行政制度与公文(集团统一版)

1、集团行政管理部集团行政管理部 刘闯刘闯入职培训行政行政管理职能行政管理职能行政管理制度行政管理制度雅居乐的公文雅居乐的公文(特点特点)行政管理职能什么事来找我们，我们为您做些什么？什么事来找我们，我们为您做些什么？集团行政管理部集团行政管理部后勤办后勤办企管办企管办档案办档案办法务办法务办文秘办文秘办1234总务与资产总务与资产文秘档案文秘档案内部管理内部管理法律事务法律事务内务部内务部参谋部参谋部后勤部后勤部书记处书记处行政管理制度遵守制度让您更自由遵守制度让您更自由后勤管理文秘保密档案廉政要求法务(不介绍)工作秩序行政制度（五类）行政制度（五类）工作秩序工作秩序l办公纪律及行为规范办公纪律

2、及行为规范l办公楼出入管理制度办公楼出入管理制度l车辆管理制度车辆管理制度l办公用品管理制度办公用品管理制度l电话通讯系统管理规定电话通讯系统管理规定l出差管理制度出差管理制度l会议管理制度会议管理制度l印章管理制度印章管理制度办公纪律及行为规范员工形象管理员工形象管理l着装要求：上班时员工仪表应保持整洁、大方、得体。特殊部门如销售部，公司有统一着装要求，按具体着装规定执行。 上班时间内员工严禁穿超短、超薄、露胸、露腰（背）的衣（裙）严禁穿背心、短裤和拖鞋。l语言要求：语言文明，禁忌粗话、脏话，多用礼貌用语。l尊重上级，关心同事，切勿在公共场合顶撞、辱骂上级和同事。日常制度一办公室工作秩序办公

3、室工作秩序l上班时间内，公司员工应坚守工作岗位，不得串岗、闲聊；因工作原因需要进入其他办公室，必须先轻敲门，征得同意后方可进入。l员工应保持办公室肃静，不要聊天、高声喧哗。l上班时间保持良好的精神状态和精神面目，切勿在办公室打瞌睡。l上班时间一般不允许打私人电话。l如有宾客来访，必须在前厅等候，问明事由后，再到指定场所洽谈 。办公区域管理办公区域管理l不随地吐痰，不乱扔果皮纸屑；l保持办公区域的整齐有序，个人办公桌面的整洁，物品不得乱摆乱放。l不在办公室吸烟；l不在桌面、隔屏、墙壁、门窗等处乱刻乱贴、乱写乱画；l不在办公室和公共场所放置有异味或其它污染空气的物品；l保持空气流通，并保持适宜的温

4、度、湿度；勿随便调节空调温度。l公用设施日常的运行管理由专业人员负责，严格执行操作规程，并进行日常的维护和定期的检查保养。各部门公用设施的使用出现故障，应及时通知行政部（办）派专业人员进行维修。l办公环境清洁频率表l办公楼检查制度 办公楼出入管理制度l员工进出办公大楼须佩戴工作证 ；l携带公司物品外出，须凭部门负责人和行政部共同签署的“物品放行条”，接受保安查核；l非紧急逃生、抢险、拯救等原因,严禁任何人员未获行政部准许使用走火通道进出，违者予以解雇处理。 l 任何人员不得携带易燃、易爆、 利器等危险物品进入办公大楼。 日常制度二l员工下班后非加班原因原则上不允许进入大楼，如遇特殊情况需进入大

5、楼须说明理由并获值班人员准许经登记后方可进入，但逗留时间不得超过15分钟。 l员工夜间加班进入大楼或者下班后未离开大楼直接加班者，需凭部门主任（或以上人员）签署生效的加班申请单，在总台登记加班 。l离职人员进入办公楼须履行外来人员登记管理程序。车辆管理制度（用车管理）日常制度三l提前填写派车单，单程超过250公里提前三天，250公里以下的提前一天下午14：00前申请；l派车单由部门负责人审核后，交行政管理部门审批，然后交前台调派车辆；l集团本部的车辆调度于每天下午15：00公布在网站上（http：/ ） ，申请用车时先查看车辆调派情况；l除行政级，一人不派车。办公用品管理l办公用品领用标准l办

6、公用品领用一律按以旧换新的原则领取。 l计划以内的办公用品由部门派人于每月上旬一次性领用到位。计划外的领用，限每周一下午到行政部办理。 l凡申领用办公用品,必须填写领用申请单，经部门负责人审核，送行政部（办）主管（或主任）审批，方可领用。 l员工离职或调职，必须交回所领取的非损耗品类办公用品，遗失照价赔偿。 日常制度四电话通讯系统管理规定电话礼仪：l电话铃响三声之内接听；l讲电话语气平和，吐字清晰，拨打电话先报上自己的姓名单位；l接听电话第一句说“您好，XXX部门”；l通话结束待对方收线再放下话机；l遇对方找人不在，主动留口讯。l接到找公司高层管理人员的来访电话，转给相应的秘书/助理处理。日常

7、制度五电话使用：电话使用：l长话短说，不闲聊漫谈；l不得使用公司电话拨打声讯台、私人长途，不得长时间拨打市内私人电话；l经行政办核对话费清单，如有非公务电话，发函通知财务从通话人的工资中扣除通话费；l无开通长途功能的电话，使用人如工作需要拨打长途，一律通知总机接线员拨通后转至通话人；l电话配置标准出差管理制度l员工长途出差(指超出珠江三角洲以外地区，不能当天往返的)必须履行出差审批手续；短途出差（指珠江三角洲地区以内以及公司各分公司/项目之间的公务往来）不须进行出差审批手续。 l长途出差审批，按以下办法执行： 由派遣出差部门填写“出差申请表”一式二份，递请核准后，一份送人力资源部（行政人事部）

8、登记出差日期，一份由出差人凭以预借或报支差旅费。（差旅费标准）日常制度六出差审批出差类别出差类别 审批人审批人部门部门负责人负责人项目总项目总经理经理中心中心副总监副总监主管副主管副总裁总裁项目督导级以下三天内出差项目部门经理出差及督导级以下超过三天的出差集团本部督导级以下员工出差集团本部部门经理出差副总经理/副总监出差国外出差印章管理l刻章审批 集团公章、项目公章、财务章需集团审批 部门章项目审批l盖章审批l印章保管 项目每半年将印章档案、汇总表交集团行政中心l印章档案M日常制度七会议基本要求：l公司各类会议要务必做到切合实际需要，做到会前有准备，会议目的、议题明确，会上有效率会后有决议，执

9、行会议决定事项有结果；l会议决议实行少数服从多数、局部服从整体、下级服从上级的原则，会议未决议的事项和不同的意见，不得在会外宣扬。 会议管理制度日常制度八各类例会例会名称召开频率参加人员统筹部门高层管理人员会议每季度1次行政五级以上行政中心集团本部例会每月1次本部部门负责人行政中心系统例会每月1次系统部门负责人各管理中心项目例会每月1次项目部门负责人 项目行政人事部部门例会每周1次部门全体员工部门会议纪律：l严格按会议时间参加，不得迟到、早退。l遵守会场纪律，保持安静，关闭通讯工具或设为振机状态。l对公司举办的各类大型会议或公共活动，应注意个人形象，穿着整齐。原则上，男士要着西装打领带，女士着

10、套装。 会议组织：会议组织：l每年初制定例会计划； l例会常规议题：工作通报汇报、工作部署、研讨、工作沟通协调。l视频或电话会议应提前1天通知参会人员，于会前10分钟做好设备接入准备。l电话会议接入方式详见会议室操作指引l开会方式优先选择视频会议，能开视频会议不开电话会议，能开电话会议不开现场会议。 会后处理：会后处理：l各类会议都应做好会议记录。重要的会议和涉及多部门或全局性的会议，就会议主要精神和成果形成纪要文件，经主持人签署，于三天之内发出。l有效落实会议决定事项，贯彻实施会议精神。会议决议的有关事项的督办，一般由主办单位和部门负责督办。 l公文l公司网站：lOA平台：l电话通讯系统l工

11、作联系单l会议附三附三 税集团正式沟通途径税集团正式沟通途径文秘保密档案文秘保密档案l文控管理制度文控管理制度l公文处理制度公文处理制度l保密制度保密制度l接受媒体采访规定接受媒体采访规定l档案管理制度档案管理制度(不介绍不介绍)制度文件控制程序l制度文件发布、保管 行政管理部门受控文件登记 l文件使用 确保不持有、有使用作废或失效文件l离职移交 日常制度九集团管理制度行政管理部营运管理手册人力资源部营运管理手册企业文化部营运管理手册资讯技术部营运管理手册财务中心营运管理手册综合管理部营运管理手册预算部营运管理手册监控部营运管理手册材料部营运管理手册行政管理人力资源管理企业文化工作资讯技术管理

12、财务管理合同成本管理工程预结算管理工程施工管理材料采购管理附一附一 制度体系制度体系集团管理制度规划设计部营运管理手册装修部营运管理手册物业中心营运管理手册营销中心营运管理手册商业拓展部营运管理手册投资部营运管理手册企业传讯部营运管理手册规划设计管理装修设计管理物业管理营销管理商业拓展管理项目投资立项管理企业传讯管理l审批流程雅集20072号文件 经营审批（财务和人事） 业务审批（行政管理、人力资源、资讯、预算、工程监控、采购）l业务流程营运管理手册 附二附二 流程体系流程体系公文管理制度l公文类别、公文写作（略）；公文类别、公文写作（略）；l公文格式公文格式l公文处理公文处理日常制度十下一部

13、分再介如下一部分再介如接受媒体采访规定l可代表公司接受媒体采访的员工：行政五级及以上管理人员l代表公司接受媒体采访的程序：须填写媒体采访申请表、采访提纲，按规定进行审批。l员工凡未经审批代表公司接受媒体采访或发表言论，视情节及影响给予记过或解雇处分。 日常制度十一保密制度保密范围：保密范围：l公司重大决策；l尚未付诸实施的经营战略、规划、项目等；l核心技术（设计方案图纸、营销策划方案、技术标准、作业标准等）；l合同协议、可行性报告、重要会议记录；l财务预决算报告、财务凭证、帐册、报表；l统计报表、审计报告书；l员工档案、工资、劳务收入资料；l其他应当保密的事项。日常制度十二设计方案设计方案/图

14、纸图纸公司重大公司重大决策决策/战略战略核心技术核心技术合同协议合同协议财务报表财务报表客户客户/业主业主资料资料员工档案员工档案/工资工资管理制度管理制度/作业标准作业标准保密保密范围范围密级：绝密绝密l直接影响公司直接影响公司 权益及公司发展权益及公司发展的重要决策文件的重要决策文件资料、核心技术资料、核心技术资料资料l保密期限为永保密期限为永久久 机密机密l财务报表、设财务报表、设计图纸、公司经计图纸、公司经营情况等营情况等l保密期限为长保密期限为长期期秘密秘密l管理制度、人管理制度、人事档案、合同协事档案、合同协议、重要会议纪议、重要会议纪要等要等l视实际情况确视实际情况确定保密期定保

15、密期保密措施：l文件资料处理：标明密级l密级资料非经上级批准，不得复制l密级资料存放l业务中需提供保密资料，需请示上级主管领导；l不准在私人交往通信中泄露公司秘密l不准在公共场所谈论公司秘密l没有得到公司授权许可，不得向新闻媒体透露公司情况；l个人工资属保密范畴。廉政要求廉政要求l廉政制度廉政制度l任职回避制度任职回避制度廉政制度l严禁向业务单位索取或暗示提供好处（钱物、宴请等 ）l严禁接受业务单位的红包、回扣、中介费及礼金、礼品、样板、赠品等。 l严禁贪污、挪用、拖欠公款。 l严禁公司员工从事兼职，尤其是与公司业务和本人业务相关的职业。 l严禁将公司财物占为已用，不得将公司车辆、设备、工具等

16、物资作私人用途。l严禁利用职务之便营私舞弊，例如假签证、虚报工程预决算数据、虚报财务数据等日常制度十二职务禁止条款职务禁止条款l员工凡有收到来自业务单位的非正常收入，包括（但不限于）礼金、礼品、有价证券、优惠等务必向公司如实申报（五十元内）或上缴（超出五十元），由公司统一进行处置，否则视为违规。l凡属于业务单位以其单位名义向公司及相关人员礼节性赠送日历、刊物等形象宣传印刷品，当事人在不便拒绝的情况下可以接纳，但如果数量或价值较大，同样须按上条执行。 非正常收入处理非正常收入处理任职回避制度（1）属于任职）属于任职/公务回避范畴的亲属关系：公务回避范畴的亲属关系：l夫妻关系夫妻关系l直系血亲关系

17、直系血亲关系l三代以内旁系血亲关系三代以内旁系血亲关系l近姻亲关系近姻亲关系日常制度十三l不能有直接上下级关系；不能在同一部门任职；l公务回避：财务、审计、用款、采购、工程监控、招聘、奖惩等公务活动，涉及亲属关系的，必须回避；不得参与调查、审核或施加影响；（2）回避原则：）回避原则：后勤管理后勤管理l员工宿舍管理制度员工宿舍管理制度l员工食堂管理制度员工食堂管理制度l员工班车管理制度员工班车管理制度宿舍管理制度l各宿舍水、电、气、燃料费由员工个人承担，宿舍公共区域部份的水电费（包括走廊、梯灯、厕所、娱乐室等）由公司承担。 l宿舍维修费用，属人为损坏的，维修费用由当事人承担，无法追究当事人责任则

18、由房间住宿人员分担；属自然损耗的维修费用由公司承担。l员工入住后，未经行政部（办）批准，一律不得私自调换房间或床位。l保持宿舍区的安静，不得在宿舍区喧哗、追逐打闹等。 日常制度十四l严禁在宿舍酗酒、打架、聚众赌博或从事其他违反国家法律法规和当地政府禁止的活动，违者严加处罚，并送治保部门或公安机关处理。 l员工不得私自带人留宿，如有亲属来探亲确需留宿，必须经行政部（办）负责人批准，并按规定办理有关手续。留宿时间原则上不能超过三天。 l宿舍卫生检查评比宿舍卫生检查评比 管理部门每月对宿舍内务进行检查评比，不合格的宿舍限期整改。对屡教不改的宿舍，宿舍管理部门将强制安排钟点清洁，由此产生的费用由有关宿

19、舍成员均摊，并从当月工资中扣除。食堂管理制度l新入职员工,需进行体检，在确认无传染病后，方可在食堂就餐。在职员工如患传染疾病，不得使用公用餐具。l员工离职，由人力资源部（人事部）向行政部（办）发出通知，行政办收回其饭卡并统计用餐数后，报财务计算费用。 l使用公共餐具不得带出食堂之外，同时食堂禁止使用一次性餐具，确有外带饭菜需要的员工应自行准备便于外带的非一次性餐具，并自行清洗。 日常制度十五员工班车管理l班车线路班车线路 三乡至石岐、三乡至珠海：每个工作日 三乡至广州：每个周未l乘车证办理条件乘车证办理条件 凡家住石岐、广州或珠海的员工，提供该相应城市镇区的房产证、身份证（身份证地址须为非学校

20、集体户口地址）/户口本、暂住证。日常制度十六l广州方向班车规定广州方向班车规定 a.往返广州的员工先在考勤处登记，然后于周六上午9：00-10：00之间，到行政管理部指定专人处领取乘车票。(可委托同事办理)。 b.领取乘车票后若临时改变行程，务必提前致电集团前台值班人员取消乘车。 c.未作登记，不发给乘车票；无票司机可拒绝乘车。领取乘车票不乘车且不通知取消，公司将取消乘车资格。 l班车满员的处理原则班车满员的处理原则 出现乘车人数超过班车限载人数的情形，不论何种方向班车，均优先安排持乘车证员工乘车，然后再先后顺序安排临时乘车员工。其中临时乘车的先后顺序，广州方向班车按登记先后顺序，石岐、珠海班车按排队上车顺序认定。雅居乐公文雅居乐公文独到之处雅居乐公文独到之处独有公文格式常用公文种类雅居乐公文雅居乐公文(独有独有)公文发布途径雅居乐常用公文种类雅居乐常用公文种类l通知：适用于传达上级指示，推行管理制度，要求下级执行、办理或者需要知道的事项，批转公文、任免聘用管理人员等。l函：适用于不相隶属单位之间互相商洽工作、询问或答复问题；向有关主管部门请求批准等。l会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。l请示：待办或拟