采购合同付款及发票管理制度版

1、采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度* 财字 2018 版目录第一章 总则 3第二章 合同管理 3第一条、合同的签订及审批 3第二条、合同内容 4第三条、合同报送及执行 5第四条、不合格合同 6第五条、考核监督 6第三章 付款管理 6第一条、用款申请单 6第二条、付款审批流程 7第三条、付款方式及具体要求 9第四条、对付款取得收据等原始凭证的要求 15第五条、财务部集中办理付款业务时间及责任划分-15目录第六条、用款申请签批及相关责任划分 16第七条、考核监督 18第四章 采购（工程劳务）业务发票管理 -18第一条、采购（工程劳务）业务发票及处理 18第二条、发票的取得时限、

2、审核及传递管理 19第三条、单笔业务规范性及口径一致性 22第四条、考核监督 23第五章 定期对帐 24第六章 补充规定 24第七章、财务稽核及审计25第一章 总则第一条、目的：为规范公司各类采购货物（工程劳务）合同、付款 及采购（或劳务）发票的管理，有效防范资金风险，使各项业务有序进 行，结合公司实际情况，制定本制度。第二条、适用范围：本制度适用于本公司及分子公司。 第三条、权责单位及执行：1、本制度由财务部负责制订、修改、废止的起草工作。2、分管财务副总经理负责本制度的制订、修改、废止的核准工3、本制度由财务部负责解释及监督执行。由审计部负责稽监督。4、本制度自批准签发之日起执行。第二章

3、合同管理公司各类货物采购及工程劳等务业务均需签订合同 （对于零星办公用品 的采购，单位价值在 500 元以下的，凭经 ERP 系统审批核准的部门需求计划单进行 采购，不需订合同） ，具体规定如下：第一条、合同的签订及审批2- 1-1 、采购合同签批： 公司生产用各类材料物资及固定资产的采购， 均应由供应部采购业务经办人经根据经批准的采购计划单及采购 价格申报单确定的供应商来签订合同。目前采购计划单已执行行 ERP 流程审批，采购价格申报单执行纸质与 ERP 流程并行。采购计划单、 采购价格申报单及采购合同按采购物资属 性及价值不同由相应的领导审批：正常生产用直接原辅材料及机物料等采购由分管副总

4、批准； 技术改造、设备等固定资产采购，采购价值 2 万元以下的，由分管 副总批准，超过 2 万元的由董事长（总经理）批准。对于设立最低库存量的材料物资， 由供应部提出 采购计划单 经保 管员核实库存，报分管副总批准后实施采购。2-1-2 、工程劳务合等同签批： 公司的工程建设及设备安装、保暖、 维修、咨询服务等业务，应事前签订合同及预算表。合同额在 2 万元以 下的由分管副总批准，超过 2 万元的由总经理批准。第二条、合同内容2-2-1 、采购合同内容要求：合同内容应按规范格式内容完整填写， 详细填写品名、规格、单价、结算方式、结算时限、费用承担及供应商 （服务商）帐号信息等内容，且均需与实际

5、业务相符合。2-2-2 、工程劳务合同内容要求： 要列表的方式注明作业名称， 所属 部门、工序，作业内容，标准，数量，金额等内容。属于安装、维修等 作业，同时要对各单项作业对象位置进行编号，编号及对应内容，应与 所附图纸或工程作业量现场预确认原始记录表的各单项作业编号、 内容相一致。还要约定质量、工期、合同金额是打包定价还是预算价、 结算发票、结算方式、质保期、质保金等事项。2-2-3 、发票约定： 合同中要特别约定发票事项， 采购业务需分增值 税专用发票与增值税普通发票， 接受劳务需取得本公司主管税务机关许可的劳务发票。合同中应注明具体的发票开具寄达公司时限。 第三条、合同的报送及执行2-3

6、-1 、合同报送与备查跟踪： 各类采购及工程劳务合同由公司各分 管业务责任人负责签订，报分管领导核准后，实施采购，同时由业务经 办人负责，在合同生效当日内报送一份到财务部。财务部对合同进行电 子表登记备查，跟踪合同执行情况。注意：报到财务部的所有纸质合同、协议、调价函等，均应使用全 新纸张打印或复印，不得用已使用过的纸张。2-3-2 、合同执行： 已生效的合同由签订责任部门负责执行。 对于已 生效的采购合同，由经办人在合同生效当日在 ERP 系统做采购订单， 确保不重复不遗漏，并有效跟踪到货及入库情况。2-3-2-1 、财务部将按合同约定执行付款事宜， 款项支付与否及支付 方式，原则上按合同规

7、定办理。 在付款时，除支付财务帐面应付帐款外， 对预付款业务，付款经办人在提交用款申请的同时，还应附有合同。对 一次签定合同、同一价格多次进货的，在第一次进货时发票要附合同 , 在以后价格不变的业务发票后可不附合同， 但要在价格发生变化时的第 一笔业务发票后附有供货方的合同或调价函。2-3-2-2 、各类 *产品包装材料采购业务，供应部采购员应于每年度 一月份报一份经董事长 （总经理）批准的，按供应商不同， 分材质、 规格 填列的各类包装材料采购价格表交财务部，作审核采购价格之参考依 据。期间如有变化应及时列表经董事长批准后报至财务部备案。2-3-2-3 、各类采购（工程劳务）业务合同，相关责

8、任经办人是第一责任人，应对合同的执行全过程进行有效管理，按合同约定内容对合同 执行进行有效跟踪控制。财务部负责监督合同执行情况。2-3-2-4 、为及时有效防范资金风险， 对预付款业务，合同执行出现 异常，不能正常履行合同的，经办人应以书面形式向财务部提报经分管 副总核准的情况说明。 2016-9-3 日修订第四条、不合格合同合同内容未按本规定执行， 尤其是结算方式及发票无约定或不 合规范的，及合同内容有涂改的，财务部不予受理。正常情况下， 公司签定的所有合同价格均不得约定为不开发票， 或默认为不开票 价格。只要发生业务均视同开票业务，特殊情况下需经总经理书面核准 并报财务部备案，否则视为无效

9、。第五条、考核监督未按本章规定执行的，每项次负激励责任人 20 元。并限期改善， 未改善的，每超一日，负激励责任人 5 元，直至改善。造成事故的，按 公司事故管理制度执行。第三章 付款管理第一条、用款申请单3- 1-1 、所有因采购货物、 接受劳务的付款业务， 除经核准的凭发票 付款外，均需凭经核准的“用款申请单”付款。“用款申请单”由业务经办人 出具，经部门负责人确认，财务部往来会计审核，报财务负责人及总经 理审批后，按财务管理制度规定手续办理付款事宜。3-1-2 、各采购业务经办人员应对所提交的用款申请中列示的收款人 信息及帐号、付款金额与付款方式的真实性、准确性负责，如因提供收 款人信息

10、有误造成财务误付款，给公司带来经济损失的，由 采购 业务责 任人承担责任；3-1-3 、退汇手续费：因用款申请中收款人帐号信息错误造成退汇、 退票的，该笔业务金融机构手续费由业务责任人个人承担，由此造成的 误工误产及一切后果由业务责任人承担。3-1-4 、用款申请单签批： 所有付款业务的用款申请单， 除第一次付 款的新增供应商外， 均需由业务经办人到财务部往来会计处查询并填写 与收款单位帐面往来余额情况后方可继续下一流程环节。3-1-5 、正常业务付款时，业务经办人在申请需持“用款申请单”依上 述签批流程图顺序依次履行签字手续。如因董事长出差不能及时签批 的，经财务负责人签批后付款；3-1-6

11、 、特殊业务付款， 则用款申请单由业务部门负责人、 董事长签 批，最后交财务负责人审核后付款。3-1-7 、付款：出纳员在接到业务经办人交来的经财务负责人或董事 长总经理批准可付款的用款申请时， 按实际批复的付款金额及付款方式 付款。第二条、付款审批流程3-2-1 、预付款业务 ：无特殊情况，除采购生产急需材料业务外，其他预付款业务 在未结算总价款前 ，预付款额不超合同总价的 50%预付款业务流程 ：业务经手人在财务软件系统填写“用款申请单”并打 印纸质单（含合同等附件）财务部往来会计确认往来余额分管领导签 字财务负责人签字董事长（总经理签字）财务出纳员付款 。4- 2-1-1 、预付款业务付

12、款手续：业务经办人员出具经分管经理、财 务经理及总经理、董事长批准的用款申请单附合同书、采购计划单，到 财务办理支付款项手续。3-2-1-2 、对于预付货款的经济业务 , 各物资采购及工程劳务部门必 须慎重把关 ,与供应商有效沟通，确保合同正常执行。对于财务帐面“应付 账款”中连续半年出现未发生变化负数金额的业务单位 , 由各物资采购部 门业务经办人负责将款项追回 , 以避免公司利益受到损失 （预付工程款不 在此内）。3-2-2 、应付款业务： 原则上须先取得发票再付款，但在不超出财 务规定的到票时间内付款的，按财务管理制度货币资金及承兑汇票 管理制度中的付款规定办理。具体如下：应付款业务流程

13、： 业务经手人在财务软件系统填写“用款申请单”并 打印纸质单）分管领导签字财务部往来会计核填应付款余额财务负 责人签字董事长（总经理签字）财务出纳员付款。3-2-2-1 、对货到付款，发票未到的规定： 对于货到入库、 发票未到， 需按合同付款的，由业务经办人出具用款申请单，报材料会计在付款申 请单上标示验收入库单号或临时收料单号（注：入库单必须在付款之前 传达材料会计处），及货款金额，并附“采购合同”。材料会计签名确认后 报财务负责人审签、董事长核准后付款。对于含量待检的，原则上在未 办理入库手续前（即入库单未传达财务前），财务部不受理该笔业务付 款，特殊情况确需付款的需总经理特批（由财务认定

14、）。3-2-2-2 、对货到已验收、发票已到要求付款的（即帐面应付款）： 货到验收入库，相关单据传递手续已完毕，并收到该笔业务发票的，要 求该笔业务经手人对发票的内容（货物数量、价格、金额）进行审核， 参照该业务入库单及合同等进行核对，确认无误后在发票右下角签章确 认，将发票附入库单等单据交财务部，并按规定出具用款申请单，交财 务部办理付款手续：材料会计核填帐面应付该供应商款项金额、申请部 门负责人签字、财务负责人审签、董事长核准后付款。3-2-2-3 、支付帐面应付款：对于支付帐面应付款的业务，由业务经 办人开具用款申请单，填明申请支付金额，到财务部往来会计处核填帐 面应付金额 及账龄 ，经

15、财务负责人审核，总经理董事长签字批准后，交 出纳员办理付款手续。第三条、付款方式及具体要求 付款方式主要有现金、银行电汇、转帐支票、银行承兑汇票等，为 了规范开支的管理，防止产生不必要的损失和纠纷，款项的支付主要以 银行付款或银行承兑汇票付款为主，无特殊情况的均不能支付现金。除 电汇付款外，其他方式付款均应取得收款方的收款收据，具体要求如下：3- 3-1 、收款人派人上门收款（现金）或汇款到收款单位指定个 人账户 ：实际业务中能以电汇对公账户付款的业务，不得以现金支付。3-3-1-1 、收款人派人上门收款（现金） ：需以现金支付的业务，出 纳员收到经批准的 用款申请单 后，视具体情况办理：3-

16、3-1-1-1 、收款人身份确认 ：公司“用款申请”发起经办人对收款人身 份进行确认，财务部出纳员验证收款人出具的由收款单位开具并加盖行 政公章的介绍信原件，介绍信开具需针对所办理业务，且介绍信落款时 间应在办理实际业务当日一周内，经确认无误的，再办理支付手续。公 用款申请人需在介绍信上签字确认。3-3-1-1-2 、取得收据并付款 ： 出纳员见证收款人现场开据收据，并 由收款人在收款凭据上原笔记签字 （不得复写 ）“收款人：XXX ”字样并按手 印，出纳员在收据右下方空白处核填该收款人的身份证号，并核对确认 与介绍信信息一致。审核无误付款，收款人应当面查验，否则，出现问 题，由收款人自负。特

17、殊情况下经董事长或总经理批准后可不需填写收 款人身份证号。3-3-1-2 、收款单位要求将款项汇入指定卡号：3-3-1-2-1 、收款信息确认函 ：汇款前，由公司业务经办人提供与合 同约定名称一致的收款人出具的收款帐号、户名并加盖公章、收款方经 办人签字盖章的“收款信息确认函”传真件（格式见后附件 2），确认函要 求注明“本证明传真件（图片、扫描件等）与原件具有同等法律效力”字样。 公司业务经办人在确认函上签名，并将收款人的确认函附“用款申请单” 履行签批流程。3-3-1-2-2 、申批付款 ：公司业务经办人负责履行签批手续，并将已 签批核准的付款申请单及收款信息确认函，报财务部出纳员处办理汇

18、款 （经核准的付款申请单及收款信息确认函，两者却一不可）。3-3-1-2-3 、收款收据跟催 ：付款后，由公司业务经办人负责，在确 认收款人收到款项后，当日内将收款人开具的此笔现金业务的收款据的 传真件传递至公司财务部，并由付款申请人负责跟催，在汇款日起 7 日 内（以银行业务单时间为准计算起始时间），将收款人开具的收据原件 传递至公司财务部，并由 公司业务经办人在收据上签名确认 。收款收据 应加盖收款单位财务专章或公章。3-3-1-2-4 、付款风险控制 ：为控制公司资金风险，对于没有经过审 批或有关人员越权审批的付款业务，出纳员不予受理。财务部对手续不 全或有疑问的现金打卡付款业务有权拒付

19、。注：现金打卡手续费由收款方承担，特殊情况经批准的除外。3-3-1-3 、对于收款人直接先开具收据，并需要付款到指定个人卡号 的付款业务 ： 财务凭经核准的付款申请及收款单位开具的加盖财务专章 的收款收据（收据需要填定收款人姓名、账号等信息，并应与用款申请 单收款人账号信息一致）， 公司申请付款人在收据上签名确认后 ，通过 公司对公账户办理付款。3-3-1-4 、公司派人带现金外出采购业务 ：除零星办公用品及低值易 耗品外的现金，采购金额在 10000 元以上的材料采购业务，需由总经理 批准。由采购业务经办人提出用款申请，经核准后到财务办理现金借款 手续（借款人应为采购业务经办人指定的公司员工

20、） ，无特殊情况超 10000 元的采购业务不得以此种方式进行采购。3-3-1-5 、其他规定： 对于正常采购（或劳务）业务付款，因相关 申请部门计划不到位、不及时，导致原可以电汇或承兑汇票支付的款项， 而需要财务部以现金打卡方式加急支付的，财务部有权拒绝。对于董事 长特批的此种情况下的付款，在保证手续完备，所支付款项安全的前提 下，付款手续费由业务经办人（即付款申请人）承担，如果造成资金损 失的，还要由业务经办人承担相应损失。3-3-2 、银行电汇付款：3-3-2-1 、正常电汇付款 ：财务部凭业务经办人出具的经核准无误的 用款申请单信息办理电汇付款业务。银行电汇付款可不要求对方出具收 据，

21、以银行出具的交易凭单为付款凭据。3-3-2-2 、退汇重办业务 ：是指银行已办理电汇付款手续，因收款人 信息填写有误或其它原因，造成电汇付款退汇，需要重新办理付款的。 退汇重办业务按以下几种情况处理：3-3-2-2-1 、用款申请单信息有误：因用款申请单信息有误，造成付 款退汇的，由申请付款责任人在退汇单上签名确认，并由经办人再行填 写正确地用款申请单，注明“退汇重汇”字样，并注明重汇原因，出纳员签 名（ 确认已收手续费 ），申请人重新履行签批手续后，交出纳员办理重新 汇款。退汇业务的原付款手续费由付款申请经办人承担。3-3-2-2-2 、出纳员工作失误退汇的：由出纳员据退汇凭单，填写书 面退

22、汇原因，报财务负责人签批（签批时需提供银行交易退汇凭单）， 重新填制电汇单办理汇款，原汇款手续费由出纳员个人承担。3-3-2-2-3 、其他原因退汇：因银行间业务划转不成功或其它非公司 可控原因造成正常电汇付款退汇的，由出纳员在第一时间内报分管领导 核销原电汇退汇单据并重新办理付款。3-3-3 、银行承兑汇票付款：3-3-3-1 、电子版银行承兑汇票支付 ：财务部凭申请人交来的经核准的用款申请，从网上银行系统按申请金额支付对应的电子承兑汇票。同 时打印网银系统该承兑汇票所有信息，附于用款申请单后， 并由收款方 开具收款收据 。3-3-3-2 、纸质版银行承兑汇票支付 ：3-3-3-2-1 、收

23、款单位派人带收据上门收款 ：公司业务经办人对上门 收款业务，要提前与收款人沟通，备好上门收款必带资料：收款收据与 介绍信原件。财务部经办人对收款人身份确认后（确认同前），办理支 付手续。出纳员见证收款人现场开据收据，并由收款人在收款凭据上原 笔记签字 （不得复写 ）“收款人：XXX”字样并按手印，出纳员在收据右下方 空白处核填该收款人的身份证号，并核对确认与介绍信信息一致。审核 无误付款，收款人应当面点验货款。本公司业务经办人要在相应的介绍 信及收款收据上签字确认。3-3-3-2-2 、以邮寄方式支付银行承兑汇票 ：3-3-3-2-2-1 、付款手续与登记：如收款人不能上门收款，需以邮寄 方式

24、付款的 （此方法存在很大风险 ,应谨慎） ，由采购业务经办人向财务部提 交收款方出具的 “承兑汇票邮寄地址证明”【证明内容含汇票金额、收件人姓 名、收件地址、邮编、联系电话，证明需加盖收款方公章，并注明“本证明传真件（图 片、扫描件等）与原件具有同等法律效力”字样。证明格式详见“附件 3”】 ，由付款 申请人填写快递单，出纳员将用款申请单核准金额的承兑汇票，交付款 申请人办理投邮。付款申请人需在财务部出纳员见证下封装快递袋，并 封贴快递单。收款单位出具的 “承兑汇票邮寄地址证明”由财务部作此笔付款业务 附件。同时，由付款申请人负责办理邮寄承兑汇票的财务登记手续，即 在财务部承兑汇票备查簿上对所

25、支付承兑票号及金额及快递号签名 确认，出纳员应妥善保管纸质承兑汇票备查簿，以做备查之用。3-3-3-2-2-2 、邮寄跟踪与收据跟催：公司采购业务经办人应在承兑 汇票邮寄之日起，从网上跟踪该快递，确认快递签收后，及时与收款人 沟通，跟催收款人开具收款据，在承兑汇票邮寄之日起 15 日内，将收款 人开具的收款据原件交至财务部往来会计处。对于跟踪快递发现异常的， 及时报部门负责人及财务部。财务部对已办托承兑汇票付款手续的用款申请，由出纳员交往来会 计处跟催对方收款收据并理账。3-3-3-3 、票据的背书： 所有需支付的承兑汇票，原则上均应由出纳 员据批准的用款申请单中列示的收款单位， 在汇票“被背

26、背书人”栏填写收 款单位全称，并加盖我公司在银行预留印鉴后，方可对外支付或特快邮 寄。但对于公司自行从银行申请办理的承兑汇票（即应付票据），在支 付给汇票列示的收款人之外的第三方单位时，原则上不能再背书（即不 能回头背书）。承兑汇票分应付票据与应收票据两种。3-3-3-3-1 、应付票据对外支付：应付票据是公司直接从银行办理的 承兑汇票。应付票据付款分以下两种情况处理：3-3-3-3-1-1 、实际收款人与票据上的收款人是同一名称的，实际支 付时不需再在背面加盖我公司印章，直接支付。3-3-3-3-1-2 、实际收款人与票据上的收款人不是同一单位的，实际 支付时，只需票据上列明的收款人在票据背

27、面盖背书章，但不需填写被 背书单位名称（即不需在被背书人栏填写我公司实际支付单位的名称）， 然后由我公司直接对外支付即可。3-3-3-3-2 、应收票据对外支付：需要加盖我公司的印章背书，并在 被背书人栏填写收款单位全称，方可用于对外支付。3-3-3-4 、库存核对 ：出纳员每日核对承兑汇票库存，并不定时与往 来会计核对已支付承兑汇票未来收据情况，确保帐实相符。第四条、对付款取得收据等原始凭证的要求3-4-1 、对于现金、银行、承兑汇票支付业务收到的外来原始凭证， 原则上一律不得更改、涂抹，错开的原始凭证要重新开具。3-4-2 、对于原始凭证内容 （相关证明或收据） 或金额有误确需改错的， 应

28、在错误处划线后，填写正确内容，并加盖出票单位财务章（公章）及 改错人私章，如未按规定改错的或在同一处错误更改两次（含）以上的， 出纳员一律不予受理；3-4-3 、对于一笔业务款项同时以不同方式支付的，应根据实际付款 方式及金额由收款单位分别开具收款收据，不能合开一张收据。第五条、财务部集中办理付款业务时间及责任划分3-5-1 、受理现金、银行、承兑汇票付款业务时间及付款时限 ：3-5-1-1 、现金付款业务：每日上午 7：30 至 11：00,下午自上班起 至 16 ：00；3-5-1-2 、银行付款业务：每日上午 7：30 至 16：00 前受理当日付 款的“用款申请单”。3-5-2 、付款

29、时限规定 ：在规定时间内，对于经核准可支付并已传递 到财务部出纳员处的“用款申请单”及相关付款单据，出纳员审核无问题 后，应按本制度规定的付款手续，按受理时间的先后顺序办理付款3-5-2-1 、现金付款：凭签批核准的原始单据，即时支付。现金付款 超 10000 元，需提前做计划（现金打卡支付的除外）。3-5-2-2 、银行付款（含打卡付款业务）：财务部对收到经签批核准 的银行付款“用款申请单”，当日内办理付款。3-5-2-3 、承兑汇票付款：付款经办人应提前与财务部沟通，确认所 支付承兑汇票的面额。财务部收到“用款申请单”，且付款手续完备的，当 日内办理支付。3-5-2-4 、除加急付款外，

30、当日超时限提交的各类“用款申请单”，次日 内办理付款。3-5-2-5 、出纳员不得私自压单延迟付款。如果是以银行电汇付款或 现金打卡付款的，遇法定节假日、公休日或超过银行规定付款限额的， 付款时间顺延。3-5-2-6 、对因故 不能按规定时限 付款的“用款申请单”金额，出纳员应 报分管领导确定付款时间，并由出纳员及时通知用款申请提交人。第六条、用款申请签批及相关责任划分3-6-1 、用款申请单签批： 正常情况下，经办人应在“用款申请单”打印 当日履行签批手续（具体详见签批流程）。已批准付款的“用款申请单”， 应在当日交财务部付款。经核准的用款申请单，以实际签字核准日期计 算，超过 7 日未交到

31、财务部的，视同无效申请，财务部不再受理该“用款 申请单”，再次付款需重新提交“用款申请单”，原已签批的“用款申请单”， 要交至财务部由出纳员加盖“作废”印章，作新办用款申请的附件。3-6-2 、如收款方的相关证明手续不完备，需待公司业务经办人协调 提交完整的手续后方可付款，补齐手续前财务部不受理该用款申请。3-6-3 、收款单位派员到公司收取款项的，应由分管业务经办人负责 提前沟通财务部备款，及收款方到公司收款准确时间，确保付款工作安 全有序进行；3-6-4 、加急付款：对于特殊情况下，需加急支付的款项，业务经办 人在提交“用款申请单”的同时还应附有经核准的书面“加急付款申请”，否 则造成因迟

32、付款而延误生产的， 由申请付款的业务经办人承担责任 。3-6-5 、如因业务经办人提交用款申请及相关证明材料不及时、不正 确而造成财务错误付款、延期付款误工误产的，由业务经办人负责。3-6-6 、款项跟踪：对于已核准支付的“用款申请单”，相关提交申请 业务经办人要负责与收款人及时沟通其收款情况，对出现异常情况要及 时与财务部沟通处理，确保公司各项经济业务正常进行。3-6-7 、用款申请传递记录：所有传递到财务部的“用款申请单”，均 应进行单据传递记录登记。详细记录传递时间及所传单据信息，以明确 责任，该传递记录不允许涂改。3-6-8 、出纳员在办理款项支付时，要对用款申请中的收款单位全称 及帐

33、开户行、帐号等信息与所附合同、收款收据、发票等附件资料的信 息认真核对并确保一致，方可办理支付，同时财务付款审核人也应认真 仔细复核用款申请、合同、等付款信息内容是否相一致，以确保付款准 确无误。第七条、考核监督3-7-1 、所有付款均应按本规定执行，否则，财务部不予受理付款3-7-2 、收据取得超期：按单笔业务计算，每超期 1 天，给予采购业 务经办人负激励 5 元。直至财务部收到该业务收据。3-7-3 、财务部经办人未按规定办理付款，又无董事长（总经理）特 殊签批的，发现一次负激励责任人 50 元。3-7-4 、弄虚作假：每笔负激励相关责任人各 200 元，因此造成损失 的，由业务经办人承

34、担相应的损失，后果严重的追究法律责任。3-7-5 、因相关业务经办人不负责任，给公司造成损失的，由责任人 承担相应的经济损失。构成事故的，按公司事故管理制度执行。3-7-6 、监督结果由财务部不定期公布。3-7-7 、特殊情况，业务经办人提出书面申请，财务部确认或经事长 （总经理）核准的除外。第四章 采购（工程劳务）业务发票管理第一条、采购（工程劳务）业务发票及处理4- 1-1 、基本要求 ：所有材料物资（含固定资产）采购业务原则上均 应由供应商出具增值税专用发票，财务部不接收超过认证期的增值税专 用发票，特殊业务不能出具增值税专用发票的业务，经财务部认可、总 经理批准的可开具普通发票；所有工

35、程劳务业务发票均应由提供劳务人 按实际业务内容出具符合本公司 及主管税务机关要求的发票。4-1-2 、发票接收标准 ：采购（或工程劳务）发票所开具的内容 ,应与实际业务内容相符，严格按合同执行，即：购销双方的单位名称、货物 名称、规格、数量、单价、金额，要求从合同到入库单到发票对应一致， 与 ERP 系统的业务信息一致，否则，财务不接受该业务的结算发票。特 殊情况经财务确认总经理批准的除外。为规避公司财务风险，财务部有 权拒收任何情况下不合格的采购（或工程劳务）业务发票。4-1-3 、发票财务处理 ：正常情况下，所有的采购（工程劳务）发票 均做财务转帐处理。特殊情况下经财务确认，董事长（总经理

36、）批准的 业务不受此限。4-1-4 、采购（工程劳务）发票附件 ：4-1-4-1 、采购业务发票附件顺序依次为： 采购入库单（直转单）、 临时收料待检单 （此单实际业务未开具的不附。要求：主要原料油粉等必需开具， 其他业务可据实际情况需要开具） 、过磅单（电子小票要求粘贴于“临时收料待检单” 的右上角，且不得遮盖有效单据内容，不得手工涂改过磅单信息。以重量为计量单位 的采购入库业务， 保管员应在 ERP 系统的采购验收入库单“备注栏”中填明与过磅信息 相符的算式， 算式净重结果要与入库单数量相符合。 即毛重减去皮重的净重数与入库 单实际开具的净重相符合。 除大罐包装的原料外，如 25kg 、2

37、00kg 等标准包装的 物料，还要注明入库时抽过小磅的单包装的净重）、 质检单 、对方送（发）货单 随货同行联或购货方备存联 、采购合同 及其它必需附件 按比价采购、 定 点采购、招标采购等性质不同，附询价单（即价格申报单）、招标合同 等。4-1-4-2 、采购入库单附件按以上顺序附于对应业务的采购入库单后， 并由保管员负责按相应制度时间节点要求传递到财务部。一次传递多张 同类业务单据时，要按时间先后顺序整理好再行传递。4-1-4-3 、工程劳务发票后应附有工程劳务验收报告单。4-1-4-4 、财务部负责整理发票与对应的发票附件并审核。4-1-4-5 、如 *材料采购为多品种集中下达采购计划的

38、，发票后可不 附采购计划单，但采购人员应对已执行的采购计划单做核销并妥善保管， 以作备查用；第二条、发票的取得时限、审核及传递管理4-2-1 、发票取得时限及开票核对 ：4-2-1-1 、采购业务发票（含运费）：由相关业务经办人负责向供应 商催收，并自所采购物资验收合格入库之日起 30 日内取得，经办人审核 无误并在发票签字后，交财务部。结合公司目前 * 产品包装材料货款结 算可以延期支付的特点，对于未付款的包装材料结算发票，取得时限可 延长至自货物采购入库之日起 90 日内。4-2-1-2 、工程劳务发票：基建设备部负责，在单项工程劳务合同约 定的作业内容结束之日起 60 日内，负责将与合同

39、约定内容、决算金额相 符的发票并传递至财务部。4-2-1-3 、年度终了前发票取得：每年 12 月 31 日前，对截至当年度 会计年度结账日前已完成的所有的采购（工程劳务）业务发票，均应由 相关业务经办人负责取得，并传递到财务部。4-2-1-4 、年度内未取得发票的业务：所有跨年度的正常业务，即采购（工程劳务）业务已完成，当年度内未取得发票的，均应在次年 4 月30 日前取得并传递到财务部。4-2-1-5 、开票前核对：所有的采购（工程劳务）业务发票，在开票 前，均应由业务经办人负责进行核对， 由供应商出具业务明细与公司 ERP 系统业务明细数据核对，核对业务内容、数量、金额等无误后，开具发

40、票。4-2-2 、发票延期及问题业务 ：4-2-2-1 、如因发生争议等原因，需延期取得发票的，采购（或劳务） 业务经办人应在上述规定的发票取得时限内，填报“（财务）问题业务报 告单”，说明原因及处理方案，报财务部往来会计处，经财务负责人核准 后备案，业务经办人负责在审批核定期限内取得发票并报财务部。4-2-2-2 、如果是先预付款后来发票的业务，在结算时，发票出具人 （以发票专用章确认）与收款人不符的，对前面已支付的款额，收款人 应补足与原收款时间金额一致的出发票单位收款据，在补齐手续之前， 财务将不受理该发票，并停止付款。如果预付款已全额支付后来发票的， 由业务经办人负责催收发票，结算发票

41、报送财务时间定为经济业务结束 之日起 30 天之内。4-2-2-3 、如无正当理由，又无财务书面许可延期取得结算发票的， 无论实际业务如何，均以正常业务规定的到票期限进行考核。4-2-3 、特殊业务发票 ：对于特殊业务发票的取得时限，如经董事长 特批处理的，可按特批时限为准。如需由财务部处理的，由业务经办人 将业务移交财务部处理。4-2-4 、因质量等纠纷原因，不能取得发票的问题业务 ：业务经办人应在问题业务发生时，出具书面问题业务报告单，经分管副总签批 后报财务部。财务部报总经理批复后备案。4-2-5 、发票审核：4-2-5-1 、业务经办人审核：业务经办人对收到的供应商发票（不得 预开票）

42、，要在收到发票的同时，对发票信息进行审核 【主要是购销双方的 单位名称及税号等、货物名称（工程劳务内容）、规格、数量、单价、金额】， 确 保发票、合同与实际业务相符。5- 2-5-2 、财务复核：财务部指定专人对照合同与相关附件复核发票 信息的符合性 ，并于每月 25 日从网上开票系统导出电子版的进项发票信 息列表，对收到的发票进行对照核销，以便及时发现问题。4-2-6 、发票报送：4-2-6-1 、发票传递：所有采购（工程劳务）发票，均应由业务经办 人在收到发票当日，审核无误后，在发票右下角空白处签名确认，并将 发票传递至财务部，同时在财务部做单据传递记录登。4-2-6-2 、不合格发票处理

43、：对传递到财务部，因发票不合规范，财 务部拒收的发票， 由业务经办人负责填写快递单， 将发票寄回供应商 （需 作备查记录），并由业务经办人与供应商协调及时补票，时限为 15 天。4-2-7 、发票未完成业务跟踪 ：财务部材料会计按本规定中发票取得 时间节点进行监督跟踪到票情况，定期出具超期未到发票业务报告单， 作为考核依据。第三条、单笔业务规范性及口径一致性4-3-1 、每一笔业务立合同人、执行人、出票人、收款人需一致4-3-2 、如果有特殊情况，经董事长（总经理）特批的业务，签定合 同人（ 即为公司提供劳务及货物人 ）在结算款项时，出具的发票与合同不符 时，在签定合同时，应单独有合同补充说明

44、，收款据必须用出发票人的 收据，以免给财务工作造成混乱。4-3-3 、对于确属特殊情况业务，不合财务规定的业务单据，经董事 长特批的，应有董事长在该单据上的亲笔签批。第四条、考核监督4-4-1 、无审批核准，超过规定时限未将发票交到财务部的，每超期 一天给予业务经办责任人负激励 5 元，直至财务部收到该业务发票。4-4-2 、财务部审核发现有不符合规定的发票，每笔发票对当事经办 人负激励 20 元。发票退回并限期 15 日内将合格发票报送财务部。4-4-3 、因业务经办人个人原因造成已收到的供应商发票丢失的，每 笔业务发票对业务经办人负激励 50 元；并由业务经办人负责在发现日起 15 日内向

45、财务部提供所需的相关发票补充手续。4-4-4 、对于发票丢失或超过增值税发票认证期的，同时对财务部责 任人进行考核，如发现属不按规定对帐造成的，丢失或过期发票每笔对 责任人负激励 50 元。4-4-5 、如业务经办人故意对不规范业务发票隐瞒不报或私自压票等 现象，每发现一起，对当事人负激励 100 元。4-4-6 、已传递到财务部的相关业务单据，未经允许，任何人不得私 自将单据撤出财务部。如有需要，由当事人在财务部做单据传递登记， 财务负责人签字确认后，方可撤单。对私自撤单现象，每起对当事责任人各负激励 20 元。4-4-7 、监督结果由财务部不定期公布。4-4-8 、特殊情况，业务经办人提出

46、书面申请，财务部确认或经事长 （总经理）核准的除外。第五章 定期对帐为确保各类业务单据按时取得及与供应商帐目相符，防范资金风险， 对与公司正常发生业务往来的供应商，实行定期对帐制度。具体规详见 2018 版 供应商对账管理规定。 VX: xjunchao第六章 补充规定第一条、与新供应商第一次合作时，业务经办人应及时以书面形式 向对方业务单位提供我方的开票资料。第二条、所有业务单据上的签字应真实、清晰、规范、可识别。 第三条、如果外购同一种货物不同供应商有多种名称称呼的，在签 订采购合同时，业务责任人应统一以公司已有的标准规范名称、规格等 填写，即与 ERP 系统档案中信息一致， 并及时与供应

47、商沟通以免发错货。第四条、 *产品原料采购业务经办人，应按月份（以每月 20 日价格 为准）对自己分管的采购物资进行归类，按供应商不同分别列示价格， 出具物资采购报价明细表，于每月 25 日前报财务部。第五条、公司采购货物或接受劳务业务经办人以私人名义或未经公 司分管领导签批许可，私自以公司各类公章与外部业务单位产生的负债 业务（即个人行为后果），由行为个人自负，如因此给公司造成经济纠 纷的，公司将追究当事人经济或刑事责任。以职务之便侵吞公司资金的， 以贪污论处。第六条、采购业务经办人应对所提交财务部的原始业务凭证的合法 性、真实性、完整性、规范性负责 ,并对传递至财务部的用款申请与发票 做好

48、单据传递记录。第七条、涉及生产用主要采购业务，应由需求部门提出需求计划单， 经技术部门进行原料分解，报采购部，确认库存、部门负责人及分管领 导核准后，提起采购计划，进入实际采购流程。其他机物料及办公用品 采购，在查实库存不能满足需求时，由需求部门在 ERP 系统提出物料需 求计划，经相关分管副总核准后 （机物料采购由生产副总核准，办公用品采购 由财务副总核准） ，转采购部施采购。第八条、对经董事长批准的特殊业务，在规避公司风险的前提下， 按董事长批复处理。第九条、考核监督：未按本章规定执行的，每项次负激励各责任人20 元，并限期改善。对按规定个人承担额高于本条规定的，以高者为第七章、财务稽核及

49、审计第一条、 公司财务部及审计部对所有采购（工程劳务）业务从需求计划到采购计划、合同、价格、质量、数量及采购（工程劳务）业务完 成时限、财务结算等全过程进行跟踪监督与审计。采购人员及业务涉及 到的相关部门要自觉接受财务和审计部门的监督和质询。第二条、 对采购人员及其他相关人员在业务过程发生的违犯廉洁制 度的或违反本制度规定的行为，除按本制度规定处理外，财务审计监督 部门有权对有关人员提出降级、处罚、开除的处理建议，直至追究法律 责任。第三条、 凡不配合稽核审计工作的，对当事责任人负激励 100 元， 出现谩骂、侮辱、殴打稽核审计人员的，按公司员工奖惩办法处理。制度附件：附件 1、“用款申请单”使用方法；附件 2、 收款信息确 认函；附件 3、承兑汇票邮寄地址证明；附件 4、采购业务流程图 。 附件 5、用款计划。附件 6、资金需求计划。威海公司20092011-04-25财务部2008 年 1 月第一版年 1 月第二次修订 第三次修订2012-11-152013-4-142016-9-32017-9-12018-2-20第四次修订日第五次修订日第六次修订日第七次修订 （发票信息审核）日第八次修订附件 1、“用款申请单”开具及签批流程：1、公司对外支付各