人事档案管理规定

1、人事档案管理规定第一条 人事档案应专人管理，包括人事档案的建立、相关内容的收集、鉴定、整理、保 管和提供利用。第二条目的1保证人事档案的完备，维护人事档案资料完整，防止资料损坏；2保守档案机密；3.便于档案材料的使用。第三条人事档案的分类人事档案分为内部保管档案和外部保管档案。内部档案保存员工在我公司的各种记录和表 现；外部档案保存的是员工一生的记录和表现。第四条 内部人事档案管理1.管理权限人员管理部门控股公司人 力资源部产业集团人力资源及 行政中心（部）子公司（分公司、学 院）人力资源主管部门高级管 理人员各集团决策层/控股 公司咼级管理人员原件其他高级管理人员复印件原件控股公司其他员工原

2、件产业集团本部其他员工原件子公司（分公司、学院）其他员工原件注:1. 次季度第一个星期内，产业集团将其保管的上季度其他高级管理人员档案更新报至控股 公司人力资源部人力资源事务助理处。2. 档案建立内部人事档案按照管理权限分层级负责建立。建立流程：收集f核查f填写档案信息目录表3、材料收集内部人事档案按照管理权限分层级负责收集，档案内容详见列表:分 类材料内容数 量流转入职手续档案材料面试评价表、应聘登记表、个人简历、员工登记表、身份证（户口页、 退伍证）复印件、原单位离职证明（或与用人单位签订同等效力的协 议）、背景调查材料、体检报告、入司通知单、相片（一寸免冠彩色四 张）、教育证明复印件（毕

3、业证、学位证、其他受教育证书、职称证、 职业资格证）12项入职5个工作日入职后 档案材料合同 材料劳动合同书、协议（为降低用工风险，公司与员工签订的各类协 议，协议）2项签订完毕3个工作日职业 发 展 材 料转正材料（转正申请表、述职报告表、转正审批表；高管增项：备 案表、恳谈记录表（高管）5项审批通过 3个工作 日正式任免（聘用）材料（职能经理（含）以上员工红头文件复印 件）1项红头文件 下发3个 工作日岗 位 异 动员工调动通知单、员工调动审批表、工作交接单、调动资产交 接单、调动会签单5项到岗后3 个工作日高管增项：竞聘述职报告、竞聘成绩评定、产业集团领导会 签、晋升（恳谈记录表）、备案

4、表、交接工作刻录光盘5项备案签批 后3个工 作日离职离职申请表、离职审批表、工作交接单、资产交接单、离职会 签单、离职谈话纪要6项正式离职日期前高管增项：员工离职审批单（代替离职审批表）、备案表、离 任审计报告、交接工作刻录光盘3项薪酬 材料薪酬异动审批表；高管增项：备案表2项薪酬调整 日前3个工作日考核 材料任职周期述职材料（职能经理）； 高管项目：任期述职、聆询材料；3项相关工作 组织实施 完毕5个 工作日奖惩 材料奖励、处罚材料（仅限于出具红头文件的奖惩材料，其他暂不入 档）2项后头文件 下发日起 5个工作 日其它 材料入司初的员工信息变化（学历、职称、职业资格晋升，婚姻、生 育、政治面

5、貌等状况变化）、其他未划入上述分类但需要存档的材 料2项自变化日 起1个月 内培训 材料详见联合领导力研究与发展学院学员培训档案说明：（1）上表材料收集规范适用于*职务簇中高级管理人员和职能经理，一般员工的材料收 集范围由各产业集团根据上述收集基础，结合产业集团具体岗位序列和工作实际自行规范。（2）“入职手续档案材料”中“原单位离职证明”一项。原则上必须收集，确有原因不 能及时收集的，需要人力资源部门和员工签订协议（详见附表4协议模版），明晰因员工未能开具有效原单位离职证明而导致的一切后果员工自负，造成的经济损失由员 工工资中扣除支付。4.核查（1）核查结果告知。材料收集完毕，各层级直接负责内

6、部人事档案管理人员对材料进行 核查，如出现材料不合格情形，需填写人事档案材料修正表，一次性全部告知需修正 项目、内容和标准，材料递交人需在约定日将修正后材料报人力资源部。（2）入职手续档案材料核查告知。人力资源部自员工入职当日向员工收取全部材料，检查合格即安排与员工签订劳动合同 书；其他情形参照4-（ 1）执行，否则试用期酌情延长。5档案信息目录主表中只填写“入职手续档案材料”部分，“入职后档案材料”部分 空，粘贴在档案袋正面；入职后档案材料在档案信息目录子表及时填写、更新，放入 档案袋。6. 员工岗位异动，档案流转流转流程：核对f圭寸档f递交f核对f反馈f存档流程 环节流转规范主责 部门完成

7、时间核对将异动员工档案材料对照档案信息目录主(子)表，逐项核 对，确认无误，存入档案袋。调出 单位员工调动日 起3个工作 日封档用易碎纸粘封档案袋，在封条上封口处加盖调出单位公章2个。调出 单位递交选择稳妥方式送交调入单位。调出 单位核对将异动员工档案材料对照档案流转信息表，逐一核对。调入 单位接收员工档 案日起3个 工作日反馈核对无误在档案流转信息表上签子确认，并向调出单位反 馈；核对有误，在档案流转信息表中反馈部分详细填写，签 字确认后向调出单位反馈。调入 单位存档核对、反馈环节完毕，将员工档案存档。调入 单位7、员工离职，档案保存员工离职，其内部人事档案进行核对、封档(标准参照5-，与调

8、出单位对应的核对、封档2环节流转规范)，并将其自在职员工档案柜移至离职员工档案柜。年度末，汇同其他 人事档案移交档案馆。第五条外部人事档案的调入外部人事档案由公司人事档案托管机构托管。1. 调入托管条件：(1) 与原来单位解除劳动关系的证明材料；(2) 与控股公司及下属产业集团签订正式的劳动合同；(3) 通过试用期。2. 公司对档案调入员工提供的服务托管费由各位员工所属单位支付。第六条人事档案的保管1. 内部人事档案的管理由人力资源部（中心）负责，要求如下：（1）入档资料及时归档，保证档案的完整；（2）信息的及时登记与更新，保证档案的可检索性和准确性；（3）档案管理室的管理，保证防潮、防火、和

9、各种侵蚀。2. 外部档案的管理依据公司人事档案托管机构的相关规定执行。第七条人事档案利用的方式1. 查阅。查阅须满足一定的条件，比如：公司领导、本单位审计部门需要查阅人事档案； 公安、保卫部门因特殊需要必须查阅人事档案等。2. 出具证明材料。出具的证明材料可以是控股公司人力资源部和各产业集团人力资源及行 政中心（或负责人）根据人事档案，按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以 是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、提升、招聘、出国出境政审 等。第八条人事档案利用的手续1. 查阅手续首先，由申请查阅者填写人事档案借阅申请表，并提供相应的查阅证明资料，报本部 门负责人签批；其

10、次，由相应人力资源部（中心）负责人审核批准。2. 出具证明材料的手续首先，有关单位开具介绍信，并提供相应的证明材料，说明要求出具证明材料的理由；其次，相应人力资源部（中心）负责人结合利用者的要求，提供相应的证明材料。由相应 人力资源部（中心）负责人审阅，必要时由该单位的第一行政负责人审批，然后登记、 发出。第九条罚则员工内部人事档案在收集、建立、保管、流转、查阅等环节出现失误，将对主责部门直接 责任人和材料递交人进行处罚。管理环失误情形处罚标受罚部门受罚人节准收集未按规定及时进行材料收集50元/次参照第四条1、管理权限直接责任人未按规定及时上交（入职材 料）50元/次新员工所在部门新入职员工建

11、立未按规定及时上交（入职后档 案材料）50元/次员工所在部门对应员工流程环节不完整、有误情形50元/次参照第四条1、管理权限直接责任人保管档案材料缺失、毁损50元/次流转流转环节出现纰漏100 元 /次参照第四条5、员工岗位异动， 档案流转查阅查阅期间，档案材料缺失、毁 损100 元 /次查阅部门查阅人第十条本规定由控股公司人力资源部负责解释 第一条 本规定自下发之日起开始执行。附表1：人事档案借阅申请表附表2：人事档案借阅登记表附表3：档案信息目录主表附表4:档案信息目录子表附表5：协议模版附表6：人事档案材料修正表附表7：档案流转信息表附表1：人事档案借阅申请表编号：借阅者姓名借阅部门借阅

12、日期归还日期借阅方式 1.调用微机数据口 2.在人力资源部查阅文本档案 3.将文本档案带出人力资源部所借阅的档案号所借阅的档案姓名其它借阅事由：借阅人：借阅部门负责人人力资源部附表2:人事档案借阅登记表序 号借阅日 期借阅事由（简单陈 述）借阅档案号借阅方 式归还日 期借阅人档案管理员（经办 人）备 注12345678101112附表3：档案信息目录主表分 类材料名称份数页数材料名称份 数页 数经办人经办日 期入面试评价表入司通知单职应聘登记表相片个人简历学历证手员工登记表学位证续身份证/户口页/退伍 证其他受教育 证档原单位离职证明职称证背景调查材料职业资格证案材体检报告备注料分 类材料名称

13、份数页 数经办人经办日 期入合同材料劳动合同书协议职转转正申请表正述职报告表转正审批表职材料备案表恳谈记录表业任免（聘用）文件岗员工调动通知单员工调动审批表后工作交接单位调动资产交接单发调动会签单竞聘述职报告异竞聘成绩评定档产业集团领导会签恳谈记录表展备案表动审批表离职申请表案离职审批表离工作交接单材资产交接单离职会签单职离职谈话纪要材员工离职审批单备案表料离任审计报告薪酬材料薪酬异动审批表/文 件料备案表任职周期述职考核材料任期述职任期聆询奖惩材料奖励材料处罚材料其他材料附表4:档案信息目录子表具体材料名称份数页数经办人经办日期使用说明：“具体材料名称”，按照档案信息目录主表“入职后档案材料”分类填写。 如： 员工薪酬异动，则“具体材料名称”对应栏目填写：薪酬异动审批表/文件。附表5：协议甲方：（单位名称）乙方：（员工姓名）乙方具体与公司规定不符情形经甲乙双方协定，因此产生的一切纠纷与甲方无关。本协议一式两份，甲乙双方各执一份。签署时间：年月日甲方（签章）：联系人：联系方式：地址：乙方（签章）：联系人：联系方式：地址：附表6：人事档案材料修正表员工姓名：用人单位人力资源主责部门直接负责人：材料项目材料名称修正标准递交日期人事档案材料未修正确认员工本人签字：年月日用人单位人力资源主责部门直接负责人签字：