档案管理办法

1、精选山东如意置业有限公司文件签发人：周萍如意置业2010 16号档案管理办法总则第一条为确保公司业务、建设、审批各项记录的真实性、系统性、 有效性和完整性，通过对档案材料的管理，更好地维护公司形象与利 益，完善建档归档工作，特制定本办法。第二条本办法适用于公司行政管理、销售管理、工程建设管理活 动中形成的文件、资料、报告、批件、证书、各类建筑、装修设计图 纸、图片、声像档案材料及电子软件和荣誉实物档案的管理，凡属本 公司立项的业务、审计、咨询项目等均要立卷归档。档案材料的生成第三条 各职能部门负责将形成的档案材料，对其分类、组卷, 在规定时间内向总经办移交。总经办资料管理员负责各部门材料的接

2、收、归档、记录与管理，并对公司各部门档案进行登记、保管、借阅, 在规定的时间内经总经理同意后，转交集团档案室统一管存。档案材料的保管第四条 总经办应指定专（兼）职资料员保管档案材料，将档案材 料放入专门的文件橱内，并达到防火、防盗、防虫、防潮、防尘的要求。第五条 档案管理人员要注意档案的保密，不得遗失，一旦遗失, 查清责任后由责任人填写遗失单，并接受公司相应处罚，重要资料及时 报案查找。第六条公司人员如离职或调岗，在离职或调岗前要做好档案的交 接工作，避免遗失、泄密现象的发生。档案材料的移交第七条各职能部门形成的档案材料要认真进行整理组卷、登记造 册，在规定时间内向总经办移交。第八条 文书类档

3、案按年度归档，归档时间为次年第一季度。第九条 各类工程建设相关报批、手续、审核证件、批件、证书, 主办人员拿到证件后次日经总经理签看后，原件即日存入总经办，需用 时严格办理借用手续，保管者不准损坏、遗失。第十条 需立卷归档的各种工程审计类资料，在审计报告发出一个 月内，由项目主审人整理成卷送交总经办归档。第十一条 工程建设项目类档案应在工程项目竣工验收后一个半月 内向总经办移交。第十二条 荣誉实物类档案应在接收实物后一周内向总经办移交。档案立卷归档第十三条 移交档案材料按要求分类、组卷、编目、编号、归档。根据档案管理目录体系（见附表一），建立档案备查簿及相关子目录体系，填写文件卷内目录（见附表

4、二），并按其归档类型、基本情况（如 时间、名称等）、机密程度、保存时间等进行统一管理。归档材料应严 格按照要求整理，装订成册，编号入档，分类存放。档案借阅、使用权限第十四条 各部门人员根据工作需要，按照使用权限，可到总经办 查阅使用。第十五条 机密档案按照查阅的权限进行查阅使用。其中机密档案 包括：1. 各类建设相关批件、证书；2. 大宗经济合同；3. 建筑、结构设计图纸（含电子版）、地质勘察报告、工程建设竣 工决算报告；4. 公司 VI 策划方案设计（含电子版）5. 工程招标标底、评标情况，对外投标报价和标价计算依据，定标 鉴定前的工程概算；6. 有关合同中双方约定保密的内容；7. 对外承包

5、跟踪情况，夺标措施；谈判策略，对外投标保函，承包 项目预算和盈方情况。第十六条 查阅档案资料要办理借阅登记手续，查阅完毕后及时归 还。查阅一般资料，经相关部门领导批准并填写借阅 / 复印记录（见附表 三）后方可借阅或复印。第十七条 查阅机密档案资料，必须经总经理批准并填写借阅 / 复印 记录（见附表三）后方可借阅或复印。第十八条 档案资料不得外借，如因工作需要，经总经理批准并填 写借阅/ 复印记录（见附表三）后方可借阅或复印。档案鉴定销毁第十九条 公司成立档案鉴定小组，根据档案内容的重要程度和保 存期限对到期档案进行鉴定。第二十条 根据鉴定小组的鉴定结论，由总经办填写到期档案销毁 目录记录（见

6、附表四），报总经理批准后，予以销毁。违反档案规定的处罚措施第二十一条 对应归档文件材料拖延不归档的责任人，视情况予以 罚款处理。第二十二条 损坏、丢失、涂改、伪造或擅自销毁公司具有保存价 值档案的，给予责任人行政处分。第二十三条 工作中玩忽职守，造成泄密或档案损失的，根据情节 严重情况，给予责任人罚款、辞退、追究其法律责任等处分。第二十四条 其他违反公司档案管理规定的相关行为依照公司相应 处罚制度执行。各专业档案分类及管理要求第二十五条 行政文书档案分类及管理要求：一、行政文书档案分类1、集团有关行政工作的红头文件、年度经济方针目标和重大问题的临时通知。2、本公司行政颁发的各项制度、规定、决定

7、、通报等。3、会议纪要、收文和发文登记薄。4、领导或中层干部代表本公司在各种表决会议上的重要发言材料。5、公司大事记、史志。6、公司组织机构增减更改名称、启用印章等文件资料。7、集团有关劳动工资管理工作的指示、规定、通知。8、本公司劳动调配、人员使用、调动、工资福利等的请示、批复。9、集团公司有关干部人事工作的指示、 规定、主要干部任免的通知。10、公司内一切重要活动的录音、录像、照片、底片、荣誉、证书等。二、管理要求 归档时间要求，对于独立项目的声像材料，在项目结束后，随时整理归档。零星项目声像材料可在每年的十二月底至次年一季度前，整理 好交档案室归档。第二十六条 工程建设档案分类与要求、工

8、程建设档案分类一）、工程管理文件1 、设计审批1）勘查批复文件 2）可研批复文件 3）初步设计批复文件4）施工图审查文件2 、征地拆迁工程用地许可证 （批准文号 ）、土地证2）工程报建文件、工程建设许可证移民规划、拆迁安置意见、方案等4）市、县政府协调办签发的有关拆迁、补偿方面的通知、报告等拆迁及补偿协议书招投标与合同施工许可证勘查招（或邀）投标文件勘查承包（或委托）合同及中标通知书设计招（或委托）投标文件设计承包（或委托）合同及中标通知书施工招标文件7）施工承包合同及中标通知书施工监测邀标文件、合同及中标通知书 施工地质邀标文件、合同及中标通知书10）各阶段监理招标文件11）各阶段监理委托合

9、同文件12）有关招标会议纪要 4 、机构资质人员1）建设单位及负责人名单工程项目管理机构（工作站）及负责人名单 工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单 工程项目各标段施工机构（施工项目经理部）及负责人名单 工程项目监理机构（监测站）及负责人名单 工程项目施工设计机构及设计代表名单 工程项目施工地质项目部负责人名单8）参建各方情况汇总表及资质等级证书复印件9）施工单位营业执照副本复印件5、预售证二）、立项及各类批件证书1、总体规划及批复（复印件）文件2、建设、规划各类审批证件三）、勘查施工图设计阶段勘查报告、可行性研究工作设计、评审意见、可行性研究报告、附图（送审稿）及批复意见、可行性研究报

10、告、附图（审定稿）及批复意见4、投资估算书、初步设计报告、图册（送审稿）及批复意见、工程概算书、施工图设计报告、图册（审定稿）及审查意见8 、变更设计报告、图册及批复意见9、工程预算书10、工程设计任务书（已批准）11、设计通知书（已批准）12、设计总方案审核签认书13、设计交底与图纸会审记录14、设计变更通知书及变更图纸15、设计各阶段相关的咨询意见及会议纪要五）、监理1、监理管理文件1）总监办按区县编制的监理规划总监办监理工作总结（专题、阶段和竣工总结等）总监办编制的各期监理月报总监办针对工程有关问题的会议纪要合同评审记录、委托监理合同施工单位中标通知书、施工承包合同合同争议、违约报告及处

11、理意见8）总监任命书现场监理人员台帐（包括人员分工及进出场时间）10)总监办记录的监理工作日志11)监理实施细则、旁站监理方案、安全监理方案12)监理工作总结 （ 专题、阶段和竣工总结等 ）13)工程竣工报验单14)工程质量评估报告15)监理机构针对工程有关问题的会议纪要16)监理机构记录的监理工作日志17)监理通知及回复单18)监理工作联系单2、监理记录1）工程开工、复工申请，工程暂停令 2）进度计划审批 3）工程延期申请与批复 4）月工料机报表 5）施工组织设计（方案）及审批表 6）施工测量报验表（包括施工放样、控制桩移交与复核、施工定位放线、高程测量、工程竣工测量记录等）7）工程材料、构

12、配件、设备报审、见证取样与复试 8）新工艺、新技术、新材料、新结构技术鉴定审核意见书（附鉴定书）9）旁站监理记录表 10）检验批质量验收记录（包括隐蔽工程检查记录、相关的施工记录）11）分项、分部工程报验 12）单位工程质量竣工验收记录13)单位工程质量控制资料核查记录14)单位工程观感质量检查记录15)工程质量问题报告16)工程质量事故处理资料17)设计变更申请表、工程变更单、设计变更批复文件18)工程计量报验19)工程款支付申请、工程款支付证书20)费用索赔申请及审批21)施工机械、安全设施验收核查表22)监理安全检查记录竣工验收1 、工程竣工总结建设项目或单位工程竣工初步验收鉴定书2)建

13、设项目或单位工程竣工最终验收鉴定书工程竣工报告4)工程施工竣工报告工程监理报告勘查总结报告7)监测总结报告2 、竣工验收记录1)竣工验收申请、备案表及相关纪要2) 各专项验收认可文件3）竣工验收组会议记录4）竣工验收鉴定证明书5）工程质量保修书3 、财务工程决算及审查意见 竣工财务决算及审查结论 审计结论 交付使用财产总表和财产明细帐 工程竣工图二、工程档案管理要求：归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。归档时间应符合下列规定：1）根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。

14、2）勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。4、勘察、设计、 施工单位在收齐工程文件并整理立卷后， 建设单位、 监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统 情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。5、工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆（室） 。第二十七条 经济合同档案分类与管理要求、 经济合同档案分类1、购销合同；2、建筑工程承包合同；3、加工承揽合同；4、货物运输合同；5、供用电合同；6、仓储保管合同；7、财产租赁合同；8、借款合同；9、财产保险合同；10

15、、装饰装修合同11、其他相关经济合同二、管理要求经济合同档案归档时间为合同签订后一个月内，由经办部门人员填 写档案移交清单，移交到总经办。第二十八条 物业管理部档案分类与管理要求、档案分类1、外来文件、政策法规目录2、业主（用户）信息登记表3、业主一览表4、业主变更登记表5、房屋租赁登记表6、钥匙托管委托书7、钥匙借用明细表8、客户服务中心工作通知单9、装修管理服务协议10、动火证11、业主满意程度调查表12、服务质量统计分析及整改方案13、社区文化活动记录14、水电费台帐15、多种经营收费台帐16、外来人员进入机房登记表17、配电室设备巡检表18、监控摄像系统维保记录19、电梯设备巡检表20

16、、电梯设备维护保养记录表21、电梯定期检验报告22、车位租赁协议二、管理要求物业管理部档案归档时间为次年第一季度内完成，由物业管理部档 案员填写档案移交清单，移交到总经办。第二十九条 销售合同档案分类与管理要求1、严格执行集团及置业公司制定的相关档案管理条例。2、销售部设兼职档案员负责销售相关档案的管理。3、所有潜在客户由对应客户经理建立潜在客户档案，收集相应信息见附表五），以购房意向为单位，交付档案管理员管理。4、所有已购房客户一户一档，客户经理于第一次缴款后建立客户档案，随时间推移按销售步骤逐步完善客户档案（见附表六） 。5、客户上房并办理完房产证后，客户档案由销售部转交对应物业管理部门。

17、6、客户信息及相关档案未经总经理同意不得以任何方式查询、 泄露、 使用。否则由档案管理员自行承担相关法律责任。附则第三十条 本办法自颁布之日起执行。0一 0年十二月二十二日附表一:档案管理目录体系、档案管理编号0910Z行政文书类编号说明：001集团文件、方针目标及重大通知-002公司制度、规定及通报一会议纪要、收发文件记录及公司大事记- 重要发言及活动材料；- 公司劳动工资、人事调配、干部任免等文件资料- 公司组织机构增减更改名称及启用印章等文件资料003004005006如意置业公司行政文书类档案代号工程建设类编号说明:0910G001 维多利亚广场-002西部纺织城02第工程管理文件立项

18、第1卷-第2卷第 3卷一第1卷第2卷如意置业公司工程建设类档案代号经济合同类编号说明:0910J001002003004005006嘉园项目 御顶阁项目 生活一区项目 生活二区项目 嘉达公寓项目 圣德项目010203040506购销合同建筑工程承包合同 加工承揽合同 货物运输合同 供用电合同 仓储保管合同007幼儿园项目008老年活动中心项目091007财产租赁合同08借款合同- 财产保险合同-装饰装修合同11其他相关经济合同如意置业公司经济合同类档案代号销售合同类编号说明:0910X003004005006-001嘉园项目 002御顶阁项目一生活一区项目 生活二区项目 嘉达公寓项目一圣德项目0102第1卷第2卷第3卷客户签约明细单客户档案00