八步法A3资料制作

1、1A3资料制作技巧2部下上司问问题题解解决决的的思思考考过过程程有有效效并并有有针针对对性性的的指指导导A3是人才培养（OJD）的重要工具沟沟 通通为什么要“制作简洁易懂的资料”（对资料使用者而言）能够尽快理解能够供每一位相关人员理解即便意见不同，那什么地方不同。简洁易懂的资料，能够帮助引发有建设性的讨论。即便内容有问题，也容易发现问题所在，便于进一步指导和修正（对资料制作者而言）自觉地意识并思考如何“制作简洁易懂的资料”，有助于对思路的自我检测和整理。3什么是什么是“什么是什么是A3A3资料资料”A3A3资料是强有力的沟通工具之一。资料是强有力的沟通工具之一。能够将问题解决的8个步骤归纳在一

2、张A3纸上是赞成或是反对，对哪个部分进行讨论，论点明确。通过视觉表达，使内容一目了然有助于尽快理解问题，将节省出来的时间用于对内容的讨论。即使很忙的人也可以很快速地理解，做出决策。A3资料是培养问题解决能力的交流工具（问题出在哪一步，一目了然，便于指导和被指导）4今天学习的目的就是：尽一切可能排除上述危险，掌握将A3资料功效发挥到最大限度的技巧什么是什么是“A3A3资料资料”？并非只在形式上满足并非只在形式上满足A3A3要求即可要求即可一味的填充令资料不得要领不知图表为何而做图表、表格的表现内容艰涩难懂理解了每个项目的内容，却不能了解整篇资料的中心5资资料料的的撰撰写写5大步骤顺序StepSt

3、ep. .检查校对资料检查校对资料StepStep. .撰写资料内容撰写资料内容StepStep. .确定版面设计确定版面设计StepStep. .撰写资料纲要撰写资料纲要StepStep. .明确资料明确资料目的目的（）确定纲要的主体（）确定对纲要主体进行补充的内容（）检查纲要整体（）根据纲要，确定版面设计（模板）（）确定各文本框的标题（）分别将各部分内容填入模板（）修饰资料，使内容能够一目了然提提纲纲的的制制作作（）最后检查整体的效果（）考虑是“面向谁”的资料（）考虑要“如何使用”资料（）考虑资料用于“何种用途”（）考虑要传达“什么内容”6资资料料的的撰撰写写5 5大步骤大步骤顺序顺序St

4、epStep. .检查校对资料检查校对资料StepStep. .撰写资料内容撰写资料内容StepStep. .确定版面设计确定版面设计StepStep. .撰写资料纲要撰写资料纲要StepStep. .明确资料明确资料目的目的（）确定纲要的主体（）确定对纲要主体进行补充的内容（）检查纲要整体（）根据纲要，确定版面设计（模板）（）确定各文本框的标题（）分别将各部分内容填入模板（）修饰资料，使内容能够一目了然提提纲纲的的制制作作（）最后检查整体的效果（）考虑是“面向谁”的资料（）考虑要“如何使用”资料（）考虑资料用于“何种用途”（）考虑要传达“什么内容”StepStep1 1. .明确资料目的明确

5、资料目的7StepStep1 1. .明确资料目的明确资料目的 资料是说明、传达事情的工具。制作什么样的资料要依其目的而定。 关于目的，首先要考虑“面向谁”“如何使用”“何种用途”，最后明确传达“什么内容” 。公司外部公司内部其他部门本部门经管会、部长或室长、课长面向谁资料的内容传达什么分发开会自己进行说明上司进行说明经管会、部长或室长、课长如何使用说明自己进行说明上司进行说明经管会、部长或室长、课长用途如何报告联络商谈决裁决裁：决定是否批准提案8资料所要传达的内容由制作资料的目的来决定资料所要传达的内容由制作资料的目的来决定即使所涉及的内容一样，因资料的使用目的不一，资料所传达的内容也应当有

6、所改变。首先自问自答首先自问自答“资料的目的是什么？资料的目的是什么？”思考为达成这一目的应当在资料当中传达什么信息思考为达成这一目的应当在资料当中传达什么信息 从以下角度出发，明确目的从以下角度出发，明确目的“面向谁面向谁”“如何使用如何使用”“用途如何用途如何”此此3 3点点StepStep1 1. .明确资料目的明确资料目的技巧技巧9Step2.Step2.撰写资料纲要撰写资料纲要资资料料的的撰撰写写5 5大步骤大步骤顺序顺序StepStep. .检查校对资料检查校对资料StepStep. .撰写资料内容撰写资料内容StepStep. .确定版面设计确定版面设计StepStep. .撰写

7、资料纲要撰写资料纲要StepStep. .明确资料明确资料目的目的（）确定纲要的主体（）确定对纲要主体进行补充的内容（）检查纲要整体（）根据纲要，确定版面设计（模板）（）确定各文本框的标题（）分别将各部分内容填入模板（）修饰资料，使内容能够一目了然提提纲纲的的制制作作（）最后检查整体的效果（）考虑是“面向谁”的资料（）考虑要“如何使用”资料（）考虑资料用于“何种用途”（）考虑要传达“什么内容”10 制作简明易懂的说明纲要是使资料通俗易懂的前提。没有好的纲要，无论任何版面设计或讲求视觉效果都没用。 简明易懂的纲要，就是要简洁、遵循问题解决的步骤、合理、符合逻辑。纲要主体纲要主体 每个步骤的信息都

8、表述简单、符合逻辑整体的长度以口头表述秒到分钟为佳纲要补充纲要补充内容内容 简洁地整理出个左右的理由或数据， 以从逻辑上支持各步骤所给出的信息各个步骤所传达信息的理由和补充数据 Step8巩固成果 Step7评价结果和过程 Step6贯彻实施 Step5制定对策 Step4把握真因 Step3设定目标 Step2分解问题 Step1明确问题Step2.Step2.撰写资料纲要撰写资料纲要11（1 1）确定纲要的主体）确定纲要的主体将每一步所要传达的信息用至多1句话表述类似报纸上的新闻标题口头念一下，长度以从30秒到1分钟为最佳（2 2）确定对纲要主体进行补充的内容）确定对纲要主体进行补充的内容

9、为每条信息找出3个左右的理由或数据（3 3）检查纲要整体）检查纲要整体比照资料的目的反复通读 （思考“面向谁”“如何使用”“何种用途”）Step2.Step2.撰写资料纲要撰写资料纲要顺序顺序12资料不可能一次制作成功资料不可能一次制作成功思路尚未理顺，或观察到的各个要素尚未具备整体的整合性首先考虑每个文本框的主题信息，首先考虑每个文本框的主题信息，检查这些信息的组合是否具备逻辑上的关联性检查这些信息的组合是否具备逻辑上的关联性制作纲要的要点在于：制作纲要的要点在于： 掌握对制作一份资料有用的信息的量（适中）掌握对制作一份资料有用的信息的量（适中） 语言是否简明易懂语言是否简明易懂 各项主题的

10、串联是否合乎逻辑各项主题的串联是否合乎逻辑此此3 3点点StepStep2 2. .撰写资料纲要撰写资料纲要技巧技巧13资资料料的的撰撰写写5 5大步骤大步骤顺序顺序StepStep. .检查校对资料检查校对资料StepStep. .撰写资料内容撰写资料内容StepStep. .确定版面设计确定版面设计StepStep. .撰写资料纲要撰写资料纲要StepStep. .明确资料明确资料目的目的（）确定纲要的主体（）确定对纲要主体进行补充的内容（）检查纲要整体（）根据纲要，确定版面设计（模板）（）确定各文本框的标题（）分别将各部分内容填入模板（）修饰资料，使内容能够一目了然提提纲纲的的制制作作（

11、）最后检查整体的效果（）考虑是“面向谁”的资料（）考虑要“如何使用”资料（）考虑资料用于“何种用途”（）考虑要传达“什么内容”StepStep3 3. .确定版面设计确定版面设计14 根据做好的纲要，确定资料的版面设计（模板） 。 顺着思路进行版面设计，应当将较多版面分给需要强调的重点和步骤。标题顺着思路展开顺着思路展开！StepStep3 3. .确定版面设计确定版面设计15初稿论据论据论据想强调的重点结 论初稿论据论据把想强调的重点放在正中间把想强调的重点放在正中间先提结论先提结论 其它参考StepStep3 3. .确定版面设计确定版面设计16资资料料的的撰撰写写5 5大步骤大步骤顺序顺

12、序StepStep. .检查校对资料检查校对资料StepStep. .撰写资料内容撰写资料内容StepStep. .确定版面设计确定版面设计StepStep. .撰写资料纲要撰写资料纲要StepStep. .明确资料明确资料目的目的（）确定纲要的主体（）确定对纲要主体进行补充的内容（）检查纲要整体（）根据纲要，确定版面设计（模板）（）确定各文本框的标题（）分别将各部分内容填入模板（）修饰资料，使内容能够一目了然提提纲纲的的制制作作（）最后检查整体的效果（）考虑是“面向谁”的资料（）考虑要“如何使用”资料（）考虑资料用于“何种用途”（）考虑要传达“什么内容”StepStep4 4. .撰写资料内

13、容撰写资料内容17标标 题题需要强调的部分用需要强调的部分用粗体字、大字粗体字、大字文章要文章要【简明扼要简明扼要】【具体的具体的】【主动语态主动语态】使用的表和图，使用的表和图，图表，给予他人图表，给予他人【视觉性视觉性】遵循文体和书写格式的基础，通过框格的上下左右进行合并遵循文体和书写格式的基础，通过框格的上下左右进行合并StepStep4 4. .撰写资料内容撰写资料内容 确定版面设计后，接下去就要填写各文本框中的内容。行文要尽量简明扼要， 并使用图表、表格，使资料具有较强的视觉效果。 修饰资料，使资料更简洁明了，使着重强调的部分一目了然。关键技巧在于 统一文体和书写格式，只强调需要强调

14、的要点。18（1）各框内容的书写）各框内容的书写1）文章要）文章要【简明扼要简明扼要】、【具体的具体的】、【主动语态主动语态】【简明扼要简明扼要】尽可能用一行文字表达尽可能用一行文字表达一句话表达一个内容一句话表达一个内容【开门见山开门见山】的表现的表现不重复使用相同的词语不重复使用相同的词语 【具体的具体的】避免抽象的表达避免抽象的表达 【主动语态主动语态】尽可能避免被动的表达尽可能避免被动的表达2）使用的表和图、图表要给予他人）使用的表和图、图表要给予他人【视觉性视觉性】（2）内容要采取一目了然的布局和修饰）内容要采取一目了然的布局和修饰遵循文体和遵循文体和书书写格式的基写格式的基础础，通

15、，通过过框格的上下左右框格的上下左右进进行内容的排版。行内容的排版。需要需要强调强调的框格和文字要使用粗体字和大字（尽可能的框格和文字要使用粗体字和大字（尽可能选择选择3种种以下的以下的 颜颜色和字体，色和字体，对对想想强调强调的部分的部分进进行行强调强调和和标标注。）注。）StepStep4 4. .撰写资料内容撰写资料内容1920StepStep4 4. .撰写资料内容撰写资料内容（1）撰写各文本框的内容）撰写各文本框的内容【简明扼要简明扼要】尽可能用一行文字表达尽可能用一行文字表达两行以上无法让人一目了然两行以上无法让人一目了然一句话表达一个内容一句话表达一个内容 不好的例子：不好的例子

16、：由于由于6月份起新研制的汽车上线，与原有汽车月份起新研制的汽车上线，与原有汽车并行生产并行生产，目前的，目前的状况无法对应，因此状况无法对应，因此必须必须对车间的布置和作业方法进行改革。对车间的布置和作业方法进行改革。 好的例子：好的例子：6月份起新研制的汽车上线，实行与原有汽车月份起新研制的汽车上线，实行与原有汽车并行生产并行生产。 需要改善车间布置和作业方法。需要改善车间布置和作业方法。【开门见山开门见山】的表现的表现 不好的例子：不好的例子：安全问题安全问题并不是不比并不是不比数量问题重要（双重否定）数量问题重要（双重否定） 好的例子：好的例子：安全问题比数量问题重要安全问题比数量问题

17、重要 不好的例子：不好的例子：质量不合格的质量不合格的事件事件，去年，去年发生发生了了34起，今年又起，今年又发生发生了了18起。起。 好的例子：好的例子：今年今年发生发生质量不合格的事件质量不合格的事件18起。（去年起。（去年34起）起）不重复使用相同的词语不重复使用相同的词语1）文章要）文章要【简明扼要简明扼要】、【具体的具体的】、【主动语态主动语态】StepStep4 4. .撰写资料内容撰写资料内容“具体具体”：避免抽象的表达方式：避免抽象的表达方式 不好的例子：不好的例子：今年的销售情况还可以。今年的销售情况还可以。 好的例子：好的例子：今年的销售完成了目标的今年的销售完成了目标的9

18、8%。 【具体的具体的】 【主动语态主动语态】“主动语态主动语态”：尽量避免被动的表达方式：尽量避免被动的表达方式 不好的例子：不好的例子：业绩受下属的干劲儿所影响。业绩受下属的干劲儿所影响。 好的例子：好的例子：下属的干劲极大影响着业绩。下属的干劲极大影响着业绩。2）使用的表和图、图表要给予他人）使用的表和图、图表要给予他人【视觉性视觉性】参照参照“资料作成的有效工具资料作成的有效工具”（后续）（后续）（1）撰写各文本框的内容）撰写各文本框的内容1）文章要）文章要【简明扼要简明扼要】、【具体的具体的】、【主动语态主动语态】StepStep4 4. .撰写资料内容撰写资料内容（2）内容要采取一

19、目了然的布局和修饰）内容要采取一目了然的布局和修饰 不好的例子：不好的例子： 好的例子：好的例子：1 1）统一文体和书写格式，文本框的上下左右对齐）统一文体和书写格式，文本框的上下左右对齐 不好的例子不好的例子（促销方法的现状和改善方向）（促销方法的现状和改善方向）现状现状今后今后广告宣传没有达到效果， 来店人数减少强化营销人员的活动 好的例子：好的例子：现状现状今后今后通过广告宣传促进来店人数增加 针对不特定多人群，效果不佳通过销售人员宣传，促进来店人数增加 针对特定的顾客展开活动，效果好文体不一致主语、宾语不同填写内容不同2 2）须强调的文本框和文字用主题，加大字号）须强调的文本框和文字用

20、主题，加大字号整篇资料使用的语言及表达方式是否具有一致性（句末表现方面 / 整体内容方面）符号和编号是否注意保持了同整体统一避免无谓的修饰（过度的修饰，反而会让读者无法区分哪里是修饰过的，哪里是未修饰过的。）StepStep4 4. .撰写资料内容撰写资料内容技巧技巧23StepStep. .检查校对资料检查校对资料资资料料的的撰撰写写5 5大步骤大步骤顺序顺序StepStep. .撰写资料内容撰写资料内容StepStep. .确定版面设计确定版面设计StepStep. .撰写资料纲要撰写资料纲要StepStep. .明确资料明确资料目的目的（）确定纲要的主体（）确定对纲要主体进行补充的内容（

21、）检查纲要整体（）根据纲要，确定版面设计（模板）（）确定各文本框的标题（）分别将各部分内容填入模板（）修饰资料，使内容能够一目了然提提纲纲的的制制作作（）最后检查整体的效果（）考虑是“面向谁”的资料（）考虑要“如何使用”资料（）考虑资料用于“何种用途”（）考虑要传达“什么内容”StepStep5 5. .检查校对资料检查校对资料24标标 题题很容易明白整很容易明白整体的思路吗？体的思路吗？能快速看清初稿的能快速看清初稿的大纲吗？大纲吗？想说的话想说的话有遗漏吗？有遗漏吗？页边距与文体内容的整体布局是否合宜？（合理布局）页边距与文体内容的整体布局是否合宜？（合理布局）StepStep5 5. .

22、检查校对资料检查校对资料2526Step1 Step1 明确问题明确问题Step2 Step2 分解问题分解问题Step3 Step3 设定目标设定目标Step4 Step4 把握真因把握真因Step5 Step5 制定对策制定对策Step7-8 Step7-8 评价结果和过程、巩固成果评价结果和过程、巩固成果以上丰田的问题解决丰田的问题解决1张纸展现8个步骤 用一张纸表达所要表达的事物的情节。用一张纸表达所要表达的事物的情节。 根据资料的目的、用途的不同，写法根据资料的目的、用途的不同，写法 也是不同的。最佳的表现方法还是也是不同的。最佳的表现方法还是A3A3 资料。资料。 A4 A4资料和

23、资料和A3A3资料一样，也是将情节进资料一样，也是将情节进 行理论地展开，以让对方更加容易理解。行理论地展开，以让对方更加容易理解。 写报告时，要根据所要报告的人的职位，写报告时，要根据所要报告的人的职位， 将要点总结在将要点总结在3 3页页A4A4纸内（尽可能纸内（尽可能1 1页纸）页纸） 为好。作为报告的依据或数据等，以附为好。作为报告的依据或数据等，以附 件的形式附在报告的后面，更容易使人件的形式附在报告的后面，更容易使人 理解。理解。何谓A4资料？27干干思思路路关于关于的决裁的决裁1. 目的目的2. 现状的问题点（背景）现状的问题点（背景）3. 改善设想改善设想A案案B案案C案案（方

24、案对比）（方案对比）4. 建议选择的方案建议选择的方案5. 结论结论年年 月月 日日姓名姓名A4资料（样式）2833资料作成的有效工具资料作成的有效工具 柱状柱状图图比比较较绝对值绝对值的大小的大小（1）图（图表）的种类及用途）图（图表）的种类及用途Ex. 折折线图线图随着随着时间时间的推移有的推移有变变化化Ex.年度不良发生件数推移年度不良发生件数推移29 圆环图圆环图比比较较整体比例（构成比）整体比例（构成比）Ex. 条形条形图图各各项项目的构成比目的构成比Ex.修理工数修理工数 设备区别、地点设备区别、地点Total7650个个零部件生产实际零部件生产实际33资料作成的有效工具资料作成的有效工具30 两两轴线轴线柱状柱状图图重点指向重点指向Ex.粗材加工不良项目件数粗材加工不良项目件数年年16月实际月实际 N250 散点散点图图复数数据的相关关系复数数据的相关关系Ex.温度和不良发生件数温度和不良发生件数不不良良件件数数温度温度湿度和不良发生件数湿度和不良发生件数不不良良件件数数湿度湿度33资料作成的有效工具资料作成的有效工具31（2）图（图表）的写法）图（图表）的写法Ex.（图（图1）零部件不良率推移）零部件不良率推移（技术室提供资料）（技术室提供资料） 根据目的，根