荣威最新-财务管理规定及流程

1、青岛荣威建筑工程有限责任公司青岛荣信威建筑劳务有限公司荣威建筑【2016】01号 签发人：财务管理规定及流程（即借款、报销、供应商付款管理规定及流程）公司为加强财务管理，提高工作效率，促进企业效益，特制定以下规范。第一章 职务借款规定及流程职务借款定义：是指公司职员因需要办理相关工作事宜且预知发生金额将要超出其个人承担范围时，而向公司财务短期借支的款项。其特点是金额虽小但已超出自己日常携带的现金额；它以员工的月工资或其他远期收入为信用抵押，其信用额度根据职位及收入不同一般为：500元至20000元不等；它使用周期短，一般在一周之内最长不超过三个月；其履约或还款方式为有效票据报销或现金冲抵借款。

2、为了便于财务核算，费用类的借款必须在每个月的月底前报销完毕，材料有关借款由于受到审核流程的制约，可适当放宽期限，提倡一个月内报销 ，最长不得超过一个半月，否则都按公司有关制度处罚。职务借款类型：备用金：项目经理备用金、材料专员项目备用金、部门经理备用金、特殊岗位备用金；项目材料员备用金借支，用于支付紧急零星采购；公司采购员有采购结果确认单的借款；项目经备用金借款（原则上项目经理备用金用于业务招待费及临时紧急发生的零星费用，不能用于零星材料采购）；驾车人因车辆加油、维修等借款；办公用品及固定资产购置借款；特殊情况下的一次性借款。职务借款流程类型：借款时必须依据必要的流程审批，来保证公司资金的合理

3、使用，同时控制公司的资金风险；借款流程为：纸质审批流程职务借款计划及控制：借款分日常事项零星借款和专项业务借款。公司财务日常应备有相应流动资金以满足日常事项的零星借款和报销，但对于数额较大的专项借款，借款人及借款部门应提前一周，将其编制进周资金计划中，通过邮件形式把部门一周资金使用计划发至财务部所有工作人员（该资金计划要求尽量贴近实际，列为“其他”的项目不可超过总计的10%，超过视为无计划，要接受行政处罚）。经常无计划且大额借支及支付资金的部门及人员要接受相应的处罚及绩效评定扣分，直至调离岗位及辞退，这表明其目无公司制度和纪律且管理技能偏低或低下。各类职务借款要求及具体流程：1、 备用金：备用

4、金是指因某些工作事项预计支出不确定且数额不大而预先借用的资金。备用金适用的职务及范围：备用金适用于各部门经理及以上职员，适用于项目经理，适用于材料采购专员。部门经理及以上职员备用金借款限额及期限：副总级别备用金限额为10000元，财务部经理备用金限额为5000元，行政部经理备用金限额为5000元，项目经理备用金限额为5000元（一千万以上项目另议），公司采购员备用金为在施项目每个项目5000元，总额累计不超过10000元；项目材料员备用金为在施项目每个项目3000元；其他部门经理备用金为3000元；特殊情况的单独申请，单独授权，以最新的授权时间为准。副总及部门经理的备用金使用期限为其在职期间且

5、每年年底的12月20号前必须报销核销，项目经理、采购员、项目材料员的期限为其项目竣工时终止。 备用金是在报销中循环使用的，任何人不得超出其备用金限额外长期以备用金的名义借支，否则按财务及行政逾期报销处罚。任何人员应积极、及时报销，以使备用金充裕，以备工作中紧急事项发生，原则上，除项目经理和采购员、材料员外，其他人员一年只发生一次备用金借支。备用金审批流程为：纸质审批流程借款人填写纸质借款单（一式两联）部门经理审核确认财务经理审批确认（依据财务规章制度及授权文件审批）上级副总审核确认总经理审核确认财务出纳根据借款单复核支付（依据财务规章制度及授权文件审核）。注：复印联入账，原件联出纳妥善保存，待

6、借款人冲账时作为附件。 对于不符合本规定的借款单财务经理和专职会计及出纳人员应秉持会计准则和职业规范拒绝支付，除非有总经理特批；即使有总经理特批也应不断督促总经理及时将非常规的事项转入规范事项中； 财务经理须在每月的财务报表中专项列明并分析执行情况。2、有采购结果确认单的材料采购借款： 有采购结果确认单的材料采购指已确立采购立项，且采购结果确认单获得审批的，但不需要签订采购合同的采购（属于集中采购而非零星采购）。 有采购结果确认单借款须附齐相关证明材料：项目提料单、采购结果确认单。有采购结果确认单的材料采购借款流程：纸质借款流程借款人填写借款单（一式两联）后附项目提料单、采购结果确认单项目经理

7、审核确认财务部经理审批签字确认（依据财务规章制度及授权文件审批）上级副总审核确认总经理审核确认财务部出纳审核支付（依据财务规章制度及授权文件审核）。3、点工人工费借款：点工人工费主要是指项目的文明施工人员（小工或壮工，主要职责是打扫现场的卫生）、电工等施工劳务人员的出勤工资；紧急事态下请来抢工的各专业施工人员出勤工资。过保修期而进行维修所发生的点工工资。原则上，对小工或壮工的人工费控制，是由工程部及财务人员根据开工立项报告中文明施工费的劳动力费用指标控制。点工人工费借款流程：项目经理发起的人工费借款单，并附上工程部审核完毕的签报（签报后附点工日工工人签字工资表、点工日工出勤表）财务部经理审核确

8、认上级副总审核确认总经理审核确认财务出纳根据借款单复核签字确认并支付。 4、市场投标借款： 市场投标借款主要是市场部资格预审和投标所产生的预计费用； （1）资格预审所产生的费用有:报名费；资格预审文件购买费；此费用是我公司向招标代理公司支付的，一般有正式发票或收据。以上报名费和资格预审文件购买费，随电子标的全面推广将不再产生该费用；配合单位配合费；配合单位资审文件制作费；项目经理出场费；(2）投标费用投标文件购买费。此费用是我公司向招标代理公司支付的，一般有正式发票或收据。图纸押金，一般能在投标结束后退还。此款千万不得计入费用，只能暂时记为其他应收账款-图纸押金（XXX）投标保证金，一般能在投

9、标结束后退还。此款千万不得计入费用，只能暂时记为其他应收账款-投标保证金（XXX）以上投标文件购买费和图纸押金，随电子标的全面推广将不再产生该费用；投标盖章费(封标费)，配合单位收取的费用，一般没有收据及发票。资格预审借款流程：由市场投标经理填写借款单（一式两联）后附资格预审投标明细表上级副总审批确认财务经理审批确认总经理审核确认财务部出纳根据审批支付。财务人员须审核资审借款金额,不得超过立项审批的金额。5、车辆费用借款：车辆费用借款主要是公司职员因公使用车辆而产生的预计费用。费用主要包含：加油费、保养费、维修费、停车费、过路费、印花税、保险等。由借款人借款单（一式两联）部门经理审核确认行政部

10、经理备案审批财务经理审核确认上级副总审核确认总经理审核确认财务出纳根据借款单支付车辆金额的借款不得超出车辆管理办法规定的金额。如仍需借款，须有总经理在借款单上手签确认。6、“办公用品及固定资产购置借款单”： 办公用品及固定资产购置借款主要是为满足各项办公的实物购买的费用，办公用品分：低值易耗品，固定资产（设备、机具）。 该费用主要包括：笔墨纸张日常消耗品的采购、办公桌椅的新增或更换、办公软件更换及电脑新增或更换、空调、机具、设备、汽车等固定资产购买。办公用品的发生一般分三个来源：各个部室的日常申请，项目部的申请，公司行政部的季度储备申请。借款流程：由借款人填写借款单（一式两联）部门经理审核确认

11、行政部经理备案审批上级副总审核确认财务经理审核确认总经理审核确认财务出纳根据借款单支付7、通用事项借款： 通用事项借款是指偶然发生的紧急事项或专项事情，但备用金不足以支付，而申请的借款。 借款采用纸质借款流程借款申请人填写纸质借款单（一式两联）部门经理审核确认财务经理审核确认上级副总审批总经理审批财务出纳根据借款单支付通用注意事项（一）： 1、财务人员所依据的财务规章制度及授权文件的具体条款参见本规定及其它相关文件。2、以上借款资金支出必须以周为单位做好资金使用计划，超过计划申请使用资金的，财务部有权拒绝支出，如确需支出，需要到行政部经理处在借款单上签字记录在册，视情况予以处罚，再凭其借款单请

12、总经理签字特批，如总经理未在，财务需得到总经理的短信或邮件等有凭据的通知方可支出，事后当事人或当事人委托财务人员找总经理补签。3、补签有效时间为一周，特别情况不得超出财务月结账期。4、违反以上规定的，财务部负责人有权提请行政部门行政处罚当事人对工作无计划给财务部带来工作无序。第二章 报销规定及流程财务报销、冲账一般坚持当期借当期报的原则，目的是及时核算费用，为领导决策提供准确的财务数据。公司实行“宽借严报”的宗旨。日常事物类花费无论是公司各职能部室还是项目部，都按“费用报销单”流程办理 要求报销人根据公司规定的类别分类逐行填写报销，并尽量详尽地说明花费的理由及时间、地点、对象、名称、事由，以便

13、于审核人审核；提交到财务的票据不得用订书机装订，必须把原始票据分类整齐用胶棒或胶水黏贴好，否则财务有权拒收。严禁审批人把自己发生的费用交由他人代为申报，严禁恶意拆分报销金额；各项费用尽量不要使用白条、收据作为票据报销；凡是白条必须有总经理签字，收据金额超过200元的需要有总经理签字方可生效；一、 “费用报销单”报销人填写纸质费用报销单部门经理审核确认由财务部经理审核确认票据合理合规性上级副总审核确认总经理审核确认财务出纳根据报销单内容找出“借款单”及借款时的附件，并在第一联借款单上加盖“已结清”字样。核实报销内容与借款内容是否一致，如一致进行冲账；如不一致，财务不予冲账。注：无论是项目人员还是

14、科室人员，报销项目费用必须有项目经理签字确认，否则财务人员不予报销。二、材料采购报销流程：1、项目部材料员、公司采购员备用金零星材料报销冲账：（备用金、个人资金）由报销人填写费用报销单（后附材料入库汇总单及入库单、送货单、正规收据；如若小门头发票或正规收据，送货单上必须有收款人签字并写款项结清字样）项目经理审核确认上级副总审核确认财务经理审核确认总经理审核确认财务出纳审核签字报销或冲账2、采购确认单确认的材料借款报销冲账：（有采购确认单的但无须合同的借款）报销人填写费用报销单（后附材料入库汇总单及入库单、送货单、正规收据；如若小门头发票或正规收据，送货单上必须有收款人签字并写款项结清字样）项目

15、经理审核确认上级副总审核确认财务经理审核确认总经理审核确认财务出纳审核签字报销如果出现报销人直接退回现金冲借款的情况，出纳要给报销人开具收据并附上借款单的第一联且借款单上要加盖“已结清”字样，方可冲账。报销单不能修改涂抹且不能有任何漏项，否则财务不能予以报销；附注：“材料入库金额汇总审核表”的签字流程：采购员亲自或委托材料商将材料收据或者发票及商家送货单、材料明细单交给项目库管员办理材料采购入库单采购员需要根据入库单编制“材料入库金额汇总审核表” 项目经理签字确认财务经理审核确认上级副总审核确认总经理审核确认财务须注意任何没有或与“材料入库金额汇总表”金额不符的且缺少以上审批签字的报销都可拒绝

16、。 “入库单”的填写规范：入库单是材料记账的重要凭证，填写必须内容完整，字迹清晰。填写内容：项目名称、入库时间、材料来源（即对方科目）、货品名称、单位、单价、金额、合计总金额、项目经理签字、库管员签字。填写要求：入库单严格按照时间的先后顺序，按照页码填写，材料到场，即刻开具，不得后补入库单。入库单按照项目、供应商区别开具。入库单开具时，应严格按照收货数量、单价填写。 有立项审批的材料采购，材料员需要及时与库管沟通，单独开具一张入库单，避免冲账时混乱。特别说明：材料员备用金循环使用期限为项目竣工日，到期必须报销冲账完毕，否则按财务及行政管理规章制度处罚。要求：项目材料管理员及时就每笔材料入库、出

17、库做好台账登记，以方便与采购员对账及配合财务核对库存。三、点工人工费借款冲账：项目经理填写付款凭单，并附上签报（签报后附点工日工工人签字按手印的工资表、工人身份证复印件）财务部经理在借款单上审核签字确认上级副总审核确认总经理审核确认财务出纳根据借款单复核签字确认并支付。四、市场投标借款冲账：由借款人填写费用报销单部门经理审核确认副总审核确认财务经理审核确认（要求：报销单后附上有效票据）总经理审核确认财务出纳审核盖章报销冲账。五、车辆借款冲账：由借款人填写费用报销单部门经理审核确认行政审核备案财务部经理审核确认副总审核确认总经理审批确认财务出纳审核盖章报销冲账。六、“办公用品、固定资产报销单”规

18、定及流程： 报销人填写费用报销单（后附办公用品入库单/固定资产入库单）行政经理审核备案（固定资产要编号并登记固定资产台账以备和财务对账及固定资产盘点）副总审核确认财务部经理签字确认总经理审核确认财务出纳审核盖章报销冲账。财务人员须知：报销人必须凭有行政部经理签字的凭固定资产、办公用品入库单方可报销。七、其他日常费用报销，遵照“费用报销单”流程执行。通用注意事项（二）：报销、冲账时间的有关规定：1、报销时间：公司规定每周四全天报销，请报销人员于每周四前把签字完成的报销单交到财务。2、冲账期限：（1）从借款之日起计算不超过30日到35日，延时不报请到总经理处办理延迟冲账事项说明，转交财务不给予行政

19、处罚；（2）如没有延迟冲账事项说明，财务有权提请行政部处罚冲账人延时不报账，处罚金额为借款金额的10%；且延迟冲账的事项说明不得超过两次，如超过按照延迟冲账处理。（3）如遇押金、保证金等不能当时退回的，请把收据交到财务部出纳保管并进行登记（详见“财务保留单据登记表”），依然由借款人按照登记及时追回押金及保证金，退回时，到财务领取收据。财务保留的单据登记表：序号项目名称单据性质单据金额单位名称收回时间追款人签字收单人签字款项收回签字（4）报销单填写要求：报销人采用集中申报报销单，报销单内容要求也集中填写。在每次报销中，可以一次填写多次发生的相同事项费用。同类事项按照时间顺序，详细列在事项说明中。

20、例如打车费可以是多张打车费填写一张电子报销单，可以分别、分行详细写出时间、地点 支出金额。在报销金额处填写总报销金额；再例如项目经理的招待餐费，可以是多张餐费填写一张电子报销单，可以分别、分行详细写出时间、地点 支出金额。在报销金额处填写总报销金额；第三章 长期材料供应商、专项材料合同供应商、分包供应商付款规定及流程公司规定对外支付材料、分包工程款基本原则依照公司确认的供应商名录执行，任何供应商必须有与公司签订的合同，此合同分为长期供应合同和单项供应合同，财务最终是依据合同作为付款的原则和依据。首先，任何供应商必须取得我公司供应资格，要求：任何供应商必须在公司存有营业执照复印件、法人身份证复印

21、件和组织机构代码复印件，取款人员的法人授权委托书等合法身份（对于供应商提供的公司身份要在企业信用信息网查询是否真实，法人是否真实，并且所有复印件必须加盖公章）；任何新增的供应商必须在支付款项前提供以上资料，并据此登录到供应商信息表中。公司应有完善的供应商档案。严禁以供应商姓名计财务账务，当可在供应商公司名称后面备注法人人名。谨防一个法人，多家公司，以防其在公司集中采购中弄虚作假、围标等。如出现此种情况应立即向有关部门及总经理汇报。特约材料供应商、单项材料供应商按“材料合同付款申请单-长期材料供应商、专项材料合同供应商”办理；分包供应商按“项目分包付款申请单（劳务分包、专业分包）”办理。一、 材

22、料供应商付款规定及流程 ： 适用 “材料合同付款申请单-长期材料供应商、专项材料合同供应商）”1、长期供应商的付款规定及流程：（1）长期供应商的付款规定：应依据长期供货合同和上账金额，按欠款的时间顺序支付严防任何材料人员以临时采购借款的方式支付供应商货款，在借款报销时要严格审核票据是否是从长期供应商处开具的票据。长期供应商必须是具有独立法人资格的公司，不得接受XXX建材城的发票或票据。任何发票或收据后必须附供货明细表且盖有与发票或收据一致的印章。任何长期供应商支付的款项不得超过上账应付金额的70%。凡是要求必须超过此限额的供应商，不仅要取消其供应商资格外，且应向总经理审批，制定付款计划协议书，

23、在六个月内支付完毕。（2）长期材料供应商的付款流程：（OA）采购员填写“长期材料供应商付款申请单”采购部经理审批签字财务部经理审批副总审核企鹅人总经理审批确认出纳付款说明：材料员填写“材料供应商付款申请单” 须附供应商亲自书写的付款申请报告（传真件也可），供应商要在其报告上注明其已供货的项目及金额，此次按合同约定想要申请的金额；采购员要在电子单上摘抄将供应商的要求并附上该申请书的扫描件；财务人员要写明已上账的项目、金额及比例，按合同约定比例可支付的金额等意见；财务各相关人员都要在打印的凭证上签字，领款人必须是法人或法人授权委托人，领款时也须签字，支付时严禁我公司人员带领，对于经公司严格认真的供

24、应商，可通过网络电子汇款直接打入其法定账号上。2、专项材料供应商： （1）专项材料供应商的付款规定：专项材料供应商是指没有长期供应合同，但因工程需要，第一次合作或单次合作的、纯材料供应的、且有供货合同的供应商。专项材料供应商的付款是依据合同、材料入库汇总单等相结合的办法支付预付款、进度款、尾款。专项材料供应商必须签订材料供货合同，主要是对其规格、品牌、质量、供货周期、付款方式、违约罚则的约定。（2）专项材料供应商付款流程（OA）采购员填写“专项采购材料合同付款申请单”采购部经理审批签字项目经理审批财务部经理审批副总经理审批总经理审批财务出纳付款说明：材料员填写“材料供应商付款申请单” 须附供应商亲自书写的付款申请报告（传真件也可），供应商要在其报告上注明其已供货的项目及金额，此次按合同约定想申请的金额；材料员要在电子单上摘抄将供应商的要求；（特殊情况可按合同执行付款，但电话向库管员及项目经理电话复核到货情况）财务人员要写明已上账的项目、金额及已比例，按合同约定比例可支付