电线公司专案管理办法

1、太空梭高傳真資訊科技股份有限公司香港太空梭電線有限公司菲太電子廠標題專案管理辦法版本a/0編號 制訂部門 品管部 制訂日期2002年 4月17 日 頁數 1/41.目 的 : 為使專題專案計畫能有效地推進營運，特訂定本辦法使能順利達成預定效益目標.以 提昇管理績效及改善跨部門之管理機能達成公司營運目標計劃, 2.適用範圍: 所有電子事業部需以專題研究、進行專案計畫突破技術瓶頸、改善管理系統上的問題點、建構開展新事業體管理體系等，所成立的專案專題運營計畫適用之。3.權 責:3.1 專案管理成立會議召開:由廠經理或以上主管指定之專案召集人.3.2 專案管理審查:專案所屬單位廠經理或以上主管.3.3

2、 專案管理工作會議主持:專案負責人.3.4 專案管理工作會議人員:工作小組成員與指定各有相關單位人員.4.作業內容: 4.1專案管理流程圖(附件一). 4.2專案專題的定義: 專案指公司內所指處理跨部門機能管理之專門計劃方案。專題為專案之展開之次項計劃主題.4.3專案成立 4.3.1專案成立時機 4.3.1.1為達成年度目標所指定特別處理時.如”年度目標及方策”展開. 4.3.1.2為解決系統問題需求時. 如各項高級主管會議廠最高主管決議. 4.3.1.3牽涉多項資源與時間限制工作活動時. 如重大工程及新廠建立. 4.3.1.4為改善重大品質環管系統工作時.如管審會議決議. 4.3.1.5 新

3、產品開發案. 由會議決定或由各需求單位以簽呈方式提出專案提案申請.4.3.2專案提案申請中應列明專案成立動機與目的清處對於專案來源與預達成之目的.可評鑑專案成立之方向正確性.專案提案申請交由廠經理或以上主管同意後指定專案召集人負責專案成立會議.4.3.3 專案成立時應進行重要度與緊急度分析.重要度指標依專案重要性質區分為重要與一般. 緊急度指標分為緊急與一般. 專案分類分級管理,其分類方式依品質改善,重大工程,財務管理,研究性專案與產品開發等. 由廠經理依據專案定分級方式為最速件,重要,正常,緩件管制.管制方式由廠經理決定.4.3.4專案成立會議由專案召集人選定專案主題與會議時間後通知相關單位

4、主管召開專案成立會議.決定下列事項: 4.3.4.1 成立會議專案主題宣告確認. 4.3.4.2 選定專案負責人及組織組成.包含工作小組成員等項目.4.3.4.3 專案範圍界定與專案時限資源運用限制.修 訂 記 錄： 日期 / 版本核准審查製作第一次修訂： 年 月 日 （ ）第二次修訂： 年 月 日 （ ） 第三次修訂： 年 月 日 （ ） 第四次修訂： 年 月 日 （ ）太空梭高傳真資訊科技股份有限公司香港太空梭電線有限公司菲太電子廠標題專案管理辦法版本a/0編號 制訂部門 品管部 制訂日期2002年 4月17 日 頁數 2/44.4 專案計劃與審核 4.4.1 由專案負責人與工作小組人員進

5、行專案計劃會議討論並由專案負責人提出專案計劃書專案計劃書.4.4.2專案計劃書內容主要包括專案主題,專案動機目的,專案組織,專案預計成效,專案評價指標,專案預計完成日,專案預計成本,專案風險評估等.專案計劃書格式如附件二 .4.4.3 專案計劃運用系統圖展開階層為專案專題工作項目工作內容. 專案組織以指定專案召集人專案負責人專案工作小組人員及任務分派. 4.4.4專案與專題工作項目之預計完成日期建立專案進度管制表運用甘特圖法管制. 專案進度管制表格是如附件三 . 4.4.5專案預計成效應依特性建立量化專案標的值,以專案評價指標評估專案達成.4.4.6專案牽涉預計成本(費用預算)應建立預算書.以

6、預算書格式提出.包含於計劃書內.4.4.7專案牽涉風險性較高則由專案召集人要求專案負責人進行風險評估.專案風險評估應包含風險預測與鑑定方式. 4.4.8 專案負責人將專案計劃書呈專案召集人審查後交專案審核人員審核: 專案審核以專案評價評估對效益與成本預評.審核權限若牽涉跨組織則以跨組織之最高 主管負責.牽涉財務預算計劃至少需由預算核准權之主管或以上主管負責費用預算審核. 4.4.9審核風險較高會嚴重影響系統運作或財務等重大問題時審核者可要求進一步風險評估 報告.或另行研究.4.4.10 當專案內容有需修正或錯誤由審核人員退件給專案召集人重新檢討後重送件. 4.5專案工作管理 4.5.1 專案開

7、始與定期由專案負責人通知專案工作小組成員參加專案工作會議.討論並分派任 務.由各工作小組負責人於會前整理工作報告內容與進度.會議時報告下列項目: 4.5.1.1工作執行成果匯報. 4.5.1.2專案進度管制表之實際執行狀況. (附件三 專案改善進度報告) 4.5.1.3專案問題點與差異.(附件四 專案改善問題點) 4.5.1.4專案異常內容與專案變更事項. 4.5.1.5專案跨部門協調事項提出. 4.5.1.6工作會議結論. 專案工作會議記錄於會後匯總呈報專案召集人審查.專案進度延後與變更需經專案召集 人核准. 4.5.2專案負責人配合不定期或當發生重大問題時，得視需要召開臨時工作會議以督促專

8、案管理執行. 4.5.3 專案負責人負責計劃之工作執行與進度跟催追蹤與資源分配與衝突解決.專案負責人應制定進度報告之週期與完成日跟催.匯總專案問題點與差異並運用資源分配解決問題點與差異.太空梭高傳真資訊科技股份有限公司香港太空梭電線有限公司菲太電子廠標題專案管理辦法版本a/0編號 制訂部門 品管部 制訂日期2002年 4月17 日 頁數 3/44.5.4專案異常管理由各工作小組提出給專案負責人統籌解決.使用異常報告通知各單位進行 協調解決.若跨部門無法解決時得呈報專案召集人召集跨跨部門協調會.決議事項由專案 負責人進行跟催. 4.5.5專案緊急處置方式: 當專案有重大失敗風險與變更產生時需由專

9、案負責人呈報專案召集人進行緊急處置. 必要時召開跨部門緊急會議.如:專案暫停專案預算追加工程進度延遲影響訂單與生產重大品質缺失需馬上決議處置方式. 4.6 專案資源管理 4.6.1 專案需求 當專案執行需要資源運用時統籌由專案負責人提出需求申請.依請購相關程序提出. 4.6.2 人力資源需求 當臨時需要人力資源需求時由專案負責人提出需求向跨部門主管借調人員或支援方式. 4.6.3 預算管理 專案負責人需依公司相關會計規定運用預算.採購由採購部門依詢價,報價,比價,訂購程序之” 採購管理程序”,費用支付執行由會計部門支付.小額費用借支報銷由專案負責人負責專案負責人需定期檢討預算使用並呈報專案召集

10、人審核.當預算超支視為專案異常處置.當結案前需進行預算使用狀況報告. 4.6.4 資源有關鍵資源時專案負責人應將相關運用關鍵資源之專案工作項目進度匯總同一進 度表管制.當有資源衝突時由專案負責人依4.5.3 4.5.4解決. 4.7 專案工作成果評估與審查 4.7.1 工作項目之達成以下列方式評估 4.7.1.1成效依量化專案標的值,評價指標評估專案達成率. 評價指標如包含改善程度與有效性.問題點解決與否.經濟效益結果.生產效率提昇異常發生頻率與次數等等. 4.7.1.2重大工程完成依工程進度達成為評估項目. 4.7.1.3 間接改善或附加效益.4.7.2工作項目之達成結果由專案負責人匯總確認

11、提出完整專案成果報告.交專案召集人審查. 4.7.2.1 專案成果報告應包含下列事項:專案計劃書. 專案計劃執行結果 進度與專案實 施時間. 專案成果. 預算執行結果. 4.7.2.2 當專案執行有差異部分時報告內容需包含失敗原因分析與殘留問題點與失敗模式. 4.7.3 成果鑑定由專案審核人員依據專案成果報告稽核真實與有效性.通知專案召集人審核結 果.當核可時由通知專案負責人舉行專案成果發表會.當退件需進行檢討專案執行成果. 4.7.4 專案具有成效或需檢討由專案負責人提報獎懲名單與理由.4.8 標準化與後續追蹤 4.8.1專案實施後需將工作項目標準化依”文件與資料管制程序”執行建立程序或標準

12、書. 4.8.2專案實施後需將工作項目納入日常管理項目.由各部門單位修訂後變更.太空梭高傳真資訊科技股份有限公司香港太空梭電線有限公司菲太電子廠標題專案管理辦法版本a/0編號 制訂部門 品管部 制訂日期2002年 4月17 日 頁數 4/44.8.3專案報告內容與改善成果由專案負責人建立入情報中心之專案知識數據庫.提供後續專案改善參考與知識傳承. 4.8.4 專案報告歸檔依”記錄管理程序”管制.統一由廠經理或以上單位保存. 4.8.5 需持續品質改善追蹤項目則依 “資料分析與持續改善管理程序”由品保單位進行追蹤. 4.9 專案獎懲方式 4.9.1 專案獎勵:為鼓勵專案之目標達成與擴大其經濟效益

13、以項目決定獎勵對象 以提撥獎勵金或表揚方式獎勵: 4.9.1.1專案進度提前完成:重大工程提前完成所產生之經濟效益. =(由提前完成所節省之預算+提前完成之產出利潤) x 提撥之百分比(%) 提撥之百分比(%)由專案召集人於專案成立前所訂立.當為趕工所多投入之資源耗用應從預算中扣除掉方是節省之預算.提前完成無提前之產出利潤時則為0. 4.9.1.2 系統與品質專案改善之經濟效益獎勵部分 =(由系統與品質改善完成所節省之成本) x 獎勵提撥之百分比(%) 4.9.1.3 產品開發案之效益獎勵部分 由總經理核可提撥之定額獎勵金. 4.9.1.4 專案由提案改善部分則由” 提案改善作業辦法”獎勵方式

14、獎勵. 4.9.1.5 經濟效益以專案負責人提報之具體效益呈廠或公司最高主管審核核可.由廠或公司最高主管訂立獎勵金額獎勵. 4.9.1.6 專案獎勵應由專案負責人以工作小組對專案貢獻程度訂出獎勵比例.提報獎勵人 員名單. (附件五 對專案貢獻程度評比表).專案負責人由專案召集人評定.專案召集人由專案審核人評定. 4.9.1.7 記功或表揚方式為專案努力盡責但無具體經濟效益, 4.9.2 專案懲處部分有下列現象: 4.9.2.1 工作進度嚴重延誤:因為人為疏失怠惰而造成專案進度嚴重落後. 4.9.2.2 工作任務分派屬未盡其責造成任務失敗. 4.9.2.3 報告與成果虛偽造假誇大事實或破壞專案工

15、作進行及無正當理由推拖借故阻礙工作推展. 4.9.2.4 未能準時參加會議提交報告. 4.9.2.5 隱藏失敗原因未能認真檢討改進. 4.9.2.6 跨部門會議決議事項未執行. 4.9.2.7工作小組與配合工作單位部分由專案負責人提報違反事項. 4.9.2.8 整個專案成敗由專案負責人負責.由專案審核單位提報違反事項. 太空梭高傳真資訊科技股份有限公司香港太空梭電線有限公司菲太電子廠標題專案管理辦法版本a/0編號 制訂部門 品管部 制訂日期2002年 4月17 日 頁數 附件一太空梭高傳真資訊科技股份有限公司香港太空梭電線有限公司菲太電子廠標題專案管理辦法版本a/0編號 制訂部門 品管部 制訂

16、日期2002年 4月17 日 頁數 附件二附件三附件四 太空梭高傳真資訊科技股份有限公司香港太空梭電線有限公司菲太電子廠標題專案管理辦法版本a/0編號 制訂部門 品管部 制訂日期2002年 4月17 日 頁數 附件五對專案貢獻程度評比表 專題比重(30分)工作配合度 (15分)進度掌握(15分) 改善效益(40分)100%-81%所佔比率極高任務分派佔最高積極主動完成並配合完成任務並協助其他項目工作進度超前並順利完成佔總改善效益之比率極高(70%)80%-61%所佔比率高任務分派佔重要主動完成任務進度正常順利完成佔總改善效益之比率一般(50%)60%-41%所佔比率一般任務分派佔次要被動完成但

17、不需督導其工作推動與執行, ,配合性可進度可順利完成佔總改善效益之比率(30%)40%-21%所佔比率不多任務分派屬協助需督導其工作推動與執行,配合性一般進度不能順利完成延誤20%無法量化評比效益但有間接改善21%-0%所佔比率很少任務分派極少需每項每點督導其工作推動與執行,配合性很差進度嚴重落後,不能順利完成,延誤40%無法量化評比效益亦無間接改善合計流程工作單元一覽表 流程工作單元目的產出結果出表時機傳遞方法作業擔當確認者跟催者注意事項專案成立-建立主題專案申請與成立建立專案之主題與方向專案之主題數量每月月檢討會稽核組將專案主題件數統計表儲存在情報中心，利用mail的方式發給各專案召集人與

18、各單位主管稽核組人員稽查人員主管廠最高主管專案成立-成立會議專案小組成立與任務分派成立專案組織運作與任務展開專案小組名單與專案動機與目的成立會議後1天內稽核組將專案小組整理表儲存在情報中心，利用mail的方式發給各單位主管稽核組人員稽核組主管廠最高主管專案計劃規劃專案計劃書提出明確建立專案細部專題與工作內容專案計劃書與專案預算書成立會議後3天內專案負責人將專案計劃書與專案預算書提出交專案召集人審查專案負責人專案召集人專案審核人員無需預算編列者不必提出預算書專案計劃審核審查並核准專案計劃內容評估專案內容可行與正確專案計劃書與預算書核可字號計劃提交會後3天內將專案計劃書與專案預算書審查後發給核可字

19、號並交稽核組整理字號用notes 通知專案召集人與負責人專案審核人員專案審核人員主管廠最高主管退件將需檢討後1週內重送專案工作執行專案工作執行會議與工作項目執行執行專案計劃之工作與檢討1.專案工作會議記錄 2.專案進度報告會議後1天內將專案會議記錄與進度報告呈交專案召集人專案會議記錄人員專案負責人專案召集人流程工作單元一覽表流程工作單元目的產出結果出表時機傳遞方法作業擔當確認者跟催者注意事項專案工作問題檢討專案工作檢討會議與問題點分析專案計劃執行時問題檢討改善以解決問題點專案問題點報告會議後1天內1. 將專案問題點報告呈交專案召集人2. 將改善通知專案工作小組成員專案會議記錄人員專案負責人專案

20、召集人可與專案工作執行會議同時或不同時召開,包含進度落後問題專案工作變更專案工作變更會議與影響分析專案計劃執行變更以達到工作順利推行專案變更會議記錄會議後1天內1. 將專案變更會議記錄呈交專案召集人核可執行.2. 將變更內容用notes通知專案工作小組成員專案會議記錄人員專案負責人專案召集人1. 可與專案工作執行會議同時或不同時召開2. 牽涉重大變更與預算變更需經過原審核單位核可.專案工作管理-跨部門協調會跨部門專案工作檢討會議執行專案計劃跨部門機能運作達成專案工作會議記錄會議後1天內1. 將專案工作會議記錄呈交專案召集人2. 將決議事項通知跨部門主管與專案工作小組成員專案會議記錄人員專案負責人專案召集人可與專案工作執行會議同時或不同時召開專案工作執行緊急處置專案工作緊急處置與緊急會議應對執行專案計劃突發問題點解決1. 專案工作會議記錄會議後當天1. 將專案突發緊急處置當面口頭報告專案召集人2. 召開緊急會議將處置內容通知各相關單位與專案工作小組成員專案負責人專案召集人廠最高主管包含嚴重問題與重大工程進度落後問題與專案失敗事項流程工作單元一覽表流程工作單元目的產出結果出表時機傳遞方法作業擔當確認者跟催者注意事項專案工作成果評估專案成果評估以量化評估專案執行成效專案成果報告專案完成後3天內由各工作小組成員提交書面成果報告後交專案負責人匯總比較專案標的呈報專案召集