最新档案编研材料的编写

1、档案编研材料档案编研材料的编写的编写全宗的概念及其意义v什么是全宗？什么是全宗？ 全宗是一个独立的机关、组织或人物在社全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体。会活动中形成的档案有机整体。形成档案全宗的机关、团体、企业事业单形成档案全宗的机关、团体、企业事业单位或个人位或个人是指立档单位，也称为全宗构成是指立档单位，也称为全宗构成者。者。构成立档单位的条件 v可以独立行使职权，能主要以自己的名义可以独立行使职权，能主要以自己的名义对外行文；对外行文； v是一个会计单位或经济核算单位，自己可是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；以编造预算或财务计划；v

2、设有管理人事的机构或人员，并有一定的设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。人事任免权。 v也就是说，立档单位必须在行政上、财务上也就是说，立档单位必须在行政上、财务上和组织人事上具有一定的独立性。和组织人事上具有一定的独立性。 全宗卷的建立全宗卷的建立v全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的有关文件形成的、能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷，全宗卷的主要内容包材料所组成的专门案卷，全宗卷的主要内容包括档案在收集、整理、鉴定、保管、统计、利括档案在收集、整理、鉴定、保管、统计、利用工作中所形成的

3、文字材料，如：档案移交交用工作中所形成的文字材料，如：档案移交交接文据、整理工作方案、分类方案、立档单位接文据、整理工作方案、分类方案、立档单位和全宗的历史考证；全宗指南（全宗介绍）、和全宗的历史考证；全宗指南（全宗介绍）、组织机构沿革、领导人更迭、人员编制、大事组织机构沿革、领导人更迭、人员编制、大事记等。记等。 全宗卷的主要内容全宗卷的主要内容 v1 1 档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、征集记录、档案来源和价值说明等。征集记录、档案来源和价值说明等。2 2 档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、

4、档案整理工作小结等。目录说明、档案整理工作小结等。3 3 档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。批复、销毁档案的清册等。4 4 档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。情况报告等。5 5 档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。情况统计和重要的利用统计表等。 6

5、6 档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。经济效益的典型事例等。7 7 档案管理新技术的应用：缩微复制和计算档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。机辅助管理等情况的文字说明材料。 8 8 其他：除了档案的收集、整理、鉴定、保其他：除了档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、新技术的应用方面的材料管、统计、利用、新技术的应用方面的材料之外的其他能够说明全宗历史

6、情况的各种文之外的其他能够说明全宗历史情况的各种文件材料。件材料。 全宗卷的整理全宗卷的整理 v全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量较多的可设分卷。组卷，数量较多的可设分卷。v整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺的完整程度及其保存价值，对于

7、有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。或无保存价值的应予以补齐或剔除。v卷内文件材料按问题一时间进行系统排列，排卷内文件材料按问题一时间进行系统排列，排列顺序为列顺序为: :全宗介绍全宗介绍( (全宗指南全宗指南) )、立档单位大事、立档单位大事记和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、记和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料，在此基利用、现代化管理等方面的文件材料，在此基础上编制卷内目录。础上编制卷内目录。v卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号、装卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号、装订后装入卷盒。其封面、封底尺寸长订后装入卷盒。其封面、封底尺寸长*

8、*宽为宽为26omm26omm* *l85mml85mm，封面著录全宗号、件号、全宗名，封面著录全宗号、件号、全宗名称、文件题名、时间、责任者称、文件题名、时间、责任者 。v卷盒外形尺寸长卷盒外形尺寸长* *宽为宽为31omm31omm* *22omm22omm，其高度可，其高度可根据需要分别设置根据需要分别设置3omm3omm、4omm4omm的规格的规格 。卷盒面、。卷盒面、脊印脊印 全宗卷全宗卷 三字，并分别著录全宗号、全宗三字，并分别著录全宗号、全宗名称和编制日期名称和编制日期 。全宗介绍全宗介绍v全宗介绍又称全宗介绍又称“全宗指南全宗指南”，是向利用者，是向利用者介绍和报道全宗构成者

9、（立档单位）及其介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书，是一种参考材所形成档案情况的工具书，是一种参考材料，由封页、正文、备注三部分组成。料，由封页、正文、备注三部分组成。v全宗介绍的结构全宗介绍的结构 封页封页正文正文a.全宗构成者沿革全宗构成者沿革b.全宗内档案情况简介全宗内档案情况简介c.全宗内档案内容与成分介绍全宗内档案内容与成分介绍备注备注封页项目 v封页项目包括：全宗介绍名称、时间、全宗号。封页项目包括：全宗介绍名称、时间、全宗号。1、全宗介绍名称、全宗介绍名称全宗介绍名称由全宗构成者的名称（全称或通过简称）全宗介绍名称由全宗构成者的名称（全称或通过简称）加加“

10、全宗介绍全宗介绍”构成。例：北京市计划委员会全宗介绍。构成。例：北京市计划委员会全宗介绍。2、时间、时间全宗内档案文件的起止年代，一般采用公元纪年表示。全宗内档案文件的起止年代，一般采用公元纪年表示。 3、全宗号、全宗号本全宗介绍所对应的全宗的编号。本全宗介绍所对应的全宗的编号。v例：例： 市市局全宗介绍局全宗介绍 年至年至年年 全宗号：全宗号：号号 市市局局 2003.5正文全宗构成者沿革简介 v全宗构成者沿革简介由构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、全全宗构成者沿革简介由构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等宗构成者主要负责人

11、名录、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等内容组成。内容组成。 v全宗构成者的名称全宗构成者的名称1 全宗构成者的名称按全称书写，通用简称书写在全称后面的圆括号全宗构成者的名称按全称书写，通用简称书写在全称后面的圆括号内。内。例：中共中央纪律检查委员会（中纪委）例：中共中央纪律检查委员会（中纪委）2 全宗构成者所有曾用名称按时间顺序书写在全宗构成者的沿革中。全宗构成者所有曾用名称按时间顺序书写在全宗构成者的沿革中。v时间时间全宗构成者沿革应结合时间撰写，和下列内容有关的时间应反映在全全宗构成者沿革应结合时间撰写，和下列内容有关的时间应反映在全宗构成者沿革中。宗构成者沿革中。a.全宗构成者成立、

12、合并、改组、更名和撤消时间。全宗构成者成立、合并、改组、更名和撤消时间。b.全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更名、全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更名、撤消时间。撤消时间。c.全宗构成者上级主管机关变更时间。全宗构成者上级主管机关变更时间。d.其他所有反映全宗构成者重要活动时间。其他所有反映全宗构成者重要活动时间。v主要职能主要职能1 全宗构成者的性质特征全宗构成者的性质特征2 全宗构成者的职权范围全宗构成者的职权范围3 全宗构成者的主要工作与任务全宗构成者的主要工作与任务 v隶属关系隶属关系1 全宗构成者和其上级主管机关的组织关系、业务关系。全宗构

13、成者和其上级主管机关的组织关系、业务关系。2 全宗构成者和其重要的直属下级机关的组织关系、业务关全宗构成者和其重要的直属下级机关的组织关系、业务关系。系。3 全宗构成者上级主管机关如有变更，应反映在全宗构成者全宗构成者上级主管机关如有变更，应反映在全宗构成者沿革中。沿革中。v全宗构成者负责人名录全宗构成者负责人名录全宗构成者正副职负责人姓名、职务、任期时间。全宗构成者正副职负责人姓名、职务、任期时间。v全宗构成者内部机构的设置及其各历史阶段演变情况。全宗构成者内部机构的设置及其各历史阶段演变情况。 1 全宗构成者内部一级机构的名称。全宗构成者内部一级机构的名称。2 全宗构成者内部一级机构正职负

14、责人的姓名、职务、任期全宗构成者内部一级机构正职负责人的姓名、职务、任期时间。时间。3 全宗构成者内部一级机构的主要职能。全宗构成者内部一级机构的主要职能。4 全宗构成者内部机构中重要部门的增设、调整、放大、合全宗构成者内部机构中重要部门的增设、调整、放大、合并、撤消情况及内部一级机构在各历史阶段的变化情况。并、撤消情况及内部一级机构在各历史阶段的变化情况。v其它其它1 涉及全宗构成者的重大事件和对全宗构成者产生了重要影涉及全宗构成者的重大事件和对全宗构成者产生了重要影响的活动。响的活动。2 全宗构成者改组和撤消的原因。全宗构成者改组和撤消的原因。 正文全宗内档案情况简介 v1 1 档案的数量

15、及保管期限档案的数量及保管期限v2 2 档案的完整程度档案的完整程度v3 3 档案的利用价值及鉴定情况档案的利用价值及鉴定情况v4 4 检索工具的配置情况检索工具的配置情况v5 5 档案的整理情况档案的整理情况正文全宗内档案内容与成分介绍 v档案内容与成分介绍的方式档案内容与成分介绍的方式以文章叙述的形式，按全宗内档案的实际分类体系结合以文章叙述的形式，按全宗内档案的实际分类体系结合问题介绍。问题介绍。 1 按组织机构介绍：以组织结构分类的档案全宗，按机构按组织机构介绍：以组织结构分类的档案全宗，按机构设类目分别介绍。设类目分别介绍。2 按问题介绍：以问题分类的档案全宗，按档案内容所反按问题介

16、绍：以问题分类的档案全宗，按档案内容所反映的问题设类目介绍。映的问题设类目介绍。3 以其它体系分类的档案全宗，应根据该全宗分类的特点以其它体系分类的档案全宗，应根据该全宗分类的特点结合问题介绍。结合问题介绍。v档案内容与成分介绍一般方法。档案内容与成分介绍一般方法。1 档案内容与成分介绍一般应使用综合概括的方法介绍。介绍内容包档案内容与成分介绍一般应使用综合概括的方法介绍。介绍内容包括：括：a.反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案。反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案。b.反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案。反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案。c

17、.涉及具有全国和国际意义的知名人物、历史事件及具有地方特色和涉及具有全国和国际意义的知名人物、历史事件及具有地方特色和重要科研价值的档案。重要科研价值的档案。d.馆藏年代久远和特殊载体的档案。馆藏年代久远和特殊载体的档案。2 需要专门说明的档案按下列方法介绍：需要专门说明的档案按下列方法介绍：a.指明该档案文件的名称、责任者和文件形成的时间。指明该档案文件的名称、责任者和文件形成的时间。b.列出该档案文件的检索要素。列出该档案文件的检索要素。c.对其档案文件内容单独介绍。对其档案文件内容单独介绍。3 一般性文件介绍不使用引文，特殊性文件介绍如需使用引文应符合一般性文件介绍不使用引文，特殊性文件

18、介绍如需使用引文应符合下列条件和原则：下列条件和原则： a.引文有助于阐述文件的内容实质。引文有助于阐述文件的内容实质。b.引用原文时不详细转述文件中叙述的事实和事件。引用原文时不详细转述文件中叙述的事实和事件。4 和全宗构成者活动没有直接关系的上级文件不做介绍，必要时只做和全宗构成者活动没有直接关系的上级文件不做介绍，必要时只做简要交代。简要交代。 5 控制使用的档案在内容介绍上应从简，并在全宗指南封页上注明控制使用的档案在内容介绍上应从简，并在全宗指南封页上注明“控制使用控制使用”字样。字样。6 档案内容涉及国家机密应另册介绍，一般只列题名，不做详细介绍，档案内容涉及国家机密应另册介绍，一

19、般只列题名，不做详细介绍，并在封页上注明密级或使用范围。并在封页上注明密级或使用范围。 备注部分 v本全宗介绍的编制情况v有关全宗内档案的补充说明。1 全宗介绍中需加解释的名词、事件及问题。2 全宗介绍编制后，全宗内档案增加、调整、遗失、销毁等说明。3 其它有关问题的说明。 例大事记大事记 v大事记，是按时间顺序简要记载一定历史时期的重大事件和重要活动的参考资料。大事记的特点是内容上记载大事，文体上记而不评，编写方法以时间为线索，并且比较简练。v大事记，由大事时间和大事记述两部分组成，编写大事记首先要明确大事记的时间界限和内容范围；其次要广泛收集与之相关的档案文件和其他相关材料；第三是摘录应该

20、列入大事记年表的事实；第四是对摘录的事实进行审核；第五是按计划排列大事，组成完整的系统。 大事记的结构 v大事记结构：由封面、正文两部分组成 v封面：大事记名称：单位名称+“大事记”大事记起止年度：全宗号：编制单位：编制时间： 大事记正文由大事记述和时间两部分组成 大事记记述的范围 v大事记记述范围要全面记述反映机关职能活动和反映本大事记记述范围要全面记述反映机关职能活动和反映本机关工作特色的大事、要事。机关工作特色的大事、要事。v1、本机关召开的各种代表大会和重要的专业会议；、本机关召开的各种代表大会和重要的专业会议；v2、本机关发生的重大事件和影响较大的活动；、本机关发生的重大事件和影响较

21、大的活动；v3、本机关重大的组织机构调整和认识任免；、本机关重大的组织机构调整和认识任免；v4、本机关发布的重大决定、决议事项；、本机关发布的重大决定、决议事项；v5、本机关对社会上某些重大活动的态度和反映；、本机关对社会上某些重大活动的态度和反映；v6、上级党、政府机关对本机关发布的重要指示、批示、上级党、政府机关对本机关发布的重要指示、批示、批评、表彰等事项；批评、表彰等事项；v7、各种报刊对本机关的经验介绍、批评等方面的报道；、各种报刊对本机关的经验介绍、批评等方面的报道；v8、上级领导来机关视察的情况；、上级领导来机关视察的情况；v9、本机关先进人物的事迹；、本机关先进人物的事迹；v1

22、0、各类重大事故；、各类重大事故；v11、重要的外事活动、重要的外事活动v12、在业务职能活动中发生的大事、要事。、在业务职能活动中发生的大事、要事。大事记记述的范围大事时间：对每件大事、要事按照时间顺序排列。一般以年度为一个部分，每部分按时间时序排列。如：二ooo年1月1日 。2月1日 。大事记记述要素 v总体要求是文字简练、记述清楚，体现出五个要素（时间、地点、主要人物、事件的前因、事件的后果）组织沿革 v组织沿革是系统记载一个机关、地区或专业系统的组织机构、人员编制、体制变革情况的种参考资料。v组织沿革的内容包括：机关或地区、系统的历史概况，行政区划，建制变更情况、机关名称的改变、地址迁

23、移，成立、合并以及撤销时间，职权范围、隶属关系、领导人的任免、编制发展情况、内部组织机构的设置变化情况。组织沿革的结构v组织沿革包括封面和正文两部分 v一、封面： 市局组织沿革 年至年 全宗号：号 市局 2003.5组织沿革的结构v二、正文： 市局组织沿革机关成立、合并、更改名称的时间 市局成立于1979年2月2日，1981年3月7日与市局合并，改称为市局，1996年3月1日，改称为市局。机关办公地址的迁移 市局成立之初在湖南路28号办公，1992年8月迁至路办公至今。机关的隶属关系、性质、职权范围 市局是市政府领导下的全市国民经济与社会发展计划的行政管理机构。其主要职能： 。机关领导人的任免

24、 自1979年建局以来，历任机关领导人是： 局长 （1979年1月1日-1993年1月1日） 副局长 （1979年1月1日-1993年1月1日） 1993年1月1日-1999年1月1日）组织沿革的结构内部组织机构的设置、变化、负责人姓名1、内部组织机构的设置、变化 办公室 （1979年1月1日-1993年1月1日）2、内部组织机构负责人设置、变化 办公室 主任 （1979年1月1日-1993年1月1日） 办公室 副主任 （1979年1月1日-1993年1月1日）直属单位设置、变化情况、负责人姓名1、直属单位设置、变化情况 市办公室 （1979年1月1日-1993年1月1日）2、直属单位负责人情况 市办公室 主任（1979年1月1日-1993年1月1日）机关人员编制 1979年 10人。基础数字汇编v一、封面：一、封面：1标题标题 由基础数字汇编的总标题、记述的时间范由基础数字汇编的总标题、记述的时间范围、编者构成。围、编者构成。例：例：