招投标文件中的英语语言的理解及其翻译

1、附47 附录4招投标文件中的英语语言的理解及其翻译 杜振华 岳 颖 摘要众所周知工程招投标文件是一种很严肃的书面文体，要求精确，严谨。但是模糊语言在招投标文件中的应用却俯拾皆是，它对工程的造价，设备的供货以及服务的范围等都起着举足轻重的作用。本文拟从电力工程中的招投标文件着手，找出一些规律和典型的语言现象，分析其明确和隐含的功能。同时也想借鉴工程中的一些得失，以便使我们更好地理解英语文件在为工程服务中的重要作用。 关键词招标文件 投标文件 英语语言 翻译 根据世界银行的规定，招标文件应该包括：招标邀请书，投标人须知，标书格式，合同格式，一般的和特殊的条款，技术规格，货物清单或数量和图纸清单以及

2、必要的文件如各种担保形式等。投标文件则是对招标文件的响应，各种表格的填写或对各项要求的承诺，除此之外，招标文件中还应包括标前会议所发的补充文件及对各投标商所要求澄清问题的答复意见，也包括在评标期间对各投标商所提问题的答复函件和澄清会议记要等，因为这些文件都是评标的依据。反之投标商对买方澄清意见的答复函件也构成了投标文件的一部分，与投标文件一样具备了同等的法律作用。本文打算从以下二方面谈谈招投标文件的英语语言的理解及其翻译。1. 语言要精确清晰1.1招投标文件属于严肃的书面文体，要求语言严谨周密，且行文简练、定义准确无误，重点突出。请看这样一段句子：例 All I&C equipment fur

3、nished must be based on Contractors recommendation and proven experience in the power plant installations. No prototype components shall be used. The Contractor shall state the applications, the performance guarantees including accuracy, repeatability, drift due to time and temperature etc, and shal

4、l provide the catalog for each type of application in his proposal.本段是对投标方所提供的设备的客观要求，三句话中分别用了一个must和三个shall，其意都是要求承包人（或投标方）在客观上必须做到的，但第一句话中用must这个词就显得比较生硬，也不礼貌，因为工程招标必竟还属于一项外交活动。为此我们也曾请教过美国专家，他们建议在招标文件中尽量不使用must，而shall这个词用在招标文件，合同，条约和规章等文件中多表示客观义务，规定，甚至是强制性的要求。细读招标文件，凡是在客观上要求投标人做到的，几乎全用shall这个词。这与另

5、一个词will形成了明显对照，will表示主观上的一种愿望和打算，不带有强制性。难怪有些投标商将买方的招标书买去以后，只是将shall这个词改写成will就作为他们的投标文件，这样一旦中标，他们谈判起来就比较主动。在工程招投标中，也会用到shall, should 和may这三个词，为了进行比较，我们不妨看一下ASME规程中动力管道篇对这三个助动词的定义：“shall” or “shall not” is used to indicate that a provision or prohibition is mandatory.“should” or “It is recommended” i

6、s used to indicate that a provision is not mandatory but recommended as good practice.“May” is used to denote permission, neither a requirement nor a recommendation.从定义中我们可以看出shall或shall not 用来说明“许可”或“禁止”都是强制性的。“should” 或“lt is recommended”用来说明“允许”或“推荐”不带有强制性，而是依据成熟的经验所推荐的。“May”用来说明允许既不是要求的也不是推荐的。我们

7、再参考英国Longman公司出版的“A Comprehensive English Grammar for Foreign students”语法书中对shall和will 用在第二人称和第三人称时的区别：In the examples where “shall” was used in the second or third person to express determination or resolution, note that the determination is in the mind of the speaker.He shall pay you what he owes

8、you .他应付所欠你的钱。本句的含意是：我（说话人）催（或强迫）他还所欠你的钱。但是如果这种决定不是发自说话人的心里，而是发自句子中的主语，则应用will而不用shall。例如：George will go out without his overcoat although it is a bitterly cold day.尽管天气很冷，乔治出去还是没穿大衣。本句的含意没有讲话人的意愿,而句子的主语乔治的意愿起主导作用。如果句中用shall而不用will则表示：我（讲话人）让乔治出去不要穿大衣。在例中的第二句No prototype components shall be used 中把否

9、定词用在句首比用在shall 后有更强调的意思，也符合科技英语写作上的要求，即句子的主要信息尽量前置，放在主语中。通过以上分析，例1可以译为：所有仪表和控制设备应根据承包商的推荐和在电厂安装的成熟经验来提供，试生产的部件不得使用。承包商必须说明产品的用途，工作状况及性能保证包括精度，重复性及由于时间，温度的原因而产生的漂移，还要对他所建议的产品分类，提供说明目录。1.2 在招标文件中，英语选词一定要准确。例如有这样一段话：“所有由汽机承包商供应的用于连接设备或控制装置的预制电缆应由汽机承包商负责设计，布置走向和供应，不管设备/管道在什么位置。” 译成英文All fabricated plug-

10、in cables used to connect the equipment or control devices provided by Turbine Contractor shall be designed, routed and supplied by Turbine Contractor, no matter where the equipment /piping to be supplied is located.在这段英文中，plug-in就是必不少的，它带有插入的意思。原来这里所指的预制电缆就是两端带有插头的电缆，可直接插入控制装置和被控制的设备上，装配起来很方便。如果按照汉

11、语的意思仅翻译成prefabricated cables 就容易和cables on reel （电缆盘上的电缆）相混 ，谁能说cables on reel 不是prefabricated cables 呢？国内的电站工程，土建施工部分一般都是由国内的施工单位来完成的，但是招标文件中往往规定预埋钢筋和水泥由投标商来提供。对于汽轮机基础的钢筋和水泥所需量大，要求高。因此在招标文件中，汽轮机的基础一般要用到两个词foundation and pedestal.按照讲英语国家的工程技术人员理解foundation一般指地下部分。而pedestal则指从地面零米地到汽机平台大约14米高的基座。如果我们

12、仅用其中一个词，供货范围就会发生很大变化。另外还有几个词在招投标的过程也是常用的但语气是不同的。比如最近流行的一个词“承诺”在英文中对应的词为promise.如要讲“投标商承诺提供三台给水泵并满足容量要求”可以译为The bidder has promised to supply three pumps which shall satisfy the specification of capacity. promise 这个词不管是在英语中还是汉语中的承诺可以理解为所“要约”的主体内容，依然是没有法定行为的规范，也没有监督“承诺”执行的“合法”文件。换言之，承诺即许愿，是一种可以改变的许愿或愿

13、望。因此英语中就有这样的句子 If you make a promise you should keep it; you ought not to break a promise. 可以看出promise是可以毁约的。在招投标文件中有三个词可以对promise取而代之，这就是confirm, agree 和guarantee.从招标方的立场来说，对投标方所推荐的产品，分包商最终要征得招标方的认可，常用的有三个词 for Owners selection （ strongest）,approval （stronger）and confirmation（normal）.其语气程度不同。1.3 另外

14、招标文件对一些有争议的词组在技术条款中都作了明确的定义，一旦投标方不提出偏差，则这些定义就成为供货范围和评标的依据。如对蒸汽发生器，原产国，控制柜，支吊架，管道，泵组等都作了定义。对锅炉给水泵的定义是这样的：Boiler Feed pumpOne （1）motor-driven half-load boiler feed pump set, complete with variable speed coupling and gearbox, drive motor, couplings with coupling guards, base plates, anchorages, sealing

15、 water supply system （where applicable）etc.Complete control, hydraulic and lubricating oil systems with main and auxiliary oil pumps, oil tanks, oil coolers, oil filters.从定义中我们可以看出：给水泵不但含有泵本身，而且必须配备完整的变速偶合器，驱动电动机，联轴器及保护网，底板，地脚螺钉，密封水供应系统等。还有整套控制，液压及润滑油系统以及主辅油泵，油箱，油冷却器，油过滤器。翻译或编写英文标书。对汉语的原意一定要弄清，切不可望字

16、生意（译）。以其昏昏使人昭昭是不行的。例如关于低压省煤器的技术规范，有这样一项要求：低压省煤器系统发生故障时，可以断其供水，低压省煤器可能干烧，不影响机组的安全运行。译成英语为：when low pressure economizer is in troubles, water supply may be cut off ,then the low pressure economizer can be under operation without disturbing the safety of the unit .在这句话中“干烧”绝不可翻译成dry firing . 因为省煤器不可能出现

17、这种情况，这里的“干烧”即是无水运行。1.4 我们强调招投标文件中的英语语法一定要精确、清晰、但实际中，文件中出现的错误往往是不能令人容忍的，不管这种错误是来自于编写，翻译还是打印，因为一旦执行起合同来就不能以“错误”免其职责，请看下面几个例句。CMC will be responsible for any costs or expenses incurred by the bidders in connection with the preparation or delivery of the bids .这是一份登在中国日报（China Daily Dec.596）上招标广告，很明显主句中

18、丢掉了一个 not, 意思就正好相反，因为招标人绝对没有责任承担投标人在编写和提交标书过程中所发生的费用，同时这笔费用也是很难算清的。在一份招标文件中，有关分散控制系统进出口接点的备用量的罚款条款中是这样写的：The standby quantity of I/O connection shall be 20%Penalty: after performance test, each increase of 1%,the penalty of contract price will be JPY 3,450,000 .文件规定了进出口接点的备用量为20%，而罚款项中却写每增加1%则罚款345万

19、日元，意思也刚好弄反了。对于招标人来讲投标人预留的接点愈多对招标人有利。结果每增加1%反倒罚款几百万日元。类似的错误我们在招投标文件中也是屡见不鲜的。因此应该把好每一道关口，绝不能因为某一疏忽大意而造成不可估量的经济损失。2. 标书中的模糊语言现象前面我们谈到招投标文件中的语言一定要清晰，指代明确，这都是相对而言的，也是以招投标方各自的立埸和利益为出发点的。同样在此基础上，各方也充分利用模糊语言为对方设下“陷井”使自己处于主动地位。自然语言具有双重性，既准确又笼统，既清晰又模糊。而这种模糊性对我们准确地翻译和编写招投标文件带来极大障碍。因为人心意所指，则各不相同。此人所指，未必他人所指，此刻所

20、指，未必彼刻所指。招投标文件中的模糊语言现象并不是文体所要求，可以说是人为的或者说是自觉或不自觉而出现的一种语言现象，尽管它有悖于招投标文件的文体要求，但必竟是存在的，可信手拈来，例如：、The scope of work and equipment to be provided by the Turbine Contractor shall include, but not be limited to the following:、This section sets out the scope of the installations covered by these specificati

21、ons as well as specially required supplies and services, but without excluding other necessary components and services not mentioned 在第句中，文件规定：汽机承包商提供的工作和设备范围包括下列内容，但不局限于下面内容：第句的意思是：本节提出了本规范书中包括的设备范围以及特别要求的供货和服务，但还应包括尚未提到的其它必要的部件和服务。“包括下列内容，但不局限于下面的内容”以及“还应包括尚未提到的其它必要部件和服务”这样的句子对招标方来说是保护性条款，但对投标方来说就

22、是一种模糊语言。投标方必须去思考他的供货范围，但又不能展开想象的翅膀自由地驰骋，他很难把握一个标准尺度。严格地来讲，在严肃性很强的招标文件中是不能出现这样的模糊语言的。可是做为招标方他有权利这样做，目的是为自己购买一套更完整的设备。并且几乎在所有的招标文件中我们都可以碰到这样的句子。但是这样的句子放在合同文本中，供货方就无论如何也不能接受了，因为合同的供货范围是在不能更改的投标报价的基础上所确定的。如果到了这时供货范围还没有一个明确的界限，那这份合同执行起来就很困难，难怪某一外商代表团在与我方商谈时就坚决不接受这一条款。他们说“我们要带着这样的合同去见老板，就会立即被炒鱿鱼”。当然作为招标方，

23、签订合同时如能写下边的句子也应该是满意的。and including the following associated and other necessary accessories.上例中的模糊语言在招标文件中能够存在的另外一个原因是，投标方可以根据自己某一系统设计原则提出超出招标方所要求的供货范围，同时在投标报价中也考虑了not be limited to the following and without excluding other necessary components and services not mentioned. 从这个意义上来讲，这一条款对招标方和投标方又是平等的。

24、在评标阶段，作为保护性条款，招标方往往会发出这样一份电传要求投标方予以确认：Except the deviations you submitted in the bids, all the requirement specified in the Bid Documents shall be satisfied.投标方收到这样的电传后往往不能给于及时答复，这里边就可能有“埋伏”。例如在一份招标书中有这样的要求：For outdoor equipment or vessels without hoisting frame, a mobile jib crane of appropriate ca

25、pacity shall be provided.有一家投标商对这 一条款既不提出偏差，在供货范围里又不提供a mobile jib crane. 这时招标方就要直截了当地对这台mobile jib crane 的供货进行澄清。经过澄清，投标方果然找了许多不提供这台汽车吊的理由，而招标方就针锋相对，坚持要投标方提供。作为投标方，在投标过程中有时也作一些假象，本来很清楚的东西，他却从另外一个角度提出要求。有一家的投标书是这样写的：We will supply equipment and design work as per the current standards and codes. If

26、the stringent or higher standards and codes are adopted when executing the contract, the bid price would be adjusted. 咋一看这一要求是合理的，其实Its not allowed. 因为一般的招标文件都规定了标准和规程，如果要用替代标准，则这个标准应该是相等的或更严格的。有时招标文件中还有这样的规定：All other instruments and special meters needed in the field test shall be supplied togethe

27、r with calibration data by the Contractor. 但是却没有规定这些现场所用试验仪器是return to the bidder 还是left to the buyer,这些对执行合同都带来不少的困难。对招投标文件中的一些模糊词组一定要弄清楚，如有一家投标商承诺提供一台备用的控制柜(spare cabinet) ,可是到货以后才发现仅是一台空的铁皮柜，里边的线路和元件还得另外出钱购买，这就是投标商钻了定义不明确的空子。因此对招标商来说spare cabinet 就得明确定义为shall be complete with apparatus and be rea

28、dy to use.招标文件中的条款很多，对每一条款，作为投标商都应仔细核对，消除模糊。例如前几年我们在承担某国外工程时，条款中规定我方在现场的工作人员应有舒适的宿舍，有卫生设施。由于我们经验不足没有对一条款做出详细澄清，到了现场以后才发现，宿舍是临时修建的工棚并且四个人一间。卫生设备也极其简陋，还不配置空调，所在国气温又特别高，生活条件相当艰苦。而美国一家公司在投标我国的一个工程时，关于现场人员的居住条件是这样写的, for personnel without family:one（1 ）bedroom properly furbished and cleaned ,complete wit

29、h private bathroom equipped with all facilities; for personnel with family:one（1 ）apartment ,properly furnished and cleaned and complete with kitchen and bathroom all equipped with necessary facilities. The Contractor shall inform the Owner of personnel with family one month in advance of their departure .The Buyer shall make available to the