浅谈电力工程档案管理中存在的问题及对策

1、浅谈电力工程档案管理中存在的问题及对策 【摘要】随着国家经济的发展和科学技术的不断创新，电力建设事业也在飞速发展。目前电力建设投资规模不断扩大，同时在电力建设工程质量和管理水平，技术进步、节能环保，保障投资效益方面提出了更高的要求。充分发挥了电力工程建设项目在推动经济社会又好又快的发展中的重要作用。而做好电力建设工程档案管理工作，是档案工作者为企业效益服务，也是为经济建设添砖加瓦的一项重要途径。本文就电力工程档案管理中存在的问题以及对策进行系统的分析，希望能给广大同行在日常工作中带来一点帮助。 【关键词】电力工程；档案管理；问题；对策 一、电力工程档案建设的重要性 电力工程档案是在电力工程建设

2、活动中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同载体形成的历史记录、它是电力企业基本面貌和工程建设全过程的综合反映，是工程建设和竣工验收的必备条件和凭证，也是投产后生产运行、检修、改建和扩建的重要依据。它的质量直接反映工程建设的全过程和实际情况，具有广泛的科技资源和特有的知识信息，是电力企业不可估量的宝贵财富。 二、电力工程建设档案管理存在的问题 1 工程档案管理人员业务能力欠缺 伴随着国家电网建设网架的持续发展与强化，电压等级开始大幅升高，使得输送电力能源成为重要的任务目标，这就决定了档案服务范围必然会有所拓展，要求档案管理充分运用现代化的技术手段。目前来看，一些工程档案管理人员的综合

3、业务能力素质较低，工作内容只是局限在收集、整理、分类、保存以及查询等，没有深入学习工程档案管理的政策规定以及专业知识，在项目工程的开工与竣工过程当中，缺乏与工程施工部门的密切沟通，较少主动介入到工程项目建设活动当中，这就使得工程档案收集工作陷入到消极被动局面当中。 2 施工单位归档管理混乱 一般电力建设项目工程规模都比较大，涉及的施工单位比较多，这就使得项目档案管理工作面较为广阔，再加之各个施工单位的归档工作在要求与做法上各不相同，导致了施工单位归档管理混乱。尤其是在工程施工阶段，因为受到各方面因素的限制，往往使得基建档案的各项施工记录模糊，部分工程联系单未设置档案编号；一些文件材料以及图纸都

4、未明确标注详细日期，导致查证困难；一些装置性材料没有质量证明文件，给工程维护管理带来了较大的隐患；部分作出过临时更改的文件或者是图纸缺乏专人管理，出现了较多的不确定因素，难以有效应对突发性事件。而在工程验收档案的交接过程当中，往往是各种验收交接档案一哄而上，档案管理人员在短时间内难以有效应对，只能是“便宜行事”。出现“有章不循”的现象，严重影响到了工程档案的价值性与可靠性。 3 项目档案的内容与实际不符 项目档案在内容上有着较高的要求，必须能够真实反映出工程建设的实际状况，在相关数据上更是要准确并且完整，这样才能够赋予工程档案以可靠性与价值性。但是在实际工作当中，项目档案的内容存在与实际不符的

5、情况，比如施工记录文件当中的数据失真或者是不规范，有时甚至还会有漏填的情况；在就是各种签字缺乏规范性，有时还会用计算机来直接打印签名；针对施工过程当中所出现的变更情况没有做出相应的图纸文件修改，导致了档案图纸当中所反映的内容和工程项目实际相左，这样就会给项目建设以及后期的生产运行带来较大的隐患。 三、做好电力工程建设档案的对策 1 充分提高专业档案人员素质，保证档案资料收集的完整性 要大力提升电力工程档案管理的业务素质水平，通过岗位培训来引导管理人员积极学习工程档案管理的政策规定及业务知识等。而且工程档案管理人员还要掌握沟通其他部门的能力，包括工程项目管理部门以及项目施工部门等，在工程建设活动

6、的初始阶段就要介入其中，这样才能够实时了解到项目工程建设的动态情况，并如实记录下来。针对工程资料更是要严把质量关，善于发现问题并做出整改。同时，在档案资料收集的过程当中，还要注重从各个渠道收集全面完整的资料，从而确保档案资料的完整性，避免出现缺漏。 2 完善档案管理制度，使工程档案建设工作做到有章可循 由于电力建设项目所涉及到的施工单位较多，导致施工单位归档管理混乱。如果想要有效解决这一问题，就需要建立一整套完善、科学的工程项目档案管理制度，并赋予其良好的可操作性与广泛的适用性，能够在组织领导、管理体系、职责分工以及奖励处罚等各个方面予以完善，确保工程档案建设工作有章可循。在项目工程建设的初始

7、阶段，档案部门就应该分发相关标准到各个施工单位，并负责解释说明工作，严格监督工程档案建设工作，做到标准一致，职责明确，这样才能够有效的提升电力工程档案的整体质量。 3 做好电力工程档案与工程同步建设 由于电力建设项目的施工建设单位众多，整体工期比较长，使得电力工程档案数量规模较大，内容庞杂无章，而且各个单位工程的竣工时间也是长短不一，从而给电力工程档案收集工作带来较大的困难。这就要求电力工程档案管理的工作力度必须有所加大，做好日常的收集与积累工作，并且要在完整性、准确性以及系统性上做足功夫，将事后控制转向事前控制。把电力工程档案管理工作转移到最前沿，并始终贯穿于工程项目的建设整体过程当中，同时

8、真实完整的记录归档，能够和工程建设的各个阶段保持同步。 4 采取灵活多样的档案资料记录方式 电力工程档案资料不仅限于文字图纸，同时还可以包括那些有价值的声音、图像以及视频等。据此，电力工程档案管理人员要做到深入现场与各个单位部门去了解实际情况，针对那些有价值的文件资料要及时记录下来，并收集整理。尤其是那些具有重要价值的资料，更是要打破常规，随时随地将其归档，这样才能够避免日后遗漏。如果条件允许，还要专门安排人员直接参与到项目工程建设活动当中，实时做好摄录工作，为档案管理积累大量的重要资料。这种做法最大的好处就在于：能够有效掌握电力工程建设的真实资料，同时还能够对于工程项目的主题、背景、参与人员

9、以及建设时间等有非常直观的了解。 5 促进档案管理方法的科学化 在电力工程中对档案管理的信息需求有增无减，并且要求做到快速、准确、系统地提供，因此，档案管理工作必须改进原始档案手段和方法：（1）编制检索工具要做到科学、适用，切忌自目追求数量而多、滥、杂；（2）在一个单位内编制任何检索工具，建立任何检索工具体系，都必须考虑能否迅速、准确地满足利用者多角度查寻档案的需要。在积极创造条件，利用计算机、光盘设备等先进技术管理档案，提高档案信息的储备和检索速度的同时，要加强对档案工作现代化的研究，本着“实用与效能”的原则，选编具有较强针对性的检索工具，确定目标，统筹安排，逐步实施，加速档案信息由传统管理

10、向现代化管理转变的进程。同时，在工程建设过程中，施工单位对纸质档案要按照规定统一载体、统一格式，在归档的同时，也需将电子文档归档，才能提高档案信息的实效性和检索的便捷性，实现在企业各部门之间实现资源共享，对档案编研工作也起到整合作用。 四、结束语 电力工程档案是工程建设过程、工程实体状况、工程建设质量的最真实、最全面、最原始的记录，日益成为一项维护企业经济效益、合法权益（工程变更、索赔动态依据）及反映企业历史真实面貌重要的基础工作，也是工程项目投产后运行、检修、改建、扩建及技术改造等工作的重要依据。在工程建设过程中，及时收集技术档案信息，准确鉴别工程文件材料，规范整理技术档案，确保档案的完整性和系统性，不仅是为当前在建工程中各项工作做好服务，也是为工程项目投产后开展各项工作做好服务。 参考文献 1 鞠