出差管理及差旅报销制度

1、版本状态版 次页 码共4页文件名称文件编号编制.日期审核.日期生效日期确认.日期批准.日期出差管理及差旅报销制度一、目的： 为规范公司的考勤管理、差旅费的预支、报销标准和流程等事宜，特制订本制度。二、定义： 差旅费为因公出差外地所发生的住、行方面的费用与公司对应给予的出差补贴。三、范围： 公司全体人员。四、职责： 公司人力资源部和财务部负责该流程的制定与实施；公司全体员工确保遵守该流程规定。五、程序：1、出差前的准备工作：1.1出差申请： 拟出差人员出差前须向直接分管领导提出口头申请，在安排好其工作代理人并经领导口头批准后方可填写出差申请表办理出差手续。1.2填写出差申请单： 拟出差人员在出差

2、前须按照公司规定如实填写出差申请表，出差申请表需经部门负责签字、直接分管领导签批并经人事部门登记。出差申请表作为差旅费用借支、考勤登记与差旅费用报销证明之用；对没有按照规定填写出差申请表的人员，财务部不得给予办理差旅费借支与差旅费用的报销。1.3差旅费预支： 出差借支差旅费须按出差工作计划及计划出差天数进行合理的额度控制。 差旅费预支计算办法如下： 差旅费预支额 基本费预支额 差旅期间费用预支额。 基本费预支额 预算往返长途交通费 300元/次。 差旅期间费用预支额 （每日补贴 每日住宿费） 出差天数。若超标借支差旅费须事先征得总经理批准。2、差旅费用标准： 差旅费用开支总原则： 因公出差，实

3、行费用按标准补贴制度，补贴项目分为三类：住宿费用、餐费补贴、交通费补贴，原则上严格按照既定的标准执行，超支部分自理；特殊情况需要事前通知上级并报请公司同意后方可超支，返回后书面说明情况，公司领导签字后凭票据予以核销。 地区类别划分： 人员差旅级别划分：费用开支及补贴标准（双人出差住宿标准可以上浮30%）：餐费补贴及交通费按实际出差天数发放，对不足一天的情况按照以下标准计算发放：注：交通费按出差实际天数凭发票（出租车票、公交车票均可）在限额标准内报销，超支部分个人自理。现行制度：（住宿费按一般城市120元/天/人，140元/天/2人，北京、上海、广州、深圳200元/天/人，250元/天/2人的标

4、准）；餐费补贴按照30元/天/人；交通费按照实报实销，乘坐出租车需载明原因供审批。3、交通工具： 公司部门副经理及以上级别员工可以根据工作需要适当选择相应的交通工具。其他人员出差原则上不得乘坐超标准交通工具，因特殊原因需要乘坐飞机、火车软卧、动车一等座、轮船二等舱以上交通工具的，须事先报批后方可发生，并在报销时由总经理在该票据背面签字证明方可。没有经过批准超标准乘坐交通工具的，按在出差人员所属级别可以乘坐的交通工具标准内给予报销，超出部分自理。3.1、乘坐火车在车上过夜或连续乘车超过8小时以上的，可购买同车硬卧铺票并据实报销。3.2、因个人原因造成购票损失或退票的手续费用不予报销。4、关于出差

5、补贴与费用报销的详细说明：4.1报销人在填写差旅费报销单时必须按照去回的顺序注明起止月、日、时，且在实际报销差旅费用时须按照出差的地区、时间与费用类别等进行有序粘贴。4.2出差人员在报销时应分别填写住宿城市的名称、在该城市的实际住宿天数及发生的住宿费用金额。住宿费用按实际住宿天数计算（夜间乘坐火车时不报销当天的住宿费用补贴），凭住宿发票在限额标准内报销，超支部分个人自理。4.3单次出差连续到达数个城市的，各城市之间的住宿费用可以相互占用，但实际住宿费用开支最高不得超过按各城市住宿费用标准的总和。4.4在本市因公外出办事，应以公交车辆为主要交通工具，因招待等特殊情况发生出租车费的，在报销时须在出

6、租车票背面或小型单据粘贴单上详细标明发生理由且需分管领导签字证明后方可进入报销程序，有公司车辆随行出差的，不再给予交通费用补贴。4.5招待性质的（如陪同客人考察、陪同律师或法官处理诉讼事宜等）出差不按照出差标准报销有关费用，而应按照事先申请的费用预算标准进行费用开支及报销。4.6赴外地参加各种会议或培训由对方统一安排食宿的而受到免费（含部分免费）接待的，会议或培训期间不补贴其他相关费用。赴外地参加各种会议或培训由公司全额承担食宿费用的，其会务费、食宿费用凭会议书面通知书按实报销。4.7因工作需要长驻外地而在当地租房的不视同出差；南京本部人员至办事处安排在公司宿舍住宿的，不报销住宿费。4.8差旅

7、费报销单只能报销出差期间的差旅费用，出差期间所发生的业务招待等费用不作为差旅费用报销，应另用“费用报销审批单”单独填列与差旅费用同时报销。六、其他特殊说明：1、所有人员办理常规借款均须遵循“前账不清、后款不借”的原则。2、出差人员在报销费用时应向分管领导提供书面的出差报告单。3、出差期间差旅票据丢失，经当事人书面申请,同事证明,并经领导确认后，可以找替代发票报销。但此类事件,每年不得有两次及以上.4、员工在出差期间住朋友或亲属家，按实住天数每天计发50元的住宿补贴。5、出于对员工的安全着想，所有人员出差均应进站买票并同时购买相关保险；原则上不得以手撕发票报销差旅费，确属特殊原因，须书面提出申请，详细说明情况经领导批准后方可报销相关发票。6、报销的票据中有不合格票据的（假票、无理由的代用票等），财务部不得给与办理报销手续，但应及时通知报销人并说明相关原因。7、各部门出差人员返回公司后，应自返回当天起五个工作日之内以规范的会计票证填写完费用报销单据并办理费用报销手续，票据超过一个月不报销的，不得给予办理费用报销，手续不齐全的报销单据，各部门不得