总经理办公室规范化管理

1、 总经理办公室规范化管理第一节 总经理办公室岗位职责一、总经理助理岗位职责总经理助理的主要使命是协助总经理制订、贯彻落实各项经营发展战略与计划，实现企业经营管理目标，具体职责如表2-1所示。工作大项工作细化表2-1 总经理助理岗位职责1助理工作（1）协助总经理做好战略规划、年度经营计划的制订工作及各阶段工作目标的分解工作（2）协助总经理对与各职能部门进行管理，协调各部门间的关系（3）配合总经理处理外部公共关系（政府、重要客户等）（4）协助起草企业各阶段的工作总结和其他正式文件（5）协助总经理制定公司企业文化和发展战略规划，配合总经理开展企业文化工作2行政工作（1）参与组织企业重大活动（2）就企

2、业经营计划、销售策略、资本运作等向总经理提供相关解决方案（3）撰写和跟进落实企业经营办公会议、专题研讨会议等企业会议纪要（4）协调业务部门间的日常工作关系以及事务处理，召开业务沟通会议，跟踪经营目标达成情况，提供分析与改进意见3其他工作（1）负责企业总经理的日程安排，做好预约工作及其他事务（2）负责总经理办公会等会议的组织、通知、记录等会务工作（3）完成总经理临时交办的其他任务二、总经理办公室主任岗位职责总经理办公室主任在企业中主要承担着上通下达、内外联系及相关的服务与管理职能，其具体职责详见表2-2。工作大项工作细化表2-2 总经理办公室主任岗位职责1办公室事务管理（1）负责企业基本制度和总

3、经理办公室相关制度的建立与完善工作（2）负责总经理办公室费用预算的制定与执行工作2文书管理（1）负责企业重要报告、（半）年度工作总结等综合性材料的组织起草工作（2）负责监督文电、信函、请柬等外来文书的收取、送阅和分发，并负责审核与印发以企业名义印发的公文3会务工作（1）负责总经理办公会议以及年度（半年度、季度）工作会议等会议的组织工作，并负责起草会议相关文件（2）负责股东会、董事会、总经理层议定事项的督办工作4其他工作（1）负责企业印章使用管理和档案的管理、保密工作（2）负责协调各部门间的工作，促进部门间合作，提高工作效率（3）完成总经理临时交办的其他任务三、总经理办公司行政秘书岗位职责总经理

4、办公室行政秘书的主要职责是根据企业各部门的需要，通过行政性支持工作为员工做好行政服务，支持和保障企业战略与发展目标的实现。总经理办公室行政秘书的具体职责详见表2-3。工作大项工作细化表2-3 总经理办公司行政秘书岗位职责1办公室工作协助总经理办公室主任做好总经理办公室的各项工作2文书管理（1）负责来电来文的整理、分类、登记，按领导批示将来电来文分送有关部门并加以催办（2）负责总经理办公室的各类文件和报告的收集、分类、打印、复印、装订、建档3会务工作（1）为总经理参加各种会议准备资料，负责会议报名、会议通知、会务联络、信息反馈等服务工作（2）参加企业重大会议，做好会议记录，并整理归档保存4其他工

5、作（1）负责日常接听电话、收发传真和回复邮件等工作（2）负责公务用机票、火车票的订购，外来客人的住宿安排及公司商务用餐安排（3）完成总经理临时交办的其他任务四、总经理办公室办事专员岗位职责总经理办公室办事专员的主要职责是在总经理办公室主任的领导下，负责日常办公事务的具体执行工作，包括办公用品、设备、档案的管理等工作，总经理办公室办事专员的具体职责详见表2-4。工作大项工作细化表2-4 总经理办公室办事专员岗位职责1规章制度的拟定和执行（1）协助总经理办公室主任做好相关管理制度的草拟工作（2）协助总经理办公室主任制订工作计划并贯彻执行2办公用品管理工作（1）计汇总总经理办公室办公用品和办公设备需

6、求（2）负责办公用品和设备的领取、登记、发放3会务工作根据领导安排，列席各种日常会议，起草会议文件，及时完成会议记录、纪要的整理及下发等工作4其他日常工作（1）负责办公室卫生的打扫工作（2）对企业全体员工的日常工作行为进行监督检查，保证日常办公管理规定的实施（3）完成领导临时交办的其他工作第二节 总经理办公室管理制度一、 公文管理制度下面是某公司的公文管理制度，仅供读者参考。制度名称公文管理制度编 号执行部门第1章 总则第1条 为规范公司公文管理，提高办事效率，特制定本制度。第2条 公司各部门公文收发相关事项均按本制度办理。第2章 公文保密管理第3条 公文保密等级分为绝密、机密、秘密三种，其他

7、为一般文件。文件机密级数由发文部门负责人根据文件内容确定。第4条 绝密文件打印须用专用磁盘，且只能打印一份，由起草人呈送有阅文资格的人员。第5条 机密文件打印须用专用磁盘，按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。第6条 秘密文件由阅文人妥善保管。第3章 公文收发管理第7条 部门相关人员草拟公文应注意以下事项。1. 公文内容须符合国家法律、法规及地方规章。2. 反映客观情况，实事求是。3. 文字准确、精炼，条理清楚，层次分明，结构紧密，用语规范。4. 人名、地名、物名、引文及时间具体、准确。第8条 草拟的公文应经部门负责人审核后方可上报总经理办公室。第9条 总经理办公室及时登记公文，并报公司相关

8、领导审批后打印签发。第10条 各级领导应仔细、认真地阅批公文，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅，需要签署具体意见的应注明。第11条 各级领导对送来的公文要及时阅批，急件应当天给出批复，一般文件应在三天内做出批复。第12条 发文部门应对公司的所有文件进行存档。所有文件原稿（经领导签字）、审核稿件送总经理办公室存档（有领导指示的，还应附批复件）。第13条 收文工作由总经理办公室统一负责。总经理办公室收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，由总经理办公室收回归档。第14条 对于所有公文的发放，公司一定要有登记、签收手续。第15条 公司发文须由总经理办公室统一编号

9、，具体内容如下。1. 以公司名义对外发文，一律 字（ 年） 号。2. 公司监事会发文，用 监字（ 年） 号。3. 董事会发文，用 董字（ 年） 号。4. 其他管理部门的发文，用 字（ 年） 号。第16条 董事会或相关经营管理部门对外发布公文时应按照以下方式办理。1. 董事会对外发文，须经经营办公会同意后，由总经理办公室向外发布。2. 公司相关经营管理部门对外发文，应经经营办公会讨论通过后，由总经理办公室对外发布。公司重大经营决策的公文需经董事会审批后方可办理发文。第17条 红头文件只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等，其他文件一般用公司信笺印发。第4章 附则第18条 本制度

10、由总经理办公室编制，解释权归总经理办公室所有。第19条 本制度自颁布之日起开始执行。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期第三节 总经理办公室管理表格一、发文登记表编号时间名称发文部门份数发往部门方式备注二、发文处理单标题文号时间份数拟稿人核稿人会签签发人收文单位签收人发文时间发文人备注存档时间存档人三、来文登记表编号时间名称部门份数方式处理备注四、来文处理单 来文日期：来文名称来文编号来文部门来文份数处理意见总经理办公室主任签字处理结果（传阅人在此签名）档案编号归档日期归档人五、用印申请表 申请日期： 年 月 日印章类别盖章日期使用部门使用人文件发文号文件名称盖章次数印章保管人使用

11、目的备注部门负责人总经理办公室主任总经理六、印章使用登记表序号印章类别使用原因使用日期数量使用人签名备注1234567891011121314151617181920编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期第三节 日常事务管理表格一、会议申请单 日期： 年 月 日申请人申请部门申请人职位会议名称会议类型会议主持人会议地点会议时间 年 月 日 时 分 时 分 会议目的会议议题（或主要内容）参会人员会议流程使用设备 音响 空调 投影仪 其他 会议预算部门经理意见 签字： 日期： 年 月 日主管副总意见 签字： 日期： 年 月 日备注二、会议议程表会议名称会议类型会议主持人会议记录参会人员会

12、议目的会议发放资料会议议程时间议题发言人发言时间其他事项参会人员签字意见及建议备注三、文件目录清单文件标题文件类别 规范类 规格类 标准类文件号文件名称版本页数日期备注12345678910四、文件发放清单日期文件编号文件名称版次数量领用人领用部门补发经手人备注五、文件回收清单文件名称文件编号回收页次/全部经办人回收部门数量/页次回收日期人员签字六、文件作废申请单文件名称文件编号作废页数申请作废部门作废原因申请人日期申请部门主管日期需回收数量分布部门数量文件管理部门主管日期备注七、档案存放备查表 楼 层 房间柜位号全宗号全宗名称案卷目录号案卷目录名称目录中案卷起止号数 柜 栏 格 柜 栏 格

13、柜 栏 格 柜 栏 格 柜 栏 格八、归档案卷目录表卷宗号： 目录号： 部门：案卷顺序号立卷类目号案卷标题起止日期卷内张数保管期限备注九、文件档案明细表保险库号柜位号拟存至日期部门文件名称类别入库日期出库日期收件人签收年月日年月日十、档案调阅记录单编号： 日期： 年 月 日文件类别文件名称内容概述调卷部门调阅人调阅用途调阅期限自 年 月 日起至 年 月 日止，计 日原收入编号借出日期档号归还日期备注保管人签章核准人： 主管： 注：本单一式两联，第一联于案卷退还后由档案室退还调卷人，第二联留存档案室备查。十一、调阅档案催还单 同志：您所调阅的下列档案还期已逾，为方便他人使用和管理，请将调阅档案于 月 日前送还。 综合管理部档案室 年 月 日档号文号名称借期送还期数量备注宗册十二、机密文件保管备查簿归档日期原文件编号内容摘要经办部门档号预计保存期限份数备注副本影本十三、作废档案焚毁清册焚毁时间档号收文号发文号简由档案起迄年月十四、违法违纪监察处分表姓名年龄性别职务部门送交本人时间处分具