第九章差旅安排

1、1旅行安排旅行安排 内容提要：内容提要：旅行计划旅行计划的内容的内容旅行日程表的格式要求与内容旅行日程表的格式要求与内容 办理出国旅行手续的内容、程序办理出国旅行手续的内容、程序 旅行和订票的注意事项旅行和订票的注意事项模拟实训模拟实训2一、旅行计划的内容、旅行日程表的一、旅行计划的内容、旅行日程表的格式要求与内容格式要求与内容 3模拟实训模拟实训 拟定旅行方案拟定旅行方案 训练目标训练目标 通过训练，使学生能根据具体通过训练，使学生能根据具体情况，较熟练地掌握旅行基本程序与要求，情况，较熟练地掌握旅行基本程序与要求，安排好旅行日程，最终有效安排领导旅行。安排好旅行日程，最终有效安排领导旅行。

2、 4（1 1）熟悉预订车、机票程序）熟悉预订车、机票程序 收集当地预订票受理点电话、地点、联系收集当地预订票受理点电话、地点、联系人；了解预订火车、飞机票的基本程序，业人；了解预订火车、飞机票的基本程序，业余时间学生到有关受理点询问（或电话询余时间学生到有关受理点询问（或电话询问），书面整理。问），书面整理。 （2 2）熟悉预订客房及注意事项）熟悉预订客房及注意事项 以我院为对象，收集我院外出人员差旅费以我院为对象，收集我院外出人员差旅费报销标准；了解广州、深圳宾馆，资料查询、报销标准；了解广州、深圳宾馆，资料查询、选择选择, ,客房预定程序。客房预定程序。 5任务引导 (1)明确上司旅行的意

3、图、目的地、旅行时间、到达目的地后商务活动计划; (2)了解上司对交通工具及食宿的要求，熟悉公司对出差的有关规定; (3)收集有关资料，了解当地交通情况、旅行路线、旅馆环境情况等; (4)制定行程计划时，若能直接利用定期航班的航线来设计旅行路线则尽量做; (5)编排计划时，要清楚离开和到达的时间，安排应有一定的机动时间; (6)拟定几个旅行方案，与上司共同讨论，最后选定最佳方案。6（二）旅行日程表的格式要求与内容（二）旅行日程表的格式要求与内容 旅行日程表旅行日程表总经理行程安排总经理行程安排 上海上海北京北京 20082008年年5 5月月1313日日55月月1515日日 内容包括：时间、目

4、的地（要内容包括：时间、目的地（要具体到机场、火车站、码头和住具体到机场、火车站、码头和住宿）、交通工具、抵离时间（航宿）、交通工具、抵离时间（航班、车次）、旅馆食宿、活动安班、车次）、旅馆食宿、活动安排。排。 7 5 5月月1313日日 星期二星期二 上午上午7:00 7:00 赴虹桥机场（公司派车送达）。赴虹桥机场（公司派车送达）。 8:40 8:40 乘乘mu5143mu5143次班机离沪赴北京。次班机离沪赴北京。 10:20 10:20 抵达北京（抵达北京（接机）接机）11:00 11:00 住住宾馆宾馆606606房间（已预先定房）。房间（已预先定房）。 12:00 12:00 与与

5、总经理共进午餐（在宾馆）。总经理共进午餐（在宾馆）。下午下午 14:30 14:30 与与总经理在公司会议室洽谈（需用的总经理在公司会议室洽谈（需用的1 1、2 2、 3 3号文件在您的公文包中）。号文件在您的公文包中）。 18:00 18:00 与与总经理在公司共进晚餐。总经理在公司共进晚餐。 8 5 5月月1414日日 星期三星期三 上午上午 9:30 9:30 赴赴公司与公司与董事长洽谈（需用的董事长洽谈（需用的4 4、 5 5号文件在您的公文包中）。号文件在您的公文包中）。 11:30 11:30 与与董事长共进午餐（在该公司）。董事长共进午餐（在该公司）。 下午下午 15:00 15

6、:00 拜访拜访先生（由先生（由先生陪同，礼先生陪同，礼 品在您手提箱内）。品在您手提箱内）。 18:00 18:00 在宾馆用餐。在宾馆用餐。 9 5 5月月1515日日 星期四星期四 上午上午 8:50 8:50 乘乘ca1501ca1501次班机离开北京（机票已预次班机离开北京（机票已预 定，由王秘书事先送交您）。定，由王秘书事先送交您）。 10:25 10:25 抵达上海虹桥机场（抵达上海虹桥机场（接机）。接机）。( (行程结束）行程结束） 10旅行计划的内容、旅行日程表的旅行计划的内容、旅行日程表的格式要求与内容格式要求与内容 1.1.时间时间 一是指旅行出发、返回的时间；一是指旅行

7、出发、返回的时间；二是指旅行过程中各项活动的时间；二是指旅行过程中各项活动的时间；三是指旅行期间就餐、休息时间。三是指旅行期间就餐、休息时间。 112.2.地点地点 一是指旅行抵达的目的地一是指旅行抵达的目的地 ；二是指旅行过程中开展各项活动的地点二是指旅行过程中开展各项活动的地点 ；三是指食宿地点三是指食宿地点 。123.3.交通工具交通工具 一是指出发、返回的交通工具；一是指出发、返回的交通工具；二是指商务活动中使用的交通工具。二是指商务活动中使用的交通工具。 秘书需了解这方面的有关知识：秘书需了解这方面的有关知识： 地理知识；地理知识；交通知识；交通知识； 票务知识。票务知识。 13 4

8、.4.具体事项具体事项 一是指商务活动内容；一是指商务活动内容；二是指私人事务活动。二是指私人事务活动。 5 5携带用品携带用品* *例如身份证、信用卡、名片、公司产品资料、客户例如身份证、信用卡、名片、公司产品资料、客户资料、手机、笔记本、活动日程表、地图、照相机资料、手机、笔记本、活动日程表、地图、照相机及一些私人物品，如备用眼镜、替换衣服、袜子、及一些私人物品，如备用眼镜、替换衣服、袜子、洗漱用品、药品等，有的还可能要带笔记本电脑。洗漱用品、药品等，有的还可能要带笔记本电脑。6.6.备注备注 提醒上司注意的事项。提醒上司注意的事项。 14二、办理出国旅行手续的内容、程序二、办理出国旅行手

9、续的内容、程序 出国申请手续主要有五项：出国申请手续主要有五项：* *（一）办理出国申请。（一）办理出国申请。一般包括：一般包括：出国事由、出国团组的人数，出国事由、出国团组的人数，出国路线（外国公司所在国名称），出国出国路线（外国公司所在国名称），出国日程安排日程安排 ( (出国时间、在国外活动时间、出国时间、在国外活动时间、地点、回国时间地点、回国时间) )等。等。 申请文书后面要附：申请文书后面要附：出国人员名单出国人员名单( (写清出写清出国人员姓名、年龄、性别、职务、职称国人员姓名、年龄、性别、职务、职称) )以以及外国公司所发的邀请函及外国公司所发的邀请函( (副单副单) )。 1

10、5（二）办理护照（二）办理护照1.1.护照的作用；护照的作用；2.2.护照的种类：护照的种类：外交、公务和普通三种。外交、公务和普通三种。3.3.护照的办理：护照的办理： 在国内，由外交部及其授权单位办理；在国内，由外交部及其授权单位办理； 在国外，由我国驻外使、领馆等负责办理。在国外，由我国驻外使、领馆等负责办理。 第一，携带有关证件（任务批件、政审批件、第一，携带有关证件（任务批件、政审批件、邀请书）邀请书） 第二，认真填写有关卡片和申请表；第二，认真填写有关卡片和申请表； 第三，拿到护照后，再认真检查核对。第三，拿到护照后，再认真检查核对。 16（三）申请签证（三）申请签证 1.1.签证

11、的作用和种类签证的作用和种类 申请所去国家（地区）和中途经停国家的签证。申请所去国家（地区）和中途经停国家的签证。签证也分为外交、公务和普通三种（有入境、入出境、签证也分为外交、公务和普通三种（有入境、入出境、出入境、过境签证、居留签证）出入境、过境签证、居留签证） 。2.2.签证的办理签证的办理 因公出国的人员签证：通常由外交部或中国旅行社代因公出国的人员签证：通常由外交部或中国旅行社代办处，向有关国家驻华使馆（或驻华总领馆）申办；办处，向有关国家驻华使馆（或驻华总领馆）申办；紧急时，也可向我有关驻外使、领馆发报，请其向驻紧急时，也可向我有关驻外使、领馆发报，请其向驻在国申请，抵达时由机场移

12、民局发给；在国申请，抵达时由机场移民局发给；因私：一般可通过中国旅行社签证代办处办理。因私：一般可通过中国旅行社签证代办处办理。 17（四）办理健康证书（四）办理健康证书 健康证书即预防接种证书，惯称健康证书即预防接种证书，惯称“黄皮黄皮书书” ” 。为防止国际间某些传染病的流行，世界卫生为防止国际间某些传染病的流行，世界卫生组织正式通过的组织正式通过的国际卫生准则国际卫生准则规定，入规定，入境者在进入一个接纳国的国境前，要接种牛境者在进入一个接纳国的国境前，要接种牛痘、霍乱、黄热病的疫苗等。痘、霍乱、黄热病的疫苗等。 18（五）办理出境登记卡（五）办理出境登记卡 携带出国人员的护照、户口簿、

13、居民身份携带出国人员的护照、户口簿、居民身份证办理临时出境登记手续。证办理临时出境登记手续。 凡出国超过六个月的（含六个月）人员，凡出国超过六个月的（含六个月）人员，则要携带上述证件到其常住户口所在地的则要携带上述证件到其常住户口所在地的公安派出所办理注销户口手续。并将第一公安派出所办理注销户口手续。并将第一张张“出境登记卡出境登记卡”换为第二张换为第二张“出境登记出境登记卡卡” 。 19实训二：陪同上司出差实训二：陪同上司出差 一、实训背景公司王总经理月底要到天津出差，此次出差事务较多，王总经理要求专职秘书小燕陪同他一起出差。二 、实训内容按照实际情况演练陪同上司出差应做的工作。20三、乘车

14、、乘船、乘机旅行和预订票三、乘车、乘船、乘机旅行和预订票注意事项注意事项 （一）乘车（一）乘车 （二）乘船（二）乘船 （三）乘机（三）乘机（四）预订票（四）预订票* * 办理保险 21（一）旅途中秘书的工作（一）旅途中秘书的工作1 1负责携带、照看相关物品；负责携带、照看相关物品；2 2听从上司安排，及时与公司听从上司安排，及时与公司 保持联系，协助处理相关事务；保持联系，协助处理相关事务；3 3照顾上司饮食起居，确保商照顾上司饮食起居，确保商 务旅行的顺利进行。务旅行的顺利进行。提示：提示：22 （二）抵达目的地后秘书的工作（二）抵达目的地后秘书的工作 1 1抵达目的地后，抵达目的地后，如果

15、无人接站如果无人接站，秘书一方面要，秘书一方面要招呼出租车或者引导上司去预订的酒店；另一方面，要招呼出租车或者引导上司去预订的酒店；另一方面，要检查和带好行李，以防丢失。在一切安排妥当之后，要检查和带好行李，以防丢失。在一切安排妥当之后，要和对方公司联系人取得联系。和对方公司联系人取得联系。 如果抵达目的地之后，如果抵达目的地之后，对方公司派人接站对方公司派人接站，此时秘，此时秘书应自觉地让上司走在前面，并主动为双方作介绍，对书应自觉地让上司走在前面，并主动为双方作介绍，对于表示感谢等话语，应由上司来说。于表示感谢等话语，应由上司来说。2 2如果如果对于事前预订的酒店对于事前预订的酒店对于工作不便，此时秘书要对于工作不便，此时秘书要请示上司，得到上司允许后，对酒店进行调整。确保