电子文件与电子档案管理

1、北京市档案局信息化处北京市档案局信息化处 田雷田雷 20142014年年3 3月月2424日日 Page 2 三、基于信息系统环境下的电子文件归档流程三、基于信息系统环境下的电子文件归档流程 一、电子文件概述（简）一、电子文件概述（简） 二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点 四、电子档案的管理四、电子档案的管理 五、电子档案的移交五、电子档案的移交 Page 3 一、电子文件概述（简）一、电子文件概述（简） （一）电子文件的概念和管理核心（一）电子文件的概念和管理核心 1. 1.电子文件的定义电子文件的定义 指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程指机关、团体、企事业单

2、位和其他组织在处理公务过程 中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、 图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 北京市电子文件归档与电子档案管理办法北京市电子文件归档与电子档案管理办法 Page 4 档案界目前所称的电子文件：可以归档并成为电子档案的文件。档案界目前所称的电子文件：可以归档并成为电子档案的文件。 电子档案：归档后的电子文件。电子档案：归档后的电子文件。 档案数字资源电子档案档案数字副本档案电子目录其他档案数字资源电子档案档案数字副本档案电子目录其他 Page 5

3、（一）电子文件和电子档案的定义（一）电子文件和电子档案的定义 电子文件的根本特性：原生性电子文件的根本特性：原生性 电子文件具备的性质：载体唯一，内容原始、真实和电子文件具备的性质：载体唯一，内容原始、真实和 完整，是唯一原件完整，是唯一原件 传统载体文件的数字化副本不传统载体文件的数字化副本不 是电子文件；是电子文件； 用于纸质文件起草工作的电子用于纸质文件起草工作的电子 版不是电子文件。版不是电子文件。 这两这两 类数类数 据不据不 是电是电 子文子文 件！件！ 2.2.电子文件的管理核心电子文件的管理核心 必须确保：真实、完整、可用和安全。必须确保：真实、完整、可用和安全。 -电子文件管

4、理暂行办法电子文件管理暂行办法（厅字（厅字200920093939号）号） Page 6 真实真实 电子文件的内容经过传输、压缩、格式转换等处理后依然保持电子文件的内容经过传输、压缩、格式转换等处理后依然保持 不变，即始终与原始生成状态保持一致。电子文件的内容包括全文不变，即始终与原始生成状态保持一致。电子文件的内容包括全文 信息和元数据。信息和元数据。 完整完整 包括两层含义，即电子文件内容的完整性和电子文件所依赖的计包括两层含义，即电子文件内容的完整性和电子文件所依赖的计 算机系统的完整性。电子文件内容的完整性指的是电子文件的全文算机系统的完整性。电子文件内容的完整性指的是电子文件的全文

5、信息和元数据无缺失，电子文件所依赖的计算机系统的完整性指的信息和元数据无缺失，电子文件所依赖的计算机系统的完整性指的 是可供电子文件读取使用的计算机软件和硬件装配正确且无缺损。是可供电子文件读取使用的计算机软件和硬件装配正确且无缺损。 可用可用 指电子文件的全文信息和元数据可以正确读取和展示，包括数指电子文件的全文信息和元数据可以正确读取和展示，包括数 据的可识别性、存储环境的可靠性、载体的完好性和兼容性等。据的可识别性、存储环境的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 安全安全 指电子文件生成、传输、存储和备份的可信赖环境，确保电子指电子文件生成、传输、存储和备份的可信赖环境，确保电子 文件在传输

6、、存储和迁移的过程中不会遭受删除、篡改和破坏，且文件在传输、存储和迁移的过程中不会遭受删除、篡改和破坏，且 不会被非授权获取。不会被非授权获取。 一、电子文件概述（简）一、电子文件概述（简） （二）电子文件的产生系统（二）电子文件的产生系统 （1）OA（办公自动化系统）；（办公自动化系统）； （2）ERP（企业资源计划系统）；（企业资源计划系统）； （3）CAD（计算机辅助设计系统）；（计算机辅助设计系统）；（4）CAM（计算机辅助制造系统）；（计算机辅助制造系统）； （5）CAT（计算机辅助测试系统）；（计算机辅助测试系统）；（6）CAPP（计算机辅助工艺设计系统）；（计算机辅助工艺设计系统

7、）； （7）CAI（计算机辅助教学系统）；（计算机辅助教学系统）； （8）GPS（全球定位系统）；（全球定位系统）； （9）GIS（地理信息系统）；（地理信息系统）； （10）E-MAIL（电子邮件系统）；（电子邮件系统）； （11）EDI（电子数据交换）；（电子数据交换）； （12）EC（电子商务系统）；（电子商务系统）； （13）EG（电子政务系统）；（电子政务系统）； （14）数码照相与摄像及多媒体系统；）数码照相与摄像及多媒体系统； （15）A/D（模（模-数转换系统，如扫描设备和光学字符识别软件数转换系统，如扫描设备和光学字符识别软件OCR）。）。 Page 7 电子文件产生的系统决

8、定着电子文件的特征属性和元数据，电子文件产生的系统决定着电子文件的特征属性和元数据， 影响着电子文件管理软件的开发及其文档一体化管理流程的设计。影响着电子文件管理软件的开发及其文档一体化管理流程的设计。 一、电子文件概述（简）一、电子文件概述（简） （三）电子文件的构成要素（三）电子文件的构成要素 电子文件由内容、背景与结构所组成，背景信息与结电子文件由内容、背景与结构所组成，背景信息与结 构信息统称为元数据。构信息统称为元数据。 Page 8 1. 1.内容内容 内容是表达行为主体的思想、意图及措棕对象（客体）内容是表达行为主体的思想、意图及措棕对象（客体） 的过程、结果的信息，通俗的说就是

9、文件内容信息。的过程、结果的信息，通俗的说就是文件内容信息。 内容是电子文件的主体部分。内容是电子文件的主体部分。 一、电子文件概述（简）一、电子文件概述（简） 2.2.背景背景 背景是证明文件形成与办理过程和文件之间相互关系的信息。一般包含以下背景是证明文件形成与办理过程和文件之间相互关系的信息。一般包含以下 内容：内容： （1）文件的形成机构及其他相关责任人；）文件的形成机构及其他相关责任人； （2）与文件有关或曾经有关的其他机构；）与文件有关或曾经有关的其他机构； （3）文件履行机构职责与目的；）文件履行机构职责与目的； （4）文件的形成时间；）文件的形成时间； （5）与文件有关的其他时

10、间；）与文件有关的其他时间； （6）机构职能所体现的文件价值与重要性；）机构职能所体现的文件价值与重要性； （7）曾与文件有过关系的文件产生与保存系统；）曾与文件有过关系的文件产生与保存系统； （8）该文件与其它文件和资料间的关系；）该文件与其它文件和资料间的关系； （9）对该文件有影响的法律、协议、实践、程序、计划、条件与默契等。）对该文件有影响的法律、协议、实践、程序、计划、条件与默契等。 背景信息直接与电子文件的真实相关，比如收发文批办单上的内容就是背景背景信息直接与电子文件的真实相关，比如收发文批办单上的内容就是背景 信息。信息。 Page 9 一、电子文件概述（简）一、电子文件概述（

11、简） 3.3.结构结构 结构是指电子文件内容信息的组织表达方式，如文字的结构是指电子文件内容信息的组织表达方式，如文字的 段落安排，电子文件使用的代码、数据结构、格式，以及载段落安排，电子文件使用的代码、数据结构、格式，以及载 体、附件等方面的信息。体、附件等方面的信息。 结构直接与电子文件的可用相关，是确保电子文件在长期保存过程结构直接与电子文件的可用相关，是确保电子文件在长期保存过程 中始终可以被理解和被利用的重要内容。中始终可以被理解和被利用的重要内容。 Page 10 电子文件的管理不是单纯的对内容信息的管理过程，实质上是对电电子文件的管理不是单纯的对内容信息的管理过程，实质上是对电

12、子文件内容信息、背景信息及结构信息综合管理的过程。子文件内容信息、背景信息及结构信息综合管理的过程。 需要强调的是，电子文件元数据的管理是电子文件管理领域非常重需要强调的是，电子文件元数据的管理是电子文件管理领域非常重 要的一个环节，元数据直接关系到电子文件的真实、完整、可用和安全，要的一个环节，元数据直接关系到电子文件的真实、完整、可用和安全， 不可小视。不可小视。 一、电子文件概述（简）一、电子文件概述（简） （四）电子文件的类型和格式（四）电子文件的类型和格式 1.1.文本文件文本文件 使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达 的文

13、件。的文件。 常见的文本文件格式有：常见的文本文件格式有：TXTTXT、RTFRTF、DOCDOC、DOCXDOCX、PDFPDF、 HTMLHTML、XMLXML等。等。 适宜归档的文本文件格式：适宜归档的文本文件格式：XMLXML、RTFRTF、TXTTXT、PDFPDF。 Microsoft OfficeMicrosoft Office、WPS OfficeWPS Office以及北京市政府采购目录收以及北京市政府采购目录收 录的其他正版软件所生成的文本文件也可以直接归档。录的其他正版软件所生成的文本文件也可以直接归档。 Page 11 一、电子文件概述（简）一、电子文件概述（简） Pa

14、ge 12 2.2.数据文件数据文件 以数据表格和数据库形式存在的结构化数据记录集。以数据表格和数据库形式存在的结构化数据记录集。 常见的产生数据文件的系统有：常见的产生数据文件的系统有：ACESSACESS，FOXPROFOXPRO、SQL SQL SERVERSERVER、ORCLEORCLE、DB2DB2等。等。 数据文件应以其产生的数据库环境为依托进行归档，维数据文件应以其产生的数据库环境为依托进行归档，维 持数据原始面貌；或将数据文件转换为可以脱离数据库系统持数据原始面貌；或将数据文件转换为可以脱离数据库系统 读取的数据表文件归档。读取的数据表文件归档。 脱离数据库系统归档的数据表文

15、件以脱离数据库系统归档的数据表文件以Microsoft OfficeMicrosoft Office、 WPS OfficeWPS Office以及北京市政府采购目录收录的其他正版软件所以及北京市政府采购目录收录的其他正版软件所 生成的表格文件格式归档。生成的表格文件格式归档。 一、电子文件概述（简）一、电子文件概述（简） 3.3.图形文件图形文件 根据一定的算法规则绘制的图表、线图等包括由点阵组成根据一定的算法规则绘制的图表、线图等包括由点阵组成 的位图和由几何图形组成的矢量图。的位图和由几何图形组成的矢量图。 常见的图形文件格式有：常见的图形文件格式有：TIFFTIFF、GIFFGIFF、

16、PNGPNG、VSDVSD、DWGDWG、 EPSEPS等。等。 适宜归档的图形文件格式有：位图以适宜归档的图形文件格式有：位图以TIFFTIFF、PNGPNG、GIFGIF格式格式 归档；矢量图以原始生成格式归档。归档；矢量图以原始生成格式归档。 Page 13 一、电子文件概述（简）一、电子文件概述（简） 4.4.图像文件图像文件 使用数字成像设备（扫描仪、数码相机等）采集或制作使用数字成像设备（扫描仪、数码相机等）采集或制作 的静态影像记录（画面）。的静态影像记录（画面）。 常见的图像文件格式有：常见的图像文件格式有：JPEGJPEG、TGATGA、BMPBMP、GIFFGIFF、TIF

17、F TIFF 、 RAWRAW等。等。 适宜归档的图像文件格式有：适宜归档的图像文件格式有：JPEGJPEG、TIFFTIFF。较为重要的。较为重要的 拍摄图像可以拍摄图像可以RAWRAW格式归档。格式归档。 Page 14 一、电子文件概述（简）一、电子文件概述（简） 5.5.影像文件影像文件 用数字视频捕获设备录入数字影像或用动画软件生成的用数字视频捕获设备录入数字影像或用动画软件生成的 多维动画等动态影像记录（画面）。多维动画等动态影像记录（画面）。 常见的影像文件格式有：常见的影像文件格式有：MPEGMPEG、AVIAVI、MOVMOV、WMVWMV、RMVBRMVB、 FLVFLV、

18、MKVMKV等。等。 适宜归档的影像文件格式有：适宜归档的影像文件格式有：MPEGMPEG、AVIAVI。 Page 15 一、电子文件概述（简）一、电子文件概述（简） 6.6.音频文件音频文件 用数字声音采集、编辑设备录入或用编曲软件制作的声用数字声音采集、编辑设备录入或用编曲软件制作的声 音记录。音记录。 常见的音频文件有：常见的音频文件有：MIDI MIDI 、MP3 MP3 、WAV WAV 、WMA WMA 、RA RA 、 RAM RAM 、AIFF AIFF 等。等。 适宜归档的音频文件格式有：适宜归档的音频文件格式有：WAVWAV、MP3MP3。 Page 16 一、电子文件概

19、述（简）一、电子文件概述（简） （五）电子文件的归档方式（五）电子文件的归档方式 2 2种方式：在线归档和离线归档。种方式：在线归档和离线归档。 - -北京市电子文件归档与电子档案管理办法北京市电子文件归档与电子档案管理办法 Page 17 在线归档在线归档 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将 电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 离线归档离线归档 指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移 交的过程。交的过程。

20、 一、电子文件概述（简）一、电子文件概述（简） Page 18 二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点 Page 19 电子文件管理暂行办法电子文件管理暂行办法 （厅字（厅字200920093939号）号） 北京市电子文件归档与电子档案管理办法北京市电子文件归档与电子档案管理办法 （京档发（京档发201420143 3号）号） 北京市电子文件管理暂行办法北京市电子文件管理暂行办法 （京办字（京办字201320132 2号）号） （一）电子文件管理原则（一）电子文件管理原则 电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用

21、的规律， 坚持统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、坚持统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密安全保密等五项基本等五项基本 原则。原则。 - -电子文件管理暂行办法电子文件管理暂行办法（厅字（厅字200920093939号）号） Page 20 统一管理统一管理 对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保 存价值的电子文件实行集中管理。存价值的电子文件实行集中管理。 全程管理全程管理 对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过 程管理，确保电子文件始终

22、处于受控状态。程管理，确保电子文件始终处于受控状态。 规范标准规范标准 制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。 便于利用便于利用 发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分 层次、分类别共享应用。层次、分类别共享应用。 安全保密安全保密 按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段 和管理措施，确保电子文件信息安全。和管理措施，确保电子文件信息安全。 二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点 （二）电

23、子文件的管理职责（二）电子文件的管理职责 电子文件形成单位应当对本单位电子文件管理工作进行电子文件形成单位应当对本单位电子文件管理工作进行 统筹规划，建立管理制度，明确管理职责，规范工作流程，统筹规划，建立管理制度，明确管理职责，规范工作流程， 落实保障措施。落实保障措施。 各单位文秘和业务部门负责电子文件日常处理；档案部各单位文秘和业务部门负责电子文件日常处理；档案部 门负责归档电子文件管理；信息化部门负责为电子文件管理门负责归档电子文件管理；信息化部门负责为电子文件管理 提供信息化支持；保密部门负责涉密电子文件的保密监督管提供信息化支持；保密部门负责涉密电子文件的保密监督管 理。理。 这里

24、存在几个要点需要注意：这里存在几个要点需要注意： Page 21 二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点 2.2.电子文件产生部门的职责电子文件产生部门的职责 电子文件的产生部门必须严格按照各单位电子文件和电电子文件的产生部门必须严格按照各单位电子文件和电 子档案的相关管理规定，完成电子文件的日常处理工作，在子档案的相关管理规定，完成电子文件的日常处理工作，在 本单位档案部门的指导下认真积累本部门形成的电子文件，本单位档案部门的指导下认真积累本部门形成的电子文件， 完成电子文件的归档工作。完成电子文件的归档工作。 Page 22 1.1.制度的建立制度的建立 电子文件管理要纳入单

25、位文档管理和信息化建设体系，电子文件管理要纳入单位文档管理和信息化建设体系， 明确主管领导和各职能部门的权责划分，制订完善的电子明确主管领导和各职能部门的权责划分，制订完善的电子 文件从产生到归档保存的各项管理制度，明确电子文件的文件从产生到归档保存的各项管理制度，明确电子文件的 归档范围和保管期限。归档范围和保管期限。 二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点 3.3.电子文件管理部门的职责电子文件管理部门的职责 电子文件的管理部门主要包括各单位的档案部门、信息化部门和保密部门。三个部电子文件的管理部门主要包括各单位的档案部门、信息化部门和保密部门。三个部 门间需要加强协调与配合

26、，形成良好的协同工作状态。门间需要加强协调与配合，形成良好的协同工作状态。 （1 1）档案部门要在信息系统建设过程中充分介入，协助信息化部门提出满足档案工）档案部门要在信息系统建设过程中充分介入，协助信息化部门提出满足档案工 作的电子文件和电子档案管理的功能需求（作的电子文件和电子档案管理的功能需求（电子文件管理暂行办法电子文件管理暂行办法明确规定：电明确规定：电 子文件形成单位在建立和完善信息系统时，应当组织文秘、业务、档案、信息化、保子文件形成单位在建立和完善信息系统时，应当组织文秘、业务、档案、信息化、保 密等部门提出电子文件管理的功能需求）。密等部门提出电子文件管理的功能需求）。 （2

27、 2）档案部门也要与保密部门充分商讨涉密电子文件的管理方法，确保涉密电子文）档案部门也要与保密部门充分商讨涉密电子文件的管理方法，确保涉密电子文 件的管理满足保密需要，并接受保密部门的监督。件的管理满足保密需要，并接受保密部门的监督。 （3 3）各单位的信息化部门和保密部门也要充分听取档案部门的意见和建议，信息化）各单位的信息化部门和保密部门也要充分听取档案部门的意见和建议，信息化 部门尽可能的为电子文件管理提供科学的信息技术支撑，确保电子文件和电子档案的部门尽可能的为电子文件管理提供科学的信息技术支撑，确保电子文件和电子档案的 真实、完整、可用和安全，保密部门则需要结合保密规定、档案管理规定

28、和信息技术真实、完整、可用和安全，保密部门则需要结合保密规定、档案管理规定和信息技术 的特性，为涉密电子文件的管理提出合理的操作方案。的特性，为涉密电子文件的管理提出合理的操作方案。 （4 4）根据电子文件的全程管理要求，各单位档案部门应对电子文件的形成、积累、）根据电子文件的全程管理要求，各单位档案部门应对电子文件的形成、积累、 鉴定、归档等实行全过程监控，负责对本单位的电子档案进行管理和提供利用，保证鉴定、归档等实行全过程监控，负责对本单位的电子档案进行管理和提供利用，保证 管理工作的连续性。管理工作的连续性。 Page 23 二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点 （三）电

29、子文件的形成与收集（三）电子文件的形成与收集 电子文件在形成、办理与收集过程中，应当具备国家法电子文件在形成、办理与收集过程中，应当具备国家法 律法规规定的原件形式，并符合下列要求：律法规规定的原件形式，并符合下列要求： （1 1）能够有效表现所载内容并可供调取查用；）能够有效表现所载内容并可供调取查用； （2 2）能够保证电子文件及其元数据自形成起完整无缺、）能够保证电子文件及其元数据自形成起完整无缺、 来源可靠，未被非法更改；来源可靠，未被非法更改； （3 3）在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化）在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化 不影响电子文件内容真实、完整。涉密电子文件

30、的原件形式不影响电子文件内容真实、完整。涉密电子文件的原件形式 应当符合国家有关保密法律法规的规定。应当符合国家有关保密法律法规的规定。 这里存在以下几个问题需要重点注意：这里存在以下几个问题需要重点注意： Page 24 二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点 1.1.电子文件形成部门的收集范围电子文件形成部门的收集范围 反映本系统、本单位、本部门工作活动、具有查考利用反映本系统、本单位、本部门工作活动、具有查考利用 价值的电子文件均应被保留，包括文件内容的定稿和元数据。价值的电子文件均应被保留，包括文件内容的定稿和元数据。 同时，应保留文件的历次修改痕迹，对于重要的法规性文件

31、同时，应保留文件的历次修改痕迹，对于重要的法规性文件 应保留其历次修改稿。应保留其历次修改稿。 Page 25 2.2.电子文件的安全管理措施电子文件的安全管理措施 电子文件的安全管理包含三个层面的含义：电子文件的安全管理包含三个层面的含义： 一是电子文件形成单位应当对电子文件形成的过程稿及其一是电子文件形成单位应当对电子文件形成的过程稿及其 相关信息的留存和安全保密等作出明确规定；相关信息的留存和安全保密等作出明确规定； 二是保证电子文件不会遭受非授权的篡改、损坏和灭失；二是保证电子文件不会遭受非授权的篡改、损坏和灭失； 三是应随时对电子文件进行备份，定期存储于能够脱机保三是应随时对电子文件

32、进行备份，定期存储于能够脱机保 存的载体上。存的载体上。 二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点 3.3.电子文件的格式要求电子文件的格式要求 各单位所采用的电子文件格式应尽量使用前面介绍过的适各单位所采用的电子文件格式应尽量使用前面介绍过的适 宜归档的文件格式，确保其长期可读。对于使用专业软件产生宜归档的文件格式，确保其长期可读。对于使用专业软件产生 的专业格式的电子文件，应当注意连同专业软件一并收集。的专业格式的电子文件，应当注意连同专业软件一并收集。 Page 26 4.4.元数据的记录元数据的记录 对于各类电子文件，均应在形成之初记录其产生时的硬件环境、操对于各类电子文件

33、，均应在形成之初记录其产生时的硬件环境、操 作系统和数据库系统，以及电子文件制作和解读所依赖的软件环境和文作系统和数据库系统，以及电子文件制作和解读所依赖的软件环境和文 件格式等。这些记录的信息不仅需要包括硬件、软件的生产商名称、软件格式等。这些记录的信息不仅需要包括硬件、软件的生产商名称、软 件名称、文件格式名称，还应标注它们的版本号。件名称、文件格式名称，还应标注它们的版本号。 上面列出的元数据项仅为电子文件比较基本的结构类元数据，我国上面列出的元数据项仅为电子文件比较基本的结构类元数据，我国 目前正在逐渐出台不同类型电子文件元数据的采集标准，已经发布的有目前正在逐渐出台不同类型电子文件元

34、数据的采集标准，已经发布的有 DA/T46-2009DA/T46-2009文书类电子文件元数据方案文书类电子文件元数据方案等，各单位在研发信息系等，各单位在研发信息系 统的过程中，应在元数据采集和记录方面注意参考这些标准。统的过程中，应在元数据采集和记录方面注意参考这些标准。 二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点 （四）电子文件的归档（四）电子文件的归档 1.1.电子文件的归档范围和电子档案的保管期限电子文件的归档范围和电子档案的保管期限 （1 1）归档范围）归档范围 依据依据电子文件归档与管理规范电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002GB/T18894-2002

35、）、）、 公务电子邮件归档与管理规则公务电子邮件归档与管理规则（DA/T32-2005DA/T32-2005），并参照），并参照 国家档案局关于纸质文件归档范围的有关规定，将反映本系统、国家档案局关于纸质文件归档范围的有关规定，将反映本系统、 本单位主要职能，包括行政许可、行政执法、公共服务、城市本单位主要职能，包括行政许可、行政执法、公共服务、城市 管理以及管理以及“三定三定”规定中的其他职能所涉及的、具有保存和利规定中的其他职能所涉及的、具有保存和利 用价值的文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、音频文用价值的文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、音频文 件、数据文件等各种类型的电子文

36、件纳入归档范围。件、数据文件等各种类型的电子文件纳入归档范围。 Page 27 二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点 在确定电子文件归档范围时，特别应注意以下类型电子在确定电子文件归档范围时，特别应注意以下类型电子 文件的归档工作：文件的归档工作： n记录本单位核心业务和重要工作成果的数码照片、影像文记录本单位核心业务和重要工作成果的数码照片、影像文 件以及纸质文件扫描获得的图像文件；件以及纸质文件扫描获得的图像文件； n本单位内部管理、政务信息资源共享建设以及综合统计工本单位内部管理、政务信息资源共享建设以及综合统计工 作中形成的数据文件；作中形成的数据文件； n本单位公务活

37、动中形成的具有保存和利用价值的电子邮件；本单位公务活动中形成的具有保存和利用价值的电子邮件； n本单位办公系统、业务系统和各类数据库系统的管理软件本单位办公系统、业务系统和各类数据库系统的管理软件 以及其他确保电子文件可读取的专用软件；以及其他确保电子文件可读取的专用软件； n与电子文件相对应的元数据和背景信息。与电子文件相对应的元数据和背景信息。 Page 28 二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点 （2 2）保管期限）保管期限 依据国家档案局有关档案保管期限的规定，按照电子档案依据国家档案局有关档案保管期限的规定，按照电子档案 的保存和利用价值划分电子档案的保管期限。的保存

38、和利用价值划分电子档案的保管期限。 Page 29 市档案局将于今明两年出台专门的市档案局将于今明两年出台专门的电子文件归档范围和保管期限电子文件归档范围和保管期限 表编制指南表编制指南，各单位应结合实际制作，各单位应结合实际制作电子文件归档范围和保管期限电子文件归档范围和保管期限 表表。 二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点 2.2.电子文件的归档时间电子文件的归档时间 电子文件应在办理完毕后实时或定期归档，定期归档应电子文件应在办理完毕后实时或定期归档，定期归档应 在第二年在第二年6 6月底前完成。已经实现信息系统全程管理电子文月底前完成。已经实现信息系统全程管理电子文 件

39、的单位应在电子文件办理完毕后实时归档。件的单位应在电子文件办理完毕后实时归档。 Page 30 3.3.电子文件的鉴定和检测电子文件的鉴定和检测 电子文件归档时的鉴定和检测工作由文件形成部门、信息电子文件归档时的鉴定和检测工作由文件形成部门、信息 化部门、保密部门和档案部门共同承担，依照本单位的相关化部门、保密部门和档案部门共同承担，依照本单位的相关 规定，确定电子文件的归档范围、密级及划定保管期限，对规定，确定电子文件的归档范围、密级及划定保管期限，对 电子文件进行真实、完整、可用和安全的鉴定、检测，并由电子文件进行真实、完整、可用和安全的鉴定、检测，并由 相关责任人确认。相关责任人确认。

40、二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点 4.4.电子文件的归档格式和存储介质电子文件的归档格式和存储介质 电子文件应采用符合国家规定的、适合长期保存的文件存储电子文件应采用符合国家规定的、适合长期保存的文件存储 格式归档（使用前面介绍过的适宜归档的电子文件格式），对于格式归档（使用前面介绍过的适宜归档的电子文件格式），对于 其他文件格式应在确保电子文件真实、完整、可用、安全的前提其他文件格式应在确保电子文件真实、完整、可用、安全的前提 下进行格式转换后归档，对于无法转换的或采用专业软件生成的下进行格式转换后归档，对于无法转换的或采用专业软件生成的 电子文件，应将其处理和解读所依赖

41、的计算机软件一并归档。电子文件，应将其处理和解读所依赖的计算机软件一并归档。 采取物理归档方式的单位，存储电子文件的介质推荐使用移动采取物理归档方式的单位，存储电子文件的介质推荐使用移动 硬盘或一次写光盘，若使用移动硬盘进行归档，需要注意的是必硬盘或一次写光盘，若使用移动硬盘进行归档，需要注意的是必 须由档案部门提供专用的移动硬盘，该移动硬盘不得用于除归档须由档案部门提供专用的移动硬盘，该移动硬盘不得用于除归档 外的任何用途。外的任何用途。 属于国家秘密的电子文件应当使用专用保密存储介质存储，并属于国家秘密的电子文件应当使用专用保密存储介质存储，并 按保密规定办理归档手续。按保密规定办理归档手

42、续。 此外，通过软件加密的电子文件应解密后归档，通过软件压缩此外，通过软件加密的电子文件应解密后归档，通过软件压缩 的电子文件应解压缩后归档。的电子文件应解压缩后归档。 Page 31 二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点 5.5.电子文件的异质归档电子文件的异质归档 具有永久或定期具有永久或定期3030年以上保存价值的电子文件，应异质为年以上保存价值的电子文件，应异质为 纸质文件或缩微胶片同时归档。纸质文件或缩微胶片同时归档。 Page 32 二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点 Page 33 三、基于信息系统环境下的电子文件三、基于信息系统环境下的电子文件

43、 归档流程归档流程 Page 34 北京市档案局关于印发北京市档案局关于印发办公自动化系统办公自动化系统 电子文件管理功能需求指南电子文件管理功能需求指南的通知的通知 （京档发（京档发200620061111号）号） （一）登记电子文件（一）登记电子文件 为便于电子文件的归档操作，每份待归档的电子文件均为便于电子文件的归档操作，每份待归档的电子文件均 应由文件形成部门在应由文件形成部门在电子文件目录电子文件目录中登记。中登记。 Page 35 文文 件件 编编 号号 题名题名 形成形成 部门部门 形成形成 日期日期 文件文件 类别类别 载载 体体 编编 号号 载载 体体 型型 号号 载载 体体

44、 类类 型型 密级密级 保管保管 期限期限 备注备注 电子文件目录电子文件目录 三、基于信息系统环境下的电子文件三、基于信息系统环境下的电子文件 归档流程归档流程 同时，每种格式的待归档电子文件均应由文件形成部门同时，每种格式的待归档电子文件均应由文件形成部门 在在电子文件登记表电子文件登记表中登记。中登记。 Page 36 硬件环境（主机、网络服务器型号、制造厂商等）硬件环境（主机、网络服务器型号、制造厂商等） 操作系统操作系统 数据库系统数据库系统 相关软件（文字处理工具、浏览器、压缩或解密软件等）相关软件（文字处理工具、浏览器、压缩或解密软件等） 记录字符、图形、音频、视频文件格式记录字

45、符、图形、音频、视频文件格式 填表人（签名）填表人（签名） 年年 月月 日日 审核人（签名）审核人（签名） 年年 月月 日日 电子文件登记表电子文件登记表 三、基于信息系统环境下的电子文件三、基于信息系统环境下的电子文件 归档流程归档流程 电子文件的登记需要注意以下几个问题：电子文件的登记需要注意以下几个问题： 1.1.电子文件目录电子文件目录和和电子文件登记表电子文件登记表必须随电子必须随电子 文件一并向档案部门移交。文件一并向档案部门移交。 2. 2.电子文件登记表电子文件登记表和和电子文件目录电子文件目录应作为重要应作为重要 的元数据项目与电子文件同时保存。的元数据项目与电子文件同时保存

46、。 3. 3.电子文件异质为其他载体形式的，其电子文件异质为其他载体形式的，其电子文件登记电子文件登记 表表和和电子文件目录电子文件目录应制作相应载体形式的版本一并保应制作相应载体形式的版本一并保 存。存。 Page 37 三、基于信息系统环境下的电子文件三、基于信息系统环境下的电子文件 归档流程归档流程 （二）电子文件归档流程 电子文件归档的一般程序是：鉴定电子文件归档的一般程序是：鉴定填写归档处理单填写归档处理单 给予归档标识给予归档标识预归档预归档调整归档电子文件调整归档电子文件检测归档电子检测归档电子 文件文件归档。归档。 Page 38 三、基于信息系统环境下的电子文件三、基于信息系

47、统环境下的电子文件 归档流程归档流程 1.1.鉴定鉴定 电子文件形成或办理部门对本部门办结库中的电子文件进电子文件形成或办理部门对本部门办结库中的电子文件进 行鉴定，鉴定的内容包括：审核电子文件的真实、完整、可行鉴定，鉴定的内容包括：审核电子文件的真实、完整、可 用和安全，核对其内容和签章；鉴别电子文件的价值，确定用和安全，核对其内容和签章；鉴别电子文件的价值，确定 其存舍；根据电子文件的价值划分其保管期限；确定限制利其存舍；根据电子文件的价值划分其保管期限；确定限制利 用的电子文件。用的电子文件。 办结库：是信息系统应在各业务部门设置的逻辑存储位办结库：是信息系统应在各业务部门设置的逻辑存储

48、位 置，用于积累该部门办理完毕的电子文件。业务部门应将办置，用于积累该部门办理完毕的电子文件。业务部门应将办 理完毕的电子文件随时存入本部门办结库积累。集中存贮，理完毕的电子文件随时存入本部门办结库积累。集中存贮， 统一处理。档案部门具有浏览办结库的权限。统一处理。档案部门具有浏览办结库的权限。 Page 39 三、基于信息系统环境下的电子文件三、基于信息系统环境下的电子文件 归档流程归档流程 2.2.填写归档处理单填写归档处理单 经鉴定应当归档的电子文件由文件形成或办理部门负责填经鉴定应当归档的电子文件由文件形成或办理部门负责填 写写归档处理单归档处理单，内容包括：文件标题、发文字号、责任，

49、内容包括：文件标题、发文字号、责任 者、主题词、形成时间、承办部门、密级、归档责任人、保者、主题词、形成时间、承办部门、密级、归档责任人、保 管期限、是否限制利用等管期限、是否限制利用等1010项。项。归档处理单归档处理单中的归档号中的归档号 和归档时间在后续流程中填写。和归档时间在后续流程中填写。 Page 40 文件标题文件标题 发文字号发文字号 责任者责任者 主题词主题词 形成时间形成时间 承办部门承办部门 密级密级 保管期限保管期限 限制利用限制利用 归档时间归档时间 归档责任人归档责任人 归档号归档号 归档处理单归档处理单 三、基于信息系统环境下的电子文件三、基于信息系统环境下的电子

50、文件 归档流程归档流程 3.3.给予归档标识给予归档标识 赋予电子文件归档号，并填写在归档处理单中。归档号由赋予电子文件归档号，并填写在归档处理单中。归档号由 系统自动排序，部门兼职档案员可自主修改和重排序。系统自动排序，部门兼职档案员可自主修改和重排序。 Page 41 4.4.预归档预归档 文件形成或办理部门对电子文件进行预归档，预归档后的文件形成或办理部门对电子文件进行预归档，预归档后的 电子文件从各部门办结库进入到预归档库，其管理权限同时电子文件从各部门办结库进入到预归档库，其管理权限同时 向档案部门移交。系统能够自动记录归档处理单中的归档时向档案部门移交。系统能够自动记录归档处理单中

51、的归档时 间项。间项。 预归档库：是信息系统在档案部门设置的逻辑存储位置。预归档库：是信息系统在档案部门设置的逻辑存储位置。 业务部门可以随时对本部门办结库中的电子文件鉴定并进行业务部门可以随时对本部门办结库中的电子文件鉴定并进行 预归档操作后，按类别、机构或问题保存在此库中。预归档操作后，按类别、机构或问题保存在此库中。 三、基于信息系统环境下的电子文件三、基于信息系统环境下的电子文件 归档流程归档流程 5.5.调整归档的电子文件调整归档的电子文件 档案部门对预归档库中的电子文件进行调整，包括是否属档案部门对预归档库中的电子文件进行调整，包括是否属 于归档范围，保管期限是否划分准确，归档号是

52、否正确等内于归档范围，保管期限是否划分准确，归档号是否正确等内 容。档案部门如对某部门预归档的文件有修改意见，可以自容。档案部门如对某部门预归档的文件有修改意见，可以自 行修改，或将文件退回，由该部门兼职档案人员进行修改后行修改，或将文件退回，由该部门兼职档案人员进行修改后 再重新预归档。再重新预归档。 Page 42 6.6.检测归档的电子文件检测归档的电子文件 档案部门负责对电子文件的元数据进行检测。档案部门负责对电子文件的元数据进行检测。 7.7.归档归档 档案部门将符合归档要求的电子文件存入档案数据库。档案部门将符合归档要求的电子文件存入档案数据库。 三、基于信息系统环境下的电子文件三

53、、基于信息系统环境下的电子文件 归档流程归档流程 Page 43 四、电子档案的管理四、电子档案的管理 Page 44 北京市北京市“十二五十二五”时期档案信息化发展规划时期档案信息化发展规划 （京档发（京档发201120112020号）号） 办公自动化系统电子文件管理功能需求指南办公自动化系统电子文件管理功能需求指南 （京档发（京档发200620061111号）号） 电子文件管理暂行办法电子文件管理暂行办法 （厅字（厅字200920093939号）号） 北京市电子文件归档与电子档案管理办法北京市电子文件归档与电子档案管理办法 （京档发（京档发201420143 3号）号） 北京市电子文件管理

54、暂行办法北京市电子文件管理暂行办法 （京办字（京办字201320132 2号）号） （一）基础设施建设（一）基础设施建设 电子文件形成单位应当配备电子文件管理、利用的设施设备。电子文件形成单位应当配备电子文件管理、利用的设施设备。 - -电子文件管理暂行办法电子文件管理暂行办法（厅字（厅字200920093939号）号） 应当包括：管理电子档案所需的办公空间、计算机设备和载体应当包括：管理电子档案所需的办公空间、计算机设备和载体 存放设施等，以及电子档案利用所需的空间和设施设备等。存放设施等，以及电子档案利用所需的空间和设施设备等。 Page 45 （二）电子档案的著录（二）电子档案的著录 电

55、子档案的著录可以参照相应类型的传统载体档案的著录项电子档案的著录可以参照相应类型的传统载体档案的著录项 目进行。目进行。 国家和北京市正在研究各类型电子档案的著录规则，目前已国家和北京市正在研究各类型电子档案的著录规则，目前已 有有北京市数码照片归档与管理办法北京市数码照片归档与管理办法，具体的著录项目不会，具体的著录项目不会 与传统载体档案有太大差别，因此各单位可以根据国家和北京与传统载体档案有太大差别，因此各单位可以根据国家和北京 市相关政策文件的出台随时调整。市相关政策文件的出台随时调整。 四、电子档案的管理四、电子档案的管理 （三）电子档案的命名规则与存储结构（三）电子档案的命名规则与

56、存储结构 电子档案的文件名命名：使用档号命名。电子档案的文件名命名：使用档号命名。 电子档案的存储结构：电子档案的存储结构：“保管期限形成年度组保管期限形成年度组”3 3级级 文件夹结构存储。组是指反映同一问题或事由的问题集合，文件夹结构存储。组是指反映同一问题或事由的问题集合， 如某次会议、项目或活动等。如某次会议、项目或活动等。 Page 46 四、电子档案的管理四、电子档案的管理 （四）电子档案的长期保存策略（四）电子档案的长期保存策略 1.1.制度体系建设制度体系建设 按照国家信息安全等级保护标准和涉密信息系统分级保护按照国家信息安全等级保护标准和涉密信息系统分级保护 管理规定建立电子

57、文件管理系统和信息内容安全保密防护体管理规定建立电子文件管理系统和信息内容安全保密防护体 系，执行严格的安全保密管理制度。系，执行严格的安全保密管理制度。 制订完善的制订完善的电子文件（档案）长期保存计划电子文件（档案）长期保存计划，计计 划划至少包括电子档案的保管环境需求、备份机制、定期抽至少包括电子档案的保管环境需求、备份机制、定期抽 检方案、迁移规范、应急响应体系等内容。备份、抽检和迁检方案、迁移规范、应急响应体系等内容。备份、抽检和迁 移等工作必须进行详尽记录，并存档。移等工作必须进行详尽记录，并存档。 Page 47 四、电子档案的管理四、电子档案的管理 2.2.电子档案的保管环境需

58、求电子档案的保管环境需求 电子档案的保管环境应符合电子档案的保管环境应符合GB 50174-2008GB 50174-2008电子信息电子信息 系统机房设计规范系统机房设计规范、GB/T 2887-2011GB/T 2887-2011计算机场地通用规计算机场地通用规 范范、GB/T 9361-2011GB/T 9361-2011计算机场地安全要求计算机场地安全要求等国家标准等国家标准 的要求，以上标准始终以最新修订版本为准。的要求，以上标准始终以最新修订版本为准。 Page 48 四、电子档案的管理四、电子档案的管理 3.3.电子档案的备份机制电子档案的备份机制 （1 1）多套备份）多套备份

59、电子档案的备份应至少采取三套制，即一套提供利用、一套脱机本地备份、电子档案的备份应至少采取三套制，即一套提供利用、一套脱机本地备份、 一套脱机异地备份。对于有需求的单位，应当增加一套在线热备份。一套脱机异地备份。对于有需求的单位，应当增加一套在线热备份。 （2 2）异地备份）异地备份 电子文件形成单位的电子档案，已经移交至同级国家综合档案馆的，电子文件形成单位的电子档案，已经移交至同级国家综合档案馆的， 由档案馆向北京市信息安全容灾备份中心备份，未向同级国家综合档案由档案馆向北京市信息安全容灾备份中心备份，未向同级国家综合档案 馆移交的，由电子文件形成单位向北京市信息安全容灾备份中心备份。馆移

60、交的，由电子文件形成单位向北京市信息安全容灾备份中心备份。 （3 3）备份介质）备份介质 电子档案的脱机备份载体应选用磁带或硬磁盘。电子档案的脱机备份载体应选用磁带或硬磁盘。 Page 49 四、电子档案的管理四、电子档案的管理 4.4.电子档案的定期抽检方案电子档案的定期抽检方案 检查方法包括人工抽检和技术检测。其中，人工抽检主检查方法包括人工抽检和技术检测。其中，人工抽检主 要检验存储在脱机载体中的电子档案，每满要检验存储在脱机载体中的电子档案，每满2 2年抽检一次，年抽检一次， 抽检工作应在抽检工作应在3 3个月内完成，抽样率不低于电子档案总量的个月内完成，抽样率不低于电子档案总量的 1