科技档案管理制度

1、科技档案管理制度1. 主题内容与适用范围 科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形式的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片、录像带等科技文件材料。 本制度规定了科技档案的收集、整理、保管、借阅、保密等办法。适用于本公司科技档案的管理。2. 职责 本制度的主要负责单位为技术质量部。3. 科技档案的归档3.1 科研课题、新产品开发所形成的文件材料，在定型（鉴定）后一个月内，由科研、新品管理员向档案室移交归档。3.2 引进生产线、引进单台设备、仪器的文件材料，包括原文和译文，在验收合格后三个月内，由引进负责部门向档案室移交归档。3.3 基本建设项目的文件材料在项目竣工验收后三个月

2、内由基建管理部门向档案室移交归档。3.4 科技论文、科技成果荣誉证书、产品照片、录像带由所负责部门及时向档案室移交归档。4. 科技档案的归档范围4.1 科研课题、新产品开发类：课题任务书（申报书）、合同书、产品（课题）定型（鉴定）证书、定型（鉴定）申报表、鉴定大纲、定型（鉴定）会议纪要、检验报告、检验记录、试制总结、现场测试报告、质量分析报告、成本分析报告、生产能力分析报告、标准化审查报告、工艺审查报告、用户意见、成套设计、工艺文件、产品照片等。4.2 引进生产线、引进单台设备仪器类：可行性研究报告、请示报告及上级批复、合同书、协议书、随线（设备仪器）的全部资料的原文、译文、开箱记录、验收资料

3、、照片、录像带等。4.3 基本建设类：红线图、土地征购协议、土地使用证、房屋所有权证、规划许可证、施工许可证、立项报告及批复、招标资料、开工报告、施工执照、施工合同、工程地质勘察报告、工程质量监理资料、设计更改通知、隐蔽工程记录、主要建筑材料合格证、试验（化验）报告、质量检测记录、工程预算、决算、竣工验收报告、竣工验收证书、质量等级证书、安全、环保验收材料、竣工验收会议纪要、成套土建、水、电、气竣工图等。4.4论文及荣誉证书类：获公司级三等奖以上论文、在市级以上学会、刊物发表或获奖论文、省级以上科技进步奖证书、新产品或新产品奖证书（奖状）、专利证书、质量认证证书、安全认证证书、生产许可证书等。

4、5. 保管期限5.1 科研课题、新产品开发类：长期。5.2 引进生产线、引进单台设备仪器类：长期。5.3 基本建设类：红线图、土地征购协议、土地使用证：永久； 其他：长期。5.4 论文及荣誉证书类：长期。6. 分类编号 按企业档案分类编号方法执行。7. 整理、编目与保管7.1 档案管理员应将移交归档的文件材料，遵循其自然形成规律，保持它们之间的有机联系，分类整理、组卷、编目、排架。7.2 科研课题、新产品开发类按课题、产品组卷；引进生产线、引进单台设备仪器类按原文、译文分别组卷；基本建设类按保管期限之不同，永久、长期分别组卷，单项工程按项目组卷；论文按年度组卷；照片按产品类别组卷；荣誉证书以件

5、（张）为单位保管；录像带以盒为单位保管。7.3 卷内文件均应打印页码和编写件号。7.4 编写案卷号，填写案卷封皮、卷内目录、备考表、案卷卷脊、登目录簿、上架。7.5 设计、工艺文件底图归档时应编底图总号，填写归档日期、收发台帐（卡）、底图登记簿、卷内目录，按图号顺序排放保存。7.6 档案库房严禁烟火，应有防火、防盗、防虫、防潮、防曝晒等措施，保持库房整洁。7.7 各工厂和有关职能部门的图纸资料由兼职档案员统一管理，图纸资料按产品或类别装订成册，更改时应及时将新图纸装入，将作废旧图纸抽出，并及时交公司档案室销毁，不得新、旧图纸并存。8. 借阅管理8.1 借阅科技档案，均应履行借阅登记手续，填写档

6、案利用卡。阅后及时归还。8.2 借阅者不得在文件、图纸上勾画、涂改，未经允许，不得抄录、复印。8.3 职工可借阅所从事本专业的科技档案，借阅不属于本专业的，或不属于本职范围内的档案，须经总工程师批准。8.4 设计、工艺文件的发放单位和数量按设计工艺文件管理办法的规定执行，晒图员、静电复印员不得擅自多晒、多印。晒印的余页和废页不得乱扔，应及时销毁或收集保存集中销毁。8.5 凡借用、保管有科技档案的职工，在调离、退养、退休时，应将科技档案归还或向有关人员移交。8.6 因公外出，需携带涉密档案时，须经公司保密委员会批准，并采取安全措施。8.7 各工厂、职能部门兼职档案员保管的图纸资料，发给班组或个人

7、借阅，也应办理登记手续。图纸资料只能供本单位职工查阅，且不得复制和抄录。9. 技术秘密的管理9.1 凡用于本公司生产产品中的在国内同行具有先进性、独创性，并经总工程师认可的新技术、新工艺、新材料，包括加工方法、工艺参数、原材料规格、配方等，均属技术秘密范围。在新产品、新工艺、新材料正式投产鉴定前，技术（工艺）负责人按技术文件管理办法的规定将技术秘密部份单独编写，经工厂厂长或技术厂长审核，总工程师批准后，由拟制人与档案管理员共同密封。标准化室编制年第号，交档案室单独保管于保险柜中。借阅技术秘密文件须经总工程师书面批准。用专用登记本登记，阅后由借阅人与管理员共同重新密封。9.2 技术秘密文件的真实

8、性，可用性由拟制人、审核人和批准人负责。9.3 技术档案室对“技术秘密”文件应建立“技术秘密”文件登记簿和查阅登记簿，“技术秘密”文件的查阅由总工程师批准。9.4 违反保密规定，造成公司技术秘密泄密者，将按公司有关规定严肃处理。10. 不成套设计文件的存档办法 新试产品，在试制中设计文件不齐套时，不能正式存入科技档案室，但可办理假存档手续，其目的是方便试制及防止试制中更改频繁而造成文件管理混乱。假存档的程序其编制、审批均与全套正式存档文件相同。所不同的是文件编号前面不写企业代号（rd）字样，以便与正式存档文件相区别。11. 移交11.1 科技资料归档时，移交人应填写移交清单一式二份，接收人清点无误后，移交人、接收人签名，双方各执一份保存备查。11.2 因机构调整，生产组织变动涉及到图纸资料移交，或兼职档案员变动，均须办理移交手续，由移交人填写移交清单一式二份，并通知技术质量部档案管理员到场监交。移交人、接收人、监交人签名后，移交清单交、接方各执一