铁路工程公文处理实施细则

1、铁路工程公文处理实施细则2.3.1总则 为使指挥部公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据铁道部公文处理办法，结合指挥部实际，制定本细则。 铁路公文(包括电报，下同)是铁路单位在行政管理过程中形成的具有规范体式的文书，是依法建设的重要工具。 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全，大力精简公文数量，积极推进办公自动化，提高公文处理的质量与效率。 公文处理应贯彻党政分开的原则。 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密和企业秘密的安全。 指挥部领导和部门负责人应当高度

2、重视公文处理工作，加强对公文处理工作的领导和检查。指挥部综合部是公文处理工作的管理机构，指定专人负责公文处理工作。2.3.2公文种类 指挥部使用的公文种类主要有： 通知 适用于批转下级单位公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，发布内部管理办法，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或共同执行的事项，任免和聘用人员。 通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 报告 适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。 请示 适用于向上级单位请求指示和批准。 批复 适用于答复下级单位的请示事项。 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 函 适用于不相隶属的单位或部门之间商洽工

3、作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 其他。2.3.3公文格式 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印制版记、页码等部分组成。 秘密等级和保密期限：涉及国家秘密的公文应当标明密级(绝密、机密、秘密)和保密期限，未标明保密期限的按绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。“绝密”、“机密”级公文应在公文左上角标明份数序号。 紧急程度：紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，其中电报应分别标明“特提”、“

4、特急”、“加急”、“平急”。 发文单位标识：发文单位名称应使用全称或规范化简称。联合行文，主办单位应排列在前。发文字号：由发文单位代字、发文年份、发文序号组成。联合行文只标明主办单位发文字号。重要的铁路电报应编发电字号，编制方法是在发文字号的单位代字后加“电”字。 签发人：上行公文应在首页注明签发人、会签人姓名，在附注处注明能对该公文的咨询做出答复的联系人姓名和电话。 标题：公文标题应准确、简要、概括，一般应标明发文单位名称、公文主题(事由)及文种(公文种类)。公文标题中除法规、规章以及专用名词等用书名号或引号外，一般不用标点符号。有发文单位版头的公文，其标题可不标发文单位。主送单位：是公文的

5、主要受理单位，应使用全称或规范化简称、统称。除“公告”、“通告”外，公文均应标明主送单位。正文：是公文的主体部分，用来表达公文的主要内容。当正文之后的空白容不下印章位置时，应采用调整行距或字距的办法，务使印章与正文同处一面。 附件：是公文的组成部分(包括文字、表格、示意图等)。公文如有附件，应在正文之后注明附件顺序和名称。附件只发部分单位时应予注明。 成文日期:以指挥部负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发的主办机构负责人的签发日期为准，电报以发出日期为准。成文日期应完整标明年、月、日。 印章：是公文生效及公文制发单位对公文负责的标志。公文除“会议纪要”外，都应当加盖印章。铁路电报可加盖电报

6、专用章。用印应端正、清晰，上不压正文，下压成文日期。 公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。 主题词：公文除电报外应标注主题词。上报的公文按照上级单位主题词表标注主题词，指挥部统一使用铁道部公文主题词表。主题词由类别词、类属词组成，一般标注3至5个。 抄送单位：指除主送单位外，需要执行或知晓的其他单位或部门，应使用全称或者规范化简称、统称。在主题词下一行标注“抄送”字样后，按先外后内、自上而下依次列出抄送单位名称。印制版记：即公文印发单位名称和印发日期等，标于抄送单位之下。印发单位应标发文单位综合部，印发日期以公文打印的日期为准。 页码：是公文纸页的顺序编号，用阿拉伯数字标明。

7、会议纪要如有必要可在标题之下注明通过日期，通过日期以会议结束的日期为准。“主送单位”标注在主题词之下。文字从左至右横写、横排。 （2）公文中各组成部分的标识规则和公文缮印要求，按照铁道部办公厅发布的铁道部机关公文格式(办文200032号)执行。（3）公文用纸一般采用国际标准a4型(210mm297mm)，左侧装订。张贴的公文(通告、公告)用纸大小可根据实际需要确定。2.3.4行文规则行文应当确有必要，注重效用。行文关系应根据各自的隶属关系和职权范围确定，一般应逐级行文，不得越级行文。 指挥部内设部门不得正式行文。“正式行文”是指以指挥部文件形式向其他单位制发公文。“以函的形式”行文是指以信函式

8、公文的格式行文。信函式公文除以“函”的文种外，还可以选择与行文方向一致、与公文内容相符的其他文种。 指挥部下发的公文一般发给下属单位以及与工程建设相关的设计、施工、监理、物资供应等单位。 “请示”应一文一事，一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的可用抄送，但不得抄送下级单位。“报告”不得夹带请示事项。“意见”用于上行文时，应按请示性公文的程序和要求办理；用于下行文时，一样体现出强制性和约束力，下级单位应遵照执行；用于平行文时，所提意见供对方参考。除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以指挥部名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”、“报告”。 收到参建单位的“请示”或“意见”，指挥部必须

9、做出处理或答复。“请示”或“意见”实行“催办查办通知书”制度，领导阅示后，综合部送承办部门，承办部门限期反馈，综合部并负责答复来文单位，无承办部门的，由综合部负责答复，反馈意见一般不超过10天。 公文要精简，注重效用。 凡可一次行文的，不分别行文；可不行文的，不行文。下列情况不再行文： 会议已印发的材料和领导讲话材料。 通过当面协商、电话联系等方式能解决的事务性问题。 转发的公文法规性、指令性较强的，可原文照转；需部分贯彻执行的，可摘要转发有关部分；需结合实际细化贯彻的，应根据原文精神另行拟文，原文不再转发。被转发的公文不要抄送原发文单位。 压缩文件篇幅和印数 公文内容要简明扼要，一般不超过3

10、000字，电报一般不超过500字。 控制发文范围和印数，除发给直接办理公文及其他有关单位外，无关单位一律不抄送。 2.3.5发文办理 指挥部发文办理指以指挥部名义制发公文的过程，一般包括：拟稿、审稿、会签、核稿、签发、登记、复核、缮印、校对、用印、装订、封发等程序。 以指挥部名义行文的种类及内容划分如下： （指挥部全称）文件 向上级单位请示、报告重要工作。 转发上级单位文件。 部署全局性的重要工作。 发布指挥部管理办法。发布重要奖惩事项。 其他需发指挥部文件的事项。 （指挥部全称）函指挥部与上级部门商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 指挥部（客运专线公司）与路局、省、市政府各部

11、门(包括地方铁路)，以及有工作关联的区、县(包括县级市)、镇、乡政府及其部门，其他人民团体、企事业单位，商洽工作、询问和答复问题、审批事项。 （指挥部全称）会议纪要用于记载指挥部领导主持或委托召开的会议情况和议定事项。 电报和传真是公文的一种形式。铁路电报稿一式二份(传真电报稿一份)，可复印、复写，复写必须使用黑色复写纸，并按规定程序办理。 拟稿草拟公文要按规定的发文稿纸格式逐项标明。草拟公文要做到： 符合国家的法律、法规及其他有关规定。 事由清楚，观点明确，表述准确，结构严谨，字词规范，标点正确，书写整齐，简洁明了。 公文的文种应根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。 拟制

12、紧急公文，应体现紧急原因，并根据实际需要确定紧急程度。 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引发文单位名称、标题，后引发文字号。使用非规范简称时，应先用全称并注明简称。引用外文或国际组织缩写形式时，应在第一次出现时注明准确的中文含义或规范的中文全称。日期应写明具体的年、月、日。 公文出现结构为两个层次时，序数顺序为“一”、“1”；结构为多层次时，序数顺序为“一”、“(一)”、“1”、“( 1 )”。 使用国家法定计量单位。 根据来文拟办的文稿，来文应附在文稿后，以便审核、归档。 公文中的数字，除规章条目、成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用词、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数

13、字必须使用汉字书写外，应使用阿拉伯数字。 受文单位要写全称或规范的统称、简称；单位名称不能表明所在地时，要在拟稿纸上注明地址以便及时投送。拟写、修改、签发、批示公文，应使用碳素墨水、蓝黑墨水，禁用纯蓝墨水和圆珠笔、铅笔；可使用计算机打印设备拟写文稿。 （5）会签：会签公文，主办部门应先签署意见，然后交协办部门依次签署意见。 凡涉及其他部门职权范围的事项，主办部门必须与之协商、会签，取得一致意见后方可行文。如有分歧，主办部门负责人应当出面协调，协办部门负责人应参加协调。经协调仍不能取得一致，主办部门应列明各方理据并附协办、主办部门的书面意见，报上级单位或主管领导审定。 （6）审稿、核稿：对文稿质

14、量要层层负责把关。指挥部发公文必须先由拟稿部门负责人认真审稿、把关，然后送综合部核稿，由综合部送指挥部领导审核签发。涉及有关法律事务的公文，必要时经法律顾问核稿。上行公文和重要公文，须经综合部部长复核后送指挥部领导审核签发；文稿改动较大，应由拟稿部门清稿。审核、核稿人确认公文无误后，应签名并注明日期。 审稿、核稿的重点是：是否需要行文；行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文要求，公文格式是否规范；文稿内容是否符合有关政策规定；处理意见是否明确具体，切实可行；与其他有关文件精神有无矛盾、重复；涉及其他部门的问题是否已经协商一致；发送范围是否恰当；主题词标引是否准确。 （7）签发：以指挥部名

15、义制发的上行文或涉及面广的公文，由主要负责人或主持工作的负责人签发；以指挥部名义制发的下行文或平行文，按发文内容由主管负责人或受委托的其他负责人签发；涉及其他负责人分管工作的，应经有关负责人审阅同意后签发。签发人要署明姓名和日期，并对公文全面负责。经负责人签发的文稿不得擅自改动，如必须改动，应由核稿人报经签发人同意。 （8） 缮印：指挥部发公文由指挥部综合部统一编号。缮印要符合公文规定格式，字迹清楚，整洁美观，印数准确。发文中如有非打印设备能绘制的图表线条等，由拟稿部门自行绘制。 （9）校对：校对工作是保证公文质量的重要环节，应认真、细致、准确、及时。指挥部发公文由拟稿部门校对，每件公文至少全

16、面校对两遍，改正较多时，应按程序复校，在确认无误后方可付印，校对人应在文稿上签名。综合部在付印前，对文件及格式要全面检查，如对文稿内容有疑问，应与核稿人联系，不得随意处理。 （10）翻印：上级单位公文除绝密或注明不准翻印的以外，经指挥部领导或综合部部长批准可以翻印。翻印时，应注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。复制件作为正式公文使用时，应当加盖复制单位证明章或公章，视同正式公文妥善保管。 （11） 用印：盖章时，应检查原稿是否经过指挥部领导签发，打印是否清晰，印数是否准确，对不符合规定的公文不予盖章。（12）装订：装订前应对缮印的公文进行检查。检查的重点是：密级、发文单位标识、发文标题、主送

17、抄送单位、附件、印制版记是否正确。装订时要毛天齐地，毛左齐右，切忌多页、少页、倒页，订钉位置要按规定办理，做到整齐美观。指挥部发公文由拟稿部门负责装订，会议材料由主办部门和拟稿部门负责装订，其他简报、材料由拟稿部门装订。（13）封发：综合部应建立发文登记制度，电报还应同时登记电报受理部门编排的流水号。公文封发时要对公文质量进行检查，重点检查缮印是否清晰，有无多页、少页、倒页等差错，发现问题应及时与有关人员联系纠正。（14）积极推进办公自动化建设步伐，逐步实现无纸化办公，提高公文周转速度和公文处理的效率。 （15）严格执行中华人民共和国保守国家秘密法和其他有关保密规定，加强秘密公文的管理。秘密公

18、文在运转过程中，均应办理交接并采取相应的保密措施，保证公文安全。阅办机要电报，应按保密规定按时收回，由综合部保存。转发秘密公文或密码电报时，必须贯彻“密来密去”的原则，严禁密电明复或密明混用。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输，其他秘密公文传输时，必须采用加密装置。2.3.6收文办理（1）收文办理指对收到公文的办理过程，一般包括：签收、登记、审核、分办、拟办、批办、承办、催办、查办等程序。（2）收文：指挥部综合部应建立收文登记制度，指定专职文档人员统一签收、拆封、分类、编号、登记。对收到需要办理的公文应进行审核，然后加贴公文处理单。审核的重点是：是否应由本单位办理；是否符合行文规则；文种使用

19、、公文格式是否规范等。对秘密公文要逐页查点，如有差错应立即查询。对急件要注明签收的具体时间。 指挥部领导、部门负责人参加会议或从其他渠道收到的公文，应交综合部登记后办理。 收到上报的公文如不符合本实施细则规定的，经综合部负责人批准后，可退回发文单位并说明理由。 （3）分办：公文分办由指挥部综合部负责。指挥部综合部审核收到或下载的公文后，送指挥部领导批示后再送主办部门办理。 （4）承办：承办部门收到交办的公文后，应按照公文事由或领导的要求及时办理，不得延误、推诿，一般公文应在3至5个工作日内办结，内容紧急的公文应明确办理时限。凡需超过办理时限的，主办部门应预先说明理由。对不属于本部门职能范围或不

20、宜由本部门办理的应及时向交办领导汇报或与交办部门联系，并退回原件。最后一个承办部门阅处后应将公文移送主办部门。 （5）传阅：传阅公文要建立签阅(退)制度，严格登记手续。公文每发生一次阅办部门或阅办者的转移，均要经综合部登记，不要直接传递和横传，以随时掌握公文去向，避免漏传或延误，保证办理或查询及时方便。 （6）审批公文：主批人应签署明确意见，并写全姓名和审批时间。其他审批人圈阅(需注明时间)，应视为同意。没有请示事项的，圈阅表示已阅知。 （7）督办：督办工作是保证公文时效、促进各项工作进行的一项重要措施，由综合部负责。 2.3.7公文归档、销毁（1）立卷、归档：公文办结后，应根据中华人民共和国档案法和有关规定，及时将公文