理工大学公文处理办法

1、理工大学公文处理办法第一章总则第一条 为了使学校党政机关的公文处理工作规范化、制度 化、科学化，提高公文（发文、收文）处理工作的效率和质量， 制定本办法。第二条 公文处理应做到及时、准确、安全，公文处理过程 必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘 密安全。第三条 本办法对学校机关各部处和各学部、学院（系）的 公文处理均具有规范意义，各单位应参照本办法规范本单位的公 文处理工作。第二章公文种类第四条 按照公文的文种分类，公文可分为如下几种：（一）意见 用于对重要问题提出见解和处理办法。（二）决定 用于对重要事项做出决策和安排。（三）规定 用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束

2、 力的行为规范。（四）公告 用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（五）通告用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事 项。（六）通报 用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交 流情况。（七）通知 用于发布规章制度，传达上级机关的指示、转 发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关及有关单位共同执行或者周知的事项。（八）报告 用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建 议，答复上级机关的询问。（九）请示 用于向上级机关请求指示和批准。（十）批复 用于上级机关答复下级机关的请示。（十一）函 用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和 答复问题；向有关主管部门请求批准等。（十二）会

3、议纪要 用于记载会议主要精神和议定事项。第五条 根据公文性质、内容、发送范围及印制机关，我校 机关代字可分为以下几种：（一）大工委发 用于校内印发有关学校党委全委会、常委 会讨论通过的重大事项；印发以校党委名义任免干部的公文。（二）大工委字用于印制以校党委名义向教育部党组、省 委、市委报告或请示重要事项的公文。（三）大工校发 用于校内印发校长办公会、校党政领导联 席会议讨论通过的重要事项的公文。（四）大工校字 用于印制向教育部、省、市人民政府报告 或请示工作及向其他非主管部门报告或请示重要事项的公文。（五）大工校任 用于印发以校长名义任免行政干部的公文。（六）大工技任 用于印发以校长名义任免技

4、术干部的公文。（七）大工办发 用于校内印发经校领导同意的公文，如成 立或撤销工作机构、工作通知等。（八）大工办字 用于印发经主管校领导同意、以学校办公 室名义向有关机构请示、报告工作的公文。（九）大工办纪 用于印发学校各类重要会议会议纪要的公文。（十） 大工函 用于印制以学校名义就某项工作向业务主管 部门请示、报告及对外联系一般性工作的公文；印制其他不宜以 校党委或学校“文件”形式印发的公文，如呈送报告、资料等。（十一）校内各单位以学校名义就某一专门工作向上级主管 部门或无隶属关系的业务主管部门请示汇报工作以及在校内印发 的公文，可以印制函件，以“大工 X XXXX X号”为发文字 号，如“大

5、工教 20091 号”。第三章 公文格式第六条 公文一般由公文版头、发文字号、秘密等级、紧急 程度、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名（ 印章 ） 、成文时间、主题词、抄送机关、印制机关、印制时间、印制数量等 部分组成。（一）公文版头：“大工委发”、“大工委字”用“中共大 连理工大学委员会文件”版头，“大工校发”、“大工校字”用“大连理工大学文件”版头， “大工办发”、 “大工办字”、 “大 工办纪”用“大连理工大学学校办公室文件”版头，“大工函” 用“大连理工大学”函件版头。联合行文，版头可以用主办机关名称，也可以并用联署机关 名称。（二）发文字号：包括机关代字、年份、序号三部分，多个

6、 部门联合行文，只标明主办单位发文字号。（三）秘密等级：秘密公文应标注秘密等级，包括绝密、机 密、秘密，并注明保密期限。（四）紧急程度：急办公文根据需要标注紧急程度，包括特提、特急、加急。（五）签发人：上报的公文应当在发文字号右侧标注“签发 人”，签发人后面标注签发人姓名。（六）标题：应准确简要概括公文的主要内容，并准确标明 发文机关、公文种类，标题中除法规、规章名称可用书名号外， 一般不用标点符号。（七）主送机关：应当使用全称或者规范化简称，位于正文 上方，顶格排印。（八）正文：是公文的主体，用来表述公文的内容，位于标 题或主送机关下方。（九）附件：附属于公文正文的其他材料，具有对公文进行

7、补充说明或提供相关材料等作用。如有附件，应在文件正文之后 发文机关署名之前注明附件顺序和名称。（十）发文机关署名：应使用全称或规范化简称，位于正文 右下方。（十一）成文时间：应为领导签发的时间，如多人联合签发， 则为最后一人签发时间。成文时间应当写明年、月、日，位于发文机关署名右下方。决议、决定、条例、规定等不标明主送机关 的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位臵。（十二）印章：除特殊情况外，公文应加盖发文机关印章， “大工校任”文件署校长签名章。（十三）主题词：文件应标注主题词。上报教育部文件，原 则上应按教育部公文主题词表标引。其他文件主题词由学校办公 室根据发文规范标引。（十四）抄送

8、机关：应标注于印制版记上方（十五）印制机关：大工委发、大工委字、大工校发、大工 校字、大工办纪、大工函一般由大连理工大学学校办公室印制， 大工办发、大工办字一般由学校办公室秘书科、行政科印制。（十六）印制时间：应为签发时间的当日或次日。（十七）公文用纸：均采用国际标准A4型纸书写或打印。2页以上打印页码，左侧装订。张贴公文根据需要选用纸型。第四章发文办理第七条发文办理指以学校名义制发公文的过程，应执行以 下程序：拟稿=校核=打印清样=办公室签署拟办意见=主管校领导 签发=登记编号=打印=装订=盖印=分发=存档（一）拟稿。根据工作需要或校领导要求，公文由学校办公 室或学校有关部门拟稿。拟稿应做到

9、简洁、通顺。拟稿人负责填写大连理工大学公文处理单（附件1）以下内容：标题、附件、主送机关、抄送（报）机关、拟稿部门、拟稿人。 拟稿部门负责人对所拟文件认真审核并签署意见。拟稿人将公文处理单、正文、附件以及文件电子稿送至学校 办公室秘书科。（二）校核：文稿校核应确保政治上、内容上、文字上准确 无误。学校办公室秘书科校核人员须在公文处理单填写收文时间 及在一校、二校处签署姓名。（三）打印清样：文稿经核校无误后，用A4打印纸打印清样。（四）签署拟办意见：送主管校领导签发前应由办公室主任 或受委托的副主任签署拟办意见。文件内容涉及多个部门时，须 请各有关单位会签。（五）主管校领导签发 : 学校办公室负

10、责将文稿送主管校领导 签发，签发内容包括：是否同意发文，签发人、签发时间。如需 二位以上校领导联合签发，签发顺序为副校长、副书记、校长、 书记。（六）登记编号 : 学校领导签发后，在发文登记薄上登记，并 编发文序号。（七）打印 : 发文字号用三号仿宋体，位于版头和红线之间居 中；标题用二号加粗华文宋体，位于红线下方 1 厘米处居中；正 文、落款用三号仿宋体（正文中一级标题用黑体、二级标题用加 粗楷体），发文时间以校领导签发时间为准；主题词用三号 华文 中宋 ，发放范围用三号仿宋体，印制单位和印发时间用三号仿宋 体，上述三者分三行全行排列，下加横线；印制份数在最末一行 居右。（八）装订： 2 页

11、以上文件，左侧装订。（九）加盖印章 : 除会议纪要，一般文件用印与落款一致， 干部聘任文件用校长手印。（十）分发:普发性文件一般通过校园网 “校务公开” 栏的“校 内文件”发布，其他文件视发文范围印发递送。（十一）存档:文件发送完毕， 文件原稿、 校领导重要修改稿、 正式文件二份及公文处理单一并存档。存档文件在第二年 6 月 30 日前按档案部门要求完成归档。公文存档的原件、修改稿、签发 意见等须使用黑色、蓝黑色墨水（或符合存档要求的签字笔）填 写。（十二）原则上除学校办公室外，各职能部门一律不得对外 正式行文。 若各职能部处需以学校名义向校内外行文， 只可用 “大 连理工大学”函件纸（学校办

12、公室提供）；以本单位名义校内行 文可用本单位文件纸（自备）。第五章收文办理第八条 收文办理指收到上级部门和学校各部门公文的办理 过程，应执行以下程序：签收登记=审核=办公室签署拟办意见 -校领导签署批示意 见=公文传阅=催办查办=存档。第九条 校内各部门、单位提请办理的公文，由学校办公室 秘书科负责签收、登记，并进行初审。初审通过后填写公文处理 单，送学校办公室负责人签署拟办意见，报主管校领导批示或交 有关部门办理，需要明确两个以上部门办理的应当明确主办部门。 紧急公文应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经学 校办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。第十条 收到上级机关下发或交办的公文，由学校办公室负 责人提出拟办意见，送主管校领导批示。学校办公室秘书科应根 据校领导的批示，按照一定的程序将公文送有关校领导或部门、 单位负责人阅知。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，避免漏 传、误传和延误。承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。 紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应及时予以说明。 对不属于本部门职权范