汽车4S店配件库存管理系统规章制度

1、汽车4S店配件库存管理制度、总则：库存是解决车辆维修保养时因配件时空矛盾所必须的。 它维持服务与销售的 稳定，应对市场的变化和用户的需求。配件库存管理的好坏体现出 4S店的服务 能力、服务质量和资金的运作水平，也关系着顾客满意度的高低。二、计划管控：1、配件计划员应对厂家每季度下发的 “常用配件清单“进行仔细研究， 保证常用配件计划符合率。2、计划符合率=计划内订购品种数量/ （计划外订购品种数量+计划品种 数量）*100%。3、收集前6个月配件出库数据、导出最近的库存数据、客户预约配件 明细（含二级站需求明细），上一周期库存量数据；对数据进行分析，制定合理 的配件计划。4、配件订购量=期间出

2、库量+基准库存量-在途库存量-库存可用量。5、配件计划员已确定需订购配件种类和数量，统计此次对应车型采购 品种、采购金额、合计采购金额等相关数据，分析此次采购金额是否合理，并将制作好的采购计划提交配件经理审核（无配件经理交予站长审核），审核无误后, 在配件计划表上签字确认，上传系统。6、在规定时间内向供货商提报下月配件需求计划，并按照计划进行订 购。三、入库管理：1. 备件到货验收A. 核对备件的到货种类和数量与到货清单上的种类和数量是否 一致，如果不一致必须认真登记，及时与供货商沟通，查明原因解决问题。B. 核对计划单、订单与到货清单、发票等计量单位、数量、金 额是否准确无误，发现问题必须及

3、时与供货商沟通，查明原因并解决。C. 检验是否有损坏的零件，如果有损坏的零件，及时与供货商 进行沟通，待沟通同意后，对该批零件进行索赔处理。2. 记录工作A. 在备件外包装上标注入库日期（方法不限），以便在出库 时做到“先进先出”。B. 对于安全件，认真填写“安全数据表”和“安全件清单”。3. 办理入库手续A. 入库操作时一定要认真核对供货商名称、配件编码、配件名 称、计量单位、入库数量和金额，确保与到货清单、采购发票等完全一致。B. 办理备件入库时，必须认真核对备件对应的货位码，对于没 有货位码的备件应及时处理，按照备件摆放要求编制货位码。C. 将零件按货位码正确摆放在货架上，在对应的“进销

4、存卡” 上进行登记，同时录入售后系统，对新编货位码配件，必须及时将新编货位码录 入系统，及时完成系统到货确认。D. 打印“备件采购入库单”后，再次核对实物、发票（或到 货清单）、存放货位等是否一致。E对每批到货备件完成入库操作后，必须妥善保存所有单据， 在规定时间内统一交予财务签收。F.所有备件到货必须立即办理验收入库，未办理入库前一律不 允许出库。G属配件部管理的所有配件、材料、辅料等，均必须在售后系 统中办理入库；仓库不得出现任何系统之外的账外物资。H. 零件办理入库后，配件部应及时更新订货看板，将到货信 息有效通知到订货部门、订货人员，确保及时通知服务顾问或待料班组。四、库存管理：1配件

5、库房采用科学分区管理，对危险品如空调制冷剂要相对独立存放， 避免太阳直射，注意防止泄露。2、货架的每个货位必须全部带有货位码，并且与系统货位码为一一准确对 应，货位要正，货位的编制可参考以下要求：A. 按周转率的快慢来排列：将周转快的靠近出入口，周转慢的远离出 入口。B. 按相关性和同一性原则来分配，经常被同时取走的物品放置在一起以 缩短拣选时间。C. 按重量来划分储位，将重的物品保管在地面上或货架的下层，重量轻 的物品保在货架上层。D. 按物品特性来划分储位，将危险物品放在一起，易污染物品放在一起， 小件放在一起等。3、货架上的每种配件实物与系统货位码显示配件信息必须相符，且数量一 致。4、

6、实施6S管理，清理与仓储无关的物资，为分配库段、货位的物资留出有 效的空间，房间内不得堆放非配件物资。5、体积大的配件如不能上架，可在仓库内临时编制货位落地存放，但必须 使用托盘或货架等设备，保证配件不与地面直接接触。五、出库管理：1、备件领料分为客户付费维修领料、厂家索赔维修领料、保险理赔维 修领料三种情况。备件出库前必须确认领料单据的有效性。2、在备件对外销售时，备件出库员打印“配件销售单”顾客凭“配件 销售单”到前台结算付款，备件出库应按经结算员确认收到款项的“配件销售单” 打印领料单进行发料。3、打印领料单前，必须认真核对，确认货位码、配件编码、名称、数 量、适用车型等信息是否与需求完

7、全一致，杜绝出库备件名实不符。4、对于应该交旧领新的备件，库管员在确认旧件已回收后，根据领料 单上的内容进行发货。5、发货时必须先通过系统打印领料单，再由发货人和领料单共同验货、 清点，确认名实相符、数量正确、质量合格后在领料单上签字确认。不允许先发 出配件，事后补办领料手续。6、库管员发货时，应根据入库日期按照先进先出的原则进行操作。7、备件出库后因误领、误发等原因需要退回仓库的，经验收确认没有 损坏的，可办理领用退库，并应及时录入系统，打印退库单，由领料退库人、收货员签字确认后，单证交结算员做结算相关处理。8、 库管员每收发一项备件都必须及时准确的更改售后系统信息，及时 在进销存卡上准确记

8、录收发时间和数量。9、因外出救援或判断疑难故障而借用零件时， 借件人应填写“零件借 用申请表”，经配件经理签字确认后，方可借用，并确保及时、整洁、完好地归 还。10、库管员应主动跟进、及时收回借出的配件，配件经理必须在每天 下班前，检查所借出的配件是否收回，未按时归还的配件应查明原因。11、借件当天丢失的，由接件人全额赔偿；借件次日或以后发现丢失 的由配件经理和库管员共同全额赔偿。12、借出配件必须严格履行报批手续，规范装订、妥善保管凭证，设 置备查账，及时有效跟进并督促归还；因未按要求执行造成的损失，由配件经理、 库管员共同全额赔偿。六、盘点管控：1、盘点内容A、查明实际库存的数量与账、卡是

9、否相符；B、查明实际库存的种类与账是否相符；C、检查配件收、发有无错误；D、查明备件保管情况，有无损坏、变质等情况；E、查明有无超储积压备件。2、盘点形式A、 永续盘点库管员每天对有收发动态的配件盘点一次，以 便及时发现收发错误。B、 循环盘点一一库管员对自己所管物品分别轻重缓急，做出每 月重点盘点计划，并按照计划日进行盘点。C、定期盘点一一在月、季、年度组织清仓盘点小组，全面进行 盘存清查，并制作库存清册。D、重点盘点一一根据季节变化或工作需要， 或因为某种特定目 的而对仓库物资进行的盘点和检查。3、盘点要求A、盘点完成必须有配件经理、财务、服务经理签字确认，杜绝 有自盘自审的现象。B、对盘

10、点中出现盈亏、损坏、串混、丢失等情况，应组织复查， 分析产生原因，并及时解决。七、呆滞件控制及处理：1呆滞件是指自入库开始一年及以上没有发生流量的配件。2、通常呆滞件库存占总库存的5沖下属良性值，超过则表示异常 库存。3、呆滞件的预防A、从计划抓起，对每次所采购的备件要进行甄别，结合上季 度或年度流量设定相应的安全库存。B、对订单配件应向客户适当收取定金。C、单一配件的增加、单一配件库存的增加、单一配件安全周 期的增加需报备配件经理。D非常用备件，需由配件经理以报价单形式，通知车间主任 或技术主管签名确认，并要求服务经理或服务顾问签字。4、呆滞件处理A、查清呆滞件的型号、名称、规格、数量、市场

11、价格、适用 车型等信息，整理成呆滞件明细。B、在既定的时间内将呆滞件明细以书面形式交给车间主任和 技术主管，在事故车报料时，尽可能添加进去；在普通小修时，也可适时关注客 户车辆。C、将呆滞件交给服务总监，建议对积压件适当削价处理，针 对可以打包或促销的配件，予以打包或降价促销。D与自己同品牌商沟通，建立积压件互助消化机制。E、与供货商协商，协助自己消化，或以货换货。八、安全管控：1防火安全，人人有责，认真执行“预防为主，防治结合，综合治理”的 消防工作方针。2、按规定配备灭火器、应急照明灯和疏散和指示标志等消防设施，确定专 人负责，加强维护保养，确保正常使用。3、严格用火用电管理，严禁超负荷使用电器、私拉乱接电线、电气设备， 严禁在库房内使用明火。4、严禁违规使用电器设备等引发安全隐患。5、严禁存放过量易燃易爆化学物品和其他危险物品，易燃易爆物品需存放 通风位置。6、严禁在库房内及附近抽烟。7、每天严格执行安全巡检，如实填写安全检查记录。8对检查、巡查中发现的火灾隐患，应及时落实整改措施，对一时不能整 改的火灾隐患，要及时上报公司领导处理。9、遇有火险、必须及时报警119,听从指挥，奋力扑救，按照人员安全第一, 财产安全第二进行抢救与躲避。10、定期开展安全