总部制定一般物资采购供应业务流程

1、1.4 一般物资采购供应业务流程、业务目标1经营目标1.1建立“统 管理、统 采购、统 储备、统 结算”的物资 采购供应管理体制。1.2按质按量按时和经济咼效地满足生产建设物资需求。1.3追求物资采购性能价格比最优和总成本最低。2财务目标2.1资金支付安全，减少资金占用。2.2采购与付款的会计核算真实、准确、完整。3合规目标3.1物资采购竞争有序、过程公开、行为规范，符合国家法 律法规。3.2.二、物资采购合同符合合同法等国家法律、法规和股份公司 内部规章制度。业务风险1经营风险1.1分散对外采购，不能形成整体和批量采购优势，造成采购资金浪费和流失。除原油、成品油以外的物资统称一般物资1.2物

2、资需求计划不准确、不及时，变更频繁，不能有效满 足生产建设物资需求。1.3物资采购供应不及时、采购物资质量不能满足生产技术要求 ,影响正常生产建设。1.4 指定和变相指定供应商，造成经济损失，滋生腐败。1.5 对供应市场行情缺乏了解、跟踪、分析和研究，导致采 购性能与价格比不合理。1.6 分（子）公司层层设库、重复储备 ,致使库存资源不能共 享、储备资金占用大、仓储费用高。1.7 合同对买卖双方的权利、义务和违约责任等表述不清，或未经审核，变更合同条款，导致经济纠纷和经济损失。2 财务风险2.1 资金分散使用，付款时间、方式、金额不恰当造成资金 效益的流失。2.2 多记、错记、漏记物资入库或应

3、付账款，导致财务数据 不准确、不完整。3 合规风险3.1 制度不健全或有漏洞，执行制度不到位和监督考核不力 导致采购供应管理发生违纪违规问题。3.2 物资采购合同不符合合同法等国家法律、法规和股份公 司内部规章制度的要求，造成损失。三、 业务流程步骤与控制点1 物资供应职责界定1.1 股份公司物资装备部（以下简称物资装备部）负责对大宗通用重要物资实施总部集中采购，对各分（子）公司物资采购供应实施监管。物资装备部审批分（子）公司 所需的进口物资，按照一般物资采购范围的划分委托中 国石化国际事业有限公司进行采购。1.2 各分（子）公司授权一个物资供应部门对物资计划、供 应商、价格、质量、储备等实行

4、归口管理，对生产建设 物资实施集中采购，实行供应与管理结合。1.3 物资供应部门实行计划、采购、质检、合同审核、货款 支付等环节相互监督的分段管理模式。2 物资计划编制与审核2.1 分（子）公司须明确各类物资需求计划的审核部门，根 据权限审核物资需求计划，审批后的物资需求计划立即 提报物资供应部门。2.2 分（子）公司物资需用单位根据生产建设需要及时、准 确编制并审核物资需求计划，准确描述所需物资名称、 规格、数量、技术质量标准与要求、交货时间等要素， 保证合理采购周期。年度需求计划中生产用原辅料计划 须至少提前 60 天、检修物资计划须提前 120 天提报， 季度计划须提前 30 天提报，

5、月度计划须提前 15 天提报 , 其中长周期关键设备应根据合理的制造周期及早提报； 工程建设物资需求计划按照施工网络进度控制图相应提 前提报，准确率达到 95 以上。2.3 物资需求计划提报单位提报计划时不得指定供应商，对 独家代理、专有、专利等特殊产品应提供相应的资料， 履行审批程序。2.4 物资供应部门计划人员依据已经审批的物资需求计划先 综合平衡利库后，及时编制物资采购计划 ,并按规定权限 逐级上报审批。3 采购渠道的确定与控制3.1 物资装备部组织分（子）公司对供应商进行评估、优选， 建立一级供应商网络；分（子）公司物资供应部门负责 对一级供应商网络没有包括的物资品种建立二级供应商 网

6、络，由分管副经理审批后，报物资装备部备案。3.2 总部直接集中采购物资在总部直接集中采购供应商名单 内选择供应商，特殊情况报物资装备部主任审批。总部 组织集中采购物资在总部组织集中采购供应商短名单内 选择供应商，特殊情况报物资装备部分管主任审批。其 它物资在一、二级供应商网络范围内选择供应商，特殊 情况必须报分（子）公司分管副经理审批。3.3 物资供应部门按照公开、公平、公正和竞争的原则，择 优确定交易供应商。需要签订技术协议的，由物资供应 部门牵头组织技术谈判，设计、生产、技术、机动等部 门对技术文件进行审核确认。3.4 物资供应部门建立动态、电子化的供应商考核台账，从 价格、质量、交货期、

7、售后服务等方面对供应商进行动 态量化考核。4 采购价格确定与控制4.1 物资供应部门按照性价比最优和总成本最低的原则，采取协议采购、招标采购、询比价采购等方式，科学理性 地确定采购价格。4.2 物资装备部分析研究大宗通用重要物资的成本构成与市 场价格变动趋势 ,定期发布采购指导价格。分（子）公司 物资供应部门不得突破物资装备部发布的采购指导价 格，特殊情况需报物资装备部批准。4.3 分（子）公司建立采购价格数据库，作为采购价格的控 制依据。物资供应部门至少每月开展一次主要物资的市 场供求形势及价格走势商情分析，并形成报告。5 采购合同签订、审批与执行。5.1 物资供应部门根据确定的供应商和价格

8、， 拟订采购合同， 准确描述合同标的物、数量、价格、技术质量要求、交 货期、运输方式及保险责任等条款，明确双方的权利、 义务和违约责任。5.2 合同签订人按照规定权限和经法律事务部审定的标准合 同文本与供应商签订物资采购合同。5.3 物资供应部门按照采购合同中确定的主要条款，跟踪监 督合同按期执行 ,对异常情况要出具书面报告并提出解 决方案。6 采购质量控制6.1 物资供应部门对长周期重要设备、材料组织实施过程监 造，确定监造方式，签订监造协议，落实监造责任人。6.2 物资供应部门、质量检验部门根据确定的范围，组织对 到货的必检物资进行质量检验，判定质量状况，出具质 量检验报告书；对验证放行的

9、物资，检查质量保证书或 合格证等证明文件，并登记留存。仓储保管人员对符合 合同要求的合格物资办理验收入库。6.3 直接运抵现场的物资由物资供应部门、质量检验部门、 需用单位的有关人员现场验收，办理交接手续，并签字 确认。6.4 经检验不符合合同约定质量技术要求的物资，按照规定 办理让步接收、退货、索赔等事宜。7 采购资金使用和控制7.1 股份公司和各分（子）公司采购资金由物资供应部门集 中使用，财务部门统一结算。股份公司总部直接集中采 购货款，委托中国石化集团财务有限公司实行内部转账 结算。7.2 采购资金支付由采购人员填制付款申请单并附采购合同 及合同履行与结算申请表等付款凭据，按规定权限

10、审批后提交财务部门，财务人员核实无误后付款。7.3 对企业生产建设有重要影响的紧缺物资，可以采取预付 款等方式优先安排采购资金。预付款、分期付款等特殊 付款方式按权限和财务有关规定审批。业务经办人员和 财务人员对预付款跟踪负责， 预付款参见 7.1 应收款项 管理业务流程控制点 3.2 。8 储备管理与控制8.1 对必须储备的物资，物资供应部门组织制定合理的储备 定额，并结合物资需求和市场行情定期进行优化调整。 物资储备必须严格按储备定额执行。8.2 分（子）公司物资供应部门组织生产、机动、技术等部 门和物资需用单位， 至少每半年开展一次库存动态分析， 内容包括造成物资积压的原因、提出直接利库

11、和改制代 用等处置意见及防范措施，并形成报告。8.3 物资装备部确定总部集中储备和区域联合储备的物资范 围，分（子）公司对范围外物资实行一级储备，统一储 备率达到 80% 以上。8.4 物资装备部在电子商务和 ERP 系统上建立库存信息共 享平台，对分（子）公司库存物资调度调剂使用。9 绩效评价、考核与监督9.1 物资供应部门每季度开展一次针对需求计划、 采购渠道、 采购价格、采购质量、采购成本、合同签约与执行情况 等物资采购供应活动专项分析，形成分析报告。9.2 物资装备部对各分 （子 ）公司实施季度物资供应管理绩效 考核；分（子）公司要将物资需求计划管理、供应商管 理、储备管理等关键指标纳

12、入经济责任制考核，奖惩兑 现。对需求计划提报不准确、不及时，造成物资积压或 影响生产建设的，追究提报单位和审核部门责任。9.3 审计、监察部门每年至少开展一次物资采购供应专项审 计和效能监察，重点对指定采购、上网采购、采购渠道选择、采购价格、采购质量等进行监督四、业务流程图表控制点适用单位不相容岗位控制点分值监督检查方法1.物资供应职责界定1.1股份公司物资装备部（以 下简称物资装备部）负责对大 宗通用重要物资实施总部集 中采购，对各分（子）公司物 资采购供应实施监管。物资装 备部审批分（子）公司所需的 进口物资，按照一般物资采购 范围的划分委托中国石化国 际事业有限公司进行采购。物资装备部1

13、1.1检查股份分 （子）公司物资 采购管理办法。1.2各分（子）公司授权一个 物资供应部门对物资计划、供 应商、价格、质量、储备等实 行归口管理，对生产建设物资 实施集中采购，实行供应与管 理结合。分（子）公司11.2检查分（子） 公司物资采购 管理办法。1.3物资供应部门实行计划、 采购、质检、合同审核、货款 支付等环节相互监督的分段 管理模式。分（子）公司21.3检查分（子） 公司物资采购 管理办法。2.物资计划编制与审核2.1分（子）公司须明确各类 物资需求计划的审核部门，根 据权限审核物资需求计划，审 批后的物资需求计划立即提 报物资供应部门。分（子）公司经办审核32.1检查物资需 求

14、计划是否按 规定权限审核。2.2分（子）公司物资需用单 位根据生产建设需要及时、准 确编制并审核物资需求计划， 准确描述所需物资名称、规 格、数量、技术质量标准与要 求、交货时间等要素，保证合 理采购周期。年度需求计划中 生产用原辅料计划须至少提 前60天、检修物资计划须提 前120天提报，季度计划须 提前30天提报，月度计划须 提前15天提报,其中长周期 关键设备应根据合理的制造 周期及早提报；工程建设物资 需求计划按照施工网络进度 控制图相应提前提报，准确率 达到95%以上。分（子）公司经办审核42.2检查分（子） 公司物资需求 计划是否有负 责人审批签字。2.3物资需求计划提报单位 提报

15、计划时不得指定供应商， 对独家代理、专有、专利等特 殊产品应提供相应的资料，履 行审批程序。分（子）公司经办 审批32.3检查是否有 指定供应商现 象；对独家、专 有、专利等特殊 商品采购，是否 经批准。流程图控制点适用单位不相容岗位控制点分值监督检查方法流程图2.4物资供应部门计划人员 依据已经审批的物资需求计 划先综合平衡利库后，及时 编制物资采购计划，并按规 定权限逐级上报审批。分（子）公司经办 审批52.4检查分（子） 公司物资采购 计划是否按权 限审批。3.采购渠道的确定与控制3.1物资装备部组织分（子） 公司对供应商进行评估、优 选，建立一级供应商网络；分 （子）公司物资供应部门负

16、责 对一级供应商网络没有包括 的物资品种建立二级供应商 网络，由分管副经理审批后， 报物资装备部备案。物资装备部 分（子）公司物资供应部门 审批23.1检查一级供 应商网络和二级 供应商网络是否 经分管副经理审 批。3.2总部直接集中采购物资在 总部直接集中采购供应商名 单内选择供应商，特殊情况报 物资装备部主任审批。总部组 织集中采购物资在总部组织 集中采购供应商短名单内选 择供应商，特殊情况报物资装 备部分管主任审批。其它物资 在一、二级供应商网络范围内 选择供应商，特殊情况必须报 分（子）公司分管副经理审批。物资装备部 分（子）公司经办 审批23.2检查是否按 规定选择供应 商。特殊情况

17、是 否按照规定进行 审批。3.3物资供应部门按照公开、 公平、公正和竞争的原则，择 优确定交易供应商。需要签订 技术协议的，由物资供应部门 牵头组织技术谈判，设计、生 产、技术、机动等部门对技术 文件进行审核确认。分（子）公司物资装备部 物资供应部 门相关业务部 门审批23.3检查供应商 确定的依据，技 术协议是否经 相关部门审核 确认。3.4物资供应部门建立动态、 电子化的供应商考核台账，从 价格、质量、交货期、售后服 务等方面对供应商进行动态 量化考核。物资装备部 分（子）公司23.4检查物资供 应部门供应商 动态台账和考 核记录。4.采购价格确定与控制4.1物资供应部门按照性价 比最优和

18、总成本最低的原则， 采取协议采购、招标采购、询 比价采购等方式，科学理性地 确定采购价格。物资装备部 分（子）公司34.1检查采购价 格确定依据。控制点适用单位不相容岗位控制点分值监督检查方法流程图4.2物资装备部分析研究大 宗通用重要物资的成本构成 与市场价格变动趋势，定期发 布采购指导价格。分（子）公 司物资供应部门不得突破物 资装备部发布的采购指导价 格，特殊情况需报物资装备部 批准。物资装备部、 分（子）公司34.2检查分析报 告及是否定期 发布采购指导 价格。4.3分（子）公司建立采购价 格数据库，作为采购价格的控 制依据。物资供应部门至少每 月开展一次主要物资的市场 供求形势及价格

19、走势商情分 析，并形成报告。分（子）公司经办审核44.3检查商情分 析报告。5.采购合同签订、审批与执 行5.1物资供应部门根据确定 的供应商和价格，拟订采购合 同，准确描述合同标的物、数 量、价格、技术质量要求、交 货期、运输方式及保险责任等 条款，明确双方的权利、义务 和违约责任。分（子）公司55.1检查物资采 购合同。5.2合同签订人按照规定权 限与供应商签订物资采购合 同。物资装备部 法律事务部 分（子）公司85.2检查采购合 同是否按照规 定权限审批。5.3物资供应部门按照采购合 同中确定的主要条款，跟踪监 督合同按期执行，对异常情况 要出具书面报告并提出解决方 案。物资装备部 分（

20、子）公司25.3检查书面报 告。6.采购质量控制6.1物资供应部门对长周期 重要设备、材料组织实施过程 监造，确定监造方式，签订监 造协议，落实监造责任人。物资装备部 分（子）公司经办 记录 审核26.1检查监造协 议、监造大纲、 监造报告、监造 记录。6.2物资供应部门、质量检验 部门根据确定的范围，组织对 到货的必检物资进行质量检 验，判定质量状况，出具质量 检验报告书；对验证放行的物 资，检查质量保证书或合格证 等证明文件，并登记留存。仓 储保管人员对符合合同要求 的合格物资办理验收入库。物资装备部 分（子）公司物资供应部 门质量检验部门66.2检查质量检 验报告书、质量 保证书或合格

21、证、登记记录是 否有经办人签 字。入库单是否 有经办人和保 管人员签字。6.3直接运抵现场的物资由 物资供应部门、质量检验部物资装备部 分（子）公司物资供应部 门46.3检查交接手 续是否有相关控制点适用单位不相容岗位控制点分值监督检查方法流程图门、需用单位的有关人员现场 验收，办理交接手续，并签字 确认。质量检验部 门仓储及需用 单位部门经办人员 签字确认。6.4经检验不符合合同约定 质量技术要求的物资，按照规 定办理让步接收、退货、索赔 等事宜。物资装备部 分（子）公司验收 经办36.4检查不合格 产品退货、索赔 等相关单据。7.采购资金使用和控制7.1股份公司和各分（子）公 司采购资金由

22、物资供应部门 集中使用，财务部门统一结 算。股份公司总部直接集中采 购货款，委托中国石化集团财 务有限公司实行内部转账结 算。物资装备部 分（子）公司物资供应部 门财务部门27.1检查是否实 行内部转账结 算。7.2采购资金支付由采购人员 填制付款申请单并附采购合 同及合同履行与结算申请 表等付款凭据，按规定权限 审批后提交财务部门，财务人 员核实无误后付款。物资装备部 分（子）公司经办 审批77.2检查付款申 请单及合同履 行与结算申请 表等付款凭据 是否按照规定 权限审批签字。7.3对企业生产建设有重要 影响的紧缺物资，可以采取预 付款等方式优先安排采购资 金。预付款、分期付款等特殊 付款

23、方式按权限和财务有关 规定审批。业务经办人员和财 务人员对预付款跟踪负责，预 付款参见7.1应收款项管理 业务流程控制点3.2。物资装备部 分（子）公司经办 审批67.3检查预付 款、分期付款是 否按规定权限 审批；对账签认 单是否有对方 单位签认和业 务、财务人员签 字。8.储备管理与控制8.1对必须储备的物资，物资 供应部门组织制定合理的储 备定额，并结合物资需求和市 场行情定期进行优化调整。物 资储备必须严格按储备定额 执行。物资装备部 分（子）公司分析 审核28.1检查储备定 额。8.2分（子）公司物资供应部 门组织生产、机动、技术等部 门和物资需用单位，至少每半 年开展一次库存动态分

24、析，内 容包括造成物资积压的原因、 提出直接利库和改制代用等 处置意见及防范措施，并形成 报告。分（子）公司物资供应部 门相关业务部门38.2检查库存动 态分析报告。8.3物资装备部确定总部集 中储备和区域联合储备的物 资范围，分（子）公司对范围 外物资实行一级储备，统一储物资装备部 分（子）公司38.3检查物资装 备部确定的储 备物资范围。分 公司是否实行控制点适用单位不相容岗位控制点分值监督检查方法流程图备率达到80%以上。一级储备。8.4物资装备部在电子商务 和ERP系统上建立库存信息 共享平台，对分（子）公司库 存物资调度调剂使用。物资装备部28.4检查物资装 备部是否建立 库存信息的

25、共 享平台。9.绩效评价、考核与监督9.1物资供应部门每季度开 展一次针对需求计划、采购渠 道、采购价格、采购质量、采 购成本、合同签约与执行情况 等物资采购供应活动专项分 析，形成分析报告。物资装备部 分（子）公司分析 审核29.1检查物资采 购供应活动专 项分析报告。9.2物资装备部对各分（子）公 司实施季度物资供应管理绩 效考核；分（子）公司要将物 资需求计划管理、供应商管 理、储备管理等关键指标纳入 经济责任制考核，奖惩兑现。 对需求计划提报不准确、不及 时，造成物资积压或影响生产 建设的，追究提报单位和审核 部门责任。物资装备部 分（子）公司物资供应部 门绩效考核部门29.2检查考核

26、兑 现情况。9.3审计、监察部门每年至少 开展一次物资采购供应专项 审计和效能监察，重点对指定 采购、上网采购、采购渠道选 择、采购价格、采购质量等进 行监督。总部相关部 门分（子）公司审计部门 监察部门 物资供应部 门49.3检查物资采 购专项审计报 告和效能监察 报告。五、相关制度目录（制度后标号为内控手册配套规章制度汇编目录索引号）1 关于印发中国石油化工股份有限公司物资供应管理规定的通知（石化股份物 200267 号）1.9.12 关于印发中国石油化工股份有限公司总部集中采购实施办法的通知（石化股份物 2003 406 号）1.9.43 关于印发中国石油化工股份有限公司机电产品和钢材进

27、口管理办法的通知（石化股份物2003 407号）1.9.54 关于印发中国石油化工股份有限公司总部组织集中采购实施细则的 通知（石化股份物2003 444 号） 2.6.15 关于印发中国石化集团总部直接集中采购物资货款内部转账 结算实施细则的通知（财务计划部、财务部、财务公司、物资 装 备 部 联 合 发 文 ）（ 石 化 股 份 物 财 2002 10 号 ） 2.6.26 关于印发中国石化网上采购管理规定的通知（石化股份物 管 2002 22 号）2.6.37 关于印发中国石化网上采购管理补充规定的通知（石化股 份 物 信 2004 22 号 ） 2.6.98 关于印发中国石化重要物资招标投标实施办法的通知（石 化 股 份 物 2002 15