大型施工项目管理指挥部制度海南某项目建设总指挥部

1、大型施工项目管理指挥部制度目 录一、决策制度 21.总指挥组织决策的事项 22.副总指挥组织决策的事项. 2二. 工作流程 41. 设计确认流程 42. 修订后工程总预算编制及确认流程 53、合同审批流程 64. 施工阶段设计变更确认流程 75、开业用品、开办费预算编制及确认流程 86、工程决算编制及确认流程 97. 工程项目招标工作流程 108. 物资采购流程 119.工程变更现场签证审批流程 1210.资金计划审批流程 1311.工程资金支付审批流程 1412.工程竣工验收工作流程 1513.建筑材料及设备定板会审流程 1614.材料封板及进场申报验收流程 1715.重要材料甲方见证送检流

2、程 1816.材料设备进场验收记录表1917.对外发文审批流程 20 18.档案管理流程2119.招商工作流程 22三. 业务制度 23 1. 组织机构职责 232. 办公室管理规定 263. 工程管理办法334. 设计、施工、监理及采购招投标实施细则 425安全文明施工管理协议896安全工作领导小组架构927安全工作领导小组938应急管理工作预案949安全责任人名单及职责9810安全检查制度 10111.建设工程安全文明施工管理实施细则 10312.工程施工管理的若干规定 11013.现场代表工作细则 11314.工程变更制度 11415.乙供材料设备及乙方分包工程限价管理办法 11516.

3、合同办理、审批及存档实施细则 11817.财务管理办法 12418.费用开支报销暂行规定 12719.对外付款审批规范 130四、其它管理制度 1311. 文书管理制度 1312. 考勤管理规定 1363车辆管理规定. 1384、备用钥匙管理制度. 1415、员工餐厅管理制度 142海南#项目建设总指挥部决策制度为贯彻落实#企业理念，全面实施“阳光工程”和“廉洁工程”，加强科学决策和集体决策，建立和健全科学决策机制和监督约束机制，根据集团董事会对海南#项目项目的决策和#有关规章制度，总指挥部坚持重大事项集体决策，实行过程跟踪、全程监控、权力分散、责任到人、互相协调、互相监督，特制订本制度。一.

4、 建立重大事项分级集体决策制度 (一)总指挥组织决策的事项 审核需上报粤控集团董事会审批的事项并签发上报粤控集团的文件 审核指挥部组织架构、定编定员方案及薪酬标准，报粤控集团人事薪酬委员会审定 审定指挥部的管理制度 审定和调整工程计划与进度 审核项目投资、预算及资金计划 审核设计方案 审定工程设计、监理、施工项目的招标方案 根据合同管理制度审批有关工程建设、材料采购和开业用品采购的合同 审定工程前期准备及建设过程中重大问题解决方案 审定开业用品采购方案 审定主要建筑材料的选样定板和限价 确定项目开业筹备方案 根据合同和财务管理办法审批50万元（含50万元）以上款项开支 上述事项中，第(2)、(

5、3)、(4)、（5）、（6）、（7）项应经总指挥工作会议研究(二)常务副总指挥组织决策的事项常务副总指挥是工程建设的直接责任人，履行项目经理和发包人代表职责，专门负责工程建设的日常工作。审核需上报总指挥与酒管集团审批的事项，并签发上报酒管集团的文件。 对总指挥审批事项进行现场审核；在现场负责指挥部的整体工作。组织制订指挥部的管理制度审批日常费用开支审批每次支付在50万元（不含50万元）以下的款项开支落实经审定工程计划与进度的执行情况审核上报集团的月度资金计划审核工程设计、监理、施工项目招标方案签署有关工程建设、材料采购和开业用品采购的合同组织研究并解决工程前期准备及建设过程中的重大问题审核开业

6、用品采购方案审核主要建筑材料的选样定板和限价落实项目开业筹备方案及人员的招聘工作二.建立工作会议制度为加强对工程的领导和监督，落实集体决策制度，指挥部实行定期和不定期会议制度，研究解决工程项目建设需解决的各类问题，包括以下多种层次的会议：（一）总指挥组织召开的工作会议，参加人员：总指挥、常务副总指挥、财务总监、指挥部成员（二）常务副总指挥组织的工作会议，参加人员：常务副总指挥、财务总监、指挥部成员（必要时扩大至部门经理）（三）专题工作会议，由总指挥、常务副总指挥或指挥部成员以上领导根据需要组织工程技术、招商、财务或开业筹备等专题会议。参加人员根据需要确定。（四）工程例会，由工程总监或工程部经理

7、组织监理、设计、施工单位定期召开。三. 建立工程简报通报制度总指挥部将按工作进展情况，定期编印海南#项目建设工程简报，及时将工程建设情况向集团董事会、指挥部领导以及建设、设计、监理、施工单位通报。本制度自颁发之日起实施，由海南#项目建设总指挥部负责解释。附件1海南#项目建设总指挥部设计确认流程设计单位提交设计方案指挥部组织设计单位及有关专家共同研究，提出设计方案优化意见指挥部修改审批设计方案设计单位编制施工图、施工预算及材料方案工程部、合同预算部审查确认常务副总指挥审核，总指挥批准施工附件2 海南#项目建设总指挥部修订后工程总预算编制及确认流程财务总监审核工程部、财务部复核合同预算部修订后编制

8、工程预算中介机构审核并提出核定价格总指挥审核呈报集团董事会常务副总指挥审核附件3 海南#项目建设总指挥部合同审批流程 对方审核指挥部领导初审合同预算部综合审核意见，初定合同文本财务部审核财务条款及法律顾问会审合同预算部审核造价和商务条款 工程部审核工程技术条款项目主办部门起草合同文本并填写合同审批表 合同签署合同金额50万元总财务总监审核 合同预算部再审双方授权代表洽谈合同，修改合同文本 常务副总指挥 审 批批准总指挥审批（或授权常务副总指挥审批） 300万元合同金额50万元粤海控股集团审核后签名、盖章 批准合同金额300万元 。注：专业性强的100万元以上的合同，应委托外部律师代为起草或审核

9、合同，从最初阶段参与附件4 海南#项目建设总指挥部施工阶段设计变更确认流程工程总监判断：因施工要求、使用功能或工程技术要求的确需要修改；设计修改要有充足理由，并符合国家、郑州地区的规范和建设单位的要求，是否需要修改工程部组织设计单位、监理公司、施工单位和合同预算部共同研究修改意见 合同预算部编制工程预算指挥部、设计单位、施工单位及监理公司以书面形式提出设计修改报告 同意 工程部、财务部复核常务副总指挥组织召开会议研究不同意批准20万元以下20万元以上设计院进行设计修改总指挥批准影响总预算的变更项目集团董事会批准 附件5 海南#项目建设总指挥部 开业用品、开办费预算编制及确认流程办公室、财务部编

10、制开业用品及开办费预算财务总监审核常务副总指挥审核总指挥审批呈报集团董事会附件6 海南#项目建设总指挥部 工程决算编制及确认流程工程项目通过竣工验收手续施工单位自行编制工程结算合同预算部、工程部审核施工单位财务总监审核反馈 核对呈报集团董事会总指挥审核外聘中介机构审核并提出核定价格常务副总指挥审核审核附件7 海南#项目建设总指挥部 工程项目招标工作流程成立招标领导、工作小组相关部门审核招标工作小组编制招标文件、标底、合同文本、招标公告内容、资格预审条件常务副总指挥审批副总指挥审核财务总监审核 集团审批总指挥审批接受报名文件、进行资格预审发出招标公告 标的300万元 标的100万元 公开招标集团

11、稽核监察审批 300万元标的100万元 发出中标通知书评标结果决定书指挥部审批发邀请投标书收集整理应标文件评标小组评标评标结果报告书常务副总指挥审批组织合同谈判、签署 预算50万元总指挥审批预算50万元附件8 海南#项目建设总指挥部 物资采购流程使用部门或工程部提出物资使用计划考察供应商并询价或组织采购招投标合同预算部编制物资采购计划财务部制订资金计划成立采购小组收集供应商资料总指挥审批招标 合同金额50万元项目合同预算部按合同审批程序组织供应合同的谈判和签署按招标程序组织招标、评标物资供应常务副总指挥审批提交评标结果合同金额50万元附件9 海南#项目建设总指挥部 工程变更现场签证审批流程常务

12、副总指挥审批施工单位提出变更申请工程总监根据工程需要确定是否变更的工程项目工程部、监理公司及施工单位共同到现场确认变更工程量合同预算部根据确认的变更工程量编制出工程预算工程部提出复核意见是否财务总监审核小于5万元 常务副总指挥组织会议研究现场签证小于10万元总指挥审批10万元以上附件10 海南#项目总指挥部资金计划审批流程 各职能部门每月15日前提出下月资金使用计划财务部根据指挥部工作计划和职能部门的资金计划编制指挥部的月度资金计划财务总监审核总指挥批准集团财务部审核根据财务部批准的资金计划办理资金申请实施计划常务副总指挥批准附件11 海南#项目建设总指挥部 工程资金支付审批流程施工单位填写资

13、金支付审批表工程监理审核确认当期工程量和施工质量工程部审核支付项目工程量和施工质量合同预算部审核完成工程量的造价及有关合同商务条款的履行同意 不同意监理审核意见单项支付50万元 批准不批准常务副总指挥财务支付财务总监审核有关财务条款的履行批准 总指挥集团财务部单项支付200万元单项支付50万元 不批准不批准附件12 海南#项目建设总指挥部 工程竣工验收工作流程所有已完工的工程项目须符合建设单位、政府有关部门和国家有关规范要求，以及工程质量由常务副总指挥组织会议对工程竣工验收报告进行审定每个单项项目要按国家规范进行工程验收，参加验收的各方代表一致同意，提出工程竣工验收报告，并签名盖章工程项目竣工

14、，施工单位完成自检报总指挥批准工程部组织政府有关部门（如需要）、设计单位、监理公司及施工单位共同对已完工的工程项目进行验收达到合格标准以上，才能通过工程竣工验收宣布本工程已竣工并验收合格附件13 海南#项目总指挥部建筑材料及设备定板会审流程适用范围：建筑材料及设备的定板应通过联合会审（其他普通材料由工程部负责定板）经办部门：工程部参与部门：指挥部领导（只参与重要的建筑材料及设备定板）、合同预算部、专业工程师及材料采购协调人、设计单位各档次材料质量必须满足要求操作流程：工程部根据设计图纸或通过施工单位选定待选样品并编制比较分析表按选定样板进行招标或由施工单位采购指挥部领导（只参与重要的建筑材料及

15、设备定板）、合同预算部、工程部专业工程师及材料采购协调人、设计单位共同确定材料样板（工程部根据工程进度集中分批进行）有否合适样板会签并封板无合适样板形成文件：材料定板会审记录（工程部存档，抄送合同预算部）附件14 海南#项目建设总指挥部材料封板及进场申报验收适用范围：材料必须封板且进场应经过对照封板验收经办部门：工程部参与部门：专业工程师、监理单位、设计单位操作流程：甲供材料设备由工程部材料协调人按工程施工进度及产品购销合同跟进申报文件：申报表及附件（本次到货数量、使用部位、产品合格证、技术资料等）验收通过，各方会签材料设备进场验收记录后，方可使用是否合格供应商或施工单位向设计单位、监理单位、

16、工程部申报验收并提交申报文件材料设备进场甲供材料供应商或施工单位提供的材料及成品部件均应封板，样板由设计单位、工程部、供应商或施工单位确认 不合格是否合格验收通过，各方会签材料设备进场验收记录后，方可使用 形成文件：材料设备进场验收记录（工程部存档）附件15 海南#项目建设总指挥部重要材料甲方见证送检适用范围：专业类别必须甲方见证送检的关键材料土建专业水泥、砼、砌体等装修专业涂料、防水材料、外墙窗、石材、玻璃幕墙等设备专业给排水管道、阀门等电气专业电线电缆、开关等经办部门：监理单位 参与部门：工程部专业工程师、设计单位投入使用施工单位通知设计单位、监理单位、工程部专业工程师见证送检材料设备进场

17、是否合格甲方指定的质量技术监督部门检验施工、监理单位、设计单位、工程部专业工程师约定时间见证现场取样、送检操作流程：投入使用是否合格 不合格形成文件：质量技术监督部门出具 材料检验合格报告（工程部、监理单位存档复印件）附件16 海南#项目建设总指挥部材料设备进场验收记录单位名称： 序号材料名称使用部位出厂证合格证生产许可证材料准用证检测报告其它资料进场时间是/否符合样板报送人监理工程师确认专业工程师确认备注：本表由监理工程师、专业工程师根据材料封板及进场申报验收要求、材料样板及甲供材料供应商或施工单位申报文件填写并签署意见，一式三份，各存一份。附件17 海南#项目建设总指挥部对外行文审批流程办

18、公室主任审核会签拟稿人部门经理审批 校 对 、 修 正指挥部领导签发归档盖公章、发文办公室登记编号打印 附件18 海南#项目建设总指挥部 档案管理流程清理、分类、登记、做文件索引将有保存价值的文件、资料、图纸移交办公室调（借）阅办公室主任核准各部门文件、资料、图纸由专人负责收集、登记编号归档调（借）阅密级文件、资料、图纸，须呈常务副总指挥审批调（借）阅须到办公室登记 注销登记附件19 海南#项目建设总指挥部 招商工作流程签 约合同洽谈（按合同审批流程）常务副总指挥审核总指挥审批承租商登记造册、洽谈发招商公告总指挥签发常务副总指挥审核洽谈、考察、项目推荐审批编制项目配套项目对外招商方案组织机构职

19、责一、总指挥部职责1.向集团董事会全面负责海南#项目的建设工作；2.定期或不定期向集团董事会汇报建设工作的进展情况；3.负责审批设计、监理、施工及新增设备；4.负责采购合同的审批；5.筹集资金,确保项目建设资金以及项目开办费及时到位；6.组织实施项目建设工程；7.办理项目续建、开业需要的各种证照；8.组织制订并督导建设计划的实施；9.确保项目在建设期间的安全生产；10.组建项目经营管理队伍，督导组建项目管理部门；11.筹备试业、开业典礼及正式营业。二、总指挥部下设部门职责（一）办公室1、提供关于海南#项目的有关历史资料供决策参考；2、理顺与当地有关部门的各种关系，协助工程部做好工程项目报建工作

20、；3、在规定时间内办理项目续建、开业用的各种批文、经营许可证及牌照；4、负责建设期间行政、文秘、信息、调研、档案、督办；5、负责组织人事、工资劳保、工作考核；6、负责会务、接待、保卫、后勤、车辆管理；7、负责协调指挥部各部门关系；8、开展市场调查，确定市场定位，全面规划项目各项功能；9、编写市场销售计划；10、按计划安排开业前的销售推广活动；11、根据工程进度，结合项目的业务范畴，逐步筹组项目各部门。12、做好指挥部领导交办的其他工作。（二）工程部1、负责办理工程项目的报建、立项手续；2、组织设计单位进行工程项目方案设计，做好有关技术协调工作；3、参与工程项目招投标，负责施工协调和质量管理；4

21、、检测已采购设备的适用性，并据实际拟出增加设备的采购计划；5、负责工程项目施工计划和施工进度的编制工作;6、审核实施过程中的有关工程变更，确定变更技术要求，解决有关工程技术问题。7、保证各项设施设备按计划安装与调试完毕，建立设施设备管理档案；8、组织安全文明施工检查；9、负责工程施工现场鉴定；10、负责工程建档、存档的工作；11、负责甲方采购验收工作；12、组有关单位进行工程竣工验收；13、办理竣工工程移交;14、做好指挥部领导交办的其他工作。（三）合同预算部1、负责编制建设期间的工程概预算，并检查预算执行情况，做好工程决算资料；2、组织工程监理、设计、施工的招投标工作，负责发布招标信息、招标

22、登记、资质审查；3、参与工程变更的审核；4、对甲方采购进行定价审核和督导、协助做好采购的验收工作；5、配合资产管理公司清理、处理项目原有各种相关合同；6、负责起草并审核建设期间发生的设计、施工、监理、采购等各种合同文本；7、监督合同执行，做好合同资料的档案管理；8、做好指挥部领导交办的其他工作。（四）财务部1、协助合同预算部做好工程项目预结算；2、负责工程项目用款计划编制工作，按照工程进度准备工程进度款，确保工程顺利进行；3、负责工程用款计划的呈批工作；4、负责日常费用的开支管理；5、参与项目招标工作；6、协助做好采购的验收工作，建立固定资产、物资台帐；7、建立各项财务管理制度；8、协助建立及

23、使用sap系统、及时进行帐务处理、按时上报#集团要求的月度分析、按时上报资金周报。9、做好指挥部领导交办的其他工作。（五）物业招商部1、组织项目配套项目对外招租的市场调研 ；2、负责编制项目配套项目对外招租方案；3、负责项目配套项目招租的项目洽谈、考察、报审、合同签定等工作；4、建立、保管好招商项目的资料档案；5、做好指挥部领导交办的其他工作。（六）采购部 1、负责采购计划的组织实施。2、负责甲方供材料的招投标工作。3、熟识和掌握本工程各类物品的名称、单价和用途。检查购进物品是否符合质量要求，确保本工程物品供应正常。4、坚持采购原则，对零星物品的采购严格实行货比三家，控制采购成本。择优、择廉、

24、及时地采购物品，确保高效的工作效率。5、严格执行指挥部的各项采购程序，认真落实各项合同及采购单的进货数量、质量、规格和性能，把好质量关，杜绝假冒伪劣产品对项目的损害。6、认真核实相关部的申购计划，根据库存情况，定出采购计划，防止物品积压。经常到部门了解物品的使用情况，并熟识掌握各项物品的规格、型号、数量、避免错购。7、一切以公司利益为重，从严对供货商进行监控。（七）保安部 1. 负责维护项目区域的正常工作、施工秩序；2. 建立、健全施工期间消防安全、治安安全制度，并严格监督执行；3. 制定建设施工期间治安、消防应急处理方案、防范措施;4.协调建设期间施工的安全管理，处理、纠正违章行为; 5.

25、制止、控制、预防重大事件的发生，对违反治安管理条例的行为进行劝阻、制止、批评、教育，确保项目建设期间施工安全;6. 制定、落实建设期间保安部的各项规章制度，培训部门员工各项岗位技能，完善各项安全制度;7. 做好指挥部领导交办的其他工作。办 公 室 管 理 制 度为了规范海南#项目建设总指挥部的行政办公事务管理，提高工作效率，特制定本制度。 项目证照、印鉴管理制度为保证项目证照、印鉴的有效保理使用，维护公司利益，特制定本制度。一、证照、印鉴的保管。1、项目证照、印鉴、法人章统一由办公室专人负责保管，各管理部室印鉴由各部室保管。财务章由财务部保管；财务印鉴接受集团财务部的专业指导和要求。 2、所有

26、证照、印鉴必须存放在加锁的柜屉内，防止丢失。非保管人员不得擅自使用，任何人不得携带印鉴外出。特殊情况需带出时须经项目领导批准，并有专人陪同。3、 项目证照、印鉴保管人要加强责任心，尽职尽责，认真执行本制度，不得自行决定加盖印鉴处理问题，各级领导也不得越权使用印鉴，违者必究。4、项目证照、印鉴保管人如较长时间外出或不能到岗，事前应向项目领导报告，并经领导安排做好证照、印鉴的暂时移交管理。二、项目证照、印鉴的使用1、凡以指挥部名义对外处理重大事项的请示、报告、协议和出具的证明、介绍信等均须加盖指挥部印鉴。指挥部印鉴的使用须由总指挥或常务副总指挥签字许可后再由印鉴管理人盖章，如违反此项规定造成的后果

27、由直接责任人负责。2、项目证照、印鉴使用，应建立登记制度，统一编号，注明使用日期、内容、份数、批准人、使用人等，介绍信要留有存根，证明信要留底一份，以备存查。3、印鉴不得用于私人函件，个人需指挥部出具证明用印时，应经所属部门领导签署意见，报总指挥或常务副总指挥批准。 4、项目证照、印鉴因管理不当遗失或遭盗，必须及时报告，并采取消除后果的紧急措施，以免造成不良后果。（造成证照、印鉴丢失或遭盗，负责人将负相关经济、行政、法律上的责任）5、财务印鉴与支票要分开保管，出纳人员不得同时保管支票和财务印鉴。 6、指挥部一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，必须经总指挥或副总

28、指挥签字批准后方可开出，持空白介绍信外出工作回来，必须向办公室汇报其介绍信的使用情况，未使用的介绍信必须交回。7、加盖公章，应使印章名称与公文具名一致。加盖后，必须章形端正，字迹清楚。档案管理制度为加强档案的科学管理，保证档案的系统性与完整性，有效地为项目管理服务，结合实际情况，特制定本制度。一、立卷、归档第一条 各部门平时要做好文件的收集、整理，文件的整理、上缴工作是各部门的一项重要任务，必须认真做好。第二条 各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。办公室对部门文件立卷工作进行监督和指导，并做好应归档文件案卷的接收归档工作。第三条 文件立卷归档范围。凡是指挥部工作活动中形成的、办理完毕、具有

29、查考利用价值的各种文件（包括收、发文电，计划，总结，请示、报告、函函件、规定，通知，各种会议文件，文件汇编，簿、册、图纸、图表、出版物原稿、磁盘等），均属立卷归档范围。第四条 立卷的原则。遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分文件的保存价值，便于保管和得用。第五条 立卷方法。根据立卷原则、文件的分类，分年度、分级别、分问题、分保管期限的方法立卷。1、分年度。将文件按其形成或针对的年度分开。2、分级别。将文件按其重要性分成公文和一般文件。3、分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。4、分期限。根据文件的不同保存价值，将文件按不同的保管期限分开。5、保管期限分为永久、长期、短期三种。

30、（1） 永久保存。凡是反映部门、指挥部主要职能活动和历史面貌的（例如章程、申请批文、申请书等）有长远利用价值的文件，划为永久保存。（2） 长期保存。凡是在相当长时间内部门、项目需要查考的文件或图纸，划为长期保存。长期保存为15年至50年。（3） 短期保存。凡是在较短时间内部门、指挥部需要查考的各种文件，划为短期保存。短期保存为15年以下。第六条 文件的组合。组合的基本作法如下：1、法规性文件，如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。2、会议文件应单独组合。3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。4、工作计划、总结等文件，一般可按

31、部门组合。5、特殊性文件材料，可根据具体情况进行组合。第七条 档案袋内文件的排列。档案袋内文件应分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。第八条 文件归档份数。一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重复文件，需要办理销毁手续。第九条 归档时间。部门应于活动后一周内，将应立卷归档的文件整理立卷，向办公室移交归档。第十条 归档文件案卷的要求。部门移交归档文件案卷，应符合下列要求：1、归档文件齐全、完整。2

32、、每个案卷必须填写案卷文件目录、编件号、页号、案卷封面，填写时用中性笔或钢笔书写，字迹工整、清晰。3、档案袋的名称要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份。第十一条 案卷文件一式两份，一分作为纸制文档保存，另一份电子文档保存在办公室。二、档案的管理和利用第十二条 办公室按照指挥部对档案管理的要求，对存放的各类档案进行分类整理，分类保管，编制各类检索目录，做好档案的借阅利用、统计等工作。第十三条 经鉴定失去保存价值需要销毁的档案，应经主管领导审查批准后，按程序进行档案销毁。第十四条 办公室的管理贯彻“以防为主，防治结合”的原则。经常检查防护设施和档案保管状况，对破损、

33、字迹褪色、纸张变色的档案，要有计划的进行修补、复制，保护档案的安全与完整。第十五条 档案的利用。借阅利用档案人员，按规定办理档案借阅利用审批手续与有关登记表，档案用完后应及时归还。第十六条 借用档案人员必须爱护档案，要保证档案的安全保密。不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。归还档案时，办公室人员要仔细检查，发现对档案有损坏或泄密者，应及时向办公室主任报告，按有关规定处理。第十七条 档案室工作人员，接待档案利用人员要热情，认真负责，按规定提供借阅。填写查阅档案登记表。第十八条 平时汇集，按实际顺序或内容分类、收集、整理，应保持文件、材料之间的来源、时间、内容方面的联系。若遇有上级漏发文件

34、，应及时请求补发或取得复印件，以便存档和查阅。第十九条 确保文件、材料的安全，做好保密工作。办公用品管理规定为保证筹备期间办公用品的有效使用和妥善保管，特制定本规定。一、办公用品使用由各部门申购、财务部发放管理。二、各部门办公用品申购于每月15日报至财务部，财务部汇总上报常务副总指挥批准，交采购部统一购买。财务部仓库验收、建立台帐、发放，并进行跟踪保管。三、电脑、打印机、复印机等办公用品管理规定如下：1、各部门的电脑、打印机由部门领导指定专人负责，禁止其他人员随便使用，电脑和打印机出现故障由采购部负责通知厂商进行维护。打印纸从财务部领取，财务部负责登记。2、复印机的使用，由办公室主任指定专人负

35、责，采用登记制度，每次复印的主题和份数必须登记。3、各部门的电脑、打印机的维护费用，打印纸和其他办公用品的费用开支不得超出部门预算。四、严禁员工将办公用品挪作私用。员工离职时将所领物品一并退回（消耗品除外）。五、本着节约的原则，按需领用。办公用品若被人为损坏，应由责任人照价赔偿。行政办公事务管理规定为规范行政办公事务管理，特制定如下规定：一、办公仪表规定：着装大方、得体，熨烫平整，鞋袜干净，无灰尘、无破损；头发梳理整齐，女员工化淡妆，男员工不得留胡须；不吃有异味食物，保持口气清新。二、办公室规定：办公桌：桌面除办公购置案头用品及电脑外，无其他物品；辅桌：桌面除放置文件盒、笔筒、书籍外，无其他物

36、品；垃圾篓：罩垃圾袋，置于办公桌右下角；饮水机：放指定地点，不随意移动；报刊：必须上报架或阅完后放入办公桌内；外衣、手袋：置于衣帽间或柜内，严禁随意放在办公桌椅及地柜上。三、办公语言规定：进入工作区域必须使用标准普通话。交往语言：您好、早上好、您早、再见、请问、请您、劳驾您、谢谢等。电话语言：您好、请问、谢谢、再见。接待语言：您好、请稍候、我请示一下、请坐、对不起、请登记、我马上联系、打扰您一下、好的、行。四、电话礼仪规定：接听电话：铃响三声内拿起听筒，并用愉悦的声音报出：您好，*部；如超出3声后应说：“对不起，让你久等了。”如果受话人正在做一件要紧的事情不能及时接听，代接的人应妥为解释。如对

37、方要找的人不在，切忌说声不在就挂断电话，应询问对方是否留下口信。如留有电话应重复一遍电话号码确认；接听电话时，应注意使嘴和话筒保持一定的距离；要把耳朵贴近话筒，仔细倾听对方的讲话。最后，应让对方自己结束电话，然后轻轻把话筒放好。拨打电话：1、要选好时间。打电话时，如非重要事情，尽量避开受话人休息、用餐的时间，而且最好别在节假日打扰对方。2、要掌握通话时间。打电话前，最好先想好要讲的内容，以便节约通话时间，不要现想现说，“煲电话粥”，通常一次通话不应长于3分钟。3、要态度友好。通话时不要大喊大叫，震耳欲聋。4、要用语规范。通话之初，应先做自我介绍，不要让对方“猜一猜”。请受话人找人或代转时，应说

38、“劳驾”或“麻烦您”。五、办公行为规定：1、坚守工作岗位，不串岗；2、上班时间不做与工作无关的事情；3、办公桌上应保持整洁并注意办公室的安静；4、接待来访或业务洽淡，请在接待室或会议室进行，私客不得在办公室停留；5、工作期间不接打私人电话，不因私事打公司长途电话；6、不使用公司电脑上网聊天、玩游戏；7、所有电子邮件的发出须经部门经理批准，以指挥部名义发出的邮件须经常副总指挥批准；8、未经常务副总指挥批准或部门经理授意，不索取、打印、复印其他部门的资料；9、严格遵守考勤制度，因故外出必须请示部门经理；10、不得将公司物品带回家私用。六、办公室工作规范（一）办公细节：1、进入他人办公室必须先敲门，再进入。已开门或没有门的情况下，应先打招呼，如“您好”、“打扰一下”等词语后，再进入。2、传话传话时不可交头接耳，应使用记事便签传话。传话给客人时，不要直接说出来，而是应将事情要点转告客人，由客人与待传话者直接联系。退出时，按照上司、客人的顺序打招呼退出。3、会谈中途上司来到的情况必须起立，将上司介绍给客人，向上司简单汇报一下会谈的内容，然后再重新开始会谈。（二）办公秩序：1、上班前的准备按规定提前整理仪容、仪表充分计算时间，以保证准时出勤，作为一名社会人，一名项目员工，应以文明行为出现于社会、项目。如有可能发生缺勤、迟到等现象时，应提前跟上级请假（最好提前一天）。提前计划第二