采购系统知识1-基础

1、第1课教材(一):采购分类（一） 按价格分类 1.招标采购 2.询价采购 3.比价采购 4.议价采购 5.定价采购 6.公开市场采购 二按采购主体分类 1.个人采购 2.集团采购 三按采购方法分类 1.传统采购 2.科学采购1订货点采购2MRP采购3JIT采购4供应链采购5电子商务采购第1课教材(二):采购流程一，下单： 1.通常状况下，采购员接到缺料，获取缺料以下基本信息：存货编码，产品型号，数量。 2.分析缺料信息是否合理，再将定单下给供应商，定单必需含有以下信息：材料型号，数量，单价，金额，计划到货日期。 3.采购审核员依据具体状况进行定单审核 4.定单 给客户以后，采购员必需要与客户确

2、认采购信息，并要求签字回传。 二，稽催： 采购定单完毕以后，采购员依据采购定单上要求的供货日期，采纳时间段向供货商反复确认到货日期直至材料到达我公司。 三，入库： 一.实物入库： 收货员收材料之前必需确认供应商的送货单是否具备以下信息：供应商名称，定单号，存货编码，数量；如定单上的信息与采购定单不符，征求采购员看法是否可以收下。 二.单据入库： 采购员依据检验合格单，将检验单上的数据入到用友中，便于以后对帐。但也存在些问题，表现为：1.外加工的检验合格单没有入库；2.采购入库定单号和数量比较混乱。 四，退货： 采购填写退货单，进行定单退货。 五，对帐： 一，月结表： 每个月月初，各供应商将上月

3、月结表送至我公司，采购员依据我公司收货员签字的送货单，我公司的入库单据和单价表核对月结表。 目前月结表中出现以下不够之处：无定单号，存货编码，退货数量，上月欠款余额，发生额至本期欠款余额等信息。 二，增值税发票： 校对发票上的以下信息：我公司的全称，帐号，税号，发票上的材料名称，数量，金额。 在此发面我们也有欠缺表现为发票金额大于定单金额，特指一张定单只有一种材料的状况。 六，付款： 依据付款周期编制付款计划，安排付款。第1课教材(三):采购的价值（一） 采购利润杠杆效应 使得采购在企业管理中具有重要地位的原因首先在于采购存在“利润杠杆效应。正是这个效应的存在才使得企业的高层管理者们想方设法在

4、采购上下功夫，为企业“挤出更多的利润，也正是因为如此才使得采购部门越来越受到这个微利时代的企业高层管理者们更多的重视。举个例子，假设一个企业50%的资金用于采购原材料，其税前利润为10%，那么它每收入10万元，它将获得1万元的利润，并且这10万元收入中将有5万元用于采购，我们假设采购部经过努力降低了2%的采购成本，那么在利润中将增加1000元，如果换成通过增加销售来获取这1000元利润的话，那么要增加10%的销售额才干实现，即卖多1万元才行。但是不要简单的将2%和10%进行比较，因为要降低2%的采购成本看似不难，但在实际作业中可能就要为这2%费尽心机，有时经过了努力但仍有可能达不到目标。 （二

5、） 采购降低成本和技术革新 除了直接降低采购价格，采购也能够以一种间接的方式对企业竞争地位的提升做出贡献。这种间接贡献以产品品种的标准化、质量成本的降低和产品交货时间的缩短等形式出现。在施行中，这些间接贡献通常比直接节省的金钱更实在第1课教材(四):采购成功的要素1. 操守清廉： 面对各种供货商，有些供货商总会想办法以金钱或其它方式来诱惑采购人员，以达其销售目的。采购人员假设无法把持，可能不自觉掉入供货商的陷井，而不能自拨，进而任由供货商摆布，到底人类对财富之欲望是无止境的。有一句名言，很值得我们参照，那就是：“做事可以失败，做人不可失败。我们深信大部分的采购人员都能洁身自爱，否则纸包不住火的

6、，不应得之财富终会被曝光，这种人必遭公司与社会唾弃，而惹致个人身败名裂。 2掌握市场： 流通业是将各种民生消费品卖给最终消费者的产业，故商品种类繁多，且日新月异，采购人员必需努力透过各种管道及方式包涵检讨卖场人员的建议与反应，因为他们最接近客户，了解市场之必需要及趋势，而非坐井观天，如井底之蛙，自以为秀才不出门，能知天下事，究竟市场的变量太多，我们应尽量利用一切资源，掌握它们，做好知已知彼，则必能百战百胜。 3精打细算： 有一商场名人曾说：“会卖不如会买，这句话在流通业已成为至理铭言，这句话的意思是：卖场人员假设因为商品不对，或价格太贵，使再大的劲，也不如采购人员选对商品，又买到便宜的价钱，来

7、得更轻松，因为顾客的眼睛是雪亮的，如果被仓库卖场人员说服买下该件商品，事后发现被骗，他是不会再光顾的。采购人员必需能精打细算，供货商虽然牺牲了一点利润，但假设销售量增加，供货商还是喜爱与这种采购人员或公司来往的。 4积极认真： 现代流通业讲求的是速度及效率，否则就被淘汰出局，采购人员以积极认真的态度来工作，将可使本公司的商品能适时适地的推出，符合卖场的必需要。与卖场的沟通更须要此种工作态度。 5革新求进： 商场如战场，不进则退，输家可能成为羸家，赢家也可能变成输家。流通业尤其必需要采购人员能有革新非标新立异的思索力，力求突破现状，随时以新点子或创意来改善个人的工作方法与效率，同时在商品组合方面

8、也应力求革新，如此成功才可保证。 6适应性强： 采购是个机动性很高的职位，对市场及供货商均须随时掌握，开发新的商品或供货商也是采购的重要使命之一，故东奔西走，甚至远赴国外采购有时也是必要的。采购人员因此必需有很强的适应性，能够适应不同的环境、地区、或国家，否则一直坐在办公室是不可能把工作做好的。身为采购对其所负责之利润预算负全责，其压力可想而知，采购更必需能适应此压力。这是一项劳心劳力的工作，劳心指竭尽脑筋把工作做好的付出，劳力指辗转各地体力负荷，要做好采购的工作，须事先有此心理准备。 7.团结合作： 表面上采购工作似乎是单独作业，但人不可能脱离群居而单独生活，采购人员也不可能脱离公司的整体作

9、业，采购必需与同事和谐共处，彼此合作，互相支持，采购的工作才可无往不利。身为采购应去除本位主义或独善其身的意识，凡事应以公司大局为重，待人处事，尤须注重团队的合作，并以公司的利益为前提。团结生力量，这是很容易懂的，我们挥公司的整体的力量，与竞争对手在市场上一争长短。覆巢之下无完卵，救迕恳晃煌露加写擞腔家馐叮静趴稍谑谐嫌佬鋈嗽诠镜氖乱挡趴扇繁！?第1课教材(五):采购与各部门的协调由于采购业务牵涉范围广泛，相关部门颇多，欲期采购业务能顺利进行，而获得优良的工作绩效，除了采购部门工作人员的努力外，尚必需企业内部有关部门的密切配合，始克有成。 因此，采购人员必需培养优良人际关系与协调能力，以期获得有

10、关部门之合作，而圆满达成任务。兹将采购部门与企业内有关部门之协调关系，表达如下： 一、与管理部门之协调关系 采购部门对公司生产或商品成本之节省，能产生重大的贡献；对公司生产所必需原料或销售部门商品之供应，亦会产生直接之影响。为了使采购功能有效发挥，公司管理当局应重视采购部门之横向联系，并应注意采购人员之专业训练及制定采购人员之行为规范等事宜。 在与管理部门的协调上，采购部门应将与供应商接触所获得的市场资讯，提供给管理部门做为经营上的依据。而管理部门则应将景气猜测、税费结构、汇率趋势等资讯提供给采购部门参照。 二、与销售部门之协调关系 1销售部门应提供正确的销售猜测及销售目标等资料给采购部门，以

11、期采购计划之有效执行。 2销售部门研订产品之价格，必需事先预估制造成本，尤其是占主要部分之材料成本。在预估材料成本方面，采购部门应提供充分之协助。 3销售部门在与顾客谈判特别订单及无库存的产品时，必需合计采购的购运时间，避免造成无法如期交货的问题。 4采购部门应将从供应商处所获得的有关竞争同业的用料必需求资讯，以及其产品之销售数量、品质、价格等资讯，提供给销售部门，以协助做好竞争策略之拟订工作。 5为了互惠起见，公司在政策上，会要求供应商购买本公司之产品，在此项政策之执行方面，销售部门与采购部门应密切配合办理。 三、与生产部门之协调关系 为了保证原料供应的稳定性，采购部门和生产管制部门必需要常

12、常交换资讯。生产控制部门应及早通知采购部门有关产品的生产计划与物料的必需求计划，使采购部门有充裕的时间寻求来源，并与供应商量价。而采购部门亦必需通知生产管制部门其所必需要之购运时间及定购后可能发生的变化。假设生产计划或采购计划中的数量或时程，有任何的改变，彼此均应迅速通知对方，以便及时做适当的调整与配合。 四、与质管部门之协调关系 基本上，采购人员必需熟悉有关品质的标准，以便从供应商处购买到合乎用途的东西。采购人员由于直接与供应商接触，能帮助品管部门建立供应商所能配合的一套检验标准。而品管部门亦应将检验结果告知采购人员，借以考核供应商。总的来说，采购与品管部门之协调关系如下： 1品管知识：采购

13、人员应随时向品管部门学习品管的知识，以便在与供应商接触时能了解其品质，以期采购适当的物料供应生产。 2品质标准：采购部门应与品管部门坚持密切联系，以便品管部门随时提供必要之协助，使请购规格与验收标准能互相吻合。 3物料验收：品管部门关于厂商交来之物料不符要求而拒收时，应即通知采购部门，以便采用必要之措施。 4开发厂商：采购部门与品管部门应共同开发供应厂商，以确认厂商是否具备供应所必需产品之品质及数量的能力。 五、与制造部门之协调关系 采购部门提供制造部门所必需之物料，二者关系密切，但是二者却有不同之态度。通常，制造部门希望物料能快速供应，以免发生断料停工事情；而采购部门则希望能有充分时间进行议

14、价，以期降低成本。因此，在采购的购运时间方面，彼此必需互相尊重、充分协调，切勿意气用事。 又，关于“自制或“外包之决定，制造部门与采购部门彼此态度与见解亦可能有异，此时应以成本分析结果及策略上考量因素，彼此以客观的态度，共商办法。 六、与技术部门之协调关系 技术部门于制定物料规格时，不可过分强调追求理想，而忽略价格和市场因素；而采购部门也不可太强调价格因素而忽略品质要求。因此，技术部门应征询采购部门之看法，而采购部门亦应依据市场情报，建议适当之规格标准。总之，两者必需密切协调。期能顺利进行采购。 另外，为了建立标准化，以收大量采购之效益，技术部门应于制定前多征询采购部门之看法，以期尽量减少物料

15、品种，在此方面。两者应密切协调，产生优良的互动关系。 又，在新产品之制定方面，采购部门应随时提供有关物料规格、性能、价格等最新资讯，以供技术部门参照。 不过，目前关于物料的使用不仅要符合保护消费者的要求，也要达到环境保护及职业安全、健康的标准，使工程规格之制定更趋严格，因此限制了采购人员在使用替代性物料或产品之机会。所以工程与采购部门必需强化联系，以免违反公众安全与利益。 七、与仓储部门之协调关系 大量采购可以降低物料的单位成本，但是相对的，因存量的增加，而提升仓储成本。因此，为了使整体的采购成本降低，采购部门与仓储部门，必需有优良的沟通与协调，妥为制定适当的最低存量及定购点。 采购部门应于定

16、购作业完成时，将有关交货时间与数量等资料通知仓储部门，以便仓储部门能事先准备所必需之空间；而仓储部门应定期将存量记录通知采购部门，以利存量之控制。又，关于退货、呆料、缺料等问题，采购人员亦应协助仓储人员处理。 八、与会计部门之协调关系 每一项采购交易，从定购开始到交货、请款、付款为止，都必需要作会计处理。会计部门也可为采购部门提供各项有关之计算资料，例如：应付账款余额统计、实际支出金额与预算金额之比较、材料成本之计算、价差之绩效计算等。 不过，在许多企业与机构中，这些会计工作有时候会由采购部门担负一些使命。不管这些会计工作由谁执行，部门间紧密的协调与合作，通常可以从供应商获得折扣的机会，以及改

17、善买卖关系。 九、与财务部门之协调关系 采购预算是公司资金必需求的最主要部分，假设无优良的财务计划，采购工作将无法顺利进行。采购人员在选择较佳品质时，必需合计成本因素；在定购较大数量时，必需合计公司财务负担能力；在议定价格时，必需合计付款方式现金支付或期票支付，以避免造成财务上的损失或风险。因此，采购部门应与财务部门在资金调度与运用、汇率与利率之价差、付款条件与额度等方面，做妥善之协调。 十、与法务部门之协调关系 采购作业会牵涉到法律问题。因此，采购人员必需具备与采购作业有关之法律知识，否则可能因不谙法律规定，在无意中，使公司陷入诉讼困境而遭受损失。在处理采购合约、纠纷、索赔以及智慧财产产权等方面，采购部门应与法务部门密切协调。未设法务部门的企业，必要时应聘请外界法律顾问协助。 十一、与公关部门之协调关系 采购人员常常会与外界人士接触，在某种意义上，采购人员就是公关人员。采购人员的行为势必会影响到供应商以及其他关系人士对公司的观感与态度。如果设有公关部门的