第八章电子订货系统

1、电子订货系统 1 u理解电子订货系统的概念、组成和特点 u了解EOS与MIS的集成 u领会电子订货系统在实施中的环境评估、规划和做好电子 订货系统的准备工作 u熟悉电子订货系统的订单设计和运作流程 u理解电子订货系统的结构和电子订货系统的推广因素 2 掌握电子订货系统的结构 懂得辨别电子订货系统运作流程 掌握电子订货系统实施中的环境评估和规划 懂得电子订货系统的订单设计 懂得EOS软件主要业务流程的运作 3 联华超市电子订货系统 联华超市创建于1991年5月，是上海首家以发展连锁经营为特色的超市 公司。经过17年的发展，联华已成为全国最大的商业零售企业，拥有大 型综合超市、超级市场、便利店等两

2、千多家。 联华采用电子订货系统，通过网络管理，不仅使商流、物流、信息流的 传递实现同步，同时与配送中心和生产商、供应商之间建立起实时订货 系统。平均每天的配送量高达68万箱，节日配送高峰期间的配送量达 10多万箱的优异成绩。 4 第一节电子订货系统概述 第二节EOS系统的结构与运作流程 第三节EOS系统的实施 第四节EOS系统的效益和发展趋势 5 一、电子订货系统的基本概念 电子订货系统（ElectronicOrderingSystem）简称EOS，是 指企业间利用通讯网络（VAN或互联网）和终端设备以在线 联结（ON-LINE）方式进行订货作业和订货信息交换的系统。 EOS能处理从新商品资料

3、的说明直到会计结算等所有商品交 易过程中的作业，可以说EOS涵盖了整个商流。 6 依据EOS所涵盖的范围来区分，可分成狭义的EOS与广义的 EOS。狭义的EOS是指零售商将订单传到批发商、供应商为止 的自动化订货系统；广义的EOS则是从零售点下单开始经批 发商接单后，再经验货、对账、转账等步骤完成所有商品交 易动作为止。 7 二、EOS的分类 （一）EOS按应用范围可分为三类 1、企业内的EOS（如连锁点经营中各个连锁分店与总部之间建立 的EOS系统） 2、零售商与批发商之间的EOS系统以及零售商的EOS系统 3、批发商和生产商之间的EOS系统 8 对于电子订货系统的配置，就门店而言，只要配备

4、了订货 终端机和货价卡（或订货薄），再配上电话和数据机，就可 以说是一套完整的电子订货配置。就供应商来说，凡能接收 门店通过数据机的订货信息，并可利用终端机设备系统直接 作订单处理，打印出出货单，就可以说已具备电子订货系统 的功能。 9 但就整个社会而言，标准的电子订货系统决不是“一对一” 的格局，即并非单个的零售店与单个的供应商组成的系统， 而是“多对多”的整体运作，即许多零售店和许多供货商组 成的大系统的整体运作方式。 10 （二）根据电子订货系统的整体运作程序来划分，大致可以分为 以下两种类型 1、连锁体系内部的网络型，即连锁门店有电子订货配置，连锁总 部有接单电脑系统，并用即时、批次或

5、电子信箱等方式传输订 货信息。 2、众多零售系统共同利用的标准网络型，其特征是利用标准化的 传票和社会配套的信息管理系统完成订货作业。 11 三、EOS的组成与特点 （一）EOS的组成 1、供应商：商品的制造者或供应者（生产商、批发商） 2、零售商：商品的销售者或需求者 3、网络：用于传输订货消息（订单、发货单、收货单、发 票等） 4、计算机系统：用于产生和处理订货信息 12 （二）EOS的特点 1、商业企业内部计算机应用功能完善，能及时产生订货信 息。 2、POS与EOS高度结合，产生高质量的信息。 3、满足零售商和供应商之间的信息传递。 4、通过网络传输信息订货。 5、信息传递及时、准确。

6、 EOS是多个零售商和供应商之间的整体运作系统，而不是 单个零售店和单个供应商之间的系统。 零售商和供应商之间建立起了一条高速通道，使双方的信 息及时得到沟通，使订货的周期大大缩短，保障了商品的及 时供应，也加速了资金的周转，实现了零库存战略。 13 四、EOS的发展过程 1、早期的EOS通过电话或传真在零售商和供应商之 间传递订货信息。 2、基于点对点（PointToPoint）方式的EOS零售商和 供应商的计算机通过专线或电话线直接相连，相互传 递订货信息。 这种方式要求双方采用的通信协议、传递速率相同， 要求对方开机才能建立连接。在供应商很多的情况下， 这种方式就不适宜了。 14 3、基

7、于增值网（VAN）的EOS零售商和供应商之间通过增值 网传递定货消息增值网作为信息增值服务的提供者，用于 转发、管理订货信息。增值网有两类： （1）地区VAN网络：由许多中小零售商在各地设立区域性的 VAN，即成立区域性的VAN营运公司，为本地区的零售业服 务，支持本地区EOS运行。 （2）专业VAN网络：在商品流通中，常常是按商品的性质进 行分类，如食品、医药品、农副产品、生鲜食品、服装等， 因此形成了各个不同的专业。各专业为了达到流通现代化 的目标，分别建立了自己的网络体系，形成专业的VAN。 15 4、基于Internet的EOS Internet在全球范围内的普及，利用Web技术，通过

8、Internet 传递订货信息，加速信息传递和共享，是越来越热门的话题。 Internet网上亿万是巨大的潜在的供应商和零售商。但 Internet的安全性和保密性问题制约着EOS的广泛应用。 16 一、EOS系统的结构 （一）EOS系统结构 电子订货系统的构成内容包括：订货系统、通讯网络系统 和接单电脑系统，如图8-1所示。 17 （二）EOS系统整体运作方式 EOS系统并非是单个的零售店与单个的批发商组成的系统， 而是许多零售店和许多批发商组成的大系统的整体运作方式， 如图8-2所示。 18 从图8-2中可看出，电子订货系统的批发、零售商场、供货商、商业增值网络中 心在商流中的角色和作用。

9、 19 1、批发、零售商场 采购人员根据MIS系统提供的功能，收集并汇总各机构的要货的商品名 称、要货数量，根据供货商的可供商品货源、供货价格、交货期限、供 货商的信誉等资料，向指定的供货商下达采购指令。 2、商业增值网络中心 每当接收到用户发来的EDI单证时，自动进行EOS交易伙伴关系的核查， 只有互有伙伴关系的双方才能进行交易，否则视为无效交易。每笔交易 可以进行长期保存，供用户今后查询或在交易双方发生贸易纠纷时，可 以根据商业增值网络中心所储存的单证内容作为司法证据。 3、供货商 根据商业增值网络中心转来的EDI单证，经商业增值网络中心提供的通 信界面和EDI格式转换系统而成为一张标准的

10、商业订单，根据订单内容和 供货商的MIS系统提供的相关信息，供货商可及时安排出货，并将出货信 息通过EDI传递给相应的批发、零售商场，从而完成一次基本的订货作业。 20 二、EOS系统的运作流程 （一）EOS系统的基本流程 1、在零售店的终端利用条码阅读器获取准备采购的商品条码，并 在终端机上输入订货材料，利用电话线通过调制解调器传到批 发商的计算机中。 2、批发商开出提货传票，并根据传票，同时开出拣货单，实施拣 货，然后依据送货传票进行商品发货。 21 3、送货传票上的资料便成为零售商的应付账款资料及批发 商的应收账款资料，并接到应收账款的系统中去。 4、零售商对送到的货物进行检验后，便可以

11、陈列与销售了。 22 （二）订货作业流程 23 1、订货人员在进行订货作业时，就要先在卖场查看各商 品销售状况，确认确需订货，方可进行订货作业；要特别注 意是否有未上货架的库存商品。 2、订货人员在卖场扫描所需进货的商品价格卡，输入订 货商品的数量。 3、订货人员将掌上型终端机的订货资料输入后台电脑， 再由后台电脑通过数据机，把订货资料传送至供应商或连锁 公司总部的配送中心。 24 （三）盘点作业流程 25 1、连锁店在进行盘点作业时，盘点人员可手持掌上型终 端机去卖场和仓库，逐一扫描商品的价格卡或商品的条码， 并输入清点的商品数量。 2、商品存货清点与输入完成之后，将掌上型终端机连接 到后台

12、电脑上，以便统计和传输出盘点资料。 3、再通过数据机把盘点资料传输至公司总部的电脑，总 部电脑经过运算后，可作出盘点统计表、盈亏表和其它的管 理报表。 26 一、实施EOS系统的环境评估 通过研究流通业的发展或是观察整体市场的环境变化，可知目前对于EOS的 强大需求是有其原因的，也可看出因应市场的需求，EOS形成的原因及扮演 的角色。 1、市场背景衍生需求，需要EOS 消费多样化时代的来临，消费者对商品的选择要求多样化及个性化，导致 商品的生命周期缩短，新商品的不断推陈出新，零售商在面对此剧烈变化的 市场环境，如何管理为数众多的商品，维持适当的库存量，将是一大难题。 因此，若能建立一套有效率的

13、“少量多样”的订货方式，对于零售商而言将 是一大利器，然而电子订货系统即是上述市场环境下的最佳工具之一。 27 2、环境的变革，产生并应用EOS 标准化共识逐渐形成：随着各项标准渐渐地统一，各行业者能达成采用共 同性标准的共识，有利于电子订货系统的推行。 技术革新：电子信息科技的发达，各种自动化设备不断更新，电子订货系 统的经济性及便利、亲和性愈趋完善。 通信应用环境渐趋成熟：民营电信的开放，网络传输的改良，使得通信网 络的稳定性及速度都有显著的改善，电子订货系统的利用更为方便，快速。 基层劳力不足：人力不足，人工费用太高等因素，导致零售业喜爱采用应 届毕业生，为使训练时间缩短，简化订货作业，

14、推行电子订货系统将更有效 地运用人力资源。 28 二、EOS系统的规划 （一）落实EOS的规划 在规划EOS时，必须先仔细考虑下列因素，再制定整体规划，分阶段逐 步实施。 1、零售商的业态属性 （1）业态属性将直接影响EOS系统化的程度。一般来说，采用补货方式 订购的商品较适合引入EOS，而其中订货频繁、较成熟的商品可作为优先 考虑的对象。 在零售商的业态性里的较成熟商品有食品、日用百货、生活用品、文具、 医药品等，业态属性包括商品特性、订货习惯、配送体制等。 （2）便利店、超市、药店、文具店等，由于交易对象多、追求物流效率、 薄利多销等，都适合参加共同的订货中心。 29 2、系统的现状 （1

15、）电子订货作业要求供需双方密切配合，不但要考虑商 店自身的经营体制和信息化程度，还需考察供应商。 （2）通常信息化程度较高的企业，其内部的作业流程也比 较合理，对新的作业方式有较强的适应能力。 30 3、具备推动系统化的体制或能力 （1）EOS系统是例行作业，交易频繁琐碎，需要多方面的沟 通协调，基本商品资料会经常更新，来自各供应商的报文 非常频繁，需要随时更新商品数据库，因此维护商品数据 库的正确性就非常重要了。 （2）在考虑上述因素后，可同时考虑未来自动化的发展方 向、与供应商的协调合作等问题，作出整体规划。 31 三、做好实施EOS系统的准备工作 1、申请增值网 2、建立联网对象的协调制

16、度 3、建立商品代码、企业代码 4、建立商品目录 5、建立标准的订货模式 6、建立商品交易档案 7、培训作业人员 8、指定对外联络人 9、意外状况处理的对策 10、引入测试 32 1、申请增值网 根据企业信息化的性质、引入EOS系统的程度、服务、产 品性能价格以及交易伙伴参加情况来选择最适合的增值网。 2、建立联网对象的协调制度。 在引入EOS系统前，应与交易对象达成共识，制定新商品 导入、促销特卖处理、变更登录、标签发付、意外状况处理 等规范。 3、建立商品代码、企业代码。 公共企业代码包括自有商品代码、通用商品代码、条形码 作业和后续代码的管理体制等。 33 4、建立商品目录 商品目录是商

17、品数据库的书面形式，扫描后即可进行电子 订货。商品目录必须登录商品代码/名称、供应商代码/名称、 售价等基本数据。 5、建立标准的订货模式 包括订货方式、订货时间、订货周期、订货人、EOS终端、 多店订货及设备操作程序。 6、建立商品交易档案 根据商品目录建立交易对象对照表，增值网络中心、供应 商、连锁店部门才能据此进行分单处理和绩效分析 34 7、培训作业人员 除引入前进行培训外，应持续进行关于维护、操作、意外 处理等知识的讲座。 8、指定对外联络人 以便协调零售商、供应商、增值网络中心间的例行事务和 意外状态的紧急处理。 9、意外状况处理的对策 应事先制定对于设备故障、订货错误及通信线路问

18、题等各 种意外状况处理的预案，将延误损失降到最低程度。 10、引入测试 在正式上网作业前，除对系统和通信线路进行测试外，还 应选定少量商品进行EOS演练，待操作作业熟练无误后，再 正式引入。 35 四、推进EOS与MIS的集成工作 1、由企业的信息部门自行完成的EOS和MIS集成 1、由企业的信息部门自行完成的EOS和MIS集成 企业的信息部门自行完成的EOS和MIS的集成，如图8-5所示。 36 2、由信息技术厂商完成的EOS与MIS集成 37 五、EOS推广的关键因素 （一）建立商品数据库 建立商品数据库及更新（如增加新商品，删除废弃商品、 价格、包装、单位数量的变动等）的制度，以便发送订

19、单传 票、制作标签、货架卡、商品目录等，这将关系到EOS乃至 商店自动化的成败。 （二）企业公共代码及商品代码 1、EOS作业要求为各交易体系的商品建立一套公共代码体系。 2、通过国家、协会和增值网络中心统筹建立公共性的企业 代码和商品代码，可省却国家的转换成本，并实现化繁为简、 统一作业的目标。 3、企业公共代码和商业代码进一步条形码化，这样除了便 于系统化管理外，还可大幅降低错误率，提高数据输入效率。 38 （三）公共数据库 将商品代码、企业代码和分类卫星通信建成公共数据库， 包括商品、规格、参与价格，企业单位地址、电话、负责 人、经营商品内容、标准分类级别等信息，供外界查询、 更新、增值

20、分析，会对行业有重大贡献。 （四）EOS增值网络支持报务 如果没有增值网络中心从中协调，提供必要的转换及数据 处理服务，EOS的成效会大打折扣，商家不仅在初期引入 及后续开发上要耗费很大的人力和物力，短期很难见到投 资回报，而且涉及到公共规范等敏感问题也很难推动。因 此，EOS的成功信赖于增值网络中心的正常运作。 39 六、设计订货单处理系统 （一）订单处理系统的构成 1、自动报价系统 （1）自动报价系统需要输入的数据包括客户名称、询问商 品的名称、商品的详细规格、商品等级等。 （2）系统根据这些数据建立商品明细数据库、客户交易 此商品的历史数据库、对此客户报价的历史数据库、客户数 据库、厂商

21、采购报价等，以取得此项商品的报价历史资料、 折扣数据、客户以往交易记录及客户折扣、商品供应价等数 据。 （3）由报价单制作系统打印报价单，经销售主管核准后 即可送予客户。 （4）报价单经客户签订送回后即可成为正式订单。 40 2、订单传送系统 （1）订单的接收需考虑订购数据的识别及法律效力等问题。 （2）若订单是由报价单确认而来，则可由系统将报价数据转换为订购 数据。 （3）若订单由计算机网络传达，则需根据电子数据交换标准格式将数 据转换成内部订单文件格式。 （4）输入转换后的订购资料需由销售人员核查在客户指定出货日期能 否如期出货，所有的核查可经访问库存控制数据库、拣货产能调用数据 库、包装

22、产能调用数据库、运送设备产能调用数据库、人力资源调用数 据库等查核其资源能力，数据确认后即可转入待出货订单数据库中，并 激活上述各数据库中的数量。 41 （5）当销售部门无法如期配送时，可由销售人员与客户协调公司是否 可分批交货或延迟交货，然后按协调结果修改床单数据文件。 （6）销售人员还需检查客户付款状况及应收账款数是否超出公司所定 的信用额度，超出额度时则需由销售主管核准后再输入订购数据。 （7）当商品退回时，可按订单号码找出原始订购数据及配送数据，修 改其内容并标示退货记号，以备退化数据处理。 42 （二）计划的接受和分析 1、计划下达之后，办事员通过终端向系统输入计划数据，除了人 工审

23、阅之外，系统对进入的数据进一步作合理性检验。 2、系统对每一项计划赋予统一编号，生成对应的合同订货记录。 3、与企业有关的客户都有相应的静态数据。 43 4、如果合同上注明的客户在数据库的客户文件中找不到， 系统将建立新的客户记录、订货记录。 5、客户记录以及它们的联系见图所示。 6、系统将提出质疑。 44 45 （三）市场订货 1、赊货控制 系统接到订货后立即检查客户的赊账是否已超过规定限额。 如已超出限额，系统通过行动文件向赊贷管理员提供决策信 息，而不是简单地替代管理员作任何决定。 2、订货项的识别 为保证订货项不出错，系统可按项号去查找该项的一些摘要， 加以核实。 46 （四）订货的控

24、制 1、跟踪订货状态 接到一个有关订货的询问以后，系统就对订货的每一状态 进行监视，一旦不正常，立即发出报警。 2、产品结构控制 系统保证产品与客户提出的要求相一致，订货服务系统发 出控制信息后由工程技术和生产数据控制系统完成。 3、订货优先级 系统对每一项订货根据重要程度赋予优先级，在完成兑付 过程中根据拖延的情况可以提高优先级。 4、确定订货交付日期 订货可从现库存中发放，也可根据计划生产出来后发放。 订货服务系统提供一系列判别功能，由库存系统和制造活动 计划系统提供必要的信息，最后确定订货交付日期。 47 （五）查询 1、订货服务系统提供全面的查询功能，以便管理人员和客 户及时了解他们所

25、关心的订货执行状态。 2、如果中途要改变订货，订货服务系统将通过其他系统提 供的信息，汇总后输出改变订货的可能性和要付出的代价。 48 （六）评价订货服务的执行情况 1、订货服务的执行情况包括交货是否及时，对查询是否快 速地响应，订货处理的时间是否减少等，这些评价来自于 各合同订货记录中的记载。 2、评价分析可以把历史情况拿出来比较，也可以产品类型、 计划完成情况来分类比较，定期打出分类情况报表，为改 善管理提供依据。 49 一、EOS系统的作用 1、对于传统的定货方式，EOS系统可以缩短从接到订单到发 出订货的时间，缩短订货商品的交货期，减少商品订单的 出错率，节省人工费。 2、有利于减少企

26、业的库存，提高企业的库存管理效率，同 时也能防止商品特别是畅销商品缺货现象的出现。 50 3、对于生产厂家和批发商来说，通过分析零售商的商品订 货消息，能准确判断畅销商品和滞销商品，有利于企业调 整商品生产和销售计划。 4、有利于提高企业物流信息系统的效率，使各个业务信息 子系统之间的数据交换更加便利和迅速，丰富企业的经营 信息。 51 二、EOS的效益 （一）EOS给零售业带来的利益 1、降低库存量 零售业可以通过EOS系统把商店所陈列的商品数量压缩小 到最少的限度，以便使有限的货架陈列更多种类的商品，即 使是销量较大的商品也无需很大库房存放，可压低库存量， 甚至做到零库存。商店工作人员在固

27、定时间去巡视陈列架， 把需补足的商品以最小的数量订购，在当天或各天即可到货， 不必一次购很多。 52 2、减少交货失误 EOS系统订货是根据通用商品条码来进行的，可做到准确 无误。批发商把详细的订购资料用计算机处理，可以减少交 货失误，迅速补充库存，如果能避免交错商品或数量不足， 那么把对商品的检验由交货者来完成是十分可取的，零售商 店只能作抽样检验即可。 3、改善订货业务 由于实施EOS系统，操作十分方便，可以正确迅速地完成 订货业务，并根据EOS系统获得大量有用的信息。如果能把 订货业务管理规范化，根据EOS系统就可以更快、更准确地 完成订货业务。 4、建立商店综合管理系统 以EOS系统为

28、中心确立商店的商品文件、货架系统管理、 货架位置管理、进货价格管理等，便可实施商店综合管理体 系。 53 （二）EOS给批发业带来的好处 1、提高服务质量 EOS系统满足了顾客对某种商品少量、多次的要求，缩短交 货时间，能迅速、准确和廉价的出货、交货。 EOS系统提供准确无误的订货，因此减少了交错商品，减 少了退货。计算机的库存管理系统可以正确、及时地把订单 输入，并因出货资料的输入而达到正确的管理，从而减少了 缺货现象的出现，增加商品品种，为顾客提供商品咨询。 共同使用EOS系统，使得零售业和批发业建立了良好的关 系，做到业务上相互支持，相辅相成。 54 2、建立高效的物流体系 EOS系统的

29、责任制避免了退货、缺货现象，缩短了交货时检 验时间，可大幅度提高送货派车的效率，降低物流的成本。 同时，可使批发业内部的各种管理系统化规范化，大幅度降 低批发业的成本。 3、提高工作效率 实施EOS系统可以减轻体力劳动，减少事务性工作，减少以 前专门派人去收订货单，登记、汇总等繁杂的手工劳动，以 几小时至半天的手工工作量，现在实施EOS系统后，10分钟 即可完成。 4、销售管理系统化 EOS系统的销售管理系统化、一体化、大大提高了企业的经 济效益。通过EOS和POS的管理，可以更方便进行进货、销售、 库存、应付帐款等管理工作。55 三、EOS系统应用 56 1、订货业务作业的标准化。这是有效应用EOS系统的前提 条件。 2、商品代码的设计。在零售业的单品管理方式中，每一