、中华人民共和国公司 法和中华人民共和国药品管理法等法律法规以及 XXXXXXXXXX 制定的药品采购合同管理办法（试行） ， 结合公司实际，制定本制度。第二条 本制度所称合同是指在药品采购过程中，与药 品供应商共同协商并签订的协议和合同等，包括：（一）年度购销协议，以及附件、备忘录等与协议条 款相配套的合同文件。其主要内容包括贸

2、易与结算条款、质 量条款、违约责任等。执行与 XXXX存在常年购销关系的采 购业务，应当签订年度购销协议。（二）为执行年度购销协议而签订的采购合同 行年度购销协议的日常采购业务，发生之前应当签订采购 合同。（三）无年度购销协议情况下签订其它采购合同。执行 内部文件无年度购销协议情况下的采购业务，发生之前必须 签订采购合同 。第三条 本制度所称药品采购包括药品、 疫苗、保健品、 医疗器械和医用耗材等经营商品的采购，不包括固定资产、 低值易耗品和办公用品等。第二章 职责分工第四条 合同签订过程中的职责分工（一）采购部是负责药品采购合同谈判、合同起草与预 审、合同条款修订、 合同签订与执行和合同保管

3、的主办部门。 采购部根据 XXXX 业务运营的要求，结合市场实际，在与供 应商就协议主要条款认真梳理、反复沟通的情况下发起合同 审核、会签与审批流程。合同签订后，采购部应根据合同内 容认真履约，对因不可抗力和市场变化等原因导致合同无法 按时履约的，应及时通知供应商变更或终止合同履行。（二）质量管理部是合同质量条款的主审部门。负责审 查合同中涉及产品质量的相关条款，并对合同可能涉及的违 反相关法律法规的操作方式及内容提出审核意见。（三）财务部是合同贸易与结算条款的主审部门。负责根据XXXX的经营战略对合同进行审核，对采购价格（综合 毛利率）、付款方式与付款账期、收款方式与收款账期、返 利方式和返

4、利结算等条款提出审核意见。（四）公司法务是负责合同法律风险的主审。负责牵头 起草并修订XXXX合同格式文本；负责对合同的合法性、合 规性和完整性进行审查，评估合同的法律风险，出具审查意 见；负责采购部拟签合同的修改审查、审批权人和签署人资 格审查，已签合同的审查备案。第三章审批权限第五条 年度购销协议的审批权限编号年度采购额（无税）签署人审批人1小于300万元采购总监副总经理2大于300万元采购总监总经理审批内容：根据相关部门的审核会签意见，以及谈判、 修订与确认情况，并经财务总监对协议进行审核，审批人代 表XXXX决定是否批准签署。第六条为执行年度购销协议而签订的采购合同的审批权限编号合同采

5、购额（无税）签署人审批人1小于50万元采购经理采购总监2大于50万元小于150万元采购总监副总经理3大于150万元副总经理总经理审批内容：合同金额大于 150万元（无税），需根据相 关部门的审核会签意见，并经财务总监对协议进行审核，审 批人代表XXXX决定是否批准签署。第七条无年度购销协议情况下签订其它采购合同的审批权限编号合同采购额（无税）签署人审批人1小于30万元采购经理采购总监2大于30万元小于150万元采购总监副总经理3大于150万元副总经理总经理审批内容：根据市场开拓、 XXXX的经营预算以及其他 特殊情况，合同金额大于 150万元（无税），并经财务总监 对合同进行审核后，审批人代表

6、 XXXX决定是否批准签署。第八条 本章规定的审批权限与签署权限，上级直属领 导可以替代本级审批人、签署人。第四章合同签署第九条合同的签订（一）年度购销协议1、协议形式 协议的签订应采用书面形式，禁止使用口头、电话、 电子邮件等形式。协议签订过程中，优先考虑使用 XXXX 的 格式文本；对于必须使用供应商的格式文本的，可就相关事 项签订补充协议，以维护 XXXX 利益。2、协议起草 业务主办人（指采购部直接进行业务沟通与交流的人 员）应根据 XXXX 经营与发展的需要和领导的要求，在与供 应商充分沟通的前提下拟定协议草案，交采购经理预审。协 议草案应意思表达准确、完整，符合企业的经营战略和商业

7、 利益。业务主办人在协议起草前应当做好对协议相对方的经 营资质、签署人资格审查。该等审查包括但不限于： 核对相对方的相关证照（自然人的身份证或其他证 件），并保留复印件。 确认协议签署人为相对方法定代表人或者获得法定 代表人授权的代表人（授权委托书形式） 。 确认对方在协议履行文件上的签字人获得了该企业 的授权（长期客户可以通过年度授权委托书形式） 。 其他应当核对和确认的信息资料。3、协议预审 采购部经理应就如下方面，对协议草案进行预审并提出修改意见战略价值 供应商及其产品是否符合企业的发展战略 和经营方向，是否给企业带来终端市场份额，是否有利于增 强企业自身实力并压制竞争对手。经济效益 分

8、析名义毛利率（含返利） 、应付账期、付 款方式、库存水平，结合产品的销售回款账期、回款方式、 采购 （进口） 环节费用、 物流配送费用和资金成本 （或收益） 等，测算并分析综合毛利率。经营风险 如何处理因供应商原因造成的产品短少、破 损和质量问题，以及因其宣传、推广不力导致产品滞销、近 效期、失效、落标等；如何处理来自终端市场的销售退货和 换货；如何规范样品处理；如何规避因供应商的违法行为而 导致企业的损失或潜在风险等。4、协议会签 经采购部经理预审并修改后的协议草案，应经采购总监 审核并签署意见后方可提交销售副总、公司法务、质量管理 部、风险与运营管理部和财务部审核、会签。无年度协议的 单笔

9、合同金额超过 30 万元（无税），合同签订前必须经过会 签。会签部门一般应于两个工作日内出具会签意见，会签意 见应当表达准确、完整，指出问题并提出解决问题的办法。5、协议修改 业务主办人应就相关部门提出的审核意见及时与供应 商进一步沟通，然后分别如下情况处理： 供应商同意修改协议草案的，应当及时修改协议草 供应商同意修改，但不同意修改协议草案的（往往 为供应商提供的格式合同） ，应当以补充协议形式达成一致 供应商不同意对协议草案作任何修改的，由业务主 办人作出书面说明，经采购经理、采购总监审核后，作为会 签单的附件，供审批权人决策。6、协议审批审批权人收到采购部报送的协议文件、相关部门会签意

10、见以及对各部门意见的反馈材料后，对协议进行审批。采购 部应当根据审批权人的审批意见积极办理。7、修改审查在获得审批权人同意签署协议的批准意见后，采购部应 将全部材料提交公司法务审核确认。公司法务的审核内容 为： 保证修改：采购部针对相关部门的会签意见，是否 已与供应商讨论并修改，修改内容是否为会签意见的体现， 确认无法修改或仅做部分修改的，是否已提出充分理由。 内容一致：修改后的待签协议新版本与老版本，在 非修改处是否无差异。 合法合规：修改后的待签协议新版本是否合法合规， 有无潜在风险。 流程完整：该协议的会签流程是否完整，审批权人是否符合授权。经公司法务审核确认无异议后，送交综合办加盖公章

11、。8、协议盖章 综合办根据审批权人的批准意见，以及公司法务的复核 签字，具体办理加盖企业公章或合同专用章（在采购部）事 宜，完成协议的签署。企业公章或合同专用章管理人员，须 凭有权人士签署的合同审批单在协议上加盖印章，并建立登 记簿登记盖章情况。协议签署人应为第五条规定的签署人，两页或两页以上 的协议应同时加盖骑缝章。（二）为执行年度购销协议而签订的采购合同为执行年 度购销协议而签订的采购合同， 应当优先使用 XXXX 规定的 合同格式文本，载明相关条款，加盖合同专用章。审批、签 署权限按第六条规定执行。（三）无年度购销协议情况下签订其它采购合同，应当 优先使用 XXXX 规定的合同格式文本，

12、起草、会签、预审、 修改、审核流程和用章要求同年度购销协议，审批、签署权 限按第七条规定执行。第十条 合同的备案（一）年度购销协议经购销双方或多方签署后，采购部应于三个工作日内连同会签资料予以复制（扫描或复印）送公司法务备案（二）公司法务收到备案合同和会签资料后，对合同签 署情况进行审查。审查内容包括对已签合同的审批权人和签 署人资格进行审查等。对于审查过程中发现的违规现象，公 司法务应及时向 XXXX 领导书面报告， 同时积极采取或敦促 采购部采取相应措施，防止或降低公司的损失。（三）公司法务收到送备合同资料，经审查无误后，应 于三个工作日予以复制（扫描或复印） ，送财务部、风险与 运营管理

13、部备档、使用。第十一条 合同的保管 采购部是各类已签采购合同（原件）的保管部门，采购 合同在采购部的保管期限为一年。（一）采购部负责年度购销协议、无年度购销协议情况 下签订其它采购合同的保管工作。（二）采购部负责为执行年度购销协议而签订的采购合 同的保管工作。（三）采购部关于合同档案管理的主要内容为：1、督促相关采购业务人员及时移交合同文件；2、对年度购销协议、因零星采购而签订的零星采购合 同，以及会签单进行编号、登记管理台帐，对合同的借阅做 好记录并负责催还；3、负责合同的分类、整理和保管；4、负责已履行所有权利和义务的合同的整理、归档工作，及时移交档案管理部门（综合办） ；5、配合办理可销毁合同档案的销毁工作。第五章 进度跟踪与风险控制第十二条 进度跟踪 合同签订后，采购部应当根据合同的完成进度，每季度 末向公司副总汇报合同的执行情况，并对执行中的问题进行 原因分析，提出采购协议调整意见。第十三条 风险控制（一）各级采购人员在发现合同相对方出现以下情况之 一的，需立即向其直接领导汇报：1、经营状况严重恶化。2、转移财产、抽逃资金，以逃避债务。3、丧失商业信誉。4、有丧失或可能丧失履行能力的其他情形。5、法律法规规定的其