公司行政管理手册

1、目 录一 办公环境管理规定 3二 办公礼仪管理规定 5三 办公设备管理规定 6四 办公用品管理规定 7五 会议管理规定 10六 电工、电梯工职业安全管理规定 14七 资产管理制度 17下期顾问书预告 31一、办公环境管理规定1、目的：为给职员提供安静舒适的现代化办公环境，提高管理人员的工作效率与工作质量，保证焦作市园林美墅项目各部门工作的正常运作。2、适用范围：焦作市园林园物业管理有限公司3、职责：3.1焦作市园林园物业管理有限公司客服中心负责办公环境的监督、管理工作。3.2客户服务中心负责物业公司本部办公区域的日常保洁工作, 负责物业公司办公区域日常绿化管理工作。4、方法和过程控制：4.1安

2、全管理规定4.1.1安全管理工作以预防为主，由综合办公室每月一次组织对物业公司办公区域进行安全防范检查，并做好相关质量记录，消除隐患，确保安全。4.1.2对于进入办公区域检查或施工的人员，必须由综合办公室指定专人陪同直至离开，并办理好登记手续。4.1.3办公场地的各类紧急突发事件由综合办公室负责处理并作好相关记录。4.1.4易燃、易爆、有毒等危险品，严禁带入办公区域。4.1.5对来访人员进行询问并做好引导工作，严禁各类推销人员、衣冠不整者进入办公区域。4.2设备管理规定4.2.1设备包括：照明系统、消防安全系统、电脑网络系统、空调系统、防盗报警系统等。4.2.2照明系统：由综合办公室负责每天检

3、查一次办公区域及公用部分照明系统运行状况，如发现异常应及时联系维修人员处理。4.2.3消防安全系统4.2.3.1办公区域内的消防设备设施，包括消火栓、灭火器、消防报警系统、烟感、喷淋、应急灯、安全出口标志、办公区消防疏散示意图等，任何人不得随意挪动和使用，其维护工作由维修技术人员负责安排和实施并做好质量记录。4.2.3.2各部门和个人不得将任何物品阻塞在消防通道上，任何情况下都应确保消防通道畅通无阻。4.2.4电脑网络系统4.2.4.1综合办公室负责电脑网络的运行和资产管理、使用管理工作。4.2.4.2各类电脑网络设备负责人在综合办公室的领导下负责定期安排设备清洁、保养和维护工作，并做好质量记

4、录。4.2.4.3各类电脑网络设备负责人负责系统的日常使用工作。4.2.5空调系统4.2.5.1综合办公室负责在上班前10分钟将办公室空调开启，下班后关闭(在开启空调时间段)。4.2.5.2综合办公室负责每月至少组织一次空调设备保养工作，由外聘人员或维修部负责，并做好质量记录。4.3办公场所保洁规定4.3.1客户服务中心负责管理会议室、培训室、资料室、洗手间、等办公区域的公共卫生和办公区域的公共设施日常保洁工作。4.3.2综合办公室负责物业公司本部办公区域的日常保洁工作，由综合办公室组织各部门每周五下班后自行组织大扫除一次，清洁内容包括：办公台、办公椅、文件柜、电脑、文件架、纸篓、门、窗、地面

5、、隔墙、地脚线等。4.3.3客户服务中心负责物业公司办公区域日常绿化管理工作。二、办公礼仪管理规定1、目的：为保持焦作市园林园物业管理有限公司的良好形象，营造严肃、活泼、高效、和谐的办公环境。2、适用范围：适用焦作市园林园物业管理有限公司各部门3、职责：综合办公室负责办公礼仪及办公纪律的检查、管理工作。4、方法和过程控制：4.1遵守公司的上下班时间并按照要求打卡（或签到），任何人不得代打卡。员工因故不能打卡者，须经部门经理同意，并说明理由。4.2参加培训及出席会议应准时，因故不能按时到达应事先向直属上级或会议组织者请假。4.3微笑是员工对顾客和同事的最基本态度。使用敬语，并注意各种场合的言谈举

6、止，维护公司的ci形象。4.4办公人员着装必须符合公司的有关规定，办公时间应佩带工牌，工牌应佩戴在统一位置。4.5所有员工上班期间应保持精神饱满，坐立行走姿态端庄严谨，客服中心前台值班人员值班时间不得趴在办公桌上睡觉,其余工作人员午休时间可在非接待大厅或前台休息。4.6要以标准、礼貌语气接听电话；在铃响三声内说声“您好，焦作市园林园物业部门名称”，需转接时，说声“请稍候”。4.7如部门的电话安装有分机，对外联系时请留下分机号码。4.8办公用品应摆放整齐、有序；垃圾、废纸应按规定放入废纸篓内，不得随地抛弃，并每天清洁个人的垃圾篓。4.9非办公时间，办公桌上除电脑及外设、电话、茶杯、名牌外不允许摆

7、放其他物品。离开办公区域或出外办事，要清理好自己的桌面，并将椅子归位。4.10办公区内禁止吸烟、就餐，吸烟、就餐应到指定地点。4.11接待来参观、访问的客人及办事人员，要热情大方、彬彬有礼，接待来访、业务洽谈要在指定地点进行。4.12办公时间应坚守工作岗位，暂时离开时应知会同事或上级领导。4.13办公区域内交谈须轻声细语不准大声喧哗、聊天。4.14上班时间不得看报刊杂志及与工作无关的书籍或上网浏览与工作无关网页。三、办公设备管理规定1、目的：充分利用现有资源，降低管理成本。2、适用范围：焦作市园林园物业管理有限公司各部门3、职责：综合办公室负责办公设备的日常管理和检查4、方法和过程控制：4.1

8、办公设备为公司财产，任何人不得故意损坏及因私使用。各部门须定期对所属办公设备进行清洁、检查和保养。当设备发生故障时，应及时请专业人员维修处理，并做好质量记录，不得擅自拆装。4.2办公设备包括：电脑和电脑外设、传真机、电话机、复印机、打印机、对讲机、电视机、照相机等。4.2.1电脑：电脑操作者必须掌握基本操作程序。各部门电脑须设置开机密码及屏幕保护密码，报部门经理和网络管理员备案。4.2.2电话：凡因工作需要打长途电话者须先登记；打市内电话需言简意赅，长话短说，上班时间不得拨打私人电话；电话需定期更换消毒膜；非工作需要，禁止拨打声讯电话。4.2.3打印机：各部门须指定专人负责打印机的日常使用及保

9、养，打印机的色带、墨盒和硒鼓应节约使用，达到使用寿命时应及时更换。4.2.4对讲机：各部门须指定专人负责对讲机的日常使用、维护工作。四、办公用品管理规定1、目的：为加强办公用品的管理，节约办公费用，降低办公成本。2、适用范围：焦作市园林园物业管理有限公司各部门3、职责：内勤管理员负责办公用品的保管、申请、发放。4、方法和过程控制：4.1办公用品每月采购一次，各部门每月25日根据情况填写物资申请单申报下月须购买的办公用品，综合办公室根据工作情况及时采购，于次月5日前发放。4.2综合办公室指定专人负责办公用品管理，了解掌握各类办公用品的使用时间及质量情况，确保合理有效的使用。4.3各部门申请办公用

10、品时须考虑是否紧急需要、可否部门或班组之间合理调配等；采购时须货比三家，原则上在指定供应商采购，须考虑价格、质量、使用期限和实用情况等。4.4新进人员可根据实际需要一次性申领规定范围内的所需办公用品，其余人员参照办公用品领用标准按规定领取。4.5各部门人员离、辞职时，必须将所领办公用品退回所在部门，经手人必须在离职人员交接表中签字确认。4.6建立办公用品实物帐，物品进出要及时登帐，领用手续必须齐全。4.7各部门人员对领用的办公用品必须妥善保管，节约使用，遗失不补。附：1、物资申请单2、办公用品领用标准焦作市园林园物业管理有限公司 物 资 申 请 单序号：序号名 称规格型号数量/单位单价(元)小

11、计(元)用 途备 注123456789101112预计金额： 申购部门： 申购人： 日期：部门意见签名： 日期：经理 审批 签名： 日期：公司领导审批 焦作市园林园物业管理有限公司办 公 用 品 领 用 标 准类别品种领用标准使用期限备注易 耗 品胶水、签字笔、圆珠笔、铅笔、大头针、订书针、回形针、信笺、橡皮擦、涂改液、笔记本、墨水、胶带等按实际岗位需要领用一种或数种（由本部门主管审核）按实际情况所有文具尽可能使用国产品牌非 易 耗 品订书机、计算器、打孔机、文件夹、文件框、剪刀、直尺等文件夹、文件柜按实际需要，其他使用期至少两年 五、会议管理规定1、目的：为了加强焦作市园林园物业会议管理，合

12、理安排会议，保证各类会议的正常、高效进行。2、适用范围：焦作市园林园物业管理有限公司3、职责：综合办公室负责公司级会议组织、管理工作，各部门负责部门及以下级会议组织、管理工作。4、方法和过程控制：4.1 会议召开前，会议组织者须向有关领导申请，领导批准后下发会议通知。4.2会议组织者至少提前一天宣布参加会议人员名单、时间、地点、主题并对参加人员逐个通知到位（临时会议除外）。4.3 在会议开始前30分钟，会议组织者须作好会议场地的准备工作（包括桌、椅、幻灯、会议资料及特别需要等）。4.4参加会议的人员要提前5分钟到达会议现场并签到，不得无故迟到、缺席。4.5有特殊情况需请假者，应在会前1个小时通

13、知会议组织者。4.6会议开始后，与会人员要关掉手机或打到振动。4.7会议进行当中，与会人员不得无故中途离开或接听电话。4.8会议组织人宣布休息或会议结束后，与会人员方可离开会场。4.9会议中由专人进行会议纪要，会议纪要在会议结束后二天内发给与会人员，必要时抄报有关领导。4.10重要会议根据情况安排速记或录音。4.11部门主管办公例会的会议纪要为保密文件，仅限于主管级以上人员阅读。附表：1、培训（会议）签到表2、会议纪要焦作市园林园物业管理有限公司培训(会议)记录表 序号：培训（会议）主持人地点培训（会议）日期/时间培训（会议）主题内容1.2.3.4.5.6.序号姓 名部 门职 务序号姓 名部

14、门 职 务0111021203130414051506160717081809191020焦作市园林园物业管理有限公司 培训(会议)记录表（附页）序号姓 名部 门职 务序号姓 名部 门 职 务21382239234024412542264327442845294630473148324933503451355236533754焦作市园林园物业管理有限公司会 议 纪 要会议主题： *会议时间： *会议地址： *会议主持： *会议记录： *与会人员： *会议内容： * 焦作市园林园物业管理有限公司 *（部门）签署： 二oo*年*月*日六、电工、电梯工职业安全管理规定1、目的：为贯彻公司安全管理方针

15、，加强员工职业安全意识，预防事故发生，维护人身和财产安全，充分做好劳动保障工作，保持物业公司各项工作的正常开展。2、适用范围：焦作市园林园物业管理有限公司各部门。3、职责：3.1综合办公室负责各部门职业安全管理工作。3.2各部门经理是安全生产的第一责任人，对公司的劳动保护和安全生产负全面责任。4、方法和过程控制：4.1安全管理工作应贯彻“安全第一，预防为主”的方针，实行安全管理责任制。4.2细则4.2.1电工4.2.1.1电工上岗前须接受市劳动部门组织的安全技术培训，经劳动部门考核后才可持证上岗。 4.2.1.2电工工作前,应穿戴绝缘防护用品，仔细检查各种工具，保证使用的工具绝缘性能良好。4.

16、2.1.3绝缘手套、绝缘鞋使用前，必须进行仔细检查和空气试验，如发现有裂纹或漏气，不得使用。4.2.1.4绝缘鞋不得裸足穿用。4.2.1.5在作业场所检修低压线路和设备时必须停电进行，总闸必须挂有“有人工作,禁止合闸”的标志牌或者拆除熔断丝，以防止误合闸。4.2.1.6各供电回路的操作开关要有清楚明显的标志牌，停电时,先停负荷开关,后停隔离开关（即先用电点后供电点）；送电时，先送隔离开关，后送负荷开关（即先供电点后用电点）。4.2.1.7尽可能不要带电作业，如必须带电工作时，应遵守带电作业的有关规定，采取可靠的安全措施（有专人监护等）。4.2.1.8在带电检修或操作电器设备时，不准用湿手或带油

17、、湿手套触摸电器设备。4.2.1.9在危险的场所或者危险的情况下，严禁带电作业。4.2.1.10严禁在倒闸操作和事故处理过程中交接班。若交接班过程中有事故发生，应停止交接，由交班人员负责处理事故，接班人员协助。4.2.1.11电工必须熟练掌握触电急救和人工呼吸的方法，以备急用。4.2.1.12如发现有人触电，应立即切断电源。如来不及切断电源且为低压时应用干燥的不导电物体，将触电者脱离电源。如为高压，则必须想尽一切办法切断电源。然后对触电者及时采用人工呼吸法进行急救，同时尽快与医院联系。4.2.2电梯工4.2.2.1电梯工上岗前须接受市劳动部门组织的安全技术培训，经劳动部门考核后才可持证上岗。

18、4.2.2.2机房设备的维修保养，必须特别注意安全。维修保养时一般必须切断主电源，特殊情况下不能拉开电源时，应有足够的安全措施并小心谨慎地工作，以免触电或卷入引绳轮等造成人身伤亡和设备事故。4.2.2.3机房内禁止带入火种，严禁在机房或电梯轿箱内吸烟。机房内消防器材应齐备良好。客梯因检修或保养需停机时必须确认轿厢内无乘客后，方可停机。4.2.2.4在保养、维修中必须注意工作的协调和配合。有人协同工作时，行机停机都必须扬声，得到对方应答后方可操作。4.2.2.5在轿箱做检修、保养工作时，除判断故障和调试需要外，禁止快车。4.2.2.6下井底作业时，禁止闭厅（厅站留有人监视时例外），厅门口必须摆设

19、告示牌，防止无关人员靠近。4.2.2.7在底坑工作时，首先开亮井底灯，按下井底急停开关，若上方有人时必须佩戴安全帽。4.2.2.8进入井道，底坑作业时间，估计超过一小时者，必须严格执行井道、井底作业指令规定。4.2.2.9进入厅门或维修保养厅门时，只许用工具垫门脚，严禁挂门缆，防止门缆放不正而造成事故。维修、保养工作完工时，必须认真清理现场，清点工具和物品，切忌遗留。4.2.2.10机房、井道因工作需要进行动火作业时，必须遵守动火作业规定，指定专人操作和监视，事后清理火种，严防火灾事故发生。4.2.2.11严防水渗入机房或电梯，如电梯有水渗入应立即停止使用，以免发生触电事故，并立即采取相应措施

20、。4.2.2.12维修、保养、正常停用等任何停梯时应在一楼挂告示牌。 4.3附则4.3.1各部门经理是安全的第一责任人，对公司的劳动保护和安全工作负全面责任。4.3.2各部门主管是安全工作直接责任人，对安全工作负有直接的领导责任。4.3.3安全主管作为公司安全工作第一责任人的助手，在第一责任人的领导下，对安全规章制度的执行情况实行经常性的监督检查，对各岗位的安全操作和设备安全运行进行督导。4.3.4各部门主管认真组织实施和坚决执行各项安全管理制度和公司领导在安全劳动方面的指示和决定,对本部门的员工在劳动工作中安全健康负全面责任。4.3.5各部门主管、班组长认真执行各项安全规章制度、规定，对本班

21、组员工在劳动工作中的安全健康负责。4.3.6各部门员工认真遵守劳动纪律，执行安全规章和安全操作规程，听从指挥，杜绝与抵制一切违章现象。七、资产管理制度1、目的：为了加强资产管理，监督并促进资产的妥善保管、合理使用，不断提高资产的利用率和完好率，根据公司实际情况制定本制度。2、适用范围：焦作市园林园物业管理有限公司各部门3、职责：3.1综合办公室负责管理处资产整体管理工作，各部门负责部门资产管理。3.2财务部负责资产的金额核算和控制。3.3使用部门负责资产的安全使用和妥善保管。4、方法和过程控制：4.1 固定资产、低值易耗品的划分标准及管理范围。4.1.1固定资产：凡满足下列条件之一的资产均纳入

22、固定资产管理范畴内。4.1.1.1直接服务于企业经营，单位价值在1000元以上，使用期限超过一年以上的。4.1.1.2非经营用，单位价值在2000元以上，使用期限超过二年以上的。4.1.2低值易耗品4.1.2.1单位价值在100元以上的各种物品，不能列入固定资产核算范围，但属于一次领用，多次消耗，建立备查薄，纳入本办法的管理范围。4.1.2.2单位价值在100元以下的各类办公用品及耗材，此类物品一次性领用，一次性摊销，直接计入当期费用，不在本办法的管理范围之列。4.1.3本办法管理范围之内的物品以下统称资产。4.2管理原则4.2.1对资产实行归口管理，即财务部负责资产的金额核算和控制。综合办公

23、室对实物进行分级管理，即综合办公室负责全公司资产的统一调配及各部门的资产管理，具体办理资产的购置、领用、转让、维修、报废、使用等手续。各部门负责人应及时将资产变更情况报于综合办公室备案，综合办公室按月出具部门调整情况报财务部，做到帐实相符。4.2.2建立谁使用谁负责、谁丢失谁赔偿的责任使用制度，做到资产有人管、损坏有人赔。部门负责人对本部门领用的资产负责，责任人发生变更，必须办理资产交接手续。所有资产未经公司批准一律不允许外借。4.2.3公司资产细类：公司资产共分为以下细类：4.2.3.1电脑设备类；4.2.3.2家私类；4.2.3.3机械、工具、设备类；4.2.3.4通讯设备类；4.2.3.

24、5保安消防器械类；4.2.3.6电子、电器类；4.2.3.7其它类。4.2.3.8资产在分类记帐时按照从17的顺序，能进入上一级类别的不进入下一级类别。4.3管理细则4.3.1编号由财务部、综合办公室根据各部门具体情况对纳入本办法管理范围内的物品按财产类别和使用部门进行详细分类和对应编号，统一造册。4.3.1.1固定资产编号采用四段码格式即：部门资产类别资产名称顺序号，以各段码的首位拼音为简码，如：zg电脑01表示为综合办公室（z）固定资产（g）编号为01的电脑。4.3.1.2低值易耗品编号采用四段码格式即：部门名资产类别资产名称顺序号如：zd办公桌02表示为综合办公室低值易耗品编号为02的办

25、公桌4.3.2采购4.3.2.1使用部门填写请购单，由综合办公室进行核查（若有同类资产闲置或配置过量，有权统一调配，防止重复购置，造成资源浪费）。4.3.2.2如需采购，则由部门负责人审核后转综合办公室在两天内完成询价，并将三家报价单、物资请购单及报批文件交财务、经理审核。4.3.2.3 固定资产的采购经部门负责人审核之后，需经公司总经理审批。4.3.2.4 综合办公室凭各部门（公司）批复的请购单及“报批文件”实施购置。4.3.3入库4.3.2.1实物到位后，综合办公室仓库管理员四小时内办理相应的资产验收手续。如验收不合格,则返回采购,如合格办理入库，填写一式三联入库单（采购员、财务部、仓库各

26、一联），并建立明细帐存档备查。4.3.2.2有关技术方面的鉴定由管理处确定的专业人员进行验收，并出具验收报告。申请付款时，必须将发票、验收报告、入库单备齐粘贴，做好付款凭据。4.3.2.3财务部应按规定设立固定资产、低值易耗品明细分类帐，依据发票、入库单及验收报告等确定其入帐价值。4.3.2.4制卡片：每一资产设立“资产卡片”，由综合办公室仓库管理员负责在24小时内完成资产卡片的制作，办法管理范围内的物品均须实物到人，每一卡片指定一名责任人，注明资产编号、名称、使用部门、责任人。4.3.2.5变更：责任人变更时由综合办公室负责更换卡片。4.3.4领用（资产转移）4.3.4.1 使用部门填写领用

27、单，经部门主管、部门负责人审批后，由财务部会计在4小时内登记资产转移，开具资产转移单，完成资产转移手续。4.3.4.2责任人填写资产使用（保管）责任书对资产的正常使用及完好性等负一切相关责任。4.3.4.3综合办公室仓库管理员开具一式三联出库单（仓库、领用人、财务各一联），并及时变更登记各部门资产新增、转移等。4.3.4.4仓库：按物品类别记录资产物品的出入库情况，并负责月底会计资产帐目同仓库明细帐核对工作。 4.3.5维修、报废及处置4.3.5.1资产的维修、报废，由使用人报部门主管、综合办公室，由综合办公室在8小时内根据损坏情况，做不同处理，小修理应由内部专职人员自行维修；需外修的，填写申

28、请报修/报废单写明维修数量、设备状况、维修费用等，报财务、部门负责人在4小时内审核后，根据不同情况报公司批复；维修、报废金额在1000元以上，经公司总经理审批；属人为造成的损坏，按损坏程度由责任人赔偿。4.3.5.2资产的维修（如电脑、对讲机、车辆等），须建立维修档案，按资产编号详细记录该资产的维修情况。综合办公室仓库管理员负责物业公司的维修记录。4.3.5.3 资产处置：由于业务部门经营调整，对部分闲置不用或配置过量的资产要及时收回，可由各部门在综合办公室领取物品返还表,经综合办公室主任签批后，退回仓库，注销原使用部门和责任人，由综合办公室调配给申购其它部门，以保证资产的充分利用及避免浪费；

29、无法收回且难存放的资产，可由使用部门提出处理意见，报综合办公室主任、财务部及公司批复后，按市场现行价售卖，减少闲置占有资金及库房占用。4.3.6盘点：各部门及仓库建立资产月度盘点制度，在每月25日进行盘点，30日前出具盘点表，综合办公室主管及财务部会计在各部门完成盘点后于24小时内完成资产复盘，并且出具盘点报告交综合办公室主任，对重要资产进行不定期抽查，在资产盘点中如发现资产丢失或无故损毁，要查明原因和责任人员，并及时提报处理意见。4.3.7实物负责人变更、移交4.3.7.1部门内部资产调整，由本部门主管监交实际使用人之间的资产交接手续，并报仓库管理员。4.3.7.2部门之间、职能部门与公司之

30、间资产发生调整时，由综合办公室负责监交，并将调整结果备案。4.3.7.3实物负责人调离本岗位，必须由综合办公室负责监交，并据此登记资产转移事项。4.3.7.4离职移交：离职人员所使用的资产必须办理移交，由综合办公室、部门负责人监督，财务部方可结算工资，否则造成损失要追究部门负责人和当事人的责任。4.3.8合理调配4.3.8.1资产调配：综合办公室根据各部门的申请提出合理调配意见，由综合办公室填写一式四联资产调拨单（综合办公室一联，财务部一联，调入、调出部门各一联），相关人员签字，办理实物责任转移手续。固定资产须经部门负责人批准；低值易耗品经部门主管、综合办公室主管批准后办理。调动（指部门与部门

31、之间），必须重新调整办公设施，须在综合办公室办理有关手续。4.38.2人员增加需要增配办公设备时，由使用部门与综合办公室联系解决，根据需要给予申购、调配、增补，不允许私自挪用。4.3.9资产受赠:资产因其他公司拨入、赠与而取得应填写价格，如原价无法查得或无原价者，由综合办公室会同财务部等相关部门予以估价，重置入帐。4.3.10跟踪管理4.3.10.1综合办公室应保证资产的及时、经济购置、调配，加强资产的日常管理、监控，对资产在使用当中发生的不正当使用行为要及时进行制止，对使用部门在屡次劝告无效的情况下，根据情节轻重报公司处理。4.3.10.2分析资产的使用、维修等情况，使资产使用合理、配置有效

32、；4.3.10.3实物负责人将资产在使用中发生的问题，及时反馈给仓库管理员，并针对资产的实际使用情况，提出合理化建议。4.3.10.4财务部门应加强核算、分析，定期出具资产财务分析报告，以利公司相关决策需要。4.3.11建立赔偿制度:资产发生损坏、短少时，若因人为造成（由综合办公室、财务部、相关部门共同进行责任鉴定），实物负责人需按市场维修价格或同类商品（同等新旧）的重置价格进行赔偿，直至追究法律责任。（各部门主管可根据本部门的情况，制定符合本部门的资产赔偿制度，将赔偿落实到实际现责任人）。4.3.12日常管理流程4.3.12.1资产日常管理分工表日常管理分工综合办公室1、保管公共办公场所和公用财产2、监督财产使用，进行财产调配、维护3、办理资产转移、退库、交接，填写资产调拨通知单4、制作“资产卡片”，核对使用部门资产盘点表5、鉴定资产丢失损毁责任、办理资产报损申请6、负责资产变更后的换卡