第06章使用Excel管理数据

1、电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训第第6章章 使用使用excel管理数据管理数据 excel作为一种电子表格软件，其应用非常广泛，不但为制表提供了方便，还允许输入计算公式，进行自动计算。此外，excel还提供了大量用于数学、统计、财会等方面的函数，实现了制表自动化。 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训通过本章的理论学习和上机实训，读者应了解和掌握以下内容:vexcel的工作界面 v工作表的基本操作与编辑 v格式化工作表的方法 v工作表的计算方法 v用excel管理分析数据 v统计图表的制作方法 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训本章章节内容安排如下：v6.1 熟悉excel工作界面 v6

2、.2 工作表的操作与编辑 v6.3 格式化工作表 v6.4 工作表的计算 v6.5 数据的管理与分析 v6.6 制作统计图表 v6.7 思考与练习 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训6.1 熟悉excel工作界面 选择“开始”“程序”microsoft office microsoft office excel 2003命令，系统将打开如下所示的excel 2003工作界面。 任务窗格 垂直滚动条 状态栏 编辑栏 标题栏 “常用”工具栏 列号 行号 菜单栏 “格式”工具栏 工作表标签 水平滚动条 工作表格区 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训6.2 工作表的操作与编辑 v工作表操作 v编辑

3、工作表 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训工作表操作 在首次打开一个新工作簿时，默认情况下该工作簿包括了3个工作表。但是在实际应用中，所需的工作表的数目可能各不相同，有时需要向工作簿添加一个或多个工作表，有时则又需要从工作簿中删除不再需要的工作表。 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训编辑工作表 对于创建好的工作表，用户可以利用excel的编辑功能，对工作表及其数据进行各种操作和处理，以保证工作表数据的准确性。 常用的操作如下所示：v选中单元格或单元格区域 v修改单元格内容 v编辑行、列和单元格 v移动和复制单元格或区域中的数据 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训6.3 格式化工作表 建立

4、好工作表之后，通常还需要对工作表进行格式化操作，这样可以使工作表更加美观，同时工作表中的各项数据更易于阅读。excel提供了丰富的格式化命令，可以设置单元格格式、设置数字格式、改变列宽和行高及自动套用格式等。 v设置单元格格式 v调整行高与列高 v设置条件格式 v自动套用格式 v隐藏与取消行与列 v为工作表添加背景图案 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训设置单元格格式 对工作表中的不同单元格数据可以根据需要设置不同的格式，如设置单元格数据类型、文本的对齐方式、字体、单元格的边框和图案等。 在excel 2003中，使用“格式”工具栏、快捷菜单或“格式”菜单命令，可以设置文本和单元格格式。 电

5、脑办公和上机实训电脑办公和上机实训调整行高与列高 在向单元格输入文字或数据时，常常会出现这样的现象：有的单元格中的文字只显示了一半；有的单元格中显示的是一串“”号，而在编辑栏中却能看见对应单元格的数据。其原因在于单元格的宽度或高度不够，不能将这些字符正确显示。因此，需要对工作表中的单元格高度和宽度进行适当的调整。 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训设置条件格式 在日常应用中，用户可能需要将某些满足条件的单元格以指定样式显示。条件格式功能可以根据指定的公式或数值来确定搜索条件，然后将格式应用到符合搜索条件的指定单元格中，并突出显示要检查的动态数据。 如下所示为“条件格式”对话框。电脑办公和上机

6、实训电脑办公和上机实训自动套用格式 excel内置了大量的工作表格式，这些格式中组合了数字、字体、对齐方式、边界、模式、列宽和行高等属性。套用这些格式，既可以美化工作表，又可以大大提高工作效率。 如下所示为“自动套用格式”对话框。电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训隐藏与取消行与列 在“格式”菜单的“行”、“列”子菜单中都包含了“隐藏”与“取消隐藏”这两个命令。如果用户想隐藏某行或某列中的数据，应首先选中该行或列，然后选择“格式”“行”或“列”命令，打开其子菜单并选择“隐藏”命令即可。 如果需要恢复被隐藏的行或列，首先选中整个工作表，然后在菜单栏中选择“格式”“行”或“列”命令，打开其子菜单，

7、并选择“取消隐藏”命令即可。 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训为工作表添加背景图案 在excel中，还可以为工作表设置背景图案，以增强工作表的显示效果。需要注意的是添加的工作表背景图案不能随工作表一起打印出来。 在菜单栏中选择“格式”“工作表”“背景”命令，在“工作表背景”对话框中为工作表选择一张图片，单击“插入”按钮，即可为工作表添加背景图案。 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训6.4 工作表的计算 在工作表中进行数据计算，是excel的重要功能。掌握好这部分内容，是使用excel进行数字管理的先决条件。excel提供了公式与函数，为用户分析和处理工作表中的数据提供了很大方便。在工作表

8、中，可以使用公式对表格中的原始数值进行处理。通过公式及在公式中调用函数，可以进行简单的数据计算，还可以完成较为复杂的财务、统计及科学计算等。v使用公式 v使用函数 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训使用公式 公式是在工作表中对数据进行分析的等式。它可以对工作表数值进行加法、减法和乘法等运算。公式可以引用同一工作表中的其他单元格、同一工作簿不同工作表中的单元格，或者其他工作簿的工作表中的单元格。 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训使用函数 函数可以看作excel包含的内置公式，用来对单元格区域进行计算。excel中包含了各式各样的函数，以方便用户工作中的各种运算，大大提高工作效率。函数作为预

9、定义的内置公式，具有一定格式的语法，要想正确使用它，应首先掌握它的语法。函数的语法如下。v同公式一样，函数的结构以等号(=) 开始，后面紧跟函数名称和左括号，然后以逗号分隔输入参数，最后是右括号。如果函数以公式的形式出现，必须在函数前面输入等号。v参数可以是数字、文本、true或false的逻辑值、数组、形如“#n/a”的错误值或单元格引用，也可以是常量、公式或其他函数。v给定的参数必须能够产生有效的值。 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训6.5 数据的管理与分析数据的管理与分析 excel与其他的数据管理软件一样，在排序、检索和汇总等数据管理方面具有强大的功能。excel不仅能够通过记录单

10、来增加、删除和移动数据，而且能够对数据清单进行排序、筛选。对于大量数据，可以使用数据透视表，对其进行快速合并和比较。 v在数据清单中添加新数据 v数据排序 v数据筛选 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训在数据清单中添加新数据在数据清单中添加新数据 在工作表数据清单中，可以使用两种方法添加数据记录，即在工作表中直接输入数据记录和使用“记录单”输入数据。记录单是数据清单的一种管理工具，它提供了简捷的方法在数据清单中一次输入、显示、修改、删除和移动记录。 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训数据排序数据排序 数据排序是指按一定规则对数据进行整理、排列，这样可以为数据的进一步处理作好准备。用户可以根

11、据数据清单中的某一个字段或多个字段对数据清单的数据进行排序。对数据清单排序应该以记录为单位，即排序前后处于同一行的数据记录不会改变，改变的只是行的顺序。如下所示为“排序”对话框。 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训数据筛选数据筛选 筛选是一种用于查找数据清单中的数据的快速方法。经过筛选后的数据清单只显示包含指定条件的数据行，以供用户浏览、分析之用。excel提供了两种筛选数据的方法：自动筛选和高级筛选。 下左图为“自定义自动筛选方式”对话框 ，下右图为“高级筛选”对话框 。电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训6.6 制作统计图表 将表格数据制作成图表的样式可以更形象地显示出数据之间的比例和关

12、系，还可以显示出某些数据的发展趋势或分布状况。本节将向用户介绍在excel中制作统计图表的方法。 图表的创建有两种方法：使用“图表”工具栏和利用图表创建向导。第一种方法比较简单，而且创建的图表很简单，种类也很有限；第二种方法需要根据图表向导的4个步骤进行创建。无论是嵌入的图表还是图表工作表，使用图表向导创建时，过程都是一样的。 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训6.7 思考与练习 填空题填空题1. 是工作表中的小方格，它是工作表的基本元素，也是excel独立操作的最小单位，用户 可以向其中输入文字、数据、公式，也可以对单元格进行各种格式的设置。2. 选中不相邻的单元格区域的具体步骤为：先单击

13、并拖动鼠标选定第一个单元格区域。然后按 住 键，选中其他单元格区域即可。3. 如果想清除某个单元格中的内容，只需单击想要清除内容的单元格，然后按下 键即可。 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训6.7 思考与练习 填空题填空题4. 是指将输入在某些单元格中的数据移至其他单元格中， 是指将某个单元格或区域中 的数据复制到指定的位置，原位置的数据仍然存在。5. excel包含4种类型的运算符： 、 、 和 。6. 在工作表数据清单中，可以使用两种方法添加数据记录，即 输入数据和 输入数据。 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训6.7 思考与练习 选择题选择题7. 工作表标签用来标识工作簿中工作表的( )。 a. 当前状态 b. 位置 c. 标题 d. 名称8. 在首次创建一个新工作簿时，默认情况下，该工作簿包括了( )个工作表。 a. 1b. 2 c. 3d. 4电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训5.5 思考与练习 选择题选择题9. 使用“自动筛选”功能筛选记录时，字段名称将变成一个下拉列表框的名称，对参与筛选的字段，其名称将变为( )。 a. 红色b. 蓝色 c. 绿色d. 加粗黑色10. 函数的结构以( )开始，后面紧跟函数名称和左括号，然后以逗号分隔输入参数，