报告写作技巧PPT课件

1、p. 1演示文稿写作技巧演示文稿写作技巧作者：周际作者：周际时间：时间：2008年年1月月23日日如果内容很精彩，谁在乎他是否如果内容很精彩，谁在乎他是否“看上去很美看上去很美”？如果你已经花了很多时间去做？这个输出结果对业务对你有多重要？你希望你的工作如何被重视？“在我们卖房子之前，首先要有能力销售自己！在我们卖房子之前，首先要有能力销售自己！”为什么我们使用为什么我们使用powerpoint来做演讲？来做演讲？ 努力工作的证明 比文本看上去更吸引人 一个专业营销人员的标志 用有力的业务讨论来吸引听众 加强理解和聚焦视线 在问题、选择、决策方面获得统一意见在我们的环境里报告演讲是经常遇到的在

2、我们的环境里报告演讲是经常遇到的把有关你和你思维的信息发送给每个人能够立刻把你是谁以及你如何思考等这样的信息传递给每个人包含有价值的的信息含有宝贵而且往往昂贵的信息经常在系统内部广泛交流在系统内经常进行广泛流通营销团队形象的直接反应是直接反映了营销队伍的形象今天，我们将侧重于从两个方面来今天，我们将侧重于从两个方面来 报告讲稿开发幻灯片及投影片报告讲稿开发幻灯片及投影片 讲故事的工具讲故事的工具 故事的组成部分故事的组成部分 整个故事整个故事议程议程写出有效的幻灯片原则原则/提示提示(30 min) 用图表解说用图表解说(20 min) 写有影响力的报告（20分钟） powerpoint的写作

3、技巧（20分钟）演示文稿写作艺术演示文稿写作艺术演示文稿演示文稿是一种把复杂信息是一种把复杂信息转换成转换成简单扼要、有效沟通的艺术简单扼要、有效沟通的艺术5原则塑造好文章原则塑造好文章five principles underpin all good document writing为你的观众而写采用一个逻辑化和统一的结构简化用事实支持论点说故事有效写作的有效写作的10个技巧个技巧彻底理解写作的内容和目的彻底理解写作的内容和目的每页一个观点每页一个观点用标题使观点更为直接，从而吸引观众用标题使观点更为直接，从而吸引观众采用金字塔原则来创造逻辑结构采用金字塔原则来创造逻辑结构使用编号来扩展结构

4、使用编号来扩展结构在视觉上强调你想观众去关注的地方在视觉上强调你想观众去关注的地方简单、简单、再简单拿走所有不增加价值的元素简单、简单、再简单拿走所有不增加价值的元素杜绝错误杜绝错误理想的字体大小：理想的字体大小：14-16pt，最小，最小10pt拷贝好的演示文件使用它的风格、顺序、结构和图片等拷贝好的演示文件使用它的风格、顺序、结构和图片等#1: 彻底理解文章的内容和目的彻底理解文章的内容和目的thoroughly understand the context & purpose of the slideif you write the slide, you own ityour respo

5、nsibility is to get the information you need to do a good job(applies to all types of slides)如果你做幻灯片，你的职责就是得到所需要的全部信息来做好它！如果你做幻灯片，你的职责就是得到所需要的全部信息来做好它！who人物人物 听众是谁？ 他们已经知道多少了? 他们为什么关心这事? 他们需要被说服还仅仅是确认?what事件事件 你希望在你的报告里表现什么？ -在整个陈述中表现什么？-在整个会议中表现什么？采用什么样的形式？where地点地点 报告提交到何处? 在一个小型会议室？ 在一个500人的活动大厅？

6、when时间时间 什么时候提交报告并举行会议? 事先需要什么资料？ 事后将有哪些沟通？why为什么为什么 为什么报告需要摆在首位？ 是否有更好的替代方案？#2: 每页一个观点每页一个观点keep to one point per slide 如果你没有一个观点，不要这页内容 如果你不知道建立哪个观点，回到第一点 如果你有几个不同的观点，把他们分在不同页面 如果你有互斥的观点，你就没有成功树立你的观点。he is the point!#3: 用标题来吸引注意和抓住重点用标题来吸引注意和抓住重点use the headline to grab attention and make the poin

7、t标题说故事读者只看标题就可以有一个清晰的概念简单，减少失去听众的风险一旦听众失去兴趣，你就很难找回他们复杂和无逻辑的故事线会提高风险简单但不是过分简单的故事可降低风险使用标题 快速创造和抓住听众的兴趣兴趣作为诱惑点，把听众的注意力注意力落到下面的文字上作为你的文章的故事板故事板通常使用一个简单的句子通常使用一个简单的句子 一行文字最佳 两行字最多了说些有意义的东西直接把注意力引到本页重点说些有意义的东西直接把注意力引到本页重点 例如：最好说“我们的市场份额在北方提升，而在南方保持”，而不是说“份额变化应地区而改变”#3:用标题来吸引注意和抓住重点用标题来吸引注意和抓住重点use the he

8、adline to grab attention and make the point目前中国老年人口相当于日本全国人口目前中国老年人口相当于日本全国人口注： 1953、1964、1982、1990、2000年资料源于建国后五次人口普查资料；1985、1987年源于中国社会统计资料(1990)；1997年源于中国统计年鉴(1998年版) ；2005年根据国家统计局2006年3月16日公布的2005年全国1%人口抽样调查主要数据公报。#4:采用金字塔原则来创造逻辑结构和流程采用金字塔原则来创造逻辑结构和流程follow the pyramid principle to create a logi

9、cal structure and natural flowa.key point 观点观点b.key assertions 主论点主论点c. sub-assertions 分论点分论点d. evidence 论据论据观点论点2 a pyramid structure一个金字塔结构一个金字塔结构通常。金字塔结构在信息沟通方面更为有效。通常。金字塔结构在信息沟通方面更为有效。论点1 写作写作”金字塔原则金字塔原则”幻灯片需要你从观点或结论出发，然后跟进支持幻灯片需要你从观点或结论出发，然后跟进支持在未来五年内，薄荷糖果消费量预计将迅速增长 明年现有产能将达到饱和需要考虑增加产能，满足需求把精力从

10、吸引听众注意转移到思想沟通上确认观众会关注要点防止听众错误理解观点或关系从金字塔的顶部开始，使听众能清晰高效地理解故事结构我们应该考虑新增产能，以满足日益增长的需求在未来五年内，薄荷糖果消费量预计将迅速增长（年复合成长率30 ） 明年现有产能将达到饱和扭转你扭转你的逻辑的逻辑流流金字塔原理例子金字塔原理例子11 1调研评估市场环境调研评估市场环境和东风的能力和东风的能力3 3确定细分市场战确定细分市场战 略、产品组合战略、产品组合战略及总体发展战略及总体发展战略略2 2评估细分市场、评估细分市场、产品组合的战略产品组合的战略选择选择阶段阶段1. 1. 战略的形成战略的形成业务模式业务模式调整调

11、整组织调整组织调整4 45 5分析方案和目分析方案和目标的可行性标的可行性确定企业发展机确定企业发展机会会- - 整体思路整体思路- -市场和产品战略市场和产品战略l根据行业变化因素和关键成功因素分析能力差距l预测采取战略选择后业务状况，以及与企业发展目标之间存在的差距-收入/利润/投资风险/回报l充分利用市场发展的机会l缩小与企业发展目标之间的差距l企业发展机会的最终排序发展战略发展战略l确定业务模式需要的变化以支持新的战略l确定业务重点的调整l确定组织需要的优化和调整确定战略实确定战略实施施的先决条件的先决条件p. 17金字塔原理例子金字塔原理例子23.4.1.2508年1、2月的价格下降

12、有效稳定住成交量，使市场占有率明显回升。1.2.#5:使用题点来扩展结构使用题点来扩展结构use bullet points to add structure把长句变成信息点和短句，不但可以看起来考虑更周全，也会使读者容易理解和记住。把长句变成信息点和短句：更好看容易阅读和理解更容易记住#5:使用题点来扩展结构使用题点来扩展结构use bullet points to add structure180-200平米厨卫装修需求不满及改进方向平米厨卫装修需求不满及改进方向180-200平方相对来说是对卫生间和收纳系统的重视程度高于厨房; 而目前最多的不满集中客卫的设计及分类收纳方面卫生间卫生间收纳

13、系统收纳系统厨房厨房 客卫目前过于简单,无法满足主人的标签符号的需求体现舒适温鑫加强装饰性专门的客卫空间（取消淋浴房） 主卫和次卫：更加完备分类的收纳系统保证美观性 玄关需要体现面子和档次感 收纳系统要做到分类收纳（特别是对于大件） 对收纳区间做到功能分隔，例如专门的储物间，步入式衣帽间，洗衣房，工作阳台 厨房装修问题相对不那么严重，需要加强享受性情感性的设计 如何在设计细节方面体现品质感 可以考虑中岛的设计#6:视觉突出你需要观众注视的部分视觉突出你需要观众注视的部分visually emphasize where you want the audience to lookcolaorang

14、e csdjd31-1-41713-1516-1920-2930-3940-49male-126-5-3-5-1-563-3-9who age / genderl/l7-1-1-3-37colaorange csdjd31-1-41713-1516-1920-2930-3940-49male-126-5-3-5-1-563-3-9who age / genderl/l7-1-1-3-37vs.vs.#6:视觉突出你需要观众注视的部分视觉突出你需要观众注视的部分visually emphasize where you want the audience to look良性循环的市场营销良性循环的

15、市场营销大投资拉动高消费需求改善交易环节改善铺货大量利润再投资良性循环的市场营销良性循环的市场营销高消费需求大投资拉动改少交易环节改善铺货大量利润再投资图片能简化思路并帮助强化观点图片能简化思路并帮助强化观点案例案例:#6:视觉突出你需要观众注视的部分视觉突出你需要观众注视的部分visually emphasize where you want the audience to look#7:简化，再简化抛弃所有无附加值的部分简化，再简化抛弃所有无附加值的部分 simplify, simplify, simplify take out all elements that do not add v

16、alue 使用题点bullet point 删除不必要的词 不必要的话用最少的话可能表达了同样的想法用最少的话可能表达的理念一致用最少的话空白 检查图片中的每个部分是否都有用 刻度：有时没必要，如果每个数据值已经标出，你通常并不需要在轴上标出每5 一个标签，也许永远不需要 标题：永远需要 资料来源：永远需要标注人们难以一下子看完太多的东西，所以要留出一些空间，不要将页面填满#8:杜绝错误杜绝错误 absolutely no mistakes一个错误数字可以毁灭整篇文章的可信度一个错误数字可以毁灭整篇文章的可信度这是你的报告这是你的报告 如果你自己不确定是否正确，请检查如果你自己不确定是否正确，

17、请检查#9: 理想的字体大小为理想的字体大小为14-16磅，最小不低于磅，最小不低于10磅磅ideally 14-16pt font, minimum 10pt题目题目, 18pt如果你不能用1-2行的标题和18pt字体 ，可能你的标题是过于冗长，请考虑重新措辞主体文字主体文字, 14-16pt页面上的文本就是打算读出来的人们并不关注较小的文字在一般的会议室用投影机进行介绍，理想字体是14 - 16pt ，最小的是12pt图表中的数据和标签, 10-12pt注解和来源说明, 10pt如果你确实需要小于10磅的文字，说明你要说的东西太多了，应重新考虑设定你的信息。议程议程写出有效的幻灯片原则/提

18、示(30 min) 用图表解说用图表解说(20 min) 写有影响力的报告（20分钟） powerpoint的写作技巧（20分钟）一个图表里的关键要素一个图表里的关键要素题目题目单位备注：资料来源： 数值名称备注：资料来源： 题目题目单位标题永远是最重要的，它告诉观众这些数据标题永远是最重要的，它告诉观众这些数据反映了什么。反映了什么。单位可表示图表所示名称（如单位可表示图表所示名称（如市市场份额的趋势，场份额的趋势， ）类似的图表中，刻度应该统一起来类似的图表中，刻度应该统一起来但如果只是显示数值，刻度就并非总是必要但如果只是显示数值，刻度就并非总是必要的的数据序列标签应尽可能多地横向表示数

19、据序列标签应尽可能多地横向表示所有图表必须标明数据来源；所有图表必须标明数据来源；备注主要是用于提供有用的细节，并不是必须的备注主要是用于提供有用的细节，并不是必须的除非只是为了显示趋势或比较，数据除非只是为了显示趋势或比较，数据的数值通常是必须表示的的数值通常是必须表示的一个图表里的关键要素一个图表里的关键要素数据表现的逻辑顺序数据表现的逻辑顺序巧克力在西部地区的消费量，巧克力在西部地区的消费量，1997年年tons吨(千)巧克力在西部地区的消费量，巧克力在西部地区的消费量，1997年年idahomontananevadas. dakotawyoming 为了突出数据强调的重点，你必须按升序

20、或降序排列。为了突出数据强调的重点，你必须按升序或降序排列。合理的突出数据：给有意思的数据，如最高或最低的做下划线。合理的突出数据：给有意思的数据，如最高或最低的做下划线。 减少不必要的细节减少不必要的细节 把所占比例小的统一归为“其他类” 保留一位小数位数，使图表更清晰 解说数据只要到必要的小数位数解说数据只要到必要的小数位数 数据的小数位数太多，会制造出干扰并不利于信息的传递小数位数要统一小数位数要统一保留尽可能少的小数位数保留尽可能少的小数位数百万美元西部地区的媒体花费西部地区的媒体花费西部地区的媒体花费西部地区的媒体花费西部地区的媒体花费西部地区的媒体花费 选择合适的刻度选择合适的刻度

21、 确定刻度高度来满足柱型图的要求（如果有必要的话，为数据标注留下足够空间）确定刻度高度来满足柱型图的要求（如果有必要的话，为数据标注留下足够空间） 对于有极端差异情况的数据，主动把数据分段 并排出现的两个图表的刻度应该是相匹配（具有可比性），或者是根本上不同的并排出现的两个图表的刻度应该是相匹配（具有可比性），或者是根本上不同的 避免出现0到10和0到15这样两个表的比较， 0-10和0-1000是可以的 从百分比刻度来说，人们一般习惯于到从百分比刻度来说，人们一般习惯于到100% 避免出现0-90 ，但可能出现小刻度，例如所有的数据都在40%以下 选择合适的刻度选择合适的刻度亚洲可可豆加工机

22、，亚洲可可豆加工机，1997年产量年产量jumboplant 3plant 2plant 4plant 5plant 6亚洲可可豆加工机，亚洲可可豆加工机，1997年产量年产量jumboplant 3plant 2plant 4plant 5plant 62550 提供必要的提供必要的“补充资料补充资料”tons(mln)72不同场合的糖果消费量不同场合的糖果消费量christmaseaster复活节mothers dayvalentines day75品牌在不同地区占有率品牌在不同地区占有率northeastsouthwestcentralothersxxx赔付总额赔付总额 （ 95-00）

23、us$000 为更好的进行说明，图表经常需要为更好的进行说明，图表经常需要“补充资料补充资料” 并不总是需要，通常是案例考虑什么是接下来需要的信息，你看到这张图自然会问的问题考虑什么是接下来需要的信息，你看到这张图自然会问的问题 提供必要的提供必要的“补充资料补充资料”xxx赔付总额赔付总额 （ 95-00）us$000tons(mln)72不同场合的糖果消费量不同场合的糖果消费量christmaseastermothers dayvalentines day75(17%)(25%)(26%)(32%)(11%)(35%)(19%)(36%)0.70.90.60.60.80.1rms0.7to

24、tal品牌在不同地区占有率品牌在不同地区占有率northeastsouthwestcentralothers 为更好的进行说明，图表经常需要为更好的进行说明，图表经常需要“补充资料补充资料” 并不总是需要，通常是案例考虑什么是接下来需要的信息，你看到这张图自然会问的问题考虑什么是接下来需要的信息，你看到这张图自然会问的问题 使你的图例更易解释使你的图例更易解释 用某种方式做图例说明，使数据更容易被识别。用某种方式做图例说明，使数据更容易被识别。 确保秩序是一样的，自上而下确保秩序是一样的，自上而下 对于折线图和柱状图直接标注对于折线图和柱状图直接标注 如果报告是黑白的，这一切就更重要了如果报告

25、是黑白的，这一切就更重要了 不要只依靠不要只依靠powerpoint的自动图例说明的自动图例说明 96102不同场合的巧克力消费不同场合的巧克力消费tons(mln)96102不同场合的巧克力消费不同场合的巧克力消费thank youdatebirthdaychristmaseastermothers dayvalentines day使你的图例更易解释使你的图例更易解释 其他需要注意的其他需要注意的 为你的数据选择适当的图表类型为你的数据选择适当的图表类型柱状图：适合表现比较和与基准对照柱状图：适合表现比较和与基准对照线图：适合表现发展趋势线图：适合表现发展趋势饼状图：适合表现比例饼状图：适

26、合表现比例双垂直轴线：双垂直轴线： 适合表现适合表现2维数据维数据merrimeko和气泡：和气泡： 3维数据维数据fidothisfidocan look likethis当数据名称在纵向柱型图上无法良好显示时 ，可考虑使用横向柱型图不要随意拉升你的图表，注意保持正确的图形比例各省（各省（ ）random provinces (%)random provinces (%)不要拉伸！不要拉伸！使用横向柱状图使用横向柱状图其他需要注意的其他需要注意的 最后，考验着一个好的幻灯片还有最后，考验着一个好的幻灯片还有你是否愿意站出来，并展示您的幻灯片给人看？你是否愿意站出来，并展示您的幻灯片给人看？在一个房间里，一对一地讲？在一个房间里，一对一地讲？他是否愿意让你把它讲完？他是否愿意让你把它讲完？议程议程写出有效的幻灯片原则/提示(30 min) 用图表解说(20 min) 写有影响力的报告（写有影响力的报告（20分钟）分钟） powerpoint的写作技巧（20分钟）在做报告时需要