如何建立有效的职位职责支撑体系

1、以正确的方式做正确的事一如何建立有效的职位职责 支撑体系2006年12月广州内容提要为什么要职位指责体系如何建立职位指责体系特别关注点为什么要职位职责体系建立岗位管理系统的意义: 澄清流程责任、承接战略目标实施人力资源战略的保证实施人力资源管理的前提 完善人力资源管理制度的基础为什么要职位职责体系岗位管理系统的意义一澄清流程责任、承接战略目标冈位责任体系的制 作过程就是进一步 明晰部门间工作流 程与部门内工作流 程的过程小组一lJLj /亠 冈位l-JL-l （亠冈位一岗位责任体系中部 门与小组职务可以 使各岗位明确流程 中相互之间关系部门间各岗位工作流程nJ-一二 组位位 小岗岗一-位位岗岗

2、一- 位位 岗岗岗位责任体系为公 司高层分析流程合 理性提供了基础信 息，为管理人员调 整流程提供了基础 信息岗位责任体系为什么要职位职责体系岗位管理系统的意义一实施人力资源战略的保证了解公司分析人力姦制定、人力资源现状/管理存在不亘/人力资源战略为什么要职位职责体系为什么要职位职责体系工作内容详细了解公司未来中长 期发展战略，分析人力 资源需求，就人力资源 需求状况及趋势与有关 部门负责人沟通就人力资源需求状况及 趋势与有关部门负责人 沟通根据上年评估后的结果, 综合分析整体人力资源 差异，现有人员的状况， 主要岗位的后备人选制订人力资源需求表列岀对人力资源的需求通过人力资源部门与业 务部门

3、的沟通，讨论形成 未来半年到一年的人力资 源计划，由各部门执笔完 成人力资源部门对各部门 计划进行汇总、分析在汇总调整基础上结合 公司战略，形成整个公司为什么要职位职责体系为什么要职位职责体系岗位责任 体系作用便于人力资源部门对公司 各部门、部门小组人力资 源情况有整体上的了解便于人力资源部门详细 了解各岗位员工与目标 能力要求的差异便于人力资源部门在了 解各部门职能、岗位需 求的基础上制定战略为什么要职位职责体系为什么要职位职责体系为什么要职位职责体系岗位管理系统的意义实施人力资源管理的前提I确定人力资源战略与计划员工招聘 与录用职业教育 与员工培i丿绩效考核 与激励根据公司总 体战略对人力

4、 资源的需要及 公司日前情况 确定未来公司 人力资源的中 长期战略及短 期计划根据人力资源丨对新招聘的员 战略与计划确I工进行教育与上 溟年度的招聘|岗前培训 计划丨对在职员工进员工招聘的具I行经常性的培训 体实施I与再培训根据绩效考核 流程设计合理 的薪酬体系对员工进行绩 效，决定奖惩员工职业 发展 制订员工职业 发展计划员工职业发展 计划的实施1成1 果丨1公司人力资源员工招聘计1 各种培训班、考核制度员工的职业奥略规划、年屢划 计划符合要求的1再培训课程等11薪酬体系与激 励制度发展计划1新员工1员工录用前提条件了解公司各:部门职能与发 I展规划了解公司组织 结构调整与岗 位职责变化了解

5、各岗位工 作职责与能力需 要了解各岗位重 要工作和该工作 对公司发展的供 现了解公司岗 位层级与员工 自身对发展的 需求为什么要职位职责体系岗位管理系统的意义一完善人力资源管理制度的基础为什么要职位职责体系战略执行力与组织系统能力密不可分为什么要职位职责体系为什么要职位职责体系战略执行力的关键：业务模式与成功关键驱动要素(KSF)支撑战略的KPIs由外向内的价值 链及BSc各纬度 展开由上至下的承接战略执行力的关键：KSF和KPIs得到员工行为的支撑战略执行的关键战略业务模式关键驱动要素KSF 战略管理流程丨 7 |I 7组织能力支撑系统支撑业务模式的基础t 一战略目标达成战略执行力管理企业战

6、略管理三个层面与三大问题：想得清：战略优势公司理念与战略做得到：运营优势战略模式与执行拼得过：能力优势组织能力系统支撑为什么要职位职责体系企业战略执行力的实质是：组织内员工统一的有效行为（ 组织效能诊断提升SP-GAME模型的理论依据 ）支撑员工行为 的软件：价值牵引动力系统文化氛围领导推动战略实现组织效能有赖于全体员工协同一致、有效的工作行为以SP-GAME为基本框架系统考虑明确的企业发展方向: 使命、远景、价值观、 企业战略目标与模式 协同高效的管理平台: 目标体系、资源预算、 流程体系、组织设置、 岗位职责落地 有效的员工能力： 支撑战略、适应管理 平台的能力体系、能 力建设 支撑文化与

7、激励环境: 促使员工行动.赋予 员工能力、激励员工 意愿、推动员工行为为什么要职位职责体系个 人 行 为文化支撑与领导推动组织行为业务活动内容提要为什么要职位指责体系如何建立职位指责体系特别关注点如何建立职位指责体系第一步：明确战略成功关键要素（KSF）第二步：梳理规划关键业务与管理流程、关键业务活动第三步：明确关键流程关键职责、建立责任矩阵第四步:理清岗位职责、产出标准、考核方法如何建立职位指责体系如何建立职位指责体系第五步：明确任职资格、考核标准与方法第六步:明确汇报关系、如何建立职位指责体系问题表1、基本知识与方法工具之访谈问题设计：内部流程客户及当事部门关键点提示性问题整体效能 问题确

8、认公司战略成功关键驱动要素（KSF）确认新的价值取向及其与KSF的关系确认各要素的承接流程与责任部门（项目范围内）目标部门（该部门） 效能问题该部门新的角色与价值定位该部门应该承担的新的职能该部门应该提供的产品或服务及具体的衡量指标要求该部门服务中目前存在的主要问题，表现特征对该部门问题改进措施的建议重要与紧 迫性问题确认该部门为调查对象提供的最重要三项服务确认该部门对调查部门影响最大的三个问题如何建立职位指责体系问题表2、基本知识与方法工具访谈问题设计：当事部门关键点提示性问题执行速度1、部门工作在执行过程当中，行动迅速吗？执行标准2、工作过程当中，有明确的服务输岀标准吗？坚持高标准（质量）

9、吗？执行力度3、制定的一些政策、措施在执行过程中，保持一定的力度不走样吗？投入产出4、投入产出恰当吗？资源配置有什么问题吗？成本控制5、成本有效控制吗？员工能力 素质提高6、员工能力素质能够达到工作要求吗？7、员工能力每年整体上有提高与进步吗？绩效计划8、部门与员工绩效计划能完成吗？目标实现9、部门与员工业绩达到，总体目标实现吗？10、管理体系支撑绩效目标码？部门职能、服务产出衡量标准表（B表1）部门职能定位流程责任活动流程服务产出衡量标准如何建立职位指责体系流程梳理各阶段输入、输出与主要活动 1 澄清部/门职能价/值定位2.澄清部3确认部4、明确门关键业门关键流部门关键务流程程责任岗位职责战

10、略目标、业务模式 成功要素、组织 架构、部门职能、 目前问题职能部门组织效能现 状诊断报告项目实施行动计划访谈调查、现场研讨（群策群力 最佳实践）、资料分析输出:部门职能主要流程责任矩 阵表关键岗位部门 主要流程责任 矩阵表岗位关键职责考丙 要素说明表/如何建立职位指责体系输入：战略目标、业务模式、 成功要素、组织架 构、部门职能、目 前问题部门职能、服务产出衡 量标准表访谈问题提纲职能部门组织效能现状 诊断报告项目实施行动计划访谈调查项目涉及部门主管、相关人员、资料分析流程梳理各阶段输入、输出与主要活动 1 澄清部门 /职能价值/走位输出：部门职能主 要流程责任 矩阵表部门职能、流程 责任实

11、施状 况，问题焦 点流程梳理各阶段输入、输出与主要活动2.澄清部 3确认部 门关键业 门关键流 务流程程责任输入：部门职能主要流程责任矩阵表 部门职能、服务产出项目涉及部门主管、相关人员访衡量标准表谈调查、现场研讨（群策群部门职能、流程责仔 力、最佳实践）、资料分析实施状况，问题隹占八、/、问题讨论提纲流程梳理各阶段输入、输出与主要活动4、明确关 键岗位职 责输入：澄清的部门内关键流程、 及流程责任与衡量标 准部门职能、服务产岀衡 量标准表部门职能、流程责任实 施状况，问题焦点问题讨论提纲如何建立职位指责体系流程梳理基本知识与方法工具1. 流程梳理方法基础2. 流程梳理的方法与工具模版3. 部

12、门职能与价值定位、岗位职责澄清方法4. 部门职能、服务产出衡量标准表（表B1）5. 部门职能主要流程责任矩阵表（表B2）6. 部门职能、流程实施状况，问题焦点（表B3）7. 澄清的部门内关键流程、及流程责任与衡量标准（表B4）8. 关键岗位部门主要流程责任矩阵表（表B5）9. 岗位关键职责考核要素确认方法如何建立职位指责体系流程梳理的方法与工具模版部门职能与价值定位澄清方法从SP-GAME模式可以看到：企业战略任务的组织载体，也是流程职责的承担者，是部门职能、 和部门内的岗位职责战略变革、业务模式变革、关键成功驱动要素变化、企业文化变革， 实现企业发展目标的发式方法会发生变化，业务流程会发生变

13、化， 因而，部门职能、岗位职责也会发生变化部门职能是战略措施有效执行的关键一环在前期诊断的基础上，访谈、分析、整理出最终成果确认部门在组织战略管理中的价值定位确认部门在公司关键业务流程中的职责定位访谈明确流程客户的具体产出要求、衡量标准相同的方法分解至关键岗位流程梳理的方法与工具模版部门职能与价值定位澄清方法企业最高领导层新产胎开发流程营销管 理流程生产计 划流程规划核心管理流程企业的成功取决于合理的 组织架构及有效的管理及 业务流程支持，以及这些 程序在组织结构上的顺利 执行管理及业务流程是公司管 理活动及经营活动的具体 载体，和对部门及个人职 责、行动的具体定义流程是将公司内各部门、 职能

14、、及个人联系在一起 、协调工作的纽带流程是公司联结市场、客 户，进行营销及销售活动 的载体，是建立市场竞争 力的基石流程梳理的方法与工具模版部门职能与价值定位澄清方法确认部门在组织战略管理中的价值定位访谈流程与问题设计思路：在问题表1和项目诊断期间访谈的基础上，确认业务模式涉及的关键成功驱动要素与部门的关系，根据战略管理流程的职责要求，确认部门的职能与价值定位访谈关键管理与业务流程客户对部门的服务、产出要求诂觀确IX嗇畐棕准.花# Ini颠战略模式成功关键驱动要素一公司关键流程汇总表表B0流程梳理的方法与工具模版部门职能与价值定位澄清方法问题表3、确认部门在组织中的价值定位问题表关键点;提示性

15、问题;部门价值定 位1、明确了解了公司的战略目标和关键驱动要素了吗？2、本部门价值定位符合公司的发展战略吗？3、支持部门价值定位的关键驱动因素已明确并融入流 程规划了吗文化价值取 向4、有根据业务要求制定明确的价值取向吗？5、本部门的价值取向与公司倡导的文化吻合吗？如何建立职位指责体系问题表1、基本知识与方法工具之访谈问题设计：内部流程客户及当事部门关键点提示性问题整体效能 问题确认公司战略成功关键驱动要素（KSF）确认新的价值取向及其与KSF的关系确认各要素的承接流程与责任部门（项目范围内）目标部门（该部门） 效能问题该部门新的角色与价值定位该部门应该承担的新的职能该部门应该提供的产品或服务

16、及具体的衡量指标要求该部门服务中目前存在的主要问题，表现特征对该部门问题改进措施的建议重要与紧 迫性问题确认该部门为调查对象提供的最重要三项服务确认该部门对调查部门影响最大的三个问题3、项目的基本流程流程分解与工具方法 流程梳理基本知识与方法工具1. 流程梳理方法基础2. 流程梳理的方法与工具模版3. 部门职能与价值定位、岗位职责澄清方法4. 部门职能、服务产出衡量标准表（表B1）5. 部门职能主要流程责任矩阵表（表B2）6. 部门职能、流程实施状况，问题焦点（表B3）7. 关键岗位部门主要流程责任表（表B4）8. 澄清的部门内关键流程、及流程责任与衡量标准（表B5）9. 岗位关键职责考核要素

17、确认方法XX部门部门职能、服务产出衡量标准表（按部门）表B1部门职能定位流程责任活动流程服务产出衡量标准XX部门职责矩阵表（按流程）表B2I 主要流程流程 名称XX流程主要 活动所属部门名 称关键职责规范：指为保障主要业务活动顺利开展并达到预期目的，用 关键活动职责（包括主要活动、关键产出、衡量标准）斤需的具体部门1部门2部门3部门4审核说明：关键职责规范描述要求：1、关键活动要明确。2、关键活动责任要落实 到部门或岗位。3、职责描述要有产出4、衡量标准要明确主要流程名 称销售流程主要活 动首营订单确认销售合同履行销售回款所属部门或岗位名 称关犍职责规范，指为保障主要业务活动顺利开展并达到预期

18、目的，所需的具体关犍活动职责.营销中心L拜访客户，递交公司相关材料2. 客户进行业务的洽谈3. 收集客户首营资料并审核确认资料齐全有效4. 依拯客户信息填写客户基础信息表5. 负责向客户接订氓6.6、将客户基础信息表传递给销售部经理、 质量部经理中核、审核后的交基础信息管理员， 录入系统1、接收客户的要货计划、为客户询价和咨询：2、对客户的定叭进行标价并回传客户3、与客户议价，开具出让客户觉得满总的价格；4、及时将开票信息反馈给客户：5、在客户的要货计划不能满足时做好解禅工 作或寻找替代品种；6、及时打印销借皿。质址部1、确认客户资料是否齐全有效，并将有效资料录 入系统财务部1、审核客户的资信

19、利资信客户的资信额度：2、对超资信额度客户的资信进行审批。3、及时为客户开具发票或増值税发票。1、现金客户的收银工作，并做好及 时放|丫1：2、随时核对及催收销售人员及客户 的应收货款：3、审计并定期提供资信情况报表:储运部1、对销售臥按类分讥，并及时g据传递工作。2、按照销售i丫1进行拣货：3、拣货时要认真核对商品的品名、规格、厂 家、批号、数址等项目：4、按照销售i丫1进行零货复核，复核时要核对 商品的品名、规格、厂家、批号、数址和外观 质量等顶目，如有不一致，应立即通知拣货员 进行更正并做好记录：4复核后，对药品进行拼箱并贴上拼箱叭。5、将需要托运或配送的商品按照客户需求办 理托运或配送

20、：6、安排午辆的运输路线和运输客户审核说明：关键职责规范描述要求：1、关键活动要明确。2、关键活动责任要落实到部门或岗位。3、职责描述要有 产出部门职能.流程责任实施状况，问题焦点表B3部门职能定位：价值描述：涉及的关键驱动要素：涉及流程及部门 产出目标流程职责产出问题问题的原因澄清的部门内关键流程.及流程责任与衡量标准XX部门XX关键岗位流程职责矩阵表（按流程）表B4主要流程流程名 称XX流程关键输 入和产 出主要活 动所属部门或 岗位名称关键职责规范：指为保障主要业务活动顺利开展并达到预期目的，所需的具体关键 活动职责（包括主要活动、关键产出、衡量标准）部门/岗位1部门/岗位2部门/岗位3

21、部门/岗位4审核说明：关键职责规范描述要求：1、关键活动要明确。2、关键活动责任要落实 到部门或岗位。3、职责描述要有产出4、衡量标准要明确XX部门XX岗位主要流程责任表（按岗位）表B5部门/岗位岗位定位流程责任活动流程服务产出衡量标准3、项目的基本流程流程分解与工具方法 流程梳理基本知识与方法工具问题表4、流程梳理工作状况自审表（项目组用）关键点提示性问题部门产出（1）部门是否对产出的内容标准确认无误？流程规划（2）部门是否有明确的的流程规划？流程效果（3）针对关键产出部门关键业务流程是否清晰？流程职责（4）影响流程的关键活动及责任、衡量标准是否明确清 晰？流程优化（5）流程有没有随着业务模

22、式的改变而调整、完善？岗位架构设计（6）岗位架构设计是否根据流程的要求进行，支撑部门 业务运作模式、与流程职责？岗位职责（7）岗位职责是否根据流程职责的要求进行设置、更新?岗位关键职责考核要素确认方法风险、成本、速度和质量的优化和控制质量器詐牆勰翳鳖鬻益芻翼勰鬻雌血颤成本时间6通过适当的关键控制点的设立来降低营运风险降低资源消耗,争取竞争机遇（如降低每次付款和发票处理的成本 ,进行采购合并增加折扣）良好的流程设计可以使流程成本大幅度 下降，其幅度会远远超出传统削减成本的做法。缩短业务处理时间，増加业务机会,超越客户需求降低成本提高 质量（如缩短付款单据处理时间及服务和交付时间）问题讨论提纲1.

23、2.3.4.5.6.7.8.9.10.使用的方法：群策群力、最佳实践 让一线员工参与在讨论中 实现整理会议目标 问题提纲：目标是什么？ 问题是什么？ 原因是什么？ 有什么措施？ 做到什么程度为最好？部门岗位职责考核要素表表B 5.1岗位流程活动 与责 任活动产出关键衡量 指标1、2、3、3、项目的基本流程一流程分解与工具方法岗位设置各阶段输入、输出与主要活动 1 澄清部门工作流/关系2澄清关 键岗位工 作负荷3.明确关 键岗位设 置及数量输入：部门职能主耍流程 责任矩阵表关键岗位部门主要流程责任矩阵表岗位关键职责考核耍 素说明表部门职能、流程责任 实施状况，问题焦 点岗位现状资蔽输出： 各部门

24、岗位设置框图管理者访谈、员工访谈、现场研讨 （群策群力、最佳实践）、资料分析 （工作日志、绩效考核记录、薪酬）综合管控部门定岗定编图3、项目的基本流程流程分解与工具方法 岗位设置基本知识与方法工具1. 岗位设置方法基础岗位设置的方法与工具模版 3部门岗位设置目的上下、左右关联比较平衡表如何建立职位指责体系部门岗位设置目的上下、左右关联比较平衡表 表C17位设置 目的 岗位 职级部门1部门2编写岗位说明书各阶段输入、输出与主要活动1.明确各岗位 2.明确岗产出目标、位基本/岗位职责、任职资/考核指棕格输入：部门职能上要流程责 任矩阵表关键岗位部门主要流 程责任矩阵表岗位关键职责考核要素 说明表3

25、.澄清基木行 为要素、要 求，并融入 考核标准输出：任职资格列表 岗位说明书 岗位关键职责考核要素说明表资料分析、STAR法访谈、管理者讨 论、项目组讨论部门职能、流程责任实 施状况，问题焦点 综合管控部门定岗定编 图3、项目的基本流程一流程分解与工具方法编写岗位说明书各阶段输入、输出与主要活动 1.明确各岗位产岀/ 目标、岗位职责、/考核指标输入：关键岗位部门主要流 程责任矩阵表岗位关键职责考核要素 说明表部门职能、流程责任实 施状况，问题焦点 综合管控部门定岗定编 图资料分析、STAR法访谈、管理者讨论、 项目组讨论整理、汇总，并平衡全流程的职责分布输出：部门内流程与岗 位职责汇总 平衡表

26、岗位目的与职责 说明书岗位关键职责考 核要素说明 表岗位书明书模版3、项目的基本流程一流程分解与工具方法编写岗位说明书各阶段输入、输出与主要活动输入：岗位目的与职责说明书岗位关键职责考核要素说明表部门职能主要流程责任矩阵表资料分析、STAR法访谈、管理者讨部门职能、流程责任实 论、项目组讨论施状况，问题焦点集团公司任职资格、绩 效考核资料3、项目的基本流程一流程分解与工具方法编写岗位说明书各阶段输入、输出与主要活动输入：部门职能主要流程 责任矩阵表岗位关键职责考核要 素说明表部门职能、流程责任 实施状况，问题焦 点资料分析、STAR法访谈、管理者讨 论、项目组讨论集团公司文化手册、 行为准则、

27、绩效考 核资料3、项目的基本流程流程分解与工具方法编写岗位说明书基本知识与方法工具岗位说明书要素1. 明确岗位说书部门与角色定位职位设置的目的与产出2. 明确岗位承担的管理流程与业务流程职责承担的责任3. 明确职位的职责与行为考核要素工作者的努力目标4. 明确任职资格与职位发展方向工作者的努力目标5. 明确基本行为要求明确指出变革期的努力重点编写岗位说明书基本知识与方法工具岗位职责的表述方式（参照职位描述词典）岗位基本信息（通常保持客户原有模版）岗位设置目的 与主要产出输入行为产出岗位职责输入行为产出衡量标准与方 法编写岗位说明书基本知识与方法工具基本任职资格的提炼方法1.基本任职资格是员工从事本岗位应该具备的基本条件2-来源于三部分：2. 履行职位的职责的要求3. 成为部门合格一分子的要求4. 成为公司一名合格员工的要求5. 基本提炼方法：6. 职责要求：STAR访谈法7. 部门要求：部门文化、KSF与STAR访谈法8. 公司要求：公司文化、战略KSF与行为规范10 描述方式：11 知识技能编写岗位说明书基本