1滁州招标采购项目档案管理暂行办法

1、滁州市招标采购项目档案管理办法（试行）第一章 总则第一条 为加强招标采购项目档案的集中统一管理，维护项目档案的真实完整与安全,有效利用招标采购项目档案资源，根据中华人民共和国招标投标法、中华人民共和国政府采购法、中华人民共和国档案法及档案管理有关规定，结合实际情况，特制定本办法。第二条 本办法适用于所有进入滁州市招标采购交易中心（以下简称交易中心）的招标采购项目档案的收集、整理、移交和管理等。第三条 本办法所称的招标采购项目档案是指建设工程、政府采购、国有建设用地使用权出让等项目招标投标活动过程中形成的，具有保存价值的各种文件资料。第四条 招标采购项目档案作为反映招标采购活动的重要记录和史料，

2、有重要的证明作用，应当依法保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。其内容必须准确、齐全完整，并能真实反映招标投标活动内容。第二章 职责和分工第五条 滁州市招标采购管理局（以下简称“市招标局”）对招标采购项目档案实行统一领导，分级管理。交易中心对招标采购项目档案实行集中管理，具体负责档案的归档、保管、提供查询等。招标代理机构负责代理的招标采购项目档案收集、整理、立卷、装订等，确保项目资料的真实性、完整性。市招标局审查备案科负责没有代理机构的建设工程类及政府采购类招标项目的档案收集、整理、移交等，交易中心负责装订、归档，确保项目资料的真实性、完整性。市招标局监督检查科负责土地使用权、矿产权出让、国有产

3、权交易等项目的档案收集、整理、移交等，交易中心负责装订、归档，确保项目资料的真实性、完整性。第六条 对应当立卷归档的材料,由招标代理机构及相关科室指定专人负责收集并进行整理、立卷、装订、移交等事项，任何人不得据为己有或者拒绝归档。第七条 项目档案未移交时，由招标代理机构及相关科室对项目资料的真实性、完整性、有效性负责并妥善保管，不得伪造、变造、隐匿或销毁。第三章 项目档案的归档范围第八条 建设工程类项目档案收集、整理、归档的文件资料应当包括以下内容：1、招标申请表2、建设工程项目立项批文（复印件）3、建设工程规划许可证复印件4、建设规划用地许可证复印证5、建设单位资金证明文件6、施工图审查批准

4、书复印件7、建设单位法人证书复印件8、代理机构抽签表9、招标代理合同10、招标方案11、招标公告12、招标文件13、工程量清单及备案后的控制价14、招标文件澄清、修改、答疑资料15、中标通知书及审查备案呈批标签16、合同17、开标现场监督表18、专家抽取及签到表19、评标监督表20、评标报告21、第一、二、三名中标候选人的投标文件正本22、中标公示23、需要存档的其他材料与本项目有关的文件、领导批示等；投诉登记表投诉调查资料投诉处理资料其他第九条 政府采购类项目档案收集、整理、归档的文件资料应当包括以下内容：1、项目受理单及呈批标签2、项目需求计划和资金落实情况表3、入场交易申请表4、法定代表

5、人授权委托书5、采购单位承诺书6、代理机构抽签表7、采购代理合同8、招标方案9、招标公告10、招标文件11、招标文件澄清、修改、答疑资料12、中标通知书及审查备案呈批标签13、采购合同14、开标现场监督表15、专家抽取及签到表16、评标监督表17、评标报告18、第一、二、三名中标候选人的投标文件正本19、中标公示20、需要存档的其他材料与本项目有关的文件、领导批示等；投诉登记表投诉调查资料投诉处理资料其他第十条 国有建设用地使用权出让项目档案收集、整理、归档的文件资料应当包括以下内容：1、国土局出让请示文件及政府批复2、项目受理呈批标签3、招标拍卖挂牌文件4、资格审查会签表5、出让底价6、竞得

6、人竞买资料7、现场监督表8、成交确认书9、国有建设用地使用权出让合同10、需要存档的其他材料与本项目有关的文件、领导批示等；投诉登记表投诉调查资料投诉处理资料其他第十一条 矿产权出让项目档案收集、整理、归档的文件资料应当包括以下内容：1、出让计划及经批准的出让方案2、项目受理呈批标签3、挂牌出让文件4、资格审查会签表5、出让底价6、竞得人竞买资料7、现场监督表8、成交确认书9、出让合同10、需要存档的其他材料与本项目有关的文件、领导批示等；投诉登记表投诉调查资料投诉处理资料其他第十二条 国有产权交易项目档案收集、整理、归档的文件资料应当包括以下内容：1、行政事业单位国有资产出租、出售申请报告2

7、、拟出租、出让资产相关产权证明资料3、滁州市行政事业单位国有资产出租（出售）审批表4、项目受理呈批标签5、招租、拍卖文件6、资格审查会签表7、开标现场监督表8、成交确认书9、需要存档的其他材料与本项目有关的文件、领导批示等；投诉登记表投诉调查资料投诉处理资料其他第四章 项目档案的整理第十三条 招标代理机构及相关科室应及时收集、整理招标投标过程中产生的各种文件资料及电子档资料。第十四条 整理的资料应囊括该项目的全部文件和记录，包括文字、图纸、图表、效果图、磁带、纸质、光盘、磁盘等形式。第十五条 招标采购项目档案文件、资料用纸规格采用A4纸。大型工程图纸、设计效果图、光盘、磁盘等无法装订成册的可在

8、项目档案中统一编页，单独保存。第十六条 项目资料必须根据项目的实际操作执行的时间顺序进行整理。按第八、九、十、十一、十二条顺序装订成案卷。第十七条 必须确保项目档案的真实、齐全、完整和有效，包括：1、项目资料是否有遗漏；2、纸张、字迹是否符合要求；3、文件是否齐备。第五章 项目档案的接收第十八条 招标代理机构应在中标通知书发放后的7个工作日内将整理好的项目档案移交到招标局相关业务科室。业务科室负责对代理机构收集、整理、立卷的档案进行移交前的复核审查、并签字确认其档案的完整性并最终移交到交易中心档案室，档案管理人员负责确认档案的合规性。第十九条 业务科室具体项目负责人应在中标通知书或成交确认书发

9、放后的7个工作日内对无代理机构代理项目的档案资料进行收集、整理、立卷、复核，并签字确认其真实性、完整性后移交到交易中心档案室，档案管理人员负责确认档案的合规性。第二十条 如发现项目档案资料不全、伪造或没按局档案管理办法的要求立卷装订等情况的应停止接收，招标代理机构或业务科室项目负责人应在7个工作日内补齐相应材料并按管理办法要求从新立卷装订。第二十一条 档案管理人员负责对移交送存的档案按照局档案管理办法复核档案的合规性，最终办理档案交接手续签字确认正式移交。招标采购项目档案归档登记表由档案员统一保管。第六章 项目档案管理第二十二条 交易中心档案管理人员负责项目档案的贮存和妥善保管，应保证档案库房

10、的清洁卫生，做好防虫、防霉、防湿、防火、防盗工作。第二十三条 项目档案按照年度-项目编号顺序进行存档摆放。卷内档案材料按照招标采购工作流程的顺序排列，依次为项目立项准备、项目招标、项目开标、项目评审、招标结果、项目合同、项目验收的文件材料及其它资料。第二十四条 招标采购项目档案的保管期限定为永久和定期两种。属于重要招标采购招标项目，需长久利用的文件材料，列为永久保管；属于一般招标采购项目，在较长时期内有利用价值的文件材料，保管期限至少为10年；属于政府采购项目非中标人的投标文件正本保管期限为3年。国家法律法规有规定的从其规定。第二十五条 招标采购项目档案的保管期限，从立卷之日算起。第二十六条

11、档案管理人员应在每年的三月份之前对上年度移交的档案应完成编制目录工作；并制作档案清册，列明应管理的档案名称、卷号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限等。档案清册应作永久保管。第二十七条 保管期满的招标采购项目档案，可按以下程序销毁。（一）档案管理人员按规定提出项目档案销毁清单及销毁意见，并登记造册。（二）销毁意见报交易中心领导同意后，上报经市招标局批准。（三）销毁招标采购项目档案时，市招标局应派员参加现场监销。（四）监销人在销毁招标采购项目档案前，应当认真核对清点销毁的项目档案；销毁后应当在销毁清册上签名。第七章 项目档案的查阅及利用第二十八条 因工作需要，确需查阅或复印招标采购项目档案的，应填写项目档案查阅/复印登记表，经交易中心领导同意后，交档案管理人员办理手续。第二十九条 查阅项目档案返还时，档案管理人员必须按页码核查