ITSS备品备件管理

1、 备件库管理手册修订记录版本号发布日期修改人修改日期审核人审核日期批准人批准日期修订原因V1.0初次发布 目 录1编写目的12适用范围13备件响应时间14管理职责14.1备件库主管14.2采购部14.3备件库管理员25执行策略26管理流程36.1采购计划36.2备件的分类36.3供应商管理36.4备件的采购46.5备品备件出入库管理56.5.1备件入库56.5.2备件出库57备件审计68备件的销毁69绩效610相关文件71 编写目的 确保备件库的规范管理，及时有效地提供优质备件，缩短设备故障的更换时间，提升客户满意度，并在保证备件供应的前提下，尽可能减少备件运作成本。2 适用范围本制度适用于公

2、司对企业备件资源进行管理的一切活动，包括管理的职责、备件的计划与采购、出入库的管理、可用性管理等。3 备件响应时间备件库管理员根据备件服务SLA响应要求将紧急程度分为三级，并按照相应等级及时安排出库。紧急程度响应时间备件到场时间运输方式一级及时响应4小时市区(工程师自提)二级 10分钟响应8小时周边地市(工程师自提/快递)三级20分钟响应24小时偏远地区(快递)4 管理职责4.1 备件库主管l 负责对备件相应支持按照SLA服务级别协议及分级管理。l 负责制订年度备件的采购计划，经领导批准后，提交到采购部采购。l 负责备件管理规定的落实和督察，对备件的使用情况及库存进行监督、检查、考核。4.2

3、采购部l 严格执行采购控制流程，负责签订采购合同，对供应商进行评价、选择供应商，并建立和完善供应商档案。l 负责依据年度备件采购计划执行采购；4.3 备件库管理员l 负责备件的验收工作，对产品质量严格把关；l 负责备件账务管理，进行系统出入库的日常账务操作和管理。l 负责备件的定位及妥善保管并根据备件服务响应级别安排出库，并确保实物流和信息流一致l 负责定期对备件库存进行盘点和抽查，确保备件库存账务准确性和在库备件的可用性。对备件资产安全、账务准确性负责。5 执行策略l 备品备件管理应遵循“合理配置、统一管理、保证维护、降低成本”的原则，及时满足生产需要，保证设备的正常运行。l 对于常用的备件

4、，原则上按客户的设备数量平均配置；对于非常用的或贵备件，根据需求及资金状况等实际情况，实行逐步购置，优先保障重点机房、重点设备的维护，并统一调配。l 备件必须登记入帐，定期清点，做到帐、物相符。l 备件要放置在安全可靠、干燥通风良好、温度适宜的地方，对特别要求的备品备件应放置在规定要求的范围内。l 备件应定期检测，以保证其性能良好，并做好相应的记录。l 备件库必须严格按照备件响应级别要求合理安排出库，保证备件使用的及时性。l 对购买了高级别备件更换服务的重要客户，应协商客户在客户现场指定区域建立相应的备品备件库，提供满足服务级别要求的备件服务。6 管理流程6.1 采购计划l 年度采购计划每年第

5、一季度结束前，备件库主管根据公司年度生产经营目标、各运维项目备件需求，结合公司库存情况，本着节约和提高单位产品使用效率的原则，制订公司年度采购计划。报技术服务事业部经理审核，总经理批准后下达采购部进行采购。采购部需按照年度计划要求进行采购。l 日常采购对于日常备件的申购，申购时由备件库管理员核查库存后确认，经相关部门领导批准后由采购部进行采购。6.2 备件的分类设备及备品备件分为 A、B、C 三类。l A 类为重要设备。l B 类为一般设备及备件。l C 类为各种标准产品、各种材料及杂品。6.3 供应商管理l 采购部负责收集供货商的技术力量、加工制造能力、供货质量及周期等信息。l 尽量选择已获

6、得 ISO9000 证书以及质量业绩出色的供货商进行供货。l 若候选的供货商已获得 ISO9000 证书、可免去审核。对未获得 ISO9000 证书的供货商必要时进行书面审查及实地调查。a) 书面审查：审阅供货商提供的资料,如产品样本、资质证明、单位概况及用户反馈意见等。b) 实地调查：到供货商现场考察其技术力量、供货质量及周期等。c) 对于 A 类物资的供货商，采购员要填写合格供应商调查评价表，经领导批准后，建立合格供货商档案,档案中要有产品质量业绩证明等内容。,报商务部经理批准后，再采购其产品。l 对于 B 类物资的供货商，由采购部进行评定，择优选用，必要时填写合格供应商调查评价表报商务部

7、经理批准。l 对于 C 类物资的供货商，在保证产品质量的前提下，采购员可以直接看样品决定是否采购。以后根据检验结果、实际使用效果及使用人反馈意见，确定其是否为合格供货商。l 对于出现产品质量的供货商，视情节轻重，采购部可随时取消其供货资格。6.4 备件的采购l 采购计划批准后，方可采购。l 在采购过程中，采购员要随时掌握供货进度，并检查产品质量，促其按期保质保量交货。l 特殊情况下,若有无法按需用日期采购到的物品或遇到无法完成的采购工作或合同执行过程中出现问题,采购员应及时通知使用部门并向主管领导汇报,以便做出合理安排。6.5 备品备件出入库管理6.5.1 备件入库1、采购部购入新备品备件后，

8、备件库管理员负责核对备件型号、规格、数量、外观质量等，并由技术服务事业部技术人员协助备件管库理员对于可以进行性能测试或加电测试的备品备件进行抽样性能检测，并做好明确的标识，将检验后的合格品与不合格品分别放在合格区与不合格区。检验完后的备品备件，由备件库管理员入库并将测试结果进行记录，签录入库单，登记备品备件名称、型号、序列号、厂商、价格、入库时间等信息。对于检验后不合格的备品备件，由备品备件管理员通知采购人员，进行返厂处理。2、备件验收合格办理入库手续后要及时上架、入帐。3、备件信息系统的数据录入、查询使用统一的备件编码，做到在全系统内对各类备件进行统一描述。4、对录入数据要适时、真实，不得虚

9、报、迟报、瞒报，以保证数据内容的详实、可靠。5、备件仓储期间的维护保养工作，防止备件损坏、变形、老化、锈蚀和防火等工作。贵重备件的库房应正确使用空调器，保持适当的温度和湿度。6.5.2 备件出库1、运维工程师领用备件时，必须凭项目经理签字的备件领用申请单，经备件库主管核对后签字后转交库房领取备件。2、备件库管理员按照备件申请单要求，核对备件名称、型号、规格、数量，并进行出库检测，检测合格后做领用出库记录，办理实物出库手续。3、备件根据 SLA 具体要求，有运维工程师或快递将备件送到项目所在地。7 备件审计1、备件库管理员负责日常性盘点需做到帐、物相符，保证在库备件的可用性，备件的出入库记帐无差错，各类备件无超储。2、备品件定期审计检查工作每季度一次。定期审计检查工作每季度一次。3、审计主要是核对备品备件账务与仓库实物之间“账物相符”情况，如发现盘亏或盘盈现象，应及时按照公司相关制度处理。并由技术服务事业部技术人员协助备件管库理员对于可以进行性能测试或加电测试的备品备件进行抽样性能检测，并做好明确的标识。4、审计结果，经审计人、监督人、主管部门领导等相关人员，签字确认形成审核报告留存。8 备件的销毁对于超过产品线生命周期,运维项目已无需求的备件,经经技术服务事业部确认,公司领导审批，批准后进行销售或报废处置。9 绩效l 备件及时出库率，计算公式：按SLA响应要求及时出库