办公室-公司接待管理制度.doc

1、xx 接待管理制度xxx 有限公司总部接待管理制度第一章总则第一条 为规范接待程序，推进接待工作规范化、程序化、制度化，充分展示公司良好形象，特制定本制度。第二条 本制度适用于 xxx 有限公司（以下称集团公司） 。第二章职责分工第三条 办公室是集团公司接待工作管理者，主要职责：1. 负责制定接待方案；2. 负责迎来送往；3. 负责安排食宿；4. 负责组织活动；5. 负责收尾工作。第四条 各部门根据需要，协助办公室完成相关接待工作。第三章具体规定第五条 接待原则1. 坚持热情、诚恳、周到、节约的原则。2. 坚持安全第一原则。包括客人食宿安全、财物安全、交通安全等。3. 坚持办公室归口管理原则。

2、机关所有来宾接待一律由办公室归口管理。4. 坚持请示汇报制度。凡遇到超出职权范围，难以解决的问题，应主动向公司领导请示。第六条 接待对象和范围接待对象主要包括到公司检查、 指导、联系、协调工作的政府或行业主管部门、商业合作伙伴的领导和工作人员。接待范围由办公室视具体情况安排迎送、食宿、用车等。第1页共8页xx 接待管理制度第七条 接待办法实行凭单接待，登记备案，核准报销的办法。1. 凭单接待。接待对口部门在来宾到达前，必须提前三日（特别是重大接待），最迟不得晚于一日（仅限一般接待）填写接待申请单（见附件 1）报送办公室。2. 登记备案。办公室根据接待申请单做好接待登记薄（见附件2）填写工作。3

3、. 统一结算。接待费由办公室统一结算。所有费用票据，必须由办公室主任审核签字，经总经理审批同意后，到财务部报销。在接待过程中，因临时需要购买的物品（如烟、茶及有关物品） ，必须经公司领导或办公室主任同意后方可购买。第八条 对接待人员要求1. 注重仪容仪表，规范着装，举止大方。2. 热情周到，以礼相待，一视同仁，遵章守纪。第九条 接待程序（一）制订接待方案1.接待对口部门应主动向办公室提供有关活动的性质、目的、特点、程序，以及宾客的基本情况，如性别、年龄、职务、生活有无特殊要求等信息，办公室围绕活动总体目标，制定出可行性的接待方案。2. 制订接待方案应注意以下事项：接待计划内容应尽量详细周密。日

4、程安排要体现出高效率、快节奏。主要内容应包括：食宿地点和标准、活动日程、礼仪安排、陪同人员、交通用车、宣传报导等。（二）接待方案实施前期准备工作1. 办公室制订接待方案，报总经理批准后，组织实施。2. 明确参加人员。 办公室视接待需要确定参加人员， 如需其他部门相关人员参加，则通知部门负责人，由其落实本部门参加人员。3. 分配接待任务。召集参与接待工作的全体人员，将任务逐项分配，把责任落实到人。同时把接待日程表（见附件 3）印发给有关人员，便于提前准备，第2页共8页xx 接待管理制度相互协同配合。4. 办公室要在宾客到达前，检查落实接待各环节安排情况，发现问题，及时纠正。（三）接待方案的实施1

5、. 迎接宾客。对一般来宾，由办公室主任负责，办公室主任安排相关人员前往迎接；对上级领导和重要来宾，则由公司领导亲往迎接，相关人员陪同。2. 安排食宿。接待人员应严格按照办公室主任规定的食宿地点和标准进行安排。3. 商定活动日程。 住宿用餐安排妥后， 接待人员应与来客中的负责人商定活动日程，如需变动，在充分尊重来客意愿基础上，对原定日程作适当修改，并向公司领导汇报，及时通知有关部门。4. 组织活动。接待人员要按日程精心安排组织各项活动， 预订返程车（机、船）票。5. 收尾工作。有关部门要协助办公室做好接待后的收尾工作。 包括向客人征询意见，把订好的返程车（机、船）票交给客人，请客人办理有关离开手

6、续，确定离开住地时间，安排交通工具、送站，结算各种帐目等。（四）接待过程中应注意的事项：在接待过程中，有关各方既要必须严格按照接待方案行事，又要及时妥善地弥补接待方案中难免出现的疏漏， 机动灵活地处理接待工作中可能出现的各种变化，保证接待工作的顺利进行。第四章礼仪活动类型及接待要求第十条礼仪活动是接待工作的一种重要类型，从形式上分，主要有庆典仪式、开幕仪式、签字仪式、颁奖仪式、招待会、茶话会、宴会、文艺晚会等。第十一条对于重要的礼仪活动， 办公室要全力以赴， 统一规划，统筹安排。对一段时间内各部门、 各类型的礼仪活动， 归口汇总，全面掌握，分出轻重缓急，提出计划建议，报总经理批准后实施。第十二

7、条办公室统一组织，有关部门按分工完成各自职责，对“结合部”和有分歧的问题，办公室及时牵头，组织协调。第3页共8页xx 接待管理制度第十三条在礼仪活动进行中， 各部门必须按既定方案办理。 如遇特殊情况或出现意外问题，必须及时上报，按活动指挥者意图处理。第十四条对于由关系单位主办的礼仪活动，办公室应当围绕公司领导需要，做好服务工作。 一是了解有关活动信息 （如规格、形式、内容、时间、地点、参加人数、背景材料，尤其是与公司的关系等）；二是与主办方加强联系，向领导及时汇报动态信息；三是陪同公司领导参加活动，及时完成临时交办的任务。第五章附则第十五条本制度自颁布之日起实施，由办公室负责解释和修订。第4页共8页xx 接待管理制度附件：附件 1：接待申请单_年 _月 _日接待申请事由活动日程来宾人数性别备注部门第5页共8页xx 接