会议管理制度

1、文件类别三阶文件文件编号文件名称会议管理制度版次V3页次 8/8 会议管理制度受控状态： 受 控制定部门业务部制定日期发行核准审查制定修订记录版本页次修订内容修订人审核核准修订日期V08重新制定.V18增加3.6.4,3.6.5; 修改3.4.2V29增加3.5.1,A,B,C; 修改3.5.6V36重新制度1. 目 的：为规范公司会议管理，提高会议质量与会议效率，做到“会而必议、议而必决、决而必行、行而必果”，特制定本机制。2. 范 围：本制机制适用于宁波博禄德集团各事业部会议管理。3. 权责： 3.1数据信息中心：负责公司内部管理系统内会议管理模块的开发、更新；负责会议管理模块内固定参数的

2、录入及负责各事业部操作会议管理模块的培训；负责视频会议视频设备的调试等。 3.2各事业部：负责提交事业部所有会议类别及会议相关要求。 3.3总经办：负责会议结案跟进。 3.4审计稽查中心：负责稽查会议管理执行情况。4. 内 容：4. 1 会议类别4.1.1集团会议：主要包括董事会、年中总结会、年终总结会、年度预算及目标会、集团经营会议等，由公司最高领导批准，董事办负责召集。4.1.2事业部会议：主要包括公司月经营会议、月品质会议、公司周例会、员工代表大会等，由事业部最高领导批准，总经办或管理部负责召集。4.1.3专业会议：主要包括品质、业务、综合（如经营活动）分析会、生产排程会、生产技术会、新

3、产品检讨会等，由副总批准，主管业务部门负责召集。4.1.4部门会议：由各部门主管自行安排，但会议时间、参加人等，不得与公司会议冲突。4.1.5其他会议：涉及多个部门负责人参加的各种会议，由会议主持部门负责召集。4.1.6临时会议：因生产经营需要须临时召开的会议。4.2 会议计划与统筹4.2.1相关会议时间安排： 4.2.1.1年中总结会：每年7月完成； 4.2.1.2年度预算及目标会、年终总结会：次年2月完成； 4.2.1.3月经营会议、月品质会议：次月25日之前完成； 4.2.1.4公司周例会（厂务会议）：次周一之前完成；4.2.2凡已列入计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时会议

4、时，会议召集部门应提前1天通知与会人员。4.2.3当所排会议时间有所冲突时，会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。4.3 会议准备 4.3.1数据信息中心将所有会议类别、会议完成时间、会议对应负责人统一录入公司内部管理系统，并设定好相应参数，系统会根据相关信息自动提前三天通知到相对应人员；4.3.2会议通知遵照以下规定：A已列入公司内部管理系统内的会议，时间无调整的，系统自动通知、提醒与会人员；B属下列情况之一者，按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知：未列入月度会议计划而

5、临时提拟的会议；虽然已列入月度会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明；其它提拟人认为应另行通知的情况。C涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。会议计划内容具体如下：会议日期及开会时间。会议目的及宗旨。与会人员及发言顺序。议题的进行顺序及时间分配。会议记录人员。与会者应准备的资料。通知对象为与会人、会务服务提供部门；会议室的布置工作，应具备的设备及相关设备调试。 4.3.2与会人员、会议主持人提前一天添加好会议议题，确定好会议记录人等。4.4 会议组织。4.4.1会议组织遵照“谁负责，谁组织”的原则。4.4.2会议主持人须遵守

6、以下规定：A主持人应提前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。B主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。C会议事项应按照5W2H的要求给予明确，以便会后跟进。D会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利及会议效率。E属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出决议。对须集体决议的事项应加以归纳和复述，并进行投票表决，以少数服从多数原则做出决议；对无法议决事项（权限范围以外）亦应加以归纳，并提报相关负责人报批后再另行通知。F主持

7、人应将会议决议事项形成实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等，并形成OA任务下达。4.4.3与会人须遵守以下规定：A提前一天提报会议议题。B应提前2分钟到会，并在会议签到记录表上签到。C会议发言时间规定：个人发言控制在五分钟内，发言应言简意赅，紧扣议题。D遵循会议主持人对议程控制的要求。E属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。F严禁随意打断他人发言，严禁在下面开小会。G遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如必需接听则应到会场外，且必须与主持人打好招呼后方可离开。H做好本人的会议纪录。4.4.4多个部门参加的临时会

8、议原则上由总经办主持；总经理另有授权的，由总经理授权。4.4.5公司周例会、临时会议一般应控制在1小时以内，公司月度经营会议一般应控制在2小时以内，根据会议进行情况确需延时的，主持人须征得与会人员同意。4.4.6主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录员负责。4.5 会议记录。4.5.1事业部各类会议均需在内部管理系统会议管理模块内填写会议记录、会议音频资料等。4.5.2公司各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员应遵守以下规定：A各部门应常设一名会议记录员（一般为本部门的内务文员，名单报管理部备案），负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。B会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原

9、则，如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。C总经理主持的会议由董事办负责会议记录工作；总经理另有指定的由总经理指定。4.5.3会议记录的审阅：会议主持人需审核会议记录是否完整；与会人员可在系统内查阅会议情况。4.6 会议跟进。4.6.1会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；各事业部总经办审阅决议、决策事项完成情况。4.6.2总经理主持的会议的会后跟进工作原则上由董事办负责落实，总经理另有指定的，由总经理指定。4.6.3会议上有需讨论、决策性议题的，会议结束前需形成决议事项，并由会议主持人或指定人人在OA任务系统中发布任务，由

10、指定人员在指定的时间内完成。4.6.4任务执行人员收到OA任务后，需在任务期限内按要求完成任务，并在任务期限内提交任务。 4.6.5任务发布人收到任务完成的提示后，核实任务完成状况，如符合任务要求，则验收任务；如不符合任务要求，则退回任务执行人员处，由其重新提交。 4.6.6任务执行人员在执行任务的过程中，如有突发事情或客观存在的困难无法按时完成任务时，需提前与任务发布人沟通，申请任务延期，任务发布人可依实际情况酌情延长任务时间。4.7管理约定：3.7.1会议迟到、早退、缺席。3.7.1.1迟到：所有参加会议的人员在会议规定召开时间后2分钟内未到的，为迟到。3.7.1.2早退：凡参加会议人员，

11、如未经主持人同意在会议召开结束前提前离开会场的，为早退。3.7.1.3缺席：凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。3.7.1.4迟到、早退、缺席者依公司奖惩管理制度进行处理。 3.7.2会议执行： 3.7.2.1会议召开时间到而未召开会议者，系统会自动扣责任人当月绩效2分/天考核； 3.7.2.2会议召开后未提供会议记录及音频资料的，会议主持人扣当月绩效5分考核； 3.7.2.3公司要求每个部门必须按时召开周会，如有未召开部门，其部门负责人扣当月绩效5分考核； 3.7.2会议任务： 3.7.2.1会议未形成决议事项的，会议召开人当月绩效扣5分； 3.7.2.2会议形成决议事项，但未在OA任务系统中发布任务的，会议召开人当月绩效扣5分； 3.7.2.3任务执行人员未在任务期限内完成任务的，当月绩效扣5分；超过5天还未