办会需要注意的22件事儿

1、办会需要注意的22件事儿会议是各级党政机关研究部署工作的重要手段，会务工作的质量与水平直接影 响到决策及其落实的质量和水平。笔者根据多年的办会经验，把会务工作分为：会 前准备、会中服务、会后总结三部分，并细化量化为22个关键点，将会务工作纳入程序化、规范化的轨道。会前准备1拟订会议方案会议方案是组织安排会议的关键。内容包括：会议名称、时间、地点、规模、 内容、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、食 宿行安排、安全保卫、工作班子组成及职责分工等。制订会议方案要坚持复杂程序 简明表述、简单问题慎重对待的原则。方案报送相关领导审定后，要立即召集相关 单位负责人召开协调会，

2、对各项任务进行分解。2起草、审核会议通知会议通知内容包括：会议名称、主送单位、主要内容、报到时间和地点、参会 范围、报名要求、其他有关事项等。在会议通知起草过程中要注意：表达准确、条 理清楚、言简意赅、一目了然。会议通知一般由会议的承办单位负责起草，然后报 有关部门和领导审核签批。3下发会议通知会议通知下发要及时、准确。防止重发、错发、漏发。如需召开紧急会议的， 务必确保电话通知，其中要注意避免出现 明天”后天”等字眼，必要时说明 几号”星 期几”，防止产生歧义。4落实与会人员按照会议通知要求的时间，对与会人员逐一落实并做好登记，必要的进行电话 核查、督促，统计汇总后列好请假人员名单，并及时向

3、有关领导报告。5. 协调出席领导根据会议性质拟定领导出席安排，报请领导同意后，逐一进行电话通知。内容 包括：会议时间、地点、议程。并帮助衔接、督促讲话稿或主持词的起草与报送， 确保及时送到相关领导手中。会前半小时要再对出席领导进行提醒。6. 预订会议室会议时间确定之后，要立即与会议场所联系沟通，预订会议室，并安排做好先 期准备工作。7编印会议须知大型会议需要编印会议须知，须知编排要求准确、周密、合理、简洁。内容包 括：日程安排、与会人员名单、分组名单、食宿安排、乘车安排、值班电话、作息 时间、注意事项等。如有需要制作会议证件的，比如：出席证、列席证、工作证、 车辆通行证等，要根据会议主题设计制

4、作。8布置主席台主席台的布置要从会议性质、领导人数、主席台大小以及方便领导出入席等方 面综合考虑。一般中间坐职务较高的领导。9.制作会标会标体现会议的主题，会标制作一定要准确无误，并注意把握会标的长度、字 体与会场是否协调一致。10检查音响和灯光根据会议议程安排话筒的数量和摆放位置，并在布置会场时、开会前检查音响 灯光是否可以正常使用。11.编制座区图，摆放座签根据统计整理后的与会人员名单，合理安排与会人员的会场座次。座区图和座 签要反复进行核对，防止遗漏、重复，防止出现错别字。12组织调度会议用车大型会议活动，需要借用或租用车辆。要安排专人负责车辆的召集和调度，车 辆较多时要编排乘车分组，并

5、对车辆进行编号。13. 安排新闻报道需要新闻报道的会议，要提前通知有关新闻单位，并要求其将记者名单报值班 室，再按名单通知到具体人。14. 安排会场警卫和交通疏导通知相关部门做好会场警卫及交通疏导工作，防止会议过程中出现意外情况。 规模较大的会议，由于到会车辆较多，要安排交警在会场附近进行交通疏导。15. 电力保障会前与供电部门沟通联系，安排保电任务，同时安排会议场所进行内部检修。 会议过程中还需安排专人值班，以便应对突发情况。会中服务16签到、分发会议材料负责签到的工作人员，要提前到达会场，帮助与会人员领取会议证件、文件材 料、办理住会手续。会议材料可以在会前通知各单位派人领取，也可以在会场

6、签到 处一并发放，或是提前放置到与会人员桌上。对摆放在主席台上的材料，要从头到 尾检查顺序和页码，确保不出差错。17.与音响师对接准备一套会议材料，包括会议的主持词交音响师，以方便其把握议程安排与音 响的调配。18会议值班会议值班的作用是收集和发送有关会议的信息，协调处理会议期间各项工作和 突发事件，落实领导交办的事项等。安排一人在会场内、一人在会场外值班，及时 沟通情况，确保联络畅通。值班人员要时时将会议的实际进展情况与会议议程进行 对比，掌握会议进程。19.会场服务提醒工作人员定时供应茶水，巡回检查会场内的音响、灯光、室温、通风、屏 蔽等情况，发现问题迅速补救。遇到特殊情况需要向会议主持人汇报时，要采取灵 活的方式处理，最大限度地减少对会议的影响。20维护会场秩序会场秩序包括会场外秩序和会场内秩序。会议召开时，在会议室门口安排专人 值班，防止无关人员进入会场，禁止大声喧哗。发现会场内不遵守纪律的行为，予 以提醒和制止。会议开始后安排专人到会场清点人数，对迟到、缺席者进行登记。会后总结21.会议资料整理归档会后将会议所有文件包括会议方案、通知、须知、简报、发言材料、领导讲话 等收集起来，按顺序装订成册，以备查看。如有录音、录像资料的需要尽快收集整 理。根据保密原则，对需回收的