医院学术会议策划方案

1、医院学术会议策划方案医院学术会议策划方案 【会议准备】 一、会议地点： 要求： 三星及以上酒店， 酒店形象高端大气， 交通便利， 停车方便， 会议室可容纳人数不低于 400 人，并且有贵宾休息室、宴会 厅、住宿客房等价格合理的配套服务设施。二、会议时间： 要求：提前 2 个月确定会议地点，确定会议地点后，确定会 议时间。（初步定于 12 月底）三、会议日程：初步设定会议 全程为 2 天（ 1 个下午、 1 个全天、 1 个上午），第一天下午15:00 20:00 是会议报道、安排住宿；第二天全天为学术会 时间，晚上进行欢迎晚宴；第三天上午为学术会总结及闭幕 式。四、材料准备： 1、材料的内容：

2、重要文件、发言课件、 参阅文件 * 、领导讲话稿、致辞稿、主持人词、会议日程、 医院资料、参会证、工作证等。 2、材料准备：学术会前最 少 1 个月开始收集、制作；并于会议前 3 天进行文件袋分装 以便提供给参会人员，分装资料和物品包括： （重要文件、 发言课件、参阅文件 * 、会议日程、医院资料、参会证、笔 记本、笔）五、专家及参会领导安排： 1、专家和参会领导： 最少提前 40 天确定参会专家 2、迎接：专人负责迎接工作 3、 住宿 * ：提前安排好住宿或临时休息场所 4、报告或讲话顺序： 5、活动安排（非报告期间） 6、小型会交流安排 * ：VIP 小型 交流会安排 7、就餐安排 8、支

3、付讲课费、交通费六、参会 代表安排： 1、人员名单确定：提前 45 天确认参会人员名单 2、会议邀请： 2 次邀请程序，第一次提前 1 个月做口头或通 知单的方式邀请；第二次在会议前7-12 天正式寄 /送邀请函3、邀请函：设计、制作、打印、寄送 4、报道：报到程序提 示牌、提交相关材料、领取资料、餐卷、活动及相关物品、 填写通讯录等。 5、纪念品的准备和发放 6、来宾接待：专门 队伍负责 7、交通安排七、活动现场安排 1、音箱灯光投影 设备： 会前 1-2 天提前全面测试， 并做好临时停电紧急预案。2、会议纪律要求 3、现场秩序维持及应急人员 4、现场调配：全场导演及专人负责各环节、各岗位的

4、协调调配工作八、礼 品发放与非报告环节安排 1、礼品搬运与存放 2、礼品发放 专人负责 3、报告间隙瓜果零食 * 和饮用水的准备与发放 4、 就餐的安排与引导九、媒体跟进 1、合作媒体的确认与联系 2、会议现场当天采访稿和采访人的确定和准备3、媒体相关费用支付十、 安全问题 1、食品卫生责任落实 （宾馆方面） 2、 热水供应（宾馆方面） 3、住宿安保（宾馆方面） 4、参会人 员超员或不足的房间供应保障（宾馆方面）5、宾馆配合悬挂条幅、 LED 屏播放等宣传工作 6、专家及重要领导的特殊 要求（小型交流、休息条件等） 【会务组成员及分工】会务 组成员主要包括：董事长及院领导班子所有成员、企划部、

5、 院办、市场部、财务科、各科主任、总务后勤科各部门或人 员主要分工： 1、董事长及业务院长： 确定会议邀请领导 （重 要）、确定会议邀请专家（重要） 、陪同参会领导（重要） 、 确定年会主要准备工作（次要） 2、各业务副院长及其他院 领导班子成员：协助董事长及业务院长邀请专家（重要） 、 陪同参会专家（重要） 、确定年会主要准备工作（按分工确 定不同工作） 3、企划部：主任：协助院领导确定会议地 点、与会议所在酒店进行各项工作接洽对接、负责跟进会议 前后各项工作进程、与会议相关各部门科室之间沟通协调、 媒体对接与接待陪同。设计：准备、搜集医院各项素材、 设计与会相关所有宣传品和影音图片材料、协

6、助领导对会场布置和等音响设备投影的测试工作。4、院办：准备与会相关的通知、向各科室征集科室文字和图片资料供设计进行宣 传资料设计、安排人员做好会场布置和现场协调工作。5、市场部：筛选和提供参会客户名单、邀请参会客户、现场维 持秩序和对客户进行必要的服务。6、财务科：采购会议所需物品（文件袋、笔记本、笔、礼品、会议所用瓜子糖零食 * 、宴会用酒等） 7、各科主任：准备学术会讲话资料、准备 科室相关宣传文字和图片素材给院办及企划部、部分科室做 好卫星会 * 或小型交流会 * 的交流题材的准备。 8、总务后勤 科：做好现场音响、灯光、投影灯水电的监督工作，配合企 划部与会议承办酒店做好现场应急工作。

7、9、其他同事：对此次学术会充分了解，并随时做好被抽调至会务组工作的准 备。【预算】场地费： 1000 2000 元 /天，用 1.5 天，合计约 15003000 元。参会人员住宿费：按每间每晚 120 元计，每 间住宿 2 人，参会人员 400 人，需 200 间（备 20 间），用 2 晚，合计约 120 元/间200 间2 晚=48000 元专家讲课费 （含 交通费）：3000 元/人，按 2 人计。合计约 6000 元。 礼品、 笔记本、笔、文件袋等资料费：按 20 元 /人计，合计约 8000 元。宣传物料费： 新医院介绍短片 （3-5 分钟）约 5000 10000 元，医院宣传册按 3 元 /本计合计 5000 本共约 15000 元，其 他物料（展架、条幅等） 500 元。合计约 2050025500 元。参会人员餐费：按每人 80 元（含酒水）计，含本院人员 420人算，合计约 33600 元。媒体费用：按 3 家（ xx 日报、 xx 晚报、 xx 电视台）每家 500 元，合