《公司行政前台管理制度》+《公司合同编号规则制度》

1、公司行政前台管理制度公司的前台是一个单位的脸面和名片，所以前台工作人员必须掌握公司前台的工作职责、工作要求、办公礼仪等，这对于塑造公司形象有着非常重要的作用，为使公司前台人员工作更加规范，特制订本制度。一、前台工作内容1)?接转总机电话。2)?负责传真、快速、文件、报纸的收发与管理。3)?负责前台接待、登记。4)引见、招待、接送来宾。5)?负责公司前台的卫生清理及桌面摆放并保持整洁干净。6?负责前台花卉植物的维护和保养。7)?负责清洁员的工作监督与考核，检查公司清洁与卫生情况。8)?接受上级领导工作安排并协助行政办公室员工其他工作；9)?不得随意离开工作岗位，造成不便。10)?做好会前准备、会

2、议记录和会后内容整理工作及开会时需要配合的一些相关后勤工作。11)?检查员工工作牌佩戴及着装情况。12)?公司电脑，打印机复印机等文印设备，发现故障应及时通知维修人员或供货商修复.确保设备正常使用。并协助各部门进行文字扫盲相关设备及时添加打印纸。二、前台工作要求（一）仪容仪表：1、着工装，服装整洁，搭配协调。头发整齐不零乱，不得批头散发，需化淡妆，给人清新的印象，忌浓妆。上班前不能喝酒或吃有异味的食品。（二）工作要求：1、凡与公司业务无关人员应拒绝入内。2、上班时间，不得有闲杂人等在前台区域高谈阔论，影响公司形象。3、接待公司客人应礼貌请其座下，再通知部门相关人员是否接见。4、上班时间不准打私

3、人电话或电话聊天不准看书籍和报纸。5、上班时间禁止做其他与本职工作无关的事情，以免影响工作质量。6、负责管理会客室的整洁，并主动给参加会议的人倒茶水，会议结束后，立即通知保洁清理会议室。（三）负责前台电话转接，接电话礼仪要求：1、铃声响起三声之内，应立即接起电话。2、接电话时不允许出现“喂，喂”或“你找谁”或查问对方“你是谁，你有什么事”等。3、如果找公司领导，不能随意报出领导在哪，更不能随意报出领导的电话。4、代接电话时对方如有留言，应当场用纸笔记录对方姓名，电话及内容，之后复述一遍，以免有误。并告诉对方会及进转告。5遇到对方拨错号码时，不可大声怒斥，或用力挂电话，应礼貌告知对方，如果是自己

4、拨错了号码应向对方表示歉意。（四）前台工作态度：前台对待员工或其他客人要礼貌大方、热情周到。对来找高层管理者的客人，要问清事先有无预约，并主动通知被找者。三、来访接待礼仪客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或欢迎辞。如站着则先于客人问话而致以问候或欢迎辞。1.引导客户或来访者到咨询厅就座，递上茶水，送上公司营销宣传资料；2.?当场解答或电话通知相关业务接待人员出现；3.引领客户或来访者接触相关人员，行走时走在客户或来访者侧前位置，并随时用手示意。途中与同事相遇，点头行礼，表示致意；4.进入房间，要先轻轻敲门，听到回应再进。进入后，回手关门；5.介绍双方，退出。如相关人员抽不开身回应，

5、则安抚客户或来访者稍等，退出。四、其他工作内容1、会议、活动组织：负责公司高管会议、公司例会组织、安排、服务工作。负责办公环境的美化，企业文化海报上墙。2、物品管理：负责公司办公用品的采购申请、入库核对，发放登记、库存盘点；制定办公用品计划，报主管领导审批；做好每月的分发、调配、保管工作，建全登记制度，做到帐物相符。3、安全保卫：负责公司的安全保卫工作。制定安全防火制度，负责公司防火、防盗等安全保卫工作，安排值班。4、设备管理：负责公司设备（打印机、饮水机等）的管理及设备维护。5、事务工作：负责交纳电话费、物业费，保证公司各部室饮用水供应，处理相关事务。6、费用分摊，包括饮用水、绿植等。7、车

6、辆、停车场使用及管理。8、组织制定公司行政相关规章制度，并督促、检查制度的贯彻执行。恒天财富投资管理股份有限公司行政办公室2017.9.11END公司合同编号规则制度合同分类编号规则1、目的为加强合同的标准化管理，根据公司合同管理规范的要求，特制定本规则。2、范围本规范除特别指明外，适用于任何涉及公司经营的所有合同和协议。3、职责3.1综合管理部负责本规则的制订、修改、实施指导和监督。3.2公司合同档案管理人员负责本规则的具体实施、管理。4、方法和标准描述4.1合同分类编号应遵循下列原则：公司所有合同及协议都应按统一标准进行分类并连续编号。4.2合同分类编号4.2.1合同共分为二大类：采购类合

7、同和销售类合同。各类合同均按级编码进行分类编号。各级编码之间使用“-”进行连接。4.2.2合同编号方法：（按六级编码）编码级别编号类别编号类别说明一级公司名称编号代码由二个大写字母表示，两个大写字母是公司名称前两个汉字拼音的第一个字母二级合同类别编号代码由二个大写字母表示，两个大写字母是合同类别名称前两个汉字拼音的第一个字母三级公司部门编号代码由二个大写字母表示，两个大写字母是公司部门具体名称前两个汉字拼音的第一个字母四级合同内容编号代码由二个大写字母表示，两个大写字母是合同内容具体类别名称前两个汉字拼音的第一个字母五级合同签订年份、月份和日期编号代码由年份后两位数和月份两位及日期两位数用阿拉

8、伯数字共同表示六级合同流水号编号代码为两位阿拉伯数字，从01自99备注：若遇到原合同内容变更而发生的合同，则新合同编号采用在原合同编号后用（01）-（99）表示。5、合同/协议编号方法：6、合同具体编写6.1公司缩写：代号两位GW6.2.合同类别缩写：代号两位采购类CG、销售类XS6.4.部门细分类缩写：1)、综合管理部：ZH2)、财务部：CW3)、市场部：SC4)、技术研发部：JS5)、工艺设备部：GY6.5.合同内容细分类缩写：根据合同物品名称编号7、具体编号形式请见以下举例：1）综合管理部于2018年4月2号签订的第2号租赁合同：编号为“GW-CG-ZH-ZL-18040202”；2）市场部于2018年4月2号签订了第3号设计合同：编号为“GW-CG-SC-SJ-18040203”；3）技术研发部于2018年4月2号签订了第9号采购芯片的合同：编号为“GW-CG-JS-CL-18040209”；3）销售合同于2018年4月9号签订的第16号销售芯片合同：编号为“GW-XS-X