管理工具分享——用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）课件

1、管理工具分享管理工具分享用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）1 This report contains information that is confidential and proprietary to McKinsey & Company and is solely for the use of McKinsey & Company personnel. No part of it may be used, circulated, quoted, or reproduced for distribution outside McKinsey & Compan

2、y. If you are not the intended recipient of this report, you are hereby notified that the use, circulation, quoting, or reproducing of this report is strictly prohibited and may be unlawful. 图表的功能和 结构 2010年6月 管理工具分享管理工具分享用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）2 图表功能和结构 如何设计有意义的图表 n 数据图表 n 概念图表 n 文字图表 图表功能和

3、结构图表功能和结构 如何设计有意义的图表 n 数据图表 n 概念图表 n 文字图表 管理工具分享管理工具分享用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）3 按地区销量按地区销量 百分比 南部南部 东部东部 西部西部 北部北部 35 27 25 13 6 27 28 39 A公司公司B公司公司 用以下数据画出你能想到的尽可能多的图表用以下数据画出你能想到的尽可能多的图表 管理工具分享管理工具分享用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）4 部分可以用的图表部分可以用的图表 A A公司公司 北北 南南 东东 西西 B B公司公司 东东 西西 北北 南南 N

4、 N 南南 东东 西西 A A公司公司B B公司公司 西西 东东 南南 北北 A A公司公司B B公司公司 北北 西西 东东 南南 A A公司公司B B公司公司A A公司公司B B公司公司 北北 西西 东东 南南 北北 西西 东东 南南 A A公司公司B B公司公司 南南 东东 西西 北北 管理工具分享管理工具分享用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）5 还有更多可能还有更多可能 南部南部 北部北部 东部东部西部西部 4040 40 40 A A公司公司 B B公司公司 东东 南南 西西 北北 010203040 A A公司公司 B B公司公司 你会选择哪个图表？你会

5、选择哪个图表？ 管理工具分享管理工具分享用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）6 这完全取决于你想表达的意思 你的信息！ 管理工具分享管理工具分享用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）7 +100% 光有光有图表标题图表标题的图表所表达的的图表所表达的信息有限信息有限 塔式起重机销售额塔式起重机销售额 从一月起销售额翻了一倍从一月起销售额翻了一倍 图表功能图表功能 有有信息信息的图表可以达到的图表可以达到特定目的特定目的 百万美元 管理工具分享管理工具分享用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）8 123 销售额在过去

6、销售额在过去7个月中分个月中分3个增长阶段个增长阶段 百万美元 塔式起重机销售额塔式起重机销售额 光有光有图表标题图表标题的图表所表达的的图表所表达的信息有限信息有限 图表功能图表功能 有有信息信息的图表可以达到的图表可以达到特定目的特定目的 管理工具分享管理工具分享用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）9 图表功能和结构 如何设计有意义的图表 n 数据图表 n 概念图表 n 文字图表 如何设计有意义的图表 n 数据图表数据图表 n 概念图表 n 文字图表 管理工具分享管理工具分享用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）10 数据数据 信息信息

7、 解读数据信息 对比对比 确认信息中的对比 结构 n 结构 n 项目 n 时间序列 n 频率分布 n 相互关系 图表类型图表类型 选择合适的图表类 型 n 饼图 n 条形图 n 柱状图 n 直线图 n 散点图 数据图表的绘制过程包括数据图表的绘制过程包括3步步 数据图表数据图表 1. 信息2. 比较3. 图表 管理工具分享管理工具分享用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）11 行动过程行动过程 数据图表数据图表 组成组成项目项目时间序列时间序列频率频率关系关系 1. 确定比较对象确定比较对象 散点图 线形图 柱形图 条形图 饼形图 2. 选择图表格选择图表格 式式 总

8、和的各个部分各项目按规模大小排 列 随时间变化在一个渐变数字区间 内的一系列项目 2组变量之间的关系 管理工具分享管理工具分享用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）12 图表功能图表功能 卓越的图形卓越的图形 提供最多的想法提供最多的想法” 以最小的空间以最小的空间 以最少的文字以最少的文字 在最短时间内在最短时间内 Edward R. Tufte 资料来源：量化信息的视觉展示，Edward R. Tufte “卓越的图形为观众卓越的图形为观众 管理工具分享管理工具分享用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）13 女性比例随时间的变化（选定的分

9、公司）女性比例随时间的变化（选定的分公司） 图表功能图表功能 女性顾问的比例（仅永久员工）, 百分比 资料来源：Peoplenet 瑞典瑞典 全公司全公司 韩国韩国 德国德国 2001200220032004 美国的份额稳定在美国的份额稳定在 22%到到24%之间之间 2001200220032004 20012002200320042001200220032004 n 德国分公司的女性 比例一直低于公司 平均水平 n 韩国起初几乎和德 国一样（11%）， 在最近5年半时间里 几乎翻了3倍 n 和瑞典相比，德国 分公司的女性比例 增长率也比较落后 管理工具分享管理工具分享用图表说话（麦肯锡商务

10、沟通技巧）用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）14 女性比例随时间的变化女性比例随时间的变化 （选定分公司）（选定分公司） 女性顾问的比例（仅永久员工）, 百分比 资料来源：Peoplenet 瑞典瑞典 全公司全公司 韩国韩国 德国德国 女性比例随时间的女性比例随时间的变化变化 （选定分公司）（选定分公司） 图表功能图表功能 美国的份额稳定在美国的份额稳定在 22%到到24%之间之间 n 德国分公司的女性比例一 直低于公司平均水平 n 和瑞典相比，德国分公司 的女性比例增长率也比较 落后 n 韩国起初几乎和德国一样 （11%）， 在最近5年半 时间里几乎翻了3倍 管理工具分享管理工具分享用图表说话

11、（麦肯锡商务沟通技巧）用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）15 女性顾问的比例（仅永久员工）, 百分比 资料来源：Peoplenet 女性比例随时间的变化女性比例随时间的变化 （选定分公司）（选定分公司） 图表功能图表功能 瑞典瑞典 全公司全公司 韩国韩国 德国德国 在最短时间内在最短时间内 提供最多的想法提供最多的想法” 以最小的空间以最小的空间 以最少的文字以最少的文字 管理工具分享管理工具分享用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧） 图表功能和结构 如何设计有意义的图表 数据图表 概念图表 文字图表 如何设计有意义的图表 数据图表 概念图表概念图表 文字图表 管理工具

12、分享管理工具分享用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）17 谁？谁？何处？何处？ MarFeb 20052005 Apr Labels Labels Labels Labels Labels Labels Labels Labels Activity Labels 何时？何时？ 有一些久经考验的可靠基本图形具备清晰的功能有一些久经考验的可靠基本图形具备清晰的功能 概念图表概念图表 管理工具分享管理工具分享用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）18 如何？如何？ 还有一些较复杂、较不明确的图形还有一些较复杂、较不明确的图形 概念图表概念图表 管

13、理工具分享管理工具分享用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）19 确定你的信息！ 管理工具分享管理工具分享用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）20 资料来源：麦肯锡 4个步骤的重要性递增个步骤的重要性递增 箭头箭头 概念图表概念图表 管理工具分享管理工具分享用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）21 资料来源：麦肯锡 流程由流程由5 5个步骤组成个步骤组成 箭头箭头 概念图表概念图表 管理工具分享管理工具分享用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）22 资料来源：麦肯锡 成功实施后，成功实施

14、后，4项措施很好地相互配合项措施很好地相互配合 矩形矩形 概念图表概念图表 管理工具分享管理工具分享用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧） 图表功能和结构 如何设计有意义的图表 数据图表 概念图表 文字图表 如何设计有意义的图表 数据图表 概念图表 文字图表文字图表 管理工具分享管理工具分享用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）24 资料来源：麦肯锡 目前的组织结构的主要缺点目前的组织结构的主要缺点 Stocks and Bond公司目前的管理结构显示出严重的缺陷，有待通过暂缓的责公司目前的管理结构显示出严重的缺陷，有待通过暂缓的责 任充分配

15、解决任充分配解决 没有明确的责任（例如管理委员会、首席执行官、首席运营官、首席财务官没有明确的责任（例如管理委员会、首席执行官、首席运营官、首席财务官 等等）等等） 我们观察到不同地区地点的主要工作缺乏明确的授权和责任条线我们观察到不同地区地点的主要工作缺乏明确的授权和责任条线 生产和行政之间显示出明显的冲突（例如：由谁准备预算、做评估等）生产和行政之间显示出明显的冲突（例如：由谁准备预算、做评估等） 缺乏缺乏“周全的考量周全的考量”，例如由于某些地区（分公司）的授权太多工作，例如由于某些地区（分公司）的授权太多工作以授以授 权是由总部形式权是由总部形式 上述每一点都会在以下章节中细述上述每一

16、点都会在以下章节中细述 文字图表文字图表 管理工具分享管理工具分享用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）25 资料来源：麦肯锡 组织缺点组织缺点 n 最高层面的流程关系分配不明确 n 地区的授权和责任不清晰 n 产品和行政之间有冲突 n 地区自治和总部授权之间没有明确界定 文字图表文字图表 管理工具分享管理工具分享用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）26 第二步：确定第二步：确定5种比较类型种比较类型 描述描述 总和的各个部 分 标志标志 份额、百分比、 %、占等 等 描述描述 各项目按规模 大小的排名 标志标志 大于、小于、 等于、第几位

17、 等等 描述描述 随时间变化 标志标志 增长、上升、 下降、变化、 波动、停滞等 等 描述描述 在一个渐变数 字区间内的一 系列项目 标志标志 集中、频率、 分布、一范围 中最多、最少 的等等 描述描述 2组变量之间 的关系 标志标志 与.相关、 和.一起 增长/下降， 和.有 关的变化、伴 随着.、 和.一起 等等 资料来源：大中华地区VA 组成组成项目项目时间序列时间序列频率分布频率分布关系关系 管理工具分享管理工具分享用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）27 第二步：确定第二步：确定5种比较类型种比较类型 组成组成总和的各个部分份额、百分比、%、占等等 项目项

18、目各项目按规模大小的排名大于、小于、等于、第几位等等 时间序列时间序列随时间变化增长、上升、下降、变化、波动、 停滞等等 频率分布频率分布 在一个渐变数字区间内的一系列 项目 集中、频率、分布、一范围中最多、 最少的等等 相互关系相互关系2组变量之间的关系与.相关、和.一起增长/ 下降，和.有关的变化、伴 随着.、和.一起等等 类型类型描述描述标志标志 资料来源：大中华地区VA 管理工具分享管理工具分享用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）用图表说话（麦肯锡商务沟通技巧）28 显示信息的主张显示信息的主张 是清晰的，而不是过于详细或复杂是清晰的，而不是过于详细或复杂 只显示需要支持该信息的内容只显示需要支持该信息的内容 旨在保持文件的一致性旨在保持文件的一致性 表达表达一个一个清晰的信息清晰的信息 一个好的