会议与商务活动_08新闻发布与庆典活动

1、一、新闻发布会一、新闻发布会 二、商务庆典活动二、商务庆典活动 8.1新闻发布会 新闻发布会是指党新闻发布会是指党 政机关或企事业单位根政机关或企事业单位根 据自身的某种需要，邀据自身的某种需要，邀 请有关新闻媒体的记者，请有关新闻媒体的记者， 由专人向其公开宣布某由专人向其公开宣布某 一重要消息并接受和回一重要消息并接受和回 答记者提问的一种特殊答记者提问的一种特殊 会议。会议。 一、新闻发布会的准备工作 二、新闻发布会的基本程序 三、主持人和发言人的配合 四、新闻发布会的善后工作 一、新闻发布会的准备工作 （一）确立主题 （二）选择时机 （三）选定地点 （四）邀请记者 （五）安排人员 （六

2、）准备材料 （七）编制预算 （八）其他工作 （一）确立主题 （二）选择时机 (1)说明性主题。如某企业因欲投资新建项目而召开的新说明性主题。如某企业因欲投资新建项目而召开的新 闻发布会。闻发布会。 (2)宣传性主题。如某企业研制出新产品为使公众接受而宣传性主题。如某企业研制出新产品为使公众接受而 召开的新闻发布会。召开的新闻发布会。 (3)解释性主题。如某企业针对产品质量出现问题而召开解释性主题。如某企业针对产品质量出现问题而召开 的新闻发布会。的新闻发布会。 对于企业或组织自身而言，适合召开新闻发布会的时对于企业或组织自身而言，适合召开新闻发布会的时 机包括以下几个机包括以下几个：新产品上市

3、或新服务推出；取得最新：新产品上市或新服务推出；取得最新 记录的销售业绩；扩大生产规模；经营方针的该百年或记录的销售业绩；扩大生产规模；经营方针的该百年或 出台新举措；组织人员有重大调整；聘请明星、名人做出台新举措；组织人员有重大调整；聘请明星、名人做 形象代言人；形象代言人； 发生重大事件等。发生重大事件等。 要注意以下几点要注意以下几点：避免节假日；避免与重大社会活动：避免节假日；避免与重大社会活动 相冲突；防止与新闻界的宣传报道重点冲突相冲突；防止与新闻界的宣传报道重点冲突 （三）选定地点 新闻发布会的地点，可以选择本企业或组织的所在地，也可以新闻发布会的地点，可以选择本企业或组织的所在

4、地，也可以 选择活动或事件的所在地，可以酌情选择本企业或组织的会议厅、选择活动或事件的所在地，可以酌情选择本企业或组织的会议厅、 多功能厅等。多功能厅等。 新闻发布会的现场选择要考虑以下新闻发布会的现场选择要考虑以下 因素。因素。 （1）交通。如到达会场的道路是）交通。如到达会场的道路是 否能够保障畅通，现场停车是否方否能够保障畅通，现场停车是否方 便等。便等。 （2）设备。会场内的采访设备是）设备。会场内的采访设备是 否齐全和适用，如摄影、视听、灯否齐全和适用，如摄影、视听、灯 光、幻灯电视播放设备等；通信联光、幻灯电视播放设备等；通信联 络是否正常，如电话、专线电话、络是否正常，如电话、专

5、线电话、 计算机网络、电视等。计算机网络、电视等。 （3）会场条件。如会场大小是否）会场条件。如会场大小是否 适中，会场内的座位设施是否有利适中，会场内的座位设施是否有利 于记者提问和记录，会场是否安全、于记者提问和记录，会场是否安全、 安静等。安静等。 （四）邀请记者 除了邀请相关领导、同行人士、客户代表等对象外，新闻记除了邀请相关领导、同行人士、客户代表等对象外，新闻记 者也是新闻发表会邀请的重点对象，可以说是新闻发布会的主者也是新闻发表会邀请的重点对象，可以说是新闻发布会的主 宾。宾。 1.邀请范围邀请范围（who、how many） 2.邀请程序邀请程序 （1）制作请柬或邀请函）制作请

6、柬或邀请函 （2）发出请柬或邀请函）发出请柬或邀请函 请柬或邀请函一般在新闻发布会前的请柬或邀请函一般在新闻发布会前的710天送达邀请对象手中。天送达邀请对象手中。 发放太早，可能会被对方遗忘；发放太迟，不利于对方作相应的准发放太早，可能会被对方遗忘；发放太迟，不利于对方作相应的准 备。备。 请柬或邀请函可以根据需要和距离远近通过邮寄或派人送达的、请柬或邀请函可以根据需要和距离远近通过邮寄或派人送达的、 方式发送。方式发送。 （五）安排人员 1.选定主持人选定主持人 新闻发布会的主持人一般由主办新闻发布会的主持人一般由主办 方的宣传、公关、秘书等部门的负方的宣传、公关、秘书等部门的负 责人担任

7、，如宣传部长、公关部长、责人担任，如宣传部长、公关部长、 办公室主任等。办公室主任等。 2.选择发言人选择发言人 新闻发布会的发言人一般由主办新闻发布会的发言人一般由主办 方的主要负责人担任，如总经理、方的主要负责人担任，如总经理、 厂长、主要部门负责人等，因为只厂长、主要部门负责人等，因为只 有他们才能够准确地回答有关的方有他们才能够准确地回答有关的方 针、计划、生产、经营等重大问题，针、计划、生产、经营等重大问题， 由他们回答记者提问更具权威性。由他们回答记者提问更具权威性。 3.安排其他工作人员安排其他工作人员 （六）准备材料 1.发言提纲发言提纲 即发言人在发布会上正式发言时的内容提要

8、，应该全面、即发言人在发布会上正式发言时的内容提要，应该全面、 准确、生动、真实、扣题。准确、生动、真实、扣题。 2.报道提纲报道提纲 即主办方事先精心准备一份有关数据、图片等资料为主的即主办方事先精心准备一份有关数据、图片等资料为主的 报道提纲，认真打印好后在会上提供给新闻记者，使其报道报道提纲，认真打印好后在会上提供给新闻记者，使其报道 时能够抓住重点，必要时甚至完全可以事先拟制好新闻通稿。时能够抓住重点，必要时甚至完全可以事先拟制好新闻通稿。 3.背景材料背景材料 一般应当包括新闻发布会涉及的新闻时间要点、组织发展一般应当包括新闻发布会涉及的新闻时间要点、组织发展 简史、技术手册、发言人

9、介绍、通讯录、名片等，方便记者简史、技术手册、发言人介绍、通讯录、名片等，方便记者 挖掘新闻事件和日后联系之用。挖掘新闻事件和日后联系之用。 4.视听材料视听材料 为增强发布会的效果，可以根据条件准备一些如图片、模为增强发布会的效果，可以根据条件准备一些如图片、模 型、音像、实物等能够强化会议效果的形象化的视听材料，型、音像、实物等能够强化会议效果的形象化的视听材料， 加深与会者对会议主题的认识和理解。加深与会者对会议主题的认识和理解。 (一一)迎宾签到迎宾签到 (二二)发放资料发放资料 (三三)宣布开始宣布开始 (四四)发布新闻发布新闻 (五五)答记者问答记者问 (六六)宣布结束宣布结束 二

10、、新闻发布会的基本程序 (一)迎宾签到 一般应当有专 门的迎宾人员 (礼仪小姐)迎 候与会者，并 让其在事先准 备好的签到簿 上签上姓名、 单位、联系电 话等。 (二)发放资料 工作人员将事先准 备好的资料及时发 放给有关于会人士 和新闻记者，最好 为每人准备一个资 料袋，内装新闻发 布稿、必要的技术 性说明资料、主持 人介绍等。 (三)宣布开始 主持人宣布新闻 发布会开始，向 与会者表示欢迎 和感谢，介绍召 开新闻发布会的 目的、议题、议 程等，推出发言 人。 (四)发布新闻 发言人按照发言 提纲发布新闻或 宣读新闻发布稿。 如果是公布新产 品研制成功的消 息，还可以请相 关专家讲话。 (五

11、)答记者问 由主持人指定提 问的记者，由发言 人对其提出的问题 予以回答。主持人 自始至终掌控着答 问的时间和节奏。 (六)宣布结束 按照事先规定的 时间，主持人宣布 “请最后一位记者提 问”，发言人回答完 毕，主持人宣布发布 会结束。如果会后还 有招待酒会、参观、 赠送礼品等活动， 在新闻发布会现场，主办方各方面都要注意对新闻记者做在新闻发布会现场，主办方各方面都要注意对新闻记者做 到主动真诚，尊重合作，如主动提供便利的拍照角度等，不到主动真诚，尊重合作，如主动提供便利的拍照角度等，不 能态度傲慢，横加干涉。在发布会进行过程中，所有工作人能态度傲慢，横加干涉。在发布会进行过程中，所有工作人

12、员都要严格按照会议流程各司其职，做到言行文明，反应机员都要严格按照会议流程各司其职，做到言行文明，反应机 敏，充分配合主持人和发言人的工作。敏，充分配合主持人和发言人的工作。 ( (一一) )主持人和发言人的分工合作主持人和发言人的分工合作 ( (二二) )主持人和发言人的语言要求主持人和发言人的语言要求 三、主持人和发言人的配合 主持人和发言人的语言要做到以下几点。主持人和发言人的语言要做到以下几点。 * 简明简明。即简明清晰有条不紊，重点突出，干脆利落，有话则长，无话则短，。即简明清晰有条不紊，重点突出，干脆利落，有话则长，无话则短， 该短不长，不要卖弄口才。该短不长，不要卖弄口才。 *

13、充实充实。即要在法律、规章允许的条件下，尽量满足新闻记者的信息要求，。即要在法律、规章允许的条件下，尽量满足新闻记者的信息要求， 不要空洞无物、繁冗啰嗦，否则发布会就失去了价值。不要空洞无物、繁冗啰嗦，否则发布会就失去了价值。 * 灵活灵活。即通过灵活生动的语言活跃和调节现场气氛，如遇冷场等情况能通。即通过灵活生动的语言活跃和调节现场气氛，如遇冷场等情况能通 过风趣幽默的语言扭转被动局面。过风趣幽默的语言扭转被动局面。 * 礼貌礼貌。即当新闻记者提出了某些尖锐问题时不能恶语相对，而要巧妙闪避。即当新闻记者提出了某些尖锐问题时不能恶语相对，而要巧妙闪避 或直言无可奉告。或直言无可奉告。 * 独到

14、独到。这可能是一个相对而言更高的要求，即尽量使语言富于个性化，让。这可能是一个相对而言更高的要求，即尽量使语言富于个性化，让 人难忘，特别平淡乏味的语言往往令人生厌，更不能出现吞吞吐吐、张口结人难忘，特别平淡乏味的语言往往令人生厌，更不能出现吞吞吐吐、张口结 舌之状。舌之状。 (一)整理记录资料 (二)核对发稿情况 (三)保存有关资料 (四)评估会议效果 四、新闻发布会的善后工作 点击案例1 点击案例2 8.2.1 商务庆典活动 一、概述 二、商务庆典活动的准备工作 三、商务庆典活动的仪式程序 一、概述 庆典活动是指企业或组织为了 提高知名度，招揽顾客，争取生 意兴隆，或为了宣传崭新形象， 明

15、确今后的发展目标，密切与公 众的关系，展现良好风范，广泛 吸引潜在客户等，围绕自身或所 处社会环境中的重要事件、节日、 纪念日等举办的各种庆祝活动。 它选择特殊的日期举办，邀请特 定的人员参加。 二、商务庆典活动的准备工作 （一）确定活动主题和时间 庆典活动主题的作用具体表现为：庆典活动主题的作用具体表现为： （1）通过舆论宣传，扩大公司的知名度。）通过舆论宣传，扩大公司的知名度。 （2）向公众显示该公司的实力，并展示产品或服务。）向公众显示该公司的实力，并展示产品或服务。 （3）通过邀请目标公众，争取确定良好合作关系，为今后的发展打下坚）通过邀请目标公众，争取确定良好合作关系，为今后的发展打

16、下坚 实的基础。实的基础。 开业庆典选择时间应做好以下几方面的考察工作：开业庆典选择时间应做好以下几方面的考察工作： （1）关注天气预报，提前向气象部门咨询近期天气情况，选择阳光明媚）关注天气预报，提前向气象部门咨询近期天气情况，选择阳光明媚 的良辰吉日。的良辰吉日。 （2）考察营业场所的建设情况、各种配套设施的完工情况、水电暖气等）考察营业场所的建设情况、各种配套设施的完工情况、水电暖气等 硬件设施建设等情况。硬件设施建设等情况。 （3）选择主要嘉宾、主要领导能够参加的时间，选择大多数目标公众能）选择主要嘉宾、主要领导能够参加的时间，选择大多数目标公众能 够参加的时间。够参加的时间。 （4）

17、考虑民众消费心理和习惯，善于利用节假日传播组织信息。）考虑民众消费心理和习惯，善于利用节假日传播组织信息。 （5）考虑周围居民生活习惯，避免因过早或过晚而扰民，一般安排在上）考虑周围居民生活习惯，避免因过早或过晚而扰民，一般安排在上 午午9：0010：00之间最恰当。之间最恰当。 （六）安排剪彩事宜（六）安排剪彩事宜 1.剪彩者的确定剪彩者的确定 2.助剪者的挑选助剪者的挑选 3.剪彩用品的准备剪彩用品的准备 （1）红色缎带）红色缎带 （2）新剪刀）新剪刀 （3）白色薄纱手套）白色薄纱手套 （4）托盘（）托盘（5）红地毯）红地毯 （七）做好接待准备 （八）做好场地准备 （九）做好音响准备 （十

18、）其他准备工作 三 、商务庆典活动的仪式程序 （一）签到（一）签到 （二）接待（二）接待 （三）剪彩（三）剪彩 1.宣布开始宣布开始 2.剪彩者就位剪彩者就位 3.正式正式 剪彩剪彩 4.退场退场 （四）致辞（四）致辞 （五）配套节目（五）配套节目 （六）附加活动（六）附加活动 （七）赠送礼品（七）赠送礼品 点击案例点击案例3 8.2.2 开幕式与闭幕式 （一）开幕式程序 （二）闭幕式 （一）开幕式程序（点击视频） 1）开幕式程序）开幕式程序 开幕式可以按照以下的步骤进行：开幕式可以按照以下的步骤进行： （1）大型活动的开幕式前可安排乐队奏乐、表演歌舞等，以增加欢快）大型活动的开幕式前可安排乐

19、队奏乐、表演歌舞等，以增加欢快 的气氛。的气氛。 （2）来宾签到留念，并由礼仪人员为来宾佩带胸花和来宾证，然后引）来宾签到留念，并由礼仪人员为来宾佩带胸花和来宾证，然后引 入主席台贵宾区。陌生的来宾应由工作人员向主办单位领导介绍。入主席台贵宾区。陌生的来宾应由工作人员向主办单位领导介绍。 （3）司仪介绍出席开幕式的领导人和主要来宾，并宣布仪式主持人。）司仪介绍出席开幕式的领导人和主要来宾，并宣布仪式主持人。 （4）主持人宣布仪式开始。重要的开幕式应奏国歌，涉外活动奏各国）主持人宣布仪式开始。重要的开幕式应奏国歌，涉外活动奏各国 的国歌。的国歌。 （5）致辞。一般由大会主持人致开幕词，或先由主办

20、单位领导人发表）致辞。一般由大会主持人致开幕词，或先由主办单位领导人发表 主旨讲话，然后由来宾代表致贺词，最后由主办方身份最高的出席者致主旨讲话，然后由来宾代表致贺词，最后由主办方身份最高的出席者致 开幕词。开幕词。 （6）剪彩。国内的剪彩仪式，剪彩时身份最高的人员居中，其他剪彩）剪彩。国内的剪彩仪式，剪彩时身份最高的人员居中，其他剪彩 人员，人员， 按身份高低先左后右顺序排列；双方联合主办的剪彩仪式，则按身份高低先左后右顺序排列；双方联合主办的剪彩仪式，则 按主左客右的惯例排列。剪彩时播放音乐，参加人员鼓掌祝贺。按主左客右的惯例排列。剪彩时播放音乐，参加人员鼓掌祝贺。 （7）举行参观、植树、文艺体育表演等活动。）举行参观、植树、文艺体育