有效时间管理

1、有 效 时 间 管 理 亢连云 2011-8-9时间管理时间概述一、时间管理的必要性（案例：羚羊和狮子 冠军和亚军）二、时间管理的内涵 1、时间管理 在日常生活中始终如一、有的放矢地使用行之有效的方法，组织管理好自己生活的方方面面，最有意义、最大限度地利用自己所拥有的时间，这就是时间管理。2 2主管在时间管理中存在的误区主管在时间管理中存在的误区很多主管在时间管理上普遍存在以下一些认识误区： 宁愿去做事情，而不是去做正确的事； 宁愿去解决问题，而不是有创意地去选择解决方法； 宁愿去保持原来的做法和手段，而不是去优化、优选工作的流程和方法； 宁愿去被动地执行服从和遵守职务，而不是主动积极地进行创

2、新和求得最佳的结果； 宁愿去节约成本，而不愿意主动地增加利润，尤其是在投资理财的观念方面，国人习惯开源节流，但实际是比较喜欢节流，比较喜欢勤俭节约，而忽视要去更多地增加收入3 3、传统时间观念的理念、传统时间观念的理念 强调时间的重要 强调时间流失的速度 强调时间管理的计划性时间管理四个发展时间管理三大观念1 1时间观念：时间观念：1 1小时与小时与3 3年的关系年的关系2 2效率观念：速度能使石头漂起来效率观念：速度能使石头漂起来3 3效能观念：始终不偏离终极目标和结果，与人生奋斗方向相吻合效能观念：始终不偏离终极目标和结果，与人生奋斗方向相吻合效率是代表“快”，效能代表“多、快、好、省”，

3、即数量多、速度快、结果好、品质高、成本节约，也就是说，仅仅速度快不行，还要方向正确、结果良好、效果明显、成本又低，所以效能的概念始终不偏离终极目标和结果。在时间管理中，时间的效能和人生的奋斗方向和企业的终极目标要相吻合。效率与效能的关系犹如价格和性价比，效率就好比价格，而效能好比是性价比时间管理四个发展历程1 1第一代：时间增加和备忘录第一代：时间增加和备忘录2 2第二代：工作计划和时间表第二代：工作计划和时间表3 3第三代：排列优先顺序以追求效率第三代：排列优先顺序以追求效率4 4第四代：以重要性为导向，价值导向，目标导向，结果导第四代：以重要性为导向，价值导向，目标导向，结果导向向时间管理

4、六个概念时间管理损失和耗时分析时间损失分析 设定目标方面的时间损失； 制定计划方面的时间损失； 做出决定方面的时间损失； 在工作组织方面的时间损失； 工作开始时的时间损失； 每日安排上的时间损失； 在信息和沟通方面的时间损 失。耗时因素分析1 1外在因素外在因素 2 2内在因素内在因素 电话干扰； 计划欠妥； 不速之客； 事必躬亲； 沟通不良； 条理不清 资料不全； 欠缺自律 文件复杂； 无力拒绝 工作搁置等。 做事拖延等。有形无形的浪费1、有形的浪费：开小差，资源不足，电话，程序繁琐、间断、等待2、无形的浪费：计划不周、不懂说“不”、拖延、不懂授权、不分轻重缓急时间管理提高个人成效的方法一、

5、效能管理法 （一）象限时间管理法的分类 时间管理提高个人成效的方法一、效能管理法一、效能管理法（二）象限时间管理法四类事件的分析1A类突发事件出现的原因A类突发事件一般都是因为B类事件的处理存在问题导致的，而影响B类事件完成的原因则是由于C类事件遮住了管理者的眼睛，使得管理者忽略了B类事件，却花了很多精力去处理C类事件了，结果B类事件会慢慢变成A类事件。2、避免B类事件转化为A类事件的方法 压缩：将事件的核心完成，或简化完成该事件的步骤。 替代：寻找到比此事件更重要或紧急的事件，或以更有成效的事件代替该事件，从而使得时间利用率更高。 授权：将事件的处理权授予他人，由他人代为处理。 先做：在第三

6、代事件管理中，先做A类突发事件；在第四代时间管理中，只依照重要性来区分所有事件，因此先做B类重要事件。总之，最重要的应该最先来处理。 舍弃：对部分事件，如果其重要程度和紧急程度都不高，则可以将之舍弃，以更多的时间来完成其他工作。 增加：对重要事件，要增加完成时间，增加工作量来全力以赴地完成，以使该类事件的处理更加完美。 改进：改进部分事件的性质，尤其需要将A类事件改成B类事件。 杜绝：突发事件不能杜绝，重要事件也不能杜绝，紧急事件一般也无法杜绝，因此，对不重要且不紧急的事件要进行杜绝。 确保：确保重要事件能保质保量地按时完成。 聚焦：安排专门的时间段，集中精力聚焦重要事件的处理。 少做：不重要

7、事件要尽力避免。 不做：对不重要不紧急的事件可以采取不予理睬的办法，甚至以牺牲部分利益为代价而放弃处理这些事件，以换取处理其他事件的时间时间管理提高个人成效的方法3 3艾森豪威尔将军的时间管理原则艾森豪威尔将军的时间管理原则时间管理提高个人成效的方法二、艾维李的效率法 10分钟六件事法 三、一周时间运筹法 时间管理提高个人成效的方法四、办公室的5S时间管理提高个人成效的方法五、计划的杠杆原理时间管理提高个人成效的方法六、时间管理法则（一）（一）时间管理时间管理的法则的法则 每一分每一秒做最有生产率的事； 有效授权，换来轻松； 用金钱换取时间； 把重要的事情变成紧急的事情； 要不断地行动； 遇事

8、马上做，现在就做； 第一次做好，次次做好； 明确目标，制定计划，写成清单； 设定完成期限； 分秒不浪费，工作日志法； 业余时间管理，睡眠、学习、娱乐； 专心致志，不虎头蛇尾； 采用节省时间的工具、通讯和交通方式等； 封锁时间； 不听、接电话； 不见客访客； 不闲扯聊天； 让同事知道自己的封闭时间和地点； 不离开现场； 挂免打扰牌。（二）（二）第四代第四代时间管时间管理的理的1010个赢得个赢得时间的时间的锦囊妙锦囊妙计计 为重要任务或同类任务设立工作时间； 有针对性地回避，设立安静时间，随后进行回话； 在会议和个人约会中设立时间限制； 把优先权作为所有工作的基本原则； 尽可能久地做那些确实关键

9、重要的工作； 充分利用委托授权完成服务性工作； 将较大任务拆分成子部分进行（ 蚕食战术 ）； 与自己商定完成A类任务的期限（数量、日期、事件）； 尽量完成重点任务（成熟感）； 按效率、有针对性地规划。时间管理降龙18掌时间管理的核心是效率和效能的提升，就是要规定和计划好工作开始规划成功的时间管理需要做到以下几个方面： 记录一周以来的时间安排，包括工作和个人生活的时间安排； 分析哪些是不需要做的事情，把它们删除掉； 思考如何尽量聚焦于能带来高回报的重要工作和活动。时间管理降龙18掌一、掌控每天不被牵着鼻子走 生活就像马戏团，有驯兽师也有动物 积极努力行动，掌控每天每时 改变原有思维，找到正确的行

10、动方法 静下心来思考，有耐心地分析 每天做有效规划，要有次序和条理 一次只认真做好一件事，不急于求成时间管理降龙18掌二、确定目标不穷于应付SmartSmart原则原则 S是明确具体的意思； M是可衡量、可以测量的意思； A是行动导向的，跟大目标相一致的意思； R是务实可行的，就是跳一跳能够得着，目标的高低比较适合，不 是太高，也不是太低，具有一定挑战性，同时又具有实现可能性的意思； T是有时间限期的意思。目标的设定要遵循以下几点： 把目标写下来，写下要做的事； 写下的目标任务越多，付出的就越多，成功的机会就越多； 目标是往何处去，想干什么，最终的结果是什么，针对结果做整体规划； 目标决定结果

11、和方向，勾画出清晰的蓝图，提供明确的行动指南； 明确自己与全局的目标、老板的需求及内外客户的期望是什么。时间管理降龙18掌三、实事求是不盲目乐观 少做过多的承诺，不要盲目乐观 承认问题和差错随时会发生， 留出犯错误、被干扰和出现意外的余地 开始行动时，要充分利用经验， 总结以往教训，考虑所需资源 不做“三拍干部”，不要抱怨埋怨时间管理降龙18掌四、制定计划不贸然行动 要防止拖拉和冒进的现象。应该马上行动的，却踌躇不决者，易败；应该不慌不忙的，却快速前行者，则不达。 对任务的每个部分都要明确其预期结果、理由和时间期限。计划越具体，任务就会越实际，处理起来就越有条理。 计划详细、充分沟通、分步实施

12、、完成奖励时间管理降龙18掌五、决不拖拉五、决不拖拉不能不紧不慢不能不紧不慢 拖拉的原因拖拉的原因要马上行动，绝不拖拉。美国联邦快递有一个广告词说“拖吧，我们会抓住您的最后1分钟”，生理学上也有一句名言，“人类的最后1分钟”，就是每个人做事的时候，都会拖拉，一直拖到火烧眉毛的时候才会着急，所以大部分人在处理事情的时候，都有一个拖延的习惯。对于繁杂的任务，如果工作过重、压力过大、资源缺乏、令人厌烦、没有条理性，目标很模糊、时间不充分、精力也不够、常常又被打断时，人们就会不由自主地开始拖拉。 克服拖拉的办克服拖拉的办法法要客服拖拉，就需要把任务分割，分而治之地进行瓦解，因为一个大西瓜一口吃不掉，应

13、该分成片来消灭；一个大蛋糕吃不掉，也要分成小片来消灭。所谓“千里之行始于足下”，要把若干个大的任务变成一个个小的具体的任务，把小的任务建成许多小的里程碑，并且完成这段任务后要给予奖励。时间管理降龙18掌六、管理表单不要眉毛胡子一把抓 周计划报表和日计划报表，计划适量； 计划工作细节，要快速、及时、随手记录； 不断回顾周计划表，每天做调整增减； 安排计划要留有余地； 把周计划表时刻带在身上，理智应对； 中午是期限，保持工作生活两者的平衡； 休息片刻，适当调整，90分钟注意力。时间管理降龙18掌七、有效规划不随心所欲 注重聚焦于重要任务，首先完成； 围绕要项安排工作，分批处理小任务，不要被干扰和突

14、发事件主宰； 不要工作得太晚；及早开始，按时下班； 周一早晨最重要，不要安排见面或电话会议八、轻重有别急事急办 分别轻重缓急的次序； 辨认紧急的、容易的、喜欢的、花时间少的事件； 聚焦于目标和价值时间管理降龙18掌九、沟通细节不粗枝大叶 接受任务时的5W1H法：何因、何事、何人、何时、何地、具体做法等； 控制任务流，向交通警察学习； 写下任务，圈出最后期限，信守承诺； 发布任务时、使用多媒介，反馈确认； 保持适当的进度和追踪控制十、专心致志不多头并举 多头并举的结果是目标分散、效率低下，会弄糟事情，好像电脑死机一样； 聚焦于目标不放松，离现实越近； 在一英寸的地方，深挖一英里； 多头任务并举时

15、思考：接收的原因、重要程度，征求老板意见时间管理降龙18掌十一、合理分配不加班加点 一日之计在于晨，一年之计在于春； 检查日表中的任务，再统筹协调安排； 能否最大限度地利用好时间，是否在合适的时间完成合适的任务； 分析任务并归类：可以删除的、可以少花时间的、可以委派别人的、可以合并的； 上午是可以取得最大工作效益的时机时间管理降龙18掌十二、清理桌面先工作后整理 只保留近期文件，要专注于当前的文件，包括正在处理的和未来四周内需要使用的文件； 清空办公桌面，按使用频率重新摆放物品； 在醒目的地方摆上时钟、戴上手表、设定时限，建立时间观念； 归类文具于一处，足够一月使用即可。十三、办公室5S不乱成

16、一堆 整理、整顿、清扫、清洁、素养； 分类一般为710个文挡，标准适当宽些，分为常用信息、即刻行动、当前项目、日常工作、客户工作、有待解决、委派他人等； 文件夹纸页适当，把大文件夹分成若干个小文件夹，文件夹用彩色标签标注，能用彩色文件夹更好； 桌面上只放工作必需的东西，每天整理一点点，每天清理办公桌，收好文档，掌控一切。时间管理降龙18掌十四、减少干扰不随叫随到 每天上午至少三次询问团队成员是否有问题或需要我做什么，他们看到你的次数越多，进入你的办公室的次数就会越少； 干扰会耗去69分钟，再需要45分钟的恢复，打搅三次后，专注力会分散； 转换桌椅方位，把多余椅子拿走，关闭房门，挂免进牌，躲进无

17、人办公室； 分析干扰事件，分为紧急、重要、必要性等； 近期干扰的频率、程度、减少方法等。时间管理降龙18掌十五、管理邮件不受制于它 初次看到邮件要即刻处理，先浏览一遍，删除垃圾文件、无聊内容，再回应重要的内容； 专时处理，关闭邮件提醒功能，用电话及时回复可保护私密性，建立二级文件夹，设置过滤器拦截垃圾信息； 善用附件，认真简洁，当天回复，敏感问题使用电话； 利用1530分钟分批集中处理邮件，然后关闭邮箱，处理其他的任务十六、管理电话不随意接打 鼓励来电者尽快进入主题，不断询问以清楚其真实意图和想法，方便时回电； 分析一周的电话记录，是否必要回电、授权、缩短电话时间； 回复电话时问“我能为你做些什么”； 让人们知道去哪里找你，留出回电的时间，在特定时间中午前批量回复电话时间管理降龙18掌十七、充分授权不事必躬亲 集中精力，聚焦目标，提高效率，致力于团队，能培养和激励员工； 分析