以减员增效为目标的档案管理工作创新(1)

1、 立项登记号：企业管理现代化成果报告项目名称：以减员增效为目标的档案管理工作创新申报单位： 第一采油厂档案室 项目负责人： 陈 俊 主要参加者：赵富华 吴福武 杨菊实施起止日期：2013年1月 1日2013年12月31日 申报日期： 2014 年 2 月10 日 河南石油勘探局制成 果 简 介第一采油厂档案管理工作肩负着各类档案案卷登记录入、入库保存、归档借阅、编研利用等任务，存在缺乏档案专业人才，人员平均年龄较大、新来人员待遇较低，岗位设置不合理、工作分工太细，档案管理人员思想观念滞后，档案管理工作成就感不强等问题，影响了“打造高标准、高质量档案管理”的档案管理目标的实现。为此，我们立足于第

2、一采油厂精细化管理的背景，分析目前档案管理队伍现状，找出队伍运行中存在的症结，提出了“以减员增效为目标的档案管理工作创新”的课题，从优化队伍结构、开展相关业务培训、量化考核、轮换档案管理工作四方面着手，使精细管理融入档案管理工作流程的每一个环节，加强了档案人员的主动性和能动性，提高了工作效率，节约了人力成本，提供了技术支撑，消除了安全隐患，为第一采油厂做出了应有的贡献。以减员增效为目标的档案管理工作创新一、单位概况第一采油厂档案室成立于1981年，有一整套系统完善的档案管理制度，是一个独立的档案管理部门。现有职工7人（含2014年上半年即将退休的2人），分管文书、化验、科研、财务、基建、井史等

3、档案资料，肩负着各类档案案卷登记录入、入库保存、归档借阅、编研利用等任务。以“打造高标准、高质量档案管理”为目标，目前较好完成了所有的档案管理工作。二、选题依据及背景从档案管理队伍现状看，当前第一采油厂档案管理工作正处在一个创新、改革的重要阶段，信息化创建格局初成，队伍建设呈现以下主要特点： （一）缺乏档案专业人才。在7名专职档案人员中，具有档案管理专业本科学历的只有一名，其余人员来源均是半路出家的五大生，导致这一现象存在的根本原因就是长期以来，档案工作给人的印象就是资料抄抄、存入库房，只要把档案管好，不丢不坏，别人要什么能找到就行了，似乎任何人都可以从事这项工作，档案资料长期处于一个“说起来

4、重要、干起来不要”的尴尬局面。（二）人员平均年龄较大，新来人员待遇较低。退休人员逐年增加，正值新老人员交替之际，由于受“论身份、惟资历、惟文凭、惟职称”等用人观念的制约，致使人员工作积极性不高，存在谁的工资高谁该多干活、拿钱少就少管事的错误认识，加上新来人员在基本薪酬方面与之前工作岗位相比差一大截，报酬不仅是一种谋生手段，更是一种自我满足和自尊的需要，工资待遇偏低使得个别职工有能力也不愿全部施展出来。（三）岗位设置不合理，工作分工太细。档案管理工作所创造的都是间接效益，不像生产运行节约成本那么明显直接，在评职称时就处于弱势。档案分类负责过细、工作责任划分太清，出现一人休假时人员协调困难，矛盾较

5、大，影响了效率和效益的提高。以基建资料为例，7月份负责人员休年假，基建工程部急需查阅某施工项目的所有资料，只能进入库房一个一个筛选，花费时间较多，影响了工作效率。（四）档案管理工作成就感不强。从目前档案管理工作的现状来看，首先“任何人都能干”的传统认识，就容易构成对个体尊重需求的挑战。其次，档案工作者每天的工作内容琐碎、枯燥乏味,不容易形成有影响力的成果。一年到头辛辛苦苦地工作，年终总结时却发现只做了一些操作性工作，技术含量不够高，工作的成就感也不够突出。（五）档案管理人员思想观念滞后。表现在重保管，轻利用。第一采油厂档案室每年收集、整理各门类档案约0.5万卷，对于实际工作中需要哪方面的档案材

6、料，以及档案工作是否适应当前形势发展需要等，档案管理人员却知之甚少，更谈不上档案工作如何去主动超前服务于企业。，使得大量丰富的档案信息资源“锁在深宫无人识”，档案室与利用者之间存在着一条无形的利用屏障，近于封闭式的档案管理模式成为制约档案开发利用的瓶颈。为确保档案工作减员不减效，亟需创新队伍建设，及时调整工作思路和方法，使档案工作在不断创新中得到更大的发展。三、概念与内涵以减员增效为目标的档案管理工作创新，是指立足于第一采油厂精细化管理的背景，分析目前档案管理队伍现状，找出队伍运行中存在的症结，从优化队伍结构、择优录用人员；开展相关业务培训，加强档案管理队伍的素质锻炼和培养，提高综合素质；量化

7、考核，建立优胜劣汰的用人机制；轮换档案管理工作，做到一人多岗、一岗多能，共四方面入手，使精细管理融入档案管理工作流程的每一个环节，减人不减效。四、主要做法（一）优化队伍结构，满足人文要求。要做好新时期的档案管理工作，就要重视档案管理队伍建设，努力营造培养、吸收、用好人才的良好环境，而合适的体制机制和制度，还必须有合适的人来执行和落实，档案管理人员的文化高低直接影响着档案的质量，要提高档案管理人员的思想道德素养，使他们具有爱岗敬业、为社会服务的意识，因此把好进口关，根据档案工作的实际需要引进、招聘有一定文化层次、有相应知识基础、良好的职业道德的人员。近年新进人员时就设置三个月试用期，考察是否具有

8、敬业精神及严谨的工作作风。（二）加强信息化培训，提高查阅速度。由于档案管理人员大多均是半路出家的五大生，上级领导看此现状，非常重视档案专业理论的学习，加强信息化培训，多次组织参加学术经验交流，在教学内容上，加强电子文件与档案管理内容的培训，提高档案人员应用信息技术管理档案工作的能力，以便在有限的工作时间内提高工作效率。2013年10月下旬，特邀局档案馆馆长和专业老师针对档案管理软件的录入及利用进行为期两天的信息化培训，特别针对重大项目的基建资料进行仔细讲解，使我们清晰了档案人员如何介入到项目管理中，以及施工进行到什么阶段要负责把关什么资料，此次培训，效果显著，为年底迎接中石化档案专业验收组对江

9、魏输油管道井魏段改造工程这一重大项目的验收奠定了良好的基础。2013年先后派人去北京、徐州参加会议学习，2013年局档案系统开展技术大比武，一名同志取得了全局第二的好成绩。（三）量化考核，建立优胜劣汰的用人机制。在现阶段，在一个相当长的时期里，还不能把企业发展的希望完全寄托在个人的良心发现和觉悟提高上，关键需要制度约束，其之一是激励制度的约束。人们需要精神激励，但更要采取多种举措实行物质激励，并使其同强有力的约束有机结合起来。尤其在当前工资收入总体水平不高、差距不大的情况下，其激励作用甚至更重要。同时要进一步完善和改进福利政策，员工福利和工资收入同等重要。只有改变现有的定性考核多,定量考核少,

10、 年终评先轮流坐庄，这种粗放的考核现状，才能适应形势的发展，最大限度挖掘职工的潜力。 在考核时一方面要公平，严格按照评先制度执行，保证档案工作人员在职务晋升、职称评聘、福利待遇等方面享有与其他岗位平等的权利，保持骨干队伍的稳定；另一方面，要加强职业危机教育，建立日常的考核机制，充分调动档案人员的积极性和创造性，促进企业档案管理工作的良性循环。在考核内容方法上执行要素分解法,对德、能、勤、绩四个方面的考核内容进行要素分解,并细化、量化，像标杆指标一样确立标杆值，增加可操作性。将考核分为“德能考核”与“勤绩考核”两个大项进行。将德、能考核放在年终进行,将勤、绩考核放在平日,最后将德、能、勤、绩四项

11、得分相加,得出其考核总成绩，也为年底评选A类员工提供了数据支撑。在激励机制方面，主管领导重视档案工作，积极与多方沟通提高档案室待遇，与辅助生产科室人员享有相同的效益工资系数，也会在一定程度上鼓励工作积极性，减少人才的流失。（四）轮换档案管理工作，实现一人多岗、一岗多能。首先，进一步优化档案室队伍结构，重能力、轻文凭，使其年龄结构更加合理、专业知识和管理经验更能优势互补。其次，工作范围轮换制。档案管理工作本身比较枯燥，要求各项资料在规定的时间内录入计算机系统，在借阅时可以快速检索到，并方便利用。为了避免出现一人休假，借阅资料时满库房查找的繁琐局面，需要人人都掌握各项档案资料，争当“多面手”，为此

12、实行档案管理工作一年一轮换的大推磨制。个人管理的档案到年底总结工作量时必须清楚明了，才能交接到下一任，不仅督促了工作进度，更遏制了工作拖沓的老作风。轮换档案管理，盘活了现有人力资源，激发个人潜力，达到快速高效的完成工作。通过把好进口关、加强信息化培训、量化考核、轮换管理，大大调动了工作积极性，以前十多分钟才能借阅到一本资料，现在一分钟就做到了，实现了5人7人的工作效果。五、实施效果第一采油厂档案室创新队伍建设，加强了档案人员的主动性和能动性，提高了工作效率。（一）改变查阅方式，提高了工作效率建立完备的档案检索体系和数字化档案，改变了以往传统的手工查阅方式，运用计算机技术管理档案，实现档案管理的

13、现代化。计算机目录检索系统主要通过建立目录数据库来实现，即将案卷目录、卷内文件目录输入数据库，实现档案目录的自动化管理；而数字化档案则是将检索和利用合二为一，通过建立全文数据库，将所收集的档案全文（包括文字、图像、数据、代码）进行数字化处理，并把档案全文信息输入数据库，利用者只要一点鼠标即能方便快捷地查找到需要的所有相关档案信息。在2013年开展公用房房产办证工作过程中，面对大量前来借阅、复印档案材料的矿级单位，档案人员不怕麻烦，耐心细致，认真查找提供每一份档案，在一月时间内，接待借阅人员50多人次，调阅档案200多卷，提供复印件及相关证明材料350多份。档案工作人员热心服务，为第一采油厂发展

14、做出了贡献。全年各项档案资料借阅次数有950次，进库房查询资料时间单次减少10分钟，合计节约S1 =950次×10分钟=158小时/年。（二）减少工作人员，节约了人力成本在工作量丝毫没有减少的前提下，由7名专职档案管理人员减为目前的5名，轮换负责各项档案资料，实现减人不减效，年节余人工成本S2 =（7人-5人）×6万元=12万元/年。（三）提供技术支撑，确保了油井投产开展档案信息编研，使“死档案”变为“活档案”。通过利用编研材料，达到少走弯路、降低成本，提高工作效率的目的。利用档案给老井复查提供了大量依据，缩短了投产时间，全年为23口老井复产提供了组合图、地质报告等资料。通过