Word排版及表格编辑,高级编辑技巧课件

1、Word排版及表格编辑排版及表格编辑叶仁春叶仁春Mail:2009年9月华中科技大学现代教育技术中心主要内容主要内容1word长文档编辑技巧长文档编辑技巧 2图文混排图文混排 3表格制作与编辑表格制作与编辑 2009年9月华中科技大学现代教育技术中心1word长文档编辑技巧长文档编辑技巧文档要求：文档要求：封面后是目录页封面后是目录页目录页码为罗马字目录页码为罗马字正文页码为阿拉伯字正文页码为阿拉伯字正文页眉为文章题目正文页眉为文章题目封面页，无页码、页眉封面页，无页码、页眉目录页，有页码无页眉目录页，有页码无页眉纵向正文页，有页纵向正文页，有页码、页眉，标题号码、页眉，标题号横向正文页横向正

2、文页纵向正文页纵向正文页2009年9月华中科技大学现代教育技术中心1页面设置页面设置2样式使用样式使用3文档分节与分页文档分节与分页页眉页脚及页码页眉页脚及页码4目录引用目录引用5具体内容具体内容2009年9月华中科技大学现代教育技术中心1页面设置页面设置文档编辑前：文档编辑前：设定纸张设定纸张设定文档网络设定文档网络1.设定纸张大小设定纸张大小2.设定文档网络设定文档网络设定每行字符数、每页行数设定每行字符数、每页行数3742纸张设定后录入时纸张设定后录入时可直观显示页面和可直观显示页面和排版是否合适排版是否合适调整字符间距、行调整字符间距、行距，可在不增大字距，可在不增大字号情况下，使内容

3、号情况下，使内容显得更显得更清晰清晰2009年9月华中科技大学现代教育技术中心什么是样式？什么是样式？简单地说，样式就是格式的集合。简单地说，样式就是格式的集合。样式作为格式的集合，它可以包含几乎所样式作为格式的集合，它可以包含几乎所有的格式，设置时只需选择某个样式，就有的格式，设置时只需选择某个样式，就能把其中包含的各种格式一次性设置到文能把其中包含的各种格式一次性设置到文字和段落上。字和段落上。 2样式使用样式使用2009年9月华中科技大学现代教育技术中心样式设置样式设置显示选项：显示选项：有效格式：有效格式：即有格式，又有样式。即有格式，又有样式。 有效样式：有效样式：只会显示文档中正在

4、使用只会显示文档中正在使用 及默认的样式及默认的样式 。“正文正文”样式是文档中的默认样式，样式是文档中的默认样式，不要轻易修改。不要轻易修改。 “标题标题1”“标题标题9”为标题样式，通常为标题样式，通常用于各级标题段落，与其他样式最为用于各级标题段落，与其他样式最为不同的是标题样式具有不同的是标题样式具有级别级别，分别对，分别对应级别应级别19。这样，就能够通过级别。这样，就能够通过级别得到得到文档结构图、大纲和目录文档结构图、大纲和目录。 2009年9月华中科技大学现代教育技术中心规划样式规划样式 文中的每一部分、章节的大标题，采用文中的每一部分、章节的大标题，采用“标题标题1”样式，章

5、节中的小标题，按层次分别采用样式，章节中的小标题，按层次分别采用“标题标题2”“标题标题5”样式。样式。 文章中的说明文字，采用文章中的说明文字，采用“正文首行缩进正文首行缩进2”样式。样式。 文章中的图和图号说明，采用文章中的图和图号说明，采用“注释标题注释标题”样式。样式。 2009年9月华中科技大学现代教育技术中心文档编辑中：文档编辑中： 录入标题录入标题1.文字输文字输入入3.设置编号设置编号2.设置标设置标题题保持光标位置在当前设置样保持光标位置在当前设置样式的段落中。式的段落中。边输入文本边设置样式和格边输入文本边设置样式和格式，所有样式选择后，可显式，所有样式选择后，可显示有效样

6、式。示有效样式。2009年9月华中科技大学现代教育技术中心录入正文录入正文1.设定字号设定字号2.格式格式|段落段落 设定行距设定行距1.5倍倍1.5倍行距，首行倍行距，首行缩进，小四字体缩进，小四字体样式与格式窗口中出现设定格式选项。样式与格式窗口中出现设定格式选项。 2009年9月华中科技大学现代教育技术中心样式快捷键设置样式快捷键设置2.单击单击“快捷键快捷键”不要输入快捷键，而应该按不要输入快捷键，而应该按下快捷键下快捷键 。避免频繁在键盘和鼠标之间切避免频繁在键盘和鼠标之间切换，提高录入和排版速度。换，提高录入和排版速度。 1.1.选定样式上单击选定样式上单击“” 选择选择“修改修改

7、”3.指定指定“快捷键快捷键”文档中录入文字，然后按下某文档中录入文字，然后按下某个样式的快捷键，即可快速设个样式的快捷键，即可快速设置好格式。置好格式。 2009年9月华中科技大学现代教育技术中心3文档分节与分页文档分节与分页如果希望采用不同的页眉和页脚，这种做法无法如果希望采用不同的页眉和页脚，这种做法无法实现。实现。 文章分页方法文章分页方法:加入多个空行的方法使新的部分另起一页。加入多个空行的方法使新的部分另起一页。插入分页符分页。插入分页符分页。这是一种错误的做法，会导致修改时的重复排版，这是一种错误的做法，会导致修改时的重复排版，降低工作效率。降低工作效率。文章分页正确方法文章分页

8、正确方法:插入分节符分页。插入分节符分页。2009年9月华中科技大学现代教育技术中心插入分节符方法插入分节符方法:对于封面和目录，同样可以用分节对于封面和目录，同样可以用分节的方式将它们设在不同的节。的方式将它们设在不同的节。1.2.在文章的最前面输入文章的大标题在文章的最前面输入文章的大标题和目录，然后分别在和目录，然后分别在“目录目录”文字文字前和大标题文字前插入分节符。前和大标题文字前插入分节符。 如果要取消分节，只需删除分节如果要取消分节，只需删除分节符即可。符即可。分节符是不可打印字符，默认情况分节符是不可打印字符，默认情况下在文档中不显示。在工具栏单击下在文档中不显示。在工具栏单击

9、“显示显示/隐藏编辑标记隐藏编辑标记”按钮按钮 。插入分节符插入分节符2009年9月华中科技大学现代教育技术中心页眉页脚及页码页眉页脚及页码4通常文章的封面和目录不需要添加页眉，只有正通常文章的封面和目录不需要添加页眉，只有正文开始时才需要添加页眉，利用分节，很容易实文开始时才需要添加页眉，利用分节，很容易实现这个功能。现这个功能。“页眉和页脚页眉和页脚”设置可以为文章添加页眉。设置可以为文章添加页眉。设置页眉和页脚时，最好从文章最前面开始，这设置页眉和页脚时，最好从文章最前面开始，这样不容易混乱。样不容易混乱。 1.2.页眉页脚设置页眉页脚设置设置第设置第1节页眉节页眉2009年9月华中科技

10、大学现代教育技术中心一般第一般第1节是封面，不需要在页脚区域添加页码节是封面，不需要在页脚区域添加页码 。在在“页眉和页脚页眉和页脚”工具栏中单击工具栏中单击“显示下一项显示下一项” 按钮按钮 ，显示并设置下一节的页脚。，显示并设置下一节的页脚。 第第2节一般是目录页，点击节一般是目录页，点击“链接到前一个链接到前一个” 按按钮，取消同前设置钮，取消同前设置 ，再插入页码。，再插入页码。插入页码时，单击设置插入页码时，单击设置“页码格式页码格式” 按钮，选择按钮，选择页码数字格式。页码数字格式。单击设置单击设置“关闭关闭” 按钮，退出页按钮，退出页脚编辑状态脚编辑状态 。不同的不同的“节节”，

11、可进行，可进行不同的页面、页眉不同的页面、页眉页脚和页码设置页脚和页码设置。2009年9月华中科技大学现代教育技术中心去除页眉多余水平线方法去除页眉多余水平线方法 :选中页眉中的段落标记选中页眉中的段落标记 1.2.单击【格式】单击【格式】 3.选择【边框与底纹】选择【边框与底纹】.选择【边框与底纹】选择【边框与底纹】.选择【段落】选择【段落】页眉水平线被去除页眉水平线被去除2009年9月华中科技大学现代教育技术中心文档结构图文档结构图 采用了具有级别的采用了具有级别的“标题标题1”“标题标题9”样式，就能用文档结样式，就能用文档结构图方便地进行文章的层次结构的查看和定位构图方便地进行文章的层

12、次结构的查看和定位 。单击单击 视图视图 1.再次单击【视图】再次单击【视图】|【文档结构图】，即可取消文档结构图【文档结构图】，即可取消文档结构图。单击文档结构图单击文档结构图 2.2009年9月华中科技大学现代教育技术中心插入目录插入目录 鼠标定位在需要插入目录的位置鼠标定位在需要插入目录的位置 1.单击【插入】单击【插入】 2.选择【引用】选择【引用】| 【索引和目录】【索引和目录】 3-1.3-2.4.选择格式选择格式 格式一般选择格式一般选择“正式正式” 。显示级别根据标题级别确定显示级别根据标题级别确定 。2009年9月华中科技大学现代教育技术中心更新目录更新目录 在目录任意位置单

13、击右键，选择在目录任意位置单击右键，选择【更新域更新域 】 1.选择更新选项选择更新选项2.当文档中的内容或页码有变化时，可用当文档中的内容或页码有变化时，可用“更新域更新域”命命令更新目录令更新目录 。2009年9月华中科技大学现代教育技术中心2图文混排图文混排 单击单击【插入插入 】 1.2.选择选择【对象对象 】 3.选择【选择【microsoft公式公式3.0】 公式编辑框公式编辑框公式编辑快捷按钮公式编辑快捷按钮公式编辑公式编辑 2009年9月华中科技大学现代教育技术中心选择公式符号选择公式符号 1.相应位置输入公式相应位置输入公式 2.编辑方法编辑方法单击公式编辑框外单击公式编辑框

14、外 任一点，回到页面编辑状态任一点，回到页面编辑状态3.安装安装office2003时选择时选择【 自定义安装自定义安装】| 【选择应用程序的【选择应用程序的高级定义】高级定义】| 【office工具】工具】- 【公式编辑器】【公式编辑器】| 【从本机【从本机运行】运行】，即可使用公式编辑器。，即可使用公式编辑器。 2009年9月华中科技大学现代教育技术中心插入图片与自绘图形插入图片与自绘图形插入图片插入图片单击单击【插入插入 】 1.2-1.2-2.选择选择【 图片】图片】|【来自文件【来自文件 】 选择图片，单击插入选择图片，单击插入 也可以用复制也可以用复制(Ctrl+C)、粘贴、粘贴(

15、Ctrl+V)方方式插入图片。式插入图片。插入图片后应给为图片添加题注。插入图片后应给为图片添加题注。2009年9月华中科技大学现代教育技术中心题注添加方法题注添加方法单击单击【插入插入 】 1.2-2.2-1.选择选择【引用】引用】|【题注】【题注】 在图片任意位置单击右键，选择在图片任意位置单击右键，选择【题注题注 】 ab图片删除、添加后，利用更新域来更图片删除、添加后，利用更新域来更新题注编号。新题注编号。更新域前先全选更新域前先全选(Ctrl+A)文章，再更新文章，再更新域域(F9)。2009年9月华中科技大学现代教育技术中心自绘图形自绘图形图片图片1 正弦曲线正弦曲线单击自选图形，

16、选择图形形状单击自选图形，选择图形形状 单击绘图按钮单击绘图按钮 绘图按钮通过绘图按钮通过【视图视图】 |【工具栏工具栏】-【绘图绘图】激活。激活。绘图快捷按钮位于窗口下方。绘图快捷按钮位于窗口下方。通过选择绘图快捷按钮的通过选择绘图快捷按钮的绘图绘图、自选图形自选图形、填充颜色填充颜色、线线型型来绘制图形，设置图形属性。来绘制图形，设置图形属性。2009年9月华中科技大学现代教育技术中心绘制正交图形如水平、垂直线，正方形，圆等图形时利用绘制正交图形如水平、垂直线，正方形，圆等图形时利用shift键和鼠标配合。键和鼠标配合。利用利用alt键和鼠标配合可微调图形尺寸。键和鼠标配合可微调图形尺寸。

17、通过通过【显示比例显示比例】 按钮，来放大、缩小图形显示。按钮，来放大、缩小图形显示。线条图形可以利用编辑顶点线条图形可以利用编辑顶点 ，ctrl键与鼠标配键与鼠标配合可增加顶点。合可增加顶点。选中图形，单击右键选中图形，单击右键 2009年9月华中科技大学现代教育技术中心多个图形可利用组合功能，组合在一起。多个图形可利用组合功能，组合在一起。利用功能键利用功能键shift，选择需组合的图形，选择需组合的图形 1.2.右键单击任意位置，出现右键单击任意位置，出现【组合组合】菜单菜单 单击单击【组合组合 】 3.在在【组合组合】菜单上选择菜单上选择【取消组合取消组合】 ，取消图形组合。，取消图形

18、组合。利用文本框利用文本框(文本框线条颜色设置为文本框线条颜色设置为“无无”)可实现文字可实现文字与图形的组合。与图形的组合。插入的图片版式设置为插入的图片版式设置为“四周型四周型”，即可与自选图，即可与自选图形进行组合。形进行组合。2009年9月华中科技大学现代教育技术中心利用利用【文件文件】| 【页面设置【页面设置 】 【 绘制网络绘制网络】| 【在在屏幕上显示网络线屏幕上显示网络线 】进行图形大致定位和尺寸控制。进行图形大致定位和尺寸控制。双击图形可随图形进行双击图形可随图形进行【设置自选图形格式设置自选图形格式】 。【设置自选图形格式】中可精确控制图【设置自选图形格式】中可精确控制图形

19、尺寸、改变颜色、设置版式等属性形尺寸、改变颜色、设置版式等属性 。2009年9月华中科技大学现代教育技术中心3表格制作与编辑表格制作与编辑 表格生成表格生成 利用表格菜单或快捷按钮利用表格菜单或快捷按钮插入插入表格。表格。1.单击【表格】菜单单击【表格】菜单2.选择【插入】选择【插入】单击【插入表格】按钮单击【插入表格】按钮2009年9月华中科技大学现代教育技术中心利用表格菜单或快捷按钮利用表格菜单或快捷按钮绘制绘制表格，绘制表格通常用来修表格，绘制表格通常用来修改已有表格。改已有表格。利用利用复制粘贴复制粘贴表格功能生成表格。表格功能生成表格。单击【表格和边框】按钮单击【表格和边框】按钮单击

20、【表格】菜单单击【表格】菜单,选择【插入】选择【插入】2009年9月华中科技大学现代教育技术中心将文字转换成表格。将文字转换成表格。选择需转换的文字选择需转换的文字1.单击【表格】菜单单击【表格】菜单2-1.2-2.选择【转换】选择【转换】|【文本转换成表格】【文本转换成表格】2009年9月华中科技大学现代教育技术中心快速绘制表格：利用快速绘制表格：利用“+”和和“-”绘制。绘制。输入字符输入字符“+”，“-”。“+”表示表示列列分隔线，分隔线，“-”表示表示行行分分隔线隔线回车回车(enter)后得到表格。后得到表格。若该方法不能使用，应打开若该方法不能使用，应打开Word中的自动套用格式特

21、性中的自动套用格式特性 。单击单击【工具工具】| 【自动更正自动更正】 选择选择【键入时自动套用格键入时自动套用格式式】选项卡选中选项卡选中【表格表格】复选框。复选框。2009年9月华中科技大学现代教育技术中心表格修改表格修改 设计斜线表头。设计斜线表头。1.单击【表格】菜单单击【表格】菜单2.选择【绘制斜线表头】选择【绘制斜线表头】表头样式有样式一表头样式有样式一 样式五样式五 共共5种。种。修改表头可先取消组合，然后编辑。修改表头可先取消组合，然后编辑。2009年9月华中科技大学现代教育技术中心用鼠标点中表格中的最后一个单元，然后按用鼠标点中表格中的最后一个单元，然后按Tab键键 可增加可

22、增加行。行。表格编辑表格编辑利用利用“Ctrl+Shift+Enter”组合键在表格顶端加空行和拆分组合键在表格顶端加空行和拆分表格表格 。把表格一分为二并分页放置方法：在要拆分的表格行中任把表格一分为二并分页放置方法：在要拆分的表格行中任一处单击，然后按下一处单击，然后按下“Ctrl+Enter”组合键组合键 。任意擦除表格线方法：任意擦除表格线方法：1.单击【表格】菜单单击【表格】菜单2.选择【绘制表格】选择【绘制表格】3.选择【擦除】选择【擦除】2009年9月华中科技大学现代教育技术中心表格左右插入并列双表。表格左右插入并列双表。选定表格中间作为选定表格中间作为“分隔分隔”的某列后，然后

23、右键单击，选择的某列后，然后右键单击，选择“边框和底纹边框和底纹”命令命令,将分隔列边框线设置成将分隔列边框线设置成“无无”。 用鼠标在表格的左或右边的空白处双击，使该处出现插入点，用鼠标在表格的左或右边的空白处双击，使该处出现插入点，然后插入一个新表格，只要页面能容纳后插入的表格，则两然后插入一个新表格，只要页面能容纳后插入的表格，则两表能正常并列。表能正常并列。并列双表方式并列双表方式边框线分割方式方式边框线分割方式方式2009年9月华中科技大学现代教育技术中心使你的列标题可见使你的列标题可见 跨页表格第一页后表格列标题不可见，可单击跨页表格第一页后表格列标题不可见，可单击【表格表格】|

24、【标标题行重复题行重复】进行】进行设置。设置。设置时先选择标题行，再进行设置。设置时先选择标题行，再进行设置。自动换页时才能进行标题行重复设置。自动换页时才能进行标题行重复设置。2009年9月华中科技大学现代教育技术中心表格数据处理表格数据处理 对表格进行排序对表格进行排序 先将插入点置于要进行排序的表格内的任意位置，然后先将插入点置于要进行排序的表格内的任意位置，然后 1.单击【表格】菜单单击【表格】菜单2.选择【排序】选择【排序】 2009年9月华中科技大学现代教育技术中心利用表格快速生成编号利用表格快速生成编号 快速给单元格编号快速给单元格编号 首先选择需产生编号的行或列首先选择需产生编号的行或列,单击【编号】按钮单击【编号】按钮 。 1.单击【编号】按钮单击【编号】按钮2009年9月华中科技大学现代教育技术中心对表格数据进行求和对表格数据进行求和 求和方法：求和方法：利用求和按钮利用求和按钮1把插入点插入到要求行或列的最后一个单元格内，单击把插入点插入到要求行或列的最后一个单元格内，单击“自动求和自动求和”按钮，则该单