设计图样文挡发放及回收管理办法

1、 设计图样和设计文档、发放及回收办法FTZGN.8110400.015.0-2005福田重工农装管理制度制度要素1.制订目的加强产品技术资料的管理，强化各部门、科室对技术资料的保护和管理意识，降低管理费用,最大程度缩短管理流程，防止技术机密外泄，保证技术成果不受侵犯，特制订本规定。2.适用范围适用于农装事业部内相关各部门以及需要提供产品图样和设计文件的外协厂家。3.术语产品图样：本制度产品图样仅包括设计输出的各类S图，A图、B图；设计文件：本制度设计文件仅指业务联系书、更改通知单、明细表、配置表、系统结构表、新产品技术状态信息表等。制度主要内容4.各单位职责4.1 工程开发部是收获机械、拖拉机

2、产品图样和设计文件的印晒管理部门，（工程开发部资料室）是A图、B图（包括新产品鉴定蓝图、电子图档）以及外来资料的归档管理部门，是A、B图二次申请的图纸发放及相对应旧图回收的管理部门。4.2 专业研究所（一所、二所）负责S图的存档发放，更改通知单的编制、复制、存档、发放，A图、B图的首次发放以及职责内的旧图回收，负责S图状态设计更改业务联系书的编制、发放和档案管理工作，负责将A图底图和相关设计文件送交工程开发部进行归档。4.3 农装事业部采购部、制造部负责更改通知单及相应技术资料对外协厂家（制造单元）发放的部门（科室）：负责向各专业研究所技术管理员提供各“零部件图号对应外协厂家（制造单元）数量明

3、细表”（表样见附录11），并根据变化情况随时更新明细表，保证更改通知单、更改图样、技术文件高效同步知达各制造单元外协厂家，同时负责相对应旧图的回收，按要求集中交专业所技术管理员确认登记后统一按规定销毁。4.4 农装事业部各部门负责本部门产品图样和设计文件的保管、保密和使用以及相应的图纸更改等管理工作。5.内容及要求5.1 产品图样和设计文件的归档管理5.1.1 根据专业研究所签批的“产品图样输图交接单”（见附录1），经工程开发部综合管理科负责人签批后，由综合科兼职输图人员给予图样输出。专业研究所在对产品图样和资料按图样审签程序进行审签后，A图、B图连同明细表（配置表、系统结构表、新产品技术状态

4、信息表）交工程开发部资料室办理归档登记，S图及技术资料交由各所技术管理员登记归档，分别填写“底图归档登记表”（见附录2）和“技术文件和资料归档登记表”（见附录3）。5.1.2 产品设计更改通知单,以及涉及S图更改等业务的业务联系书由各研究所负责归档保管。5.2 产品图样和设计文件的复制（印晒）和发放5.2.1 复制（印晒）和发放流程a )农装事业部正常生产所需产品图样及设计文件，按附录8农装事业部生产/开发计划用图晒印、发放流程图执行；b )农装事业部生产临时用图（包括供应商所需产品图样、制造部生产车间自制用图、车间质检组检验用图及生产使用过程中被损坏和丢失而需补发的生产用图）、专业研究所开发

5、的储备产品用图，由所需部门填写“技术文件和资料发放申请表”（简称“申请表”，见附录4），注明所需产品图样名称、代号、数量、申请理由和部门负责人签字，经技术中心综合管理科负责人批准后，工程开发部资料室按申请内容组织印晒和发放。其工作程序见流程图（附录9）。 设计图样和设计文档、发放及回收办法FTZGN.8110400.015.0-2005福田重工农装管理制度制度主要内容5.内容及要求c )产品设计更改通知单、设计更改增（换）图样的复制和发放；发放数量的确定：技术管理员按（小）批量生产以及采购部（制造部）提供的“零部件图号对应外协厂家（制造单元）数量明细表”数量，确定晒发数量;对新增零部件图样，更

6、改通知单由采购和生产计划科按实际厂家复制发放,图纸按申请单补晒发放。设计更改时，相关图样与技术文件审批后设计人员将相关资料交给所内技术管理员，由技术管理员开具底图出库、印晒通知单，晒图室进行印晒。印晒完成后技术人员持相关文件到资料室进行底图更改并转交底图，资料管理员确认底图更改后，对相关存档底图文件进行整理，图纸及相关技术文件由所内技术管理员负责发放。对于底图增（换）由所内技术管理员开具印晒通知单，并转相应的底图到晒图室进行印晒。复制完成后由设计人员办理底图归档手续，蓝图由所内技术管理员负责发放。工作程序见流程图（附录10）；d )其他设计文件和资料由编制部门负责复制和发放。5.2.2 产品图

7、样不同生产阶段的名称、标记及负责保管和发放的单位（见附录12）。5.2.3 产品图样及设计文件不同生产阶段的发放范围和数量（见附录13）5.2.4 图样晒印、发放数量，A图、B图按规定发放。S图、试验用图按产品开发/试验计划发放。特殊情况下，如需S图临时指导生产，由专业研究所下发业务联系书予以明确数量和发放单位。5.3 发放管理要求5.3.1 产品图样及设计文件的发放数量应遵循既降低成本又满足生产的原则，必须履行规定的审批与签收手续；5.3.2 产品图样及设计文件发放时，工程开发部资料室、研究所和其他发放单位，必须在产品图样及设计文件上加盖下发时间和使用单位的部门代号章（见标记样式，试制用图不

8、加部门代号）和在“技术文件和资料发放登记表”（见附表5）上做好发放记录，并通知各单位专（兼）职资料管理员办理签收手续，确认齐全后，领回图样及设计文件；标记样式：2004年03月20日04 ，其中 04为部门代号（具体按农装事业部规定，供应商代号暂定为00）5.3.3 非生产用图：对于引进图纸、外协厂家图纸仅作为参考或检验等特殊用途时加盖“参考用图”印章。对于满足特殊客户需求一次性使用的图纸加盖“一次性使用”印章。并按有关规定办理审批手续方可发放，此类图样及设计文件更改时不予通知；5.3.4 车间、科室设立专（兼）职技术档案管理员，负责产品图样及设计文件的管理、更改、查阅、保管，对因管理不善而造

9、成泄密、扩散及损坏等，视情节及造成损失的程度，按公司档案管理有关规定对专（兼）职资料管理员、使用责任人予以处罚，并追究部门负责人的相应责任；5.3.5 供应商所需产品图样（A图），须先与农装事业部签订采购技术协议和交纳图样成本费后，方可发放。其中：图样成本费，由工程开发部资料室根据“申请表”进行核算和填写“技术资料、图纸收费通知单”，（收费标准：折合A4图纸5元人民币/张，如有变化以通知为准）供应商到农装事业部财务科交款后，凭交款收据办理图样接收手续（注：参与新产品试制的供应商可免收图样成本费）。5.3.6 因图样丢失或损坏而需补发图样的，按临时生产用图处理。图纸发放员根据“申请表”中注明的图

10、样数量，核定补发图样款项，由用图单位持交款通知单到财务科交款后，方可到工程开发部资料室办理补发手续。 设计图样和设计文档、发放及回收办法FTZGN.8110400.015.0-2005福田重工农装事业部管理制度制度主要内容5.内容及要求5.4 产品图样和设计文件的回收与处理6.4.1 试制用图在样件验收合格后，由试制车间、外检科，专业研究所统一将图纸交回到专业所技术管理员处，技术管理员检验登记确认后，由工程开发部晒图室统一销毁；5.3.2 批量生产用图和设计文件经过多次更改或更改内容较多影响使用时，可进行替换，被替换的设计图纸和文件由图纸发放人员收回，厂内部分于当月月底统一收回，并填写“技术文

11、件和资料回收登记表”予以确认，外协厂家的由采购部技术科或制造部计划调度科统一回收，每月分阶段交图纸发放部门登记确认。如确因工作需要而要求留用旧图时，须写出书面申请，明确留用期限，经技术中心工程开发部部长及以上领导同意后，方可延期留用，同时加盖“留用”章，但必须在延长期内交还图纸发放部门登记后交工程开发部晒图室统一销毁。延长期限应在在制品过渡期限内，到期拒不归还者，按丢失图样处理。5.3.3 对由于设计更改而产生的被替代产品图样和设计文件可直接销毁（考虑到PLM已有版本保存）；其它作废的技术文件和资料需销毁（或留用）时，工程开发部资料管理员或研究所技术管理员应填写“技术文件和资料销毁/留用申请单

12、”（见附录7），经专业研究所会签，工程开发部部长审核，技术中心主任或主管副总批准后方可销毁（或留用）；6.3.4 因设计更改取消的产品图样与设计文件，图纸发放人员与当月月底给予统一收回并填写“技术文件和资料回收登记表”予以确认。并交工程开发部晒图室统一销毁。6.考核细则6.考核细则6.1 各部门对产品图样和设计文件必须严加管理，如丢失或损坏，按折合A4幅面图样的数量处罚，标准为每张A4幅面图样罚款50元。由综合管理部综合管理科负责考核。6.2 对丢失整套部件图样的，必须出具书面说明，并处以510倍的罚款，同时按分公司相关规定追究责任者及部门负责人的责任。6.3 更换图样后，不按时交回旧图或不收

13、回旧图者，按丢失图样规定处理。6.4 更改通知及技术文件、产品图样必须同时到位，凡出现二次晒图，每晒一张折合A4幅面图样罚款20元，因采购部（制造部）提供的“零部件图号对应外协厂家（制造单元）数量明细表”有误的，由明细表提报部门承担罚款；明细表数量提报正确，晒制数量确定有误的由研究所承担罚款。附则与附件7.附则7.1 本制度由工程开发部起草并负责解释7.2 本制度自下发之日起执行8.附件附件1 ：产品图样输图交接单附件2：底图归档登记表附件3 ：技术文件和资料归档登记表附件4 ：技术文件和资料发放申请单 设计图样和设计文档、发放及回收办法FTZGN.8110400.015.0-2005福田重工

14、农装事业部管理制度附则与附件8.附件附件5-1：技术文件和资料发放登记表附件5-2：技术文件和资料发放登记表（S图）附件6 ：技术文件和资料回收登记表附件7 ：技术文件和资料销毁/留用申请单附件8：生产/开发计划用图晒印、发放流程图附件9：分公司生产临时用图晒印、发放流程图附件10：产品更改增换图样、更改通知单发放流程图附件11： 零部件图号对应外协厂家（制造单元）数量明细表附则附表12： 产品图样不同阶段图纸保管与发放单位一览表 附表13： 产品图样及设计文件不同阶段的发放范围和数量一览表附加说明本制度提出部门技术中心工程开发部本制度归口管理部门技术中心工程开发部本制度起草人技术中心综合管理

15、科本制度审核人蒋书满本制度审定人鲁正宏本制度批准人朱金光下发时间：2005年9月13日附件1：内容签字交接输图员接收时间 年 月 日 时 分图纸打印完成时间 年 月 日 时 分产品图样输图交接单 JL1104-037A 单位： 设计人： 原因： 图纸类型及份数： 单位领导签字： 综合科领导签字： 序号代号图幅比例序号代号图幅比例序号代号图幅比例120392214032241423425244362544726458274692847102948113049123150133251143352153453163554173655183756附件2： 底 图 归 档 登 记 表 JL1104-03

16、8A项目 类别 图 入档单位 保管期限： 序号图号名称编制数 量变更记载接收人备注归档人时间A0A1A2A3A4折合A4附件3：类别： 技术文件和资料归档登记表 JL1104-043A序号文件/资料编号文件名称归档人归档时间接收人页次保存期限备注附件4： 技术文件和资料发放申请表 申请部门办理人申请理由日 期序号文件编号或图号名 称份 数备 注申请部门领导日期文件主管部门领导日期文件领取人日期附件5-1： JL1104-041A技术文件和资料发放登记表发放部门： 发放人： 发放日期： 序号文件编号和图号文件名称数量备注图样明细1234567891011121314151617181920212

17、223接收部门部门套数接收人部门套数接收人专业研究所1总装车间1工艺管理科1质检科1采购技术质量科2外检科1生产计划科1配件中心1附附5-2： JL1104-042A技术文件和资料发放登记表（S图）发放部门： 发放人： 发放日期：序号文件编号和图号文件名称数量备注图样明细12345678910111213141516171819202122232425接收部门部门套数接收人部门套数接收人专业研究所1工艺管理科试制车间1附件6： JL1104-043A 技术文件和资料回收登记表序号回收文件编号或图号名称原文件接收单位份数回交人日期备注附件7： JL1104-044A技术文件和资料销毁/留用申请单

18、序号文件编号文件名称数量销毁/留用理由制表审核批准附件8附件9附件10附录11： 零部件图号对应外协厂家（制造单元）数量明细表提报部门： 提报人： 接收部门： 接收人：序号零部件图号名 称外协厂家（制造单元）数 量最新提供时 间123456789101112131415161718192021222324252627282930附录12 产品图样不同阶段图纸保管与发放单位一览表 产品生产阶段图样名称底图保管单位图样标记蓝图发放单位样机试制试制用图研究所S研究所（小）批量生产（小）批量生产用图工程开发部资料室（拖拉机、收获机械）A、B研究所负责A图首次发放；临时用图等申请由资料室负责。附录13 产品图样及设计文件不同阶段的发放范围和数量一览表部门代号产品生产阶段发放范围试制用图（S图）（小）批量生产用图（A图）B图备注04专业研究所1套1套1.“-”标志为无图；2.凡成套图纸，技术资料有明细表、配置表、系统结构表的一同下发。 3.“”仅发放类件图纸，具体按专业所提供的类零部件明