外贸企业出口退税申报系统操作方法

1、深圳市传音 科技有限公司 外贸企业出口退税申报系统13.1的使用 一、软件的下载 用户主要通过互联网免费获取该申报软件，建议通过以下方式获取： 登陆深圳市国家税务局网站（）“出口退税”栏目，则 可下载该软件。 二、软件的启动 1、系统安装成功后，点击桌面快捷方式： 2.在登录界面的用户名一栏中，输入用户名“sa”，密码为“空”，点击“确 定”按钮则可进入，在跳出窗口当前所属期一栏输入当时申报的年月， 点击“确定”，登陆进入申报系统界面；（注意注意：当前所属期”，为用户 实际录入单据的月份，如现在是2013年11月，则应在“当前所属期”录入 “201311”；） 3.系统维护 用户在首次安装申报

2、系统后，应当先对该系统进行相应的配置，而后 再开始录入申报数据。 （1）系统初始化 系统初始化，在系统第一次使用时或在特定条件下需要清空所有记录 时，可选择系统初始化，清除标准代码表以外的所有使用数据。 具体操作是选择“系统维护”菜单中的“系统初始化”命令，系统会弹出初 始化窗口，在编辑框中输入大写的“YES”，点击“确定”按钮开始执行系 统初始化，初始化后要重新进入系统。（注意：此功能只需在系统首注意：此功能只需在系统首 次安装后执行，执行此功能后，系统中所有的实用数据将被全部删除，次安装后执行，执行此功能后，系统中所有的实用数据将被全部删除， 无法恢复，请谨慎使用。无法恢复，请谨慎使用。）

3、 （2）设置企业信息 通过系统维护系统配置系统配置设置与修改，进入企业信息 设置界面，用户根据各自公司的资料录入到系统中。 （3）系统参数设置与修改 用户可根据使用习惯对系统的相关参数进行修改与调整。通过系统维 护系统配置系统参数设置与修改，进入参数设置界面，用户 根据使用习惯对各项参数进行调整。 “常规设置”页： 说明： “系统备份路径”：指系统备份数据时默认的存放路径。系统默认路径 （C：退税申报系统备份），用户可根据实际情况进行更改，但在更 改路径前，必须要先建立备份文件夹，然后点击“更改”按钮，选择新 建立的文件夹则可。 网络数据路径:是为以后系统进行网络操作的接口，用户不需进行修改。

4、 屏幕提示：指在系统操作过程中，是否要求系统显示关键业务的帮助 信息，对于熟练用户来说可以不显示。 响铃设置：指在系统操作过程中，是否进行响铃警示帮助。 “功能配置I”页: 说明： IC卡号：实际口岸卡的13位编码（电子口岸卡背面）。 IC卡密码：默认为8位（注意:连续密码错误会自动锁卡）。 “业务方式”页: 说明： “18位报关单执行日期”项目设置为“2011.07.01”。 “远程配置”页： 说明：如有开通出口退税远程申报系统的用户，需要将“远程申报地址” 项设置为：https:/。 4.海关商品码（退税率文库）升级 国家税务总局根据宏观经济调控的需要，会不定期调整出口产品的退 税率，出口

5、企业应当随时关注有关退税率调整的政策，并按照主管直 属分局的要求升级商品退税率文库。 5.系统数据备份 数据备份的作用在于将系统中的所有数据（包括以前年度或月份的数 据）进行备份。 若日后系统需要重新安装的，可以将以前所做的备份数据进行恢复。 所以备份功能对企业来说十分重要，建议用户在完成当期所有明细数 据录入后即进行备份，以防数据丢失。 6.系统数据导入 系统数据导入是在系统重新安装或不慎初始化操作或需要追回数据的 情况下，将原系统备份数据予以导入，具体操作是在“系统维护”菜单 下，选择“系统数据导入”，点击“选择备份数据路径”，选择备份数据的 存放路径，然后点“选定”按钮，用户根据自身需要

6、选择“导入前清空系 统数据库”或“不清空系统数据库”项，再点击“导入”按扭。此时系统开 始导入数据，在导入完毕后会通过文本查看器显示数据导入后的结果。 注意：此功能仅能导入用户录入的数据，但不能导入系统配置的资料。注意：此功能仅能导入用户录入的数据，但不能导入系统配置的资料。 因此在完成数据导入后，应重新做系统配置。因此在完成数据导入后，应重新做系统配置。 7.数据优化（不是必须） 在系统的日常使用过程中，使用“数据优化”功能，可重建系统数据库 的索引，清楚已作删除标记的记录，具体操作是选择“系统维护”菜单 的“数据优化”，点击“确定”按钮后，开始优化。 三、退税申报向导 出口企业在完成系统配

7、置后，在办理日常的退税申报手续时，建议通 过系统提供的“向导”功能进行操作，该向导已清晰地将用户在办理申 报所涉及的各个程序，按照先后顺序排列。 （一）第一步：外部数据采集 本步骤提供出口报关单数据读入和认证发票信息导入功能； 1、出口报关单数据读入 首先，用户需要在电子口岸下载出口报关单信息，具体下载位置：出 口退税数据下载出口报关单； 在下载完出口报关单信息后，可将此信息读入申报系统，具体操作是： 向导第一步出口报关单数据读入，选择已下载的报关单信息文件， 注意文件格式一般为“.xml”（注意：在读入电子口岸所下载的报关单数 据时，一定要确保已连接了登录电子口岸的设备，包括读卡器和IC卡。

8、 同时，系统中的参数设置也需输入IC卡卡号和密码。） 2、出口报关单数据查询与确认 报关单数据读入完成后，用户需对已读入的数据进行审核与确认，具 体操作是：向导第一步出口报关单数据查询与确认，在页面的左 侧，勾选所需导入的出口数据，点击工具栏“数据检查”，对筛选数据 进行检查； 3、出口报关单异常数据处理 对于在出口报关单数据查询与确认步骤中，执行“数据检查”出现错误 提示，用户可根据错误提示，在本项完成修改与调整，具体操作是： 向导第一步出口报关单异常数据处理，修改相关错误信息； 4、出口商品汇率配置 对于在出口报关单数据查询与确认步骤中，执行“数据检查”出现错误 提示，用户可根据错误提示，

9、在本项对导入的报关单数据中的各期外 币汇率进行调整，具体操作是：向导第一步出口商品汇率配置； 5、海关贸易性质配置 对于在出口报关单数据查询与确认步骤中，执行“数据检查”出现错误 提示，用户可根据错误提示，在本项对海关“贸易性质代码”进行调整， 具体操作是：向导第一步海关贸易性质配置； 6、认证发票信息读入 本项功能适用已开通增值税专用发票网上认证的企业，具体操作是： 向导第一步认证发票信息读入，选择网上认证系统已下载的文件， 读入发票信息； 7、认证发票信息处理 本项功能是用于将已导入的发票信息，进行使用与取消使用的设置， 具体操作是：向导第一步认证发票信息处理，对应做出相应操作； （二）第

10、二步：退税申报数据录入 本步骤需要录入退税申报所用的基础数据，包括出口企业取得的出口 报关单信息、增值税专用发票信息。用户在录入上述出口信息前，应 当按照出口、进货数量关联原则，将已取得的出口报关单及增值税专 用发票组合成配 套的单证，并设置各自的关联号，以便在系统录入相应出口、进货数 据。 时取出口报关单右上角海关编号18位 + 0 + 两位项号。注意：项号为2 位数字，指该出口商品在报关单所在排位，如出口报关单上分别有3项 商品，则该3项商品的项号在录入时分别是01、02、03。 【出口日期】本项按照出口报关单（出口退税联）右上角的出口日期 录入。注意：出口商品的退税率将根据本项所在时期规

11、定确定。 1、出口明细申报数据录入 本项步骤需按照已取得的出口报关单退税联录入基础数据。其中各项 目录入规则如下： 【关联号】用于单票对应方式下进货与出口的唯一关联。 【部门代码】企业在退税务机关登记的部门码，若分部核算，则需输 入已登记的部门代码，若不分部核算， 则为空。注意：深圳地区企业 无需录入本项。 【申报年月】本项目需完整录入6位数字，分为二个部分，每部分代表 不同的含义。其中：前4位代笔数据录入的年份，后2位代表数据录入 的月份。如2013年11月操作的，需录入“201311”。 【申报批次】同一申报年月的数据中，可分不同申报批次办理申报， 本项用于同一申报年月多次申报。 【序 号

12、】本项目需完整录入4位数字，指同一申报年月下所有出口明 细数据的唯一流水号。提示：本项输入若不足4位，系统可自动补零。 另外，通过“序号重排”功能可实现自动排列。 【报关单号】指海关统计用报关单号，本项需完整录入21位数字, 录入 时取出口报关单右上角海关编号18位 + 0 + 两位项号。注意：项号为2 位数字，指该出口商品在报关单所在排位，如出口报关单上分别有3项 商品，则该3项商品的项号在录入时分别是01、02、03。 【美元离岸价】本项录入美元离岸价格，即FOB价格。若成交方式为 CIF或其他方式，应折算成FOB价后录入。注意：本项是换汇成本监测 的重要参考依据，用户应如实录入。 提示：

13、 本项可通过出口报关单上的“批准文号”项录入，每份核销单应对应唯 一的出口报关单； 从2007年1月1日开始，深圳地区的企业在办理退税申报手续时，无需 提供纸质的核销单。 2012年8月1日以后出口的货物，无核销单号，无须填写此项。 【商品代码】按照出口报关单中的商品代码录入。注意：本项一般情 况录入8位或10位数字，特殊情况的有11位，同时请检查出口报关单中 的计量单位与数量是否与系统显示的一致。 【商品名称】本项在上述“商品代码”录入后，会自动从系统代码库中 调出对应的商品名称。系统调出的商品名称可与出口报关单中列示的 略有不同，但计量单位应当一致。 【出口数量】指实际出口发货数量，应当与

14、海关出具的出口报关单上 的第一计量单位（可能有两个计量单位）的数量保持一致。 【实退税数量】实际退税数量，注意本项由系统自动计算得出。 【出口进货金额】同一关联号同一商品代码下加权平均计算出的计税 金额，可能和每一笔进货凭证号对应的计税金额都不一致，但是总计 税金额是一致的，注意本项由系统自动计算得出。 【退增值税税额】同一关联号同一商品代码下加权平均计算出的退增 值税,可能和每一笔进货凭证号对应的退税额都不一致,但是总退税额是 一致的，注意本项由系统自动计算得出。 【退消费税税额】同一关联号同一商品代码下加权平均计算出的退消 费税,可能和每一笔进货凭证号对应的退税额都不一致,但是总退税额是

15、一致的，注意本项由系统自动计算得出。 【代理证明号】委托出口时取得的受托方开具的代理出口货物证明 编号。注意：录入本项时不应录入“报关单号”项。 【远期收汇证明】外汇管理部门出具的远期收汇证明的证明编号。注 意：录入本项时不应录入“核销单号”项。 【标 识】空:该记录处于录入状态。R:该记录需要申报。E：该记录 错误不能申报需修改。Z:该记录暂时不需申报。P:该记录因业务特殊 规定，不符合录入规则又需要申报。 【申报标志】空 : 该记录处于未申报状态。R:该记录已确认需要申报； 【调整标志】DZ: 表示数据订正。CJ:表示数据冲减。 提示：上述关于出口报关单的数据全部录入完毕后，应当进行“序号

16、 重排” 操作，并对每一条记录作“审核认可”方为完成。 注意：“审核认可”操作完成后，明细数据则转为可申报状态。若没有 完成审核认可操作，用户无法生成预申报数据。具体操作是：点击工 具栏的“审核认可”按钮，选择“当期筛选条件下所有记录”及“审核”项， 然后点击“确认”即可。 2、进货明细申报数据录入 本项步骤需按照已取得的增值税专用发票（包括销货方自开具及税务 机关代开具的发票）录入基础数据。 【关联号】仅用于单票对应方式下进货与出口的唯一关联，本项录入 规则与出口明细申报数据中的一致，并应当与出口数据的单证相关联， 即同一套单证的进货出口数据使用同一关联号。 【税种】V:增值税；C:消费税。

17、 注意： 若取得的是增值税专用发票，应当在本项录入“V”。 若出口的产品为消费税应税产品，如化妆品、香烟等，除了应取得增 值税专用发票外，还应向销售方索取消费税专用缴款书，以便在办理 退税申报手续时提供完整的单据。对于出口消费税应税产品的，应当 在申报系统的“进货明细申报数据录入”中，根据消费税专用缴款书另 行录入一条记录，此条记录的“税种”项应录入“C”。 【部门代码】企业在退税务机关登记的部门码，若分部核算，则需输 入已登记的部门代码，若不分部核算， 则为空。注意：深圳地区企业 无需录入本项。 【申报年月】本项目需完整录入6位数字，分为二个部分，每部分代 表不同的含义。其中：前4位代笔数据

18、录入的年份，后2位代表数据录 入的月份。 【申报批次】同一申报年月的数据中，可分不同申报批次办理申报， 本项用于同一申报年月多次申报。注意：一般情况下深圳地区企业每 月仅可办理一次退税申报。 【序 号】本项目需完整录入4位数字，指同一申报年月下所有数据 的唯一流水号。提示：本项输入若不足4位，系统可自动补零。另外， 通过“序号重排”功能可实现自动排列。 【发票号码】增值税发票右上角8位号码。对于未操作向导第一步的， 无需录入本项。 【发票代码】增值税发票左上角10位号码。对于未操作向导第一步的， 无需录入本项。 【进货凭证号】填写增值税专用发票的发票代码发票号码共同组成 的18位数字。 【分批

19、批次】若进货凭证在一个关联号内一次申报不完，可采用分批 申报的方式，该项填写第几次分批，若第一次申报，则填写1，以此类 推；提示：本项一般无需录入。 【供货方纳税号】供货方的纳税登记号，录入时应完整录入15位。注 意：如为税务机关代开的增值税专用发票，则录入代开税务机关所属 的纳税识别号。 【发票开票日期】进货凭证开票日期。提示：一般为增值税专用发票 的填开日期。 【商品代码】按同一关联号下对应出口报关单的商品代码填写，若该 商品有国家税务总局扩充代码，则按扩充代码填写，即税率库中的基 本商品代码。 注意：对于委托加工业务购进的原材料，在录入本项时，应录入已加 工出口产品对应的商品代码。 【商

20、品名称】本项在上述“商品代码”录入后，会自动从系统中代码 库调出对应的商品名称。系统调出的商品名称可与出口报关单中列示 的略有不同，但计量单位应当一致。 【数量】本项按照取得的增值税专用发票上列示的数量录入。 【税 额】若为增值税，则税额=计税金额征税税率；若为消费税 从价定律方式征税的，则税额=计税金额征税税率；若为消费税从量 定额方式征税的，则税额=数量征税税率； 【退 税 率】填写商品码库对应出口商品的退税率。 提示：本项可由申报系统根据商品码库中数据调出，用户只需录入正 确的商品代码后，系统则会自动显示该商品的退税率。 【标 识】空：该记录处于录入状态；R：该记录需要申报；Z：该 记录

21、暂时不需申报；P：该记录因业务特殊规定，不符合录入规则又需 要申报。 【申报标志】空：该记录处于未申报状态；R：该记录已确认需要申报。 【调整标志】DZ：表示数据订正；CJ：表示数据冲减明细数据录入完 毕后，点击“序号重排”红色按钮。 提示：上述关于专用发票的数据全部录入完毕后，应当进行“序号重 排” 操作，并对每一条记录作“审核认可”方为完成。 注意：“审核认可”操作完成后，明细数据则转为可申报状态。若没 有完成审核认可操作，用户无法生成预申报数据。关于审核认可的操 作详见“出口明细申报数据录入”项。 （三）第三步：退税申报数据检查 本步骤需要在出口、进货明细数据完全录入，并完成“审核认可”

22、操 作后方可操作。 1、进货出口数量关联检查 进货出口数量关联检查，主要是对同一关联号下同一商品码的进货和 出口数量进行一致性检查，检查会列出详细的错误信息如出错记录所 在的关联号、部门代码、商品代码、进货数量、出口数量等。目的是 在用户录入数据的基础上，由系统自动对全部关联字段进行检查，找 出错误并提醒用户予以更正。 本项检查主要分为两类： 消费税检查若为E，需要对进货进行分割，请查询调整进货明细； 增值税进货检查若为W，需确认是否放弃潜在退税额，请查询调整出 口明细； 2、换汇成本检查 根据已录入的进货、出口明细数据，结合设置的换汇成本上下限，检 查数据的换汇成本是否超出合理范围。 3、预

23、申报数据一致性检查 检查增值税认证发票信息库中数据。 提示：对于没有操作向导第一步的，本项检查无需操作。 （四）第四步：生成预申报软盘 本步骤只需操作第一项“生成预申报数据”，通过本项操作可将已录 入的明细数据，以申报盘或远程申报（网络）的方式呈报给主管退税 机关，由对应的审核系统对数据进行预审核，目的是对碰外部信息， 包括出口报关单、核销单及增值税专用发票的电子信息，同时检查 录入数据的正确性与真实性。审核系统在经过预审核后，会将反馈信 息以申报盘或网络的方式反馈给用户，用户据此调整数据并进行下一 步的操作。 具体操作为： 在向导第四步选择“生成预申报数据”，在“关联号”项输入本次申 报的最

24、大关联号或填满“9”（即10个9，代替最大关联号），选择 “关闭”将“文本查看器”窗口关闭，若选择“本地申报”，在“路 径”项中输入申报数据的存放路径。 （五）第五步：预审信息处理 办理完预申报手续后，通过本步骤将主管退税机关的反馈信息读入系 统，以便查看修改。 1、退税申报预审信息接收 通过本项目的操作，可将远程申报系统自动预审后提供的反馈，读入 申报系统中。具体操作为：点击“退税申报预审信息接收”，选择并 确定从远程申报系统中下载的反馈信息文件则可。 反馈信息文件读入成功后，则可继续往下操作其他项目。 2、退税申报预审信息读入 通过本项目的操作，可将主管退税预审核后提供的反馈，读入申报系

25、统中。具体操作为：点击“退税申报预审信息读入”，选择并确定需 要读入的反馈信息文件则可。 注意：本项目与“退税申报预审信息接收”操作的结果是一致的，对 于已通过远程申报系统并办理预申报及反馈信息接收的用户，无需操 作本项目。 3、退税预审信息处理 在经过上述“退税申报预审信息接收”或“退税申报预审信息读入” 操作后，用户可通过本项目查看反馈信息及疑点。 具体操作为：点击向导第五步的“退税预审信息处理”项，通过左侧 “索引”窗口选择各条疑点后，右侧“编辑”窗口即显示每条疑点的 具体情况。 提示：用户在查看疑点信息的时候，应该着重关注“编辑”窗口中的 “出错信息”项，该项详细地反映了申报数据的具体

26、问题。 注意：用户应当根据问题表述对录入的申报数据进行修正，再次经过 预审核后，在确保申报的明细数据没有错误的情况下，方可往下操作 其他步骤。 （六）第六步：确认正式申报数据 用户在完成预申报后，在确保明细数据没有错误的情况下，开始本步 骤各项目的操作。 1、确认正式申报数据 本项目的目的是将经预审正确的数据转为正式申报数据。点击“确认 正式申报数据”后，确定转为正式申报数据，点击“是”按钮后即完 成。 2、出口明细申报数据查询 本项目可对的已录入的出口明细数据进行查看与检查，另外一个目的 是打印正式申报时需要提交的出口明细申报表。 具体操作为：点击“出口明细申报数据查询”，在工具栏点击“扩展

27、 功能”按钮，在打开的下拉菜单中选择“打印到EXCEL”。在对预览显 示的报表细调，确保明细数据中各项目均可完整显示后，方可开始打 印报表。 3、进货明细申报数据查询 本项目可对的已录入的进货明细数据进行查看与检查，另外一个目的 是打印正式申报需要提交的进货明细申报表。 具体操作为：点击“进货明细申报数据查询”，在工具栏点击“扩展 功能”按钮，在打开的下拉菜单中选择“打印到EXCEL”，在对预览显 示的报表细调，确保明细数据中各项目均可完整显示后，方可开始打 印报表。 （1）试算本次申报退税额 本项操作可对已转为正式申报的数据，以自动的方式分别计算增值税 与消费税的可退税额。如果企业是分部门申报的，则系统将自动计算 出各部门的可退税