关于公文格式印章与档案管理的若干问题课件

1、关于公文格式印章与档案管理的若干问题1 关于公文处理、印章与关于公文处理、印章与 档案管理的若干问题档案管理的若干问题 二二O O一一年二月十日一一年二月十日 2021-5-28关于公文格式印章与档案管理的若干问题2 主主 要要 内内 容容 一、公文处理一、公文处理 二、印章管理二、印章管理 三、档案管理三、档案管理 2021-5-28关于公文格式印章与档案管理的若干问题3 一、公文处理一、公文处理 （一（一）发文程序与办理）发文程序与办理 发文程序是公文处理的重要环节，发文程序是公文处理的重要环节， 国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法第二十四条规定第二十四条规定 “发文办理指以

2、本机关名义制发公文的过程，包发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包 括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、 分发等程序。分发等程序。” 发文处理是一个不断形成和积累公文发文处理是一个不断形成和积累公文 的过程；是发文机关履行法定职责，表达自身意的过程；是发文机关履行法定职责，表达自身意 志和愿望，形成、加工和记录、传递有用信息的志和愿望，形成、加工和记录、传递有用信息的 过程；是由发文机关众多工作人员共同参与的集过程；是由发文机关众多工作人员共同参与的集 体活动过程。体活动过程。 2021-5-28关于公文格式印章与档案管理的若干问题4 1

3、1、拟稿、拟稿 拟稿即拟定公文文稿，是发文办理的初始环节，也拟稿即拟定公文文稿，是发文办理的初始环节，也 是最重要的一个环节。拟稿一般由机关或单位的秘是最重要的一个环节。拟稿一般由机关或单位的秘 书部门负责，具体的由秘书草拟。如果草拟内容是书部门负责，具体的由秘书草拟。如果草拟内容是 在职能部门承办范围之内的，则由职能部门的工作在职能部门承办范围之内的，则由职能部门的工作 人员草拟。人员草拟。 拟定公文不同普通的文学创作，由于公文的特殊性，拟定公文不同普通的文学创作，由于公文的特殊性， 因而要求拟定的内容符合单位的集体意识，具体而因而要求拟定的内容符合单位的集体意识，具体而 言，是在领导授意内

4、容的基础上进行的写作。这要言，是在领导授意内容的基础上进行的写作。这要 求秘书部门要收集相关信息，以正确的政策为指导，求秘书部门要收集相关信息，以正确的政策为指导， 以领导的意识为方向，对公文进行草拟。以领导的意识为方向，对公文进行草拟。 拟稿要做到符合法律、法规和政策要求，内容要明拟稿要做到符合法律、法规和政策要求，内容要明 晰，条理要清楚，要体现单位领导的意识，要格式晰，条理要清楚，要体现单位领导的意识，要格式 规范，文字简洁。规范，文字简洁。 为了更好的拟稿，工作人员要加强政策、理论和相为了更好的拟稿，工作人员要加强政策、理论和相 关业务知识的学习，要及时收集单位的有用信息，关业务知识的

5、学习，要及时收集单位的有用信息， 要学会总结领导的意图，提高文字表达的能力。要学会总结领导的意图，提高文字表达的能力。 2021-5-28关于公文格式印章与档案管理的若干问题5 2 2、会商、会商 会商是指发文单位拟稿的内容涉及其他职能部门时，应主会商是指发文单位拟稿的内容涉及其他职能部门时，应主 动与其他职能部门联系，进行商讨，争取获得同意和支持，动与其他职能部门联系，进行商讨，争取获得同意和支持， 以免越权或者造成其他矛盾，使得收文单位难以处理。以免越权或者造成其他矛盾，使得收文单位难以处理。 会商是提高公文的合法性和有效性的重要环节，是十分重会商是提高公文的合法性和有效性的重要环节，是十

6、分重 要的。如果各个部门下发的公文相互冲突，就会导致政令要的。如果各个部门下发的公文相互冲突，就会导致政令 不统一，影响公文的效用，使得相关工作无法顺利开展。不统一，影响公文的效用，使得相关工作无法顺利开展。 这就提醒我们在发文之前进行必要的会商、将不统一化为这就提醒我们在发文之前进行必要的会商、将不统一化为 统一是非常重要的。统一是非常重要的。 会商要弄清楚除了发文机关，还涉及哪些部门，如果涉及会商要弄清楚除了发文机关，还涉及哪些部门，如果涉及 其他多个部门，都需要联系，不能遗漏会商对象。会商的其他多个部门，都需要联系，不能遗漏会商对象。会商的 方式有很多种，可以通过电话进行联系，也可以采用

7、书面方式有很多种，可以通过电话进行联系，也可以采用书面 文书的形式交流，还可以通过面谈、座谈等方式进行协商。文书的形式交流，还可以通过面谈、座谈等方式进行协商。 对于会商的结果，如果各方达成统一意见，需要在相关的对于会商的结果，如果各方达成统一意见，需要在相关的 意见栏内注明；如果会商未能统一意见，则需要上报上级意见栏内注明；如果会商未能统一意见，则需要上报上级 机关，由上级机关定夺。机关，由上级机关定夺。 2021-5-28关于公文格式印章与档案管理的若干问题6 3 3、审核、审核 审核是指机关或单位秘书部门的领导人或负责人，对拟审核是指机关或单位秘书部门的领导人或负责人，对拟 稿的公文进行

8、审查、核准以及修改。这个过程是对草拟稿的公文进行审查、核准以及修改。这个过程是对草拟 的公文进行把关，看其是否符合相关政策，是否做到了的公文进行把关，看其是否符合相关政策，是否做到了 真正体现部门的意识，是否交代清楚了需要传递的内容，真正体现部门的意识，是否交代清楚了需要传递的内容， 从而确保发文的质量。从而确保发文的质量。 审核过程十分重要，一般是由经验丰富的秘书人员或办审核过程十分重要，一般是由经验丰富的秘书人员或办 公室相关负责人担任。通过审核，不仅可以保证公文的公室相关负责人担任。通过审核，不仅可以保证公文的 质量，而且可以控制发文的数量。质量，而且可以控制发文的数量。 具体而言，审核

9、内容包括：具体而言，审核内容包括： （1 1）确认是否具有发文的必要）确认是否具有发文的必要； （2 2）确认公文的格式是否正确）确认公文的格式是否正确； （3 3）确认公文选用的文种是否恰当）确认公文选用的文种是否恰当； （4 4）确认公文的内容是否符合国家相关法律法规，是否正确、全）确认公文的内容是否符合国家相关法律法规，是否正确、全 面面地体现了单位的意识，语言是否准确，结构是否完整，涉及的数地体现了单位的意识，语言是否准确，结构是否完整，涉及的数 据、人名、时间、地点、标点等是否无误等；据、人名、时间、地点、标点等是否无误等； （5 5）确认公文的发文单位是否正确，行文方式是否恰当。）

10、确认公文的发文单位是否正确，行文方式是否恰当。 针对审核过程中发现的问题，要及时进行处理和修改，针对审核过程中发现的问题，要及时进行处理和修改， 以保证公文的权威性。以保证公文的权威性。 2021-5-28关于公文格式印章与档案管理的若干问题7 4 4、签发、签发 签发是指机关或单位的领导对已经进行审核的公文进行最签发是指机关或单位的领导对已经进行审核的公文进行最 终的审核，并进行签署，决定印发。签发是发文过程中公终的审核，并进行签署，决定印发。签发是发文过程中公 文草拟的最终环节。文草拟的最终环节。公文一旦进行签发，即刻生效，具有公文一旦进行签发，即刻生效，具有 法律效力法律效力 进行签发前

11、，单位的领导要对公文进行最后一次的全面审进行签发前，单位的领导要对公文进行最后一次的全面审 查，及时纠正错误，确认无误后才能进行签署。签发时，查，及时纠正错误，确认无误后才能进行签署。签发时， 领导首先要明确签署自己的意见，如领导首先要明确签署自己的意见，如“同意同意”、“发发”等，等， 然后签署自己的姓名和签署时间。然后签署自己的姓名和签署时间。签发后的公文是定稿，签发后的公文是定稿， 是可以作为法律依据的文件。是可以作为法律依据的文件。 签发时首先要先对公文内容进行最后的把关，确保公文的签发时首先要先对公文内容进行最后的把关，确保公文的 质量，提高工作效率；其次，质量，提高工作效率；其次，

12、签发不能越级签发不能越级，各级领导人，各级领导人 只能负责签发自己职责以内的公文；如果相关领导人不在，只能负责签发自己职责以内的公文；如果相关领导人不在， 可以授权或委托其他负责人负责签发；再次，签发时态度可以授权或委托其他负责人负责签发；再次，签发时态度 要严肃，签署姓名要写全称，不可只写姓；要严肃，签署姓名要写全称，不可只写姓；签发的时间也签发的时间也 要清楚注明。要清楚注明。 2021-5-28关于公文格式印章与档案管理的若干问题8 5 5、复核、复核 复核是在缮印公文前，出于慎重以及对公文具有法定效力复核是在缮印公文前，出于慎重以及对公文具有法定效力 的尊重，秘书部门对定稿履行复核手续

13、。这种复核手续包的尊重，秘书部门对定稿履行复核手续。这种复核手续包 括从格式到内容的检查，具体包括复核公文的格式是否规括从格式到内容的检查，具体包括复核公文的格式是否规 范；复核公文签发手续是否完整；复核公文内容是否准确；范；复核公文签发手续是否完整；复核公文内容是否准确； 复核公文行文关系是否正确。复核公文行文关系是否正确。 6 6、缮印、缮印 缮印是指将公文的定稿印成正式对外发送的文本。缮印可缮印是指将公文的定稿印成正式对外发送的文本。缮印可 以先进行人工誊写或者是机器誊写，无论采取哪种方式，以先进行人工誊写或者是机器誊写，无论采取哪种方式， 都要做到文本清晰、字体适中、装订美观。缮印而成

14、的文都要做到文本清晰、字体适中、装订美观。缮印而成的文 本是具有法定效力的，是最终的成品。印制文件可以采用本是具有法定效力的，是最终的成品。印制文件可以采用 油印、复印、胶印、激光打印等多种方式，要在规定时间油印、复印、胶印、激光打印等多种方式，要在规定时间 内完成指定份数的印刷。内完成指定份数的印刷。 缮印时要注意几个细节。首先是缮印要以定稿为底本，不缮印时要注意几个细节。首先是缮印要以定稿为底本，不 能随意地改动，对原稿也要进行保存。其次是缮印机密文能随意地改动，对原稿也要进行保存。其次是缮印机密文 件时，要做好保密工作，由专人负责，以免泄露机密。件时，要做好保密工作，由专人负责，以免泄露

15、机密。 2021-5-28关于公文格式印章与档案管理的若干问题9 7 7、校对、校对 校对是依据定稿，对缮印的内容进行核准，发现缮印错误的校对是依据定稿，对缮印的内容进行核准，发现缮印错误的 地方要及时进行修正。校对的基本原则是忠于定稿。校对时地方要及时进行修正。校对的基本原则是忠于定稿。校对时 要认真仔细，杜绝错误，保证公文的法定效力和严肃性。为要认真仔细，杜绝错误，保证公文的法定效力和严肃性。为 了明确责任，负责缮印和校对的工作人员都应当在校本上签了明确责任，负责缮印和校对的工作人员都应当在校本上签 名。名。 8 8、用印或签署、用印或签署 用印是指在公文的正本上加盖机构或单位的公章。用印

16、后的用印是指在公文的正本上加盖机构或单位的公章。用印后的 公文法律效力即刻生效。签署是指在公文的正本上由领导人公文法律效力即刻生效。签署是指在公文的正本上由领导人 签署姓名或加盖领导人印章，签署姓名或加盖领导人印章后，签署姓名或加盖领导人印章，签署姓名或加盖领导人印章后， 公文的法律效力即刻生效。公文的法律效力即刻生效。 用印是有要求的。首先，未经签发的公文不可用印；其次，用印是有要求的。首先，未经签发的公文不可用印；其次， 用印时采用的公章要与发文单位一致；再次，用印时，若是用印时采用的公章要与发文单位一致；再次，用印时，若是 单独盖章要清晰端正，盖在成文日期上，上边缘不能压住正单独盖章要清

17、晰端正，盖在成文日期上，上边缘不能压住正 文，下边缘要骑年盖月；若是联合行文的，发文机关都需要文，下边缘要骑年盖月；若是联合行文的，发文机关都需要 用印（具体的印章管理内容放在本讲座的第二部分）。用印（具体的印章管理内容放在本讲座的第二部分）。 2021-5-28关于公文格式印章与档案管理的若干问题10 9 9、登记、登记 登记是指发文机关在用印或者签署后，在公务分发之前，登记是指发文机关在用印或者签署后，在公务分发之前， 将公文的相关内容按照一定的格式进行登记，方便查找、将公文的相关内容按照一定的格式进行登记，方便查找、 统计和管理的重要环节。统计和管理的重要环节。 登记主要采用簿式登记。登

18、记内容包括公文标题、发文日登记主要采用簿式登记。登记内容包括公文标题、发文日 期、发文字号、密级、发送单位、份数等。期、发文字号、密级、发送单位、份数等。 1010、分发、分发 分发是指发文机关将公文分装发送至收文单位。这个环节分发是指发文机关将公文分装发送至收文单位。这个环节 需要及时进行，因为公文的时效性很强，尤其是紧急公文需要及时进行，因为公文的时效性很强，尤其是紧急公文 更需要迅速传递。更需要迅速传递。 分发公文也是有规定的。分发之前，要填写分发公文也是有规定的。分发之前，要填写发文通知单发文通知单 或者是或者是回执单回执单，然后，将公文装入封套，填写收文单，然后，将公文装入封套，填写

19、收文单 位的名称和地址，最后，是封口。如果是急件或者密件，位的名称和地址，最后，是封口。如果是急件或者密件， 要在封套上表明紧急程度和密级，再按照紧急程度和密级要在封套上表明紧急程度和密级，再按照紧急程度和密级 发送。发送。 2021-5-28关于公文格式印章与档案管理的若干问题11 （二）收文程序与处理二）收文程序与处理 根据根据国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法 的规定：的规定：“收文办理是指对收到公文的办收文办理是指对收到公文的办 理过程，它包括签收、登记、分发、拟办、理过程，它包括签收、登记、分发、拟办、 批办、承办、催办等程序批办、承办、催办等程序” ” 。 收文程序属

20、于将收到的公文进行收文程序属于将收到的公文进行 加工、处理的过程，它与发文程序处于同加工、处理的过程，它与发文程序处于同 等重要的地位，是单位履行工作职责的条等重要的地位，是单位履行工作职责的条 件和保证。因此，应高度重视。件和保证。因此，应高度重视。 2021-5-28关于公文格式印章与档案管理的若干问题12 1 1、签收、签收 签收是指收文机关或单位对收到的公文进行确认、清点、签收是指收文机关或单位对收到的公文进行确认、清点、 检查、签注等。收文人员要在发文单位随同公文发来的检查、签注等。收文人员要在发文单位随同公文发来的 发文通知单发文通知单或或回执单回执单上进行签字。上进行签字。 签收

21、是收文程序的第一步，通常由各机关、单位秘书部门签收是收文程序的第一步，通常由各机关、单位秘书部门 所属的收发室进行，称为外收文。然后，当收发人员签署所属的收发室进行，称为外收文。然后，当收发人员签署 完毕后，及时交给办公室人员接收，称为内收文。如果是完毕后，及时交给办公室人员接收，称为内收文。如果是 注明送呈领导的注明送呈领导的“亲启亲启”公文，则应该直接交给领导本人公文，则应该直接交给领导本人 或者是交给领导指定的秘书。或者是交给领导指定的秘书。 2 2、登记、登记 登记是指收文机关对收到的公文进行一定形式、内容的记登记是指收文机关对收到的公文进行一定形式、内容的记 录，从而便于查找、管理，

22、也可以作为交接公文的凭据。录，从而便于查找、管理，也可以作为交接公文的凭据。 公文登记的方式可以采用登记簿式、卡片式或电脑登记。公文登记的方式可以采用登记簿式、卡片式或电脑登记。 登记簿式即按照事先定好的流水号形式进行记录，容易保登记簿式即按照事先定好的流水号形式进行记录，容易保 存，然而按照内容查找时不方便。卡片式即以单独的卡片存，然而按照内容查找时不方便。卡片式即以单独的卡片 对各个公文进行记录，这种形式很灵活，可以按照发文单对各个公文进行记录，这种形式很灵活，可以按照发文单 位进行归档，但是卡片容易散落。电脑式是将公文的主要位进行归档，但是卡片容易散落。电脑式是将公文的主要 信息，如标题

23、、发文单位、主题词进行登记，这种方式最信息，如标题、发文单位、主题词进行登记，这种方式最 容易检索，是现代文秘办公的主要形式。容易检索，是现代文秘办公的主要形式。 2021-5-28关于公文格式印章与档案管理的若干问题13 3 3、分发、分发 分发是指收文机关或单位将收到的公文送达有关分发是指收文机关或单位将收到的公文送达有关 部门告知或处理。分发文件需要按照紧急程度、部门告知或处理。分发文件需要按照紧急程度、 密级、部门职责、文件性质等进行。密级、部门职责、文件性质等进行。 文件可以分为阅读件和办理件。阅读件是多为信文件可以分为阅读件和办理件。阅读件是多为信 息的告知，如简报、抄送文件的内容

24、等。办理件息的告知，如简报、抄送文件的内容等。办理件 是指需要部门办理的文件，一般先由秘书部门提是指需要部门办理的文件，一般先由秘书部门提 出拟办意见，然后进行批办、承办等。出拟办意见，然后进行批办、承办等。 分发文件是有要求的。如果分发的是阅读件，分分发文件是有要求的。如果分发的是阅读件，分 发前要附上发前要附上文件传阅单文件传阅单；如果分发的是办理；如果分发的是办理 件，分发前要附上件，分发前要附上收文处理单收文处理单。如果分发的。如果分发的 是给各部门的文件，分发前要填写是给各部门的文件，分发前要填写文件交办文件交办 单单；如果分发的是给领导直接办理的文件，分；如果分发的是给领导直接办理

25、的文件，分 发前要填写发前要填写送领导人文件登记单送领导人文件登记单。 2021-5-28关于公文格式印章与档案管理的若干问题14 4 4、拟办、拟办 拟办是指秘书部门根据文件内容对公文提出的初拟办是指秘书部门根据文件内容对公文提出的初 步办理意见，相当于请示或建议，供领导参考。步办理意见，相当于请示或建议，供领导参考。 拟办是收文处理中的重要环节，它会直接影响公拟办是收文处理中的重要环节，它会直接影响公 文的最终处理结果。文的最终处理结果。 拟办也是有要求的。为了提高效率，首先，秘书拟办也是有要求的。为了提高效率，首先，秘书 要熟悉相关政策，熟悉自己部门的情况，熟悉公要熟悉相关政策，熟悉自己

26、部门的情况，熟悉公 文办理的程序；其次，要认真研究收到的公文，文办理的程序；其次，要认真研究收到的公文， 对问题仔细考量，提出细致的解决方案，要条理对问题仔细考量，提出细致的解决方案，要条理 清楚，简明扼要。清楚，简明扼要。 拟办的意见一般附在拟办的意见一般附在文件交办单文件交办单的拟办栏中，的拟办栏中， 并附上拟办人姓名以及拟办日期。并附上拟办人姓名以及拟办日期。 2021-5-28关于公文格式印章与档案管理的若干问题15 5 5、批办、批办 批办是指机关或单位的领导针对公文提出的问题，在拟办批办是指机关或单位的领导针对公文提出的问题，在拟办 意见的基础上，对文件作出批示或指示。批办时，要表

27、明意见的基础上，对文件作出批示或指示。批办时，要表明 对拟办意见的态度。对拟办意见的态度。 拟办意见只是参考性的建议，而批办则是单位负责人作出拟办意见只是参考性的建议，而批办则是单位负责人作出 的决策，两者的意义是不同的。的决策，两者的意义是不同的。 批办的意见一般附在批办的意见一般附在文件处理单文件处理单的批办栏中，并附上的批办栏中，并附上 批办人姓名以及批办日期。批办人姓名以及批办日期。 6 6、承办、承办 承办是指有关部门根据批办的意见具体办理事务。承办是指有关部门根据批办的意见具体办理事务。 承办承办 属于收文的中心环节。通过承办，各方的意见才能得以落属于收文的中心环节。通过承办，各方

28、的意见才能得以落 实。实。 承办是有严格的时效性要求的，因而承办部门应对收到的承办是有严格的时效性要求的，因而承办部门应对收到的 文件及时办理，尤其是对于紧急公文，更要设定明确的办文件及时办理，尤其是对于紧急公文，更要设定明确的办 理时限，以免贻误时机，影响工作。理时限，以免贻误时机，影响工作。 2021-5-28关于公文格式印章与档案管理的若干问题16 7 7、催办、催办 催办是指机关或单位的秘书部门对公文承办的情况进行监催办是指机关或单位的秘书部门对公文承办的情况进行监 督、检查，以免公文挤压，延误事情。督、检查，以免公文挤压，延误事情。 催办有多种形式。可以通过电话的形式，提醒承办单位；

29、催办有多种形式。可以通过电话的形式，提醒承办单位； 可以填写可以填写催办单催办单，以书面文字的形式提醒；也可以举，以书面文字的形式提醒；也可以举 办座谈会或面谈，进行催询；还可以直接登门，口头进行办座谈会或面谈，进行催询；还可以直接登门，口头进行 催办。一般要求对紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，催办。一般要求对紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办， 一般公文定期催办。一般公文定期催办。 8 8、注办、注办 注办是由承办人在文书处理单上简要注记公文的处理情况，注办是由承办人在文书处理单上简要注记公文的处理情况， 以备日后查考和公文的整理，使公文处理的来龙去脉留下以备日后查考和公文的整理，使公文

30、处理的来龙去脉留下 清晰的记录。清晰的记录。 注办一般包括以下内容：注办一般包括以下内容： 一般的传阅文件，在有关人员一般的传阅文件，在有关人员 传阅完毕后，由文书人员注明阅毕的日期；传阅完毕后，由文书人员注明阅毕的日期； 需要办理需要办理 复文的文件，办完后由文书人员注明复文的文件，办完后由文书人员注明“已复文已复文”，并注上，并注上 复文的日期和文号；复文的日期和文号； 用口头或电话答复的文件，文书用口头或电话答复的文件，文书 人员要注明时间、地点、接谈或接话人、主要内容等，并人员要注明时间、地点、接谈或接话人、主要内容等，并 由承办人签字；由承办人签字； 不需复文的文件，文书人员要注明不

31、需复文的文件，文书人员要注明“已已 办办”、“已阅已阅”、“已摘记已摘记”等字样。等字样。 2021-5-28关于公文格式印章与档案管理的若干问题17 （三）文书立卷与归档三）文书立卷与归档 1 1、文书立卷及其意义、文书立卷及其意义 文书立卷是指将一定时期内（一般为一年）处理文书立卷是指将一定时期内（一般为一年）处理 完毕的、具有保存价值的公文，按照一定的规律和联系进完毕的、具有保存价值的公文，按照一定的规律和联系进 行系统的整理，形成一个个案卷的工作。行系统的整理，形成一个个案卷的工作。 通过文书立卷，既可以有效地利用公文，又可通过文书立卷，既可以有效地利用公文，又可 以有效地保护公文，它

32、是将公文转化为档案的必不可少的以有效地保护公文，它是将公文转化为档案的必不可少的 环节。环节。 2021-5-28关于公文格式印章与档案管理的若干问题18 2 2、文书立卷的原则、文书立卷的原则 （1 1）保持公文之间的历史联系）保持公文之间的历史联系 文书立卷，不能随意组合，而是要遵循公文之间的文书立卷，不能随意组合，而是要遵循公文之间的 客观规律，保持公文之间的联系，在此基础上进行立卷。也客观规律，保持公文之间的联系，在此基础上进行立卷。也 唯有此，才能真实地再现公务活动的过程，使得公文真正成唯有此，才能真实地再现公务活动的过程，使得公文真正成 为再现公务活动的载体。为再现公务活动的载体。

33、 （2 2）便于查找和利用）便于查找和利用 为了做到这一点，首先，要选择合适的组卷方法，为了做到这一点，首先，要选择合适的组卷方法， 案卷排列要也要合理；其次，每个案卷内的文件数量要适宜，案卷排列要也要合理；其次，每个案卷内的文件数量要适宜， 文件的份数不宜太多，也不宜太少，一般提倡立小卷；最后，文件的份数不宜太多，也不宜太少，一般提倡立小卷；最后， 重要文件和次要文件要分开。重要文件利用频率高，可以相重要文件和次要文件要分开。重要文件利用频率高，可以相 对细分，单独装订；次要文件参考价值不大，可以较为集中。对细分，单独装订；次要文件参考价值不大，可以较为集中。 2021-5-28关于公文格式

34、印章与档案管理的若干问题19 （3 3）区分文件的保存价值）区分文件的保存价值 文书立卷时，要根据文件的保存价值进行划分。文书立卷时，要根据文件的保存价值进行划分。 具体方法有以下几种：具体方法有以下几种： A A 按照文件的密级进行立卷。按照文件的密级进行立卷。 对有密级的文件，应该按照不同的密级进行划对有密级的文件，应该按照不同的密级进行划 分，这是因为不同的密级规定着文件有不同的使用范围，分，这是因为不同的密级规定着文件有不同的使用范围， 因而在文件立卷时，不同密级的公文要区分开来，同一密因而在文件立卷时，不同密级的公文要区分开来，同一密 级的文件可以组成同一个案卷。级的文件可以组成同一

35、个案卷。 B B 按照文件的保管期限进行立卷。按照文件的保管期限进行立卷。 根据国家档案局公布的根据国家档案局公布的关于文书档案保管期关于文书档案保管期 限的规定限的规定，案卷的保管期限分为永久、长期（，案卷的保管期限分为永久、长期（1616年至年至5050 年左右）和短期（年左右）和短期（1515年以下）三种。区分案卷的保管期限年以下）三种。区分案卷的保管期限 是由案卷的价值大小决定的。是由案卷的价值大小决定的。 C C 按照文件的载体划分进行立卷。按照文件的载体划分进行立卷。 现在文件的载体形式并不局限于纸张，还有照现在文件的载体形式并不局限于纸张，还有照 片、录音、磁盘等多种形式，因而在

36、文件立卷时，不同载片、录音、磁盘等多种形式，因而在文件立卷时，不同载 体的文件要分别立卷。如果不同载体形式的文件存在历史体的文件要分别立卷。如果不同载体形式的文件存在历史 联系，则可以在案卷最后的备考表中注明，从而方便查找。联系，则可以在案卷最后的备考表中注明，从而方便查找。 2021-5-28关于公文格式印章与档案管理的若干问题20 3 3、文书立卷的方法、文书立卷的方法 文书立卷的方法主要有以下六种：文书立卷的方法主要有以下六种： （1 1）按照文件作者进行立卷）按照文件作者进行立卷 即按照公文的发文机关，将同一制发机关的公即按照公文的发文机关，将同一制发机关的公 文放在一起立卷。这样可以

37、清楚反映同一作者的公务活动。文放在一起立卷。这样可以清楚反映同一作者的公务活动。 （2 2）按照时间进行立卷）按照时间进行立卷 即将属于同一时间段的公文放在一起立卷。公即将属于同一时间段的公文放在一起立卷。公 文立卷一般都是按照年度进行划分的，这样可以反映机关文立卷一般都是按照年度进行划分的，这样可以反映机关 或单位在某一段时间的内的工作状况。或单位在某一段时间的内的工作状况。 （3 3）按照内容进行立卷）按照内容进行立卷 即将属于同一内容特征的公文放在一起立卷。即将属于同一内容特征的公文放在一起立卷。 通过这种方法，可以清楚了解围绕这一内容工作的发展状通过这种方法，可以清楚了解围绕这一内容工

38、作的发展状 况。况。 （4 4）按照文种进行立卷）按照文种进行立卷 即将属于同一文种的公文放在一起立卷。通过即将属于同一文种的公文放在一起立卷。通过 这种方法，方便对同一文种的公文进行查找。这种方法，方便对同一文种的公文进行查找。 2021-5-28关于公文格式印章与档案管理的若干问题21 （5 5）按照地区进行立卷）按照地区进行立卷 即将公文内容涉及的同一地区的文件放在一起即将公文内容涉及的同一地区的文件放在一起 立卷。通过这种方法，可以直观了解到同一地区工作的情立卷。通过这种方法，可以直观了解到同一地区工作的情 况。况。 （6 6）按照通讯者进行立卷）按照通讯者进行立卷 即按照收文机关的名

39、称将公文放在一起立卷。即按照收文机关的名称将公文放在一起立卷。 通过这种立卷方法，可以直接反映单位之间的工作往来情通过这种立卷方法，可以直接反映单位之间的工作往来情 况。况。 以上六种立卷方法，在实际工作中一般不单独使以上六种立卷方法，在实际工作中一般不单独使 用，而是相互结合使用的。具体结合情况一般是将具有共用，而是相互结合使用的。具体结合情况一般是将具有共 同特征的文件灵活组合，既可以清楚地反映公文之间的历同特征的文件灵活组合，既可以清楚地反映公文之间的历 史关联，又方便利用。详细地组合情况比较复杂，也很专史关联，又方便利用。详细地组合情况比较复杂，也很专 业，在此恕不一一列举。因为它是档

40、案专业工作人员的具业，在此恕不一一列举。因为它是档案专业工作人员的具 体工作，在此不予详述。体工作，在此不予详述。 2021-5-28关于公文格式印章与档案管理的若干问题22 4 4、文书立卷的过程、文书立卷的过程 文书立卷的过程，一般包括：文书立卷的过程，一般包括： （1 1）平时整理，是指将公文处理完毕后，将公文归入）平时整理，是指将公文处理完毕后，将公文归入 相应的类目。公文处理完毕后，切忌将公文随处乱扔，而相应的类目。公文处理完毕后，切忌将公文随处乱扔，而 应按照立卷类目认真归类，将文件整理平日化，这样，既应按照立卷类目认真归类，将文件整理平日化，这样，既 可以避免文件丢失、混乱，也方

41、便公文利用。可以避免文件丢失、混乱，也方便公文利用。 （2 2）正式立卷，一般机关或单位都会在年底对本单位）正式立卷，一般机关或单位都会在年底对本单位 同一年度的文件进行立卷。同一年度的文件进行立卷。 立卷之前，首先，要认真整理公文，进行归类，立卷之前，首先，要认真整理公文，进行归类， 看公文收集是否齐全，分类是否科学；其次，将同一案卷看公文收集是否齐全，分类是否科学；其次，将同一案卷 内的文件，按照一定的规律和历史关联进行先后顺序的排内的文件，按照一定的规律和历史关联进行先后顺序的排 列；再次，为这一案卷拟写案卷标题，做到简明扼要，可列；再次，为这一案卷拟写案卷标题，做到简明扼要，可 以清楚

42、反映该卷内容，方便日后查找；接着，填写卷内目以清楚反映该卷内容，方便日后查找；接着，填写卷内目 录和备考表，卷内目录按照案卷内文件顺序和规定的格式录和备考表，卷内目录按照案卷内文件顺序和规定的格式 进行填写，备考表中则需要注出本案卷的大致情况；最后，进行填写，备考表中则需要注出本案卷的大致情况；最后， 填写案卷封面并进行装订。填写案卷封面并进行装订。 （3 3）按时归档，正式立卷结束后，需要定期将立好的）按时归档，正式立卷结束后，需要定期将立好的 案卷向本单位档案部门（档案馆或档案室）移交。案卷向本单位档案部门（档案馆或档案室）移交。 2021-5-28关于公文格式印章与档案管理的若干问题23

43、 5 5、文书归档、文书归档 中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法第十条规定第十条规定“对国家规定的应当立卷归档的材料，对国家规定的应当立卷归档的材料， 必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个 人不得据为己有人不得据为己有” ” 。所以，归档是文书处理工作不可缺少的程序。同时，归档也。所以，归档是文书处理工作不可缺少的程序。同时，归档也 是文书由文件转化为档案的标志，是积累档案的重要手段。是文书由文件转化为档案的标志，是积累档案的重要手段。 （1 1）归档时间）归档时间 即部门的秘书部

44、门向档案部门移交案卷的时间。根据即部门的秘书部门向档案部门移交案卷的时间。根据机关档案工作业务机关档案工作业务 建设规范建设规范的规定，一般在次年的规定，一般在次年6 6月底以前移交。这样有利于保持部门一个年度的月底以前移交。这样有利于保持部门一个年度的 案卷的完整性。案卷的完整性。 （2 2）归档范围）归档范围 归档的范围包括本单位形成的、上级单位下发的以及下属单位上报的所有归档的范围包括本单位形成的、上级单位下发的以及下属单位上报的所有 有保存价值和参考价值的文件材料。有保存价值和参考价值的文件材料。 （3 3）归档要求）归档要求 归档文件要齐全、完整；归档文件要齐全、完整； 要保持文件之

45、间的历史联系；要保持文件之间的历史联系； 要按照规定填写案卷封面；要按照规定填写案卷封面； 要编制完整的案卷目录。要编制完整的案卷目录。 （4 4）归档手续）归档手续 秘书部门向档案部门移交案卷时，档案部门需要对案卷进行检查，要查看秘书部门向档案部门移交案卷时，档案部门需要对案卷进行检查，要查看 案卷的格式，即案卷目录、卷内目录填写是否正确，卷内文件的编写质量是否合格案卷的格式，即案卷目录、卷内目录填写是否正确，卷内文件的编写质量是否合格 等。对合格的案卷，需要填写案卷移交清单，一式三份；对不合格的案卷，则需要等。对合格的案卷，需要填写案卷移交清单，一式三份；对不合格的案卷，则需要 退回秘书部

46、门，重新整理。退回秘书部门，重新整理。 2021-5-28关于公文格式印章与档案管理的若干问题24 二、印章管理二、印章管理 印章主要指各级各类机关或单位的公章和领导人的名章，印章主要指各级各类机关或单位的公章和领导人的名章， 它是领导机关和领导人职权的象征。凡是法定的机关或组织，都有代它是领导机关和领导人职权的象征。凡是法定的机关或组织，都有代 表自己职权的印章。如果管理使用不当，会给本机关、本单位乃至社表自己职权的印章。如果管理使用不当，会给本机关、本单位乃至社 会造成危害，秘书人员必须认真对待这项工作。会造成危害，秘书人员必须认真对待这项工作。 （一）印章的种类（一）印章的种类 1 1、

47、正式印章。又称公章，代表一个单位的正式署名，具有、正式印章。又称公章，代表一个单位的正式署名，具有 法定的权威性和现实的证明效力。法定的权威性和现实的证明效力。 2 2、套印章。指印刷单位经授权制版而成，用于印刷大量文、套印章。指印刷单位经授权制版而成，用于印刷大量文 件，与正式印章具有同样效力。件，与正式印章具有同样效力。 2021-5-28关于公文格式印章与档案管理的若干问题25 3 3、钢印。一般加盖在证明性公文或证件的、钢印。一般加盖在证明性公文或证件的 相片上，其位置在持证件人相片的右下角，起证明持相片上，其位置在持证件人相片的右下角，起证明持 证人身份的作用。证人身份的作用。 4

48、4、办事章。是为办理日常事务而刻制的一、办事章。是为办理日常事务而刻制的一 种公务印章。办事章不得用于正式文件，以显示正式种公务印章。办事章不得用于正式文件，以显示正式 印章的庄重性。印章的庄重性。 5 5、领导人签名章。是根据机关或单位主管、领导人签名章。是根据机关或单位主管 用钢笔或毛笔亲自签名制成的印章，其作用是代替领用钢笔或毛笔亲自签名制成的印章，其作用是代替领 导人的亲笔签名，与领导人的亲笔签名具有同样的效导人的亲笔签名，与领导人的亲笔签名具有同样的效 力。力。 6 6、其他印章。主要是指电子印章、收发章、其他印章。主要是指电子印章、收发章、 财务专用章、校对章、封条章、会议专用章等

49、。财务专用章、校对章、封条章、会议专用章等。 2021-5-28关于公文格式印章与档案管理的若干问题26 （二）印章的尺寸规格（二）印章的尺寸规格 正式印章的尺寸大小应符合下列规定：正式印章的尺寸大小应符合下列规定： 1 1、国务院的正式印章，直径为、国务院的正式印章，直径为6 6厘米。厘米。 2 2、省部级机关或单位的正式印章直径为、省部级机关或单位的正式印章直径为5 5厘米。厘米。 3 3、下列机关或单位的正式印章直径为、下列机关或单位的正式印章直径为4.54.5厘米：厘米： （1 1）副部级的国务院直属机构、办事机构；）副部级的国务院直属机构、办事机构； （2 2）副部级的国务院直属事业

50、单位；）副部级的国务院直属事业单位； （3 3）国务院部委管理的国家局；）国务院部委管理的国家局； （4 4）自治州、市、县级（县、自治县、县级市、）自治州、市、县级（县、自治县、县级市、 旗、自治旗、特区、林区，下同）和市辖区人民政府以及旗、自治旗、特区、林区，下同）和市辖区人民政府以及 地区（盟）行政公署。地区（盟）行政公署。 2021-5-28关于公文格式印章与档案管理的若干问题27 4 4、国务院有关部委外事用的火漆印，乡（镇）、国务院有关部委外事用的火漆印，乡（镇） 人民政府的印章，以及驻外使领馆的印章，直径为人民政府的印章，以及驻外使领馆的印章，直径为4.24.2 厘米。厘米。 5

51、 5、国家行政机关内设机构或直属单位、企业、国家行政机关内设机构或直属单位、企业 事业单位、社会团体的印章，直径不得大于事业单位、社会团体的印章，直径不得大于4.54.5厘米。厘米。 6 6、党的机关的正式印章尺寸规格一般与同级、党的机关的正式印章尺寸规格一般与同级 行政机关的印章相同。行政机关的印章相同。 7 7、套印章的尺寸大小与正式印章相同。、套印章的尺寸大小与正式印章相同。 8 8、国务院的钢印，直径为、国务院的钢印，直径为4.24.2厘米。其他确需厘米。其他确需 使用钢印的单位，其钢印的直径最多不得超过使用钢印的单位，其钢印的直径最多不得超过4.24.2厘米，厘米， 不得小于不得小于

52、3.53.5厘米。厘米。 9 9、其他印章或戳记的尺寸大小由使用单位自、其他印章或戳记的尺寸大小由使用单位自 行确定。行确定。 2021-5-28关于公文格式印章与档案管理的若干问题28 （三）印章的管理工作（三）印章的管理工作 1 1、印章的颁发和启用、印章的颁发和启用 颁发正式印章必须正式发出通知，并通知下颁发正式印章必须正式发出通知，并通知下 级领导人派可靠人员来领取。领取印章要有二人同行，级领导人派可靠人员来领取。领取印章要有二人同行， 持介绍信或领导人的手迹。在确认领取人的身份后，持介绍信或领导人的手迹。在确认领取人的身份后， 要严格履行登记、交接、签收手续，密封包装，保证要严格履行

53、登记、交接、签收手续，密封包装，保证 归途安全。领取人接回印章后，要向领导人报告，并归途安全。领取人接回印章后，要向领导人报告，并 交给专人查明接受。交给专人查明接受。 启用新印章，必须在严格履行审批手续的基启用新印章，必须在严格履行审批手续的基 础上进行。凡经主管机构批准使用的印章，须先向所础上进行。凡经主管机构批准使用的印章，须先向所 属机构及平行机关发出正式通知，附上启用印章的印属机构及平行机关发出正式通知，附上启用印章的印 样，说明正式启用的日期。启用印章的印模除留底外，样，说明正式启用的日期。启用印章的印模除留底外， 还必须送上级机关备案。同时，为防止伪造印章，秘还必须送上级机关备案

54、。同时，为防止伪造印章，秘 书部门应在印章上刻制暗记，以便识别真假印章。暗书部门应在印章上刻制暗记，以便识别真假印章。暗 记要注意保密。记要注意保密。 2021-5-28关于公文格式印章与档案管理的若干问题29 2 2、印章的保管、印章的保管 秘书部门对于保管和使用印章的人员必须严秘书部门对于保管和使用印章的人员必须严 格审查和挑选，并应加强平时的教育和考查。印章应格审查和挑选，并应加强平时的教育和考查。印章应 选择安全保险的地方存放和保管，如机要室或办公室选择安全保险的地方存放和保管，如机要室或办公室 的保险箱内，或存放在办公桌的抽屉里，则应当装配的保险箱内，或存放在办公桌的抽屉里，则应当装

55、配 牢固的锁。印章不得委托他人代管。平时使用印章要牢固的锁。印章不得委托他人代管。平时使用印章要 注意轻取轻放，避免破损。同时要注意经常洗刷，防注意轻取轻放，避免破损。同时要注意经常洗刷，防 止印泥和其他污物将刻痕填塞，以保持图案和印文的止印泥和其他污物将刻痕填塞，以保持图案和印文的 清晰。清晰。 2021-5-28关于公文格式印章与档案管理的若干问题30 3 3、印章的使用管理、印章的使用管理 使用印章，一般应经本机关领导人批准，办理签使用印章，一般应经本机关领导人批准，办理签 批手续，秘书人员不要擅自做主。文件用印，以文件领导批手续，秘书人员不要擅自做主。文件用印，以文件领导 人签发签字为

56、准；常规用印，有秘书部门负责人批准即可；人签发签字为准；常规用印，有秘书部门负责人批准即可； 对一般事务性的介绍信用印，秘书人员可依照惯例承办，对一般事务性的介绍信用印，秘书人员可依照惯例承办， 不必事事请示。不必事事请示。 秘书部门必须建立用印登记簿，登记内容包括用秘书部门必须建立用印登记簿，登记内容包括用 印时间、用印单位及姓名、用印份数、批准人、经办人等，印时间、用印单位及姓名、用印份数、批准人、经办人等， 以备查考。以备查考。 秘书人员要正确用印。盖印时，秘书要握准公章，秘书人员要正确用印。盖印时，秘书要握准公章， 盖印要稳，不要转动，蘸印泥要轻蘸多次，使每个字都能盖印要稳，不要转动，

57、蘸印泥要轻蘸多次，使每个字都能 均匀地吸上印泥。需盖印的公文或证明信，放置要端正，均匀地吸上印泥。需盖印的公文或证明信，放置要端正， 桌面要平，印文下面可垫一些较软的纸张或书籍。需装订桌面要平，印文下面可垫一些较软的纸张或书籍。需装订 的公文，应先盖印后再装订。盖出的印章图案，必须保持的公文，应先盖印后再装订。盖出的印章图案，必须保持 位置恰当，字体端正，图形清晰，不能模糊不清。位置恰当，字体端正，图形清晰，不能模糊不清。 2021-5-28关于公文格式印章与档案管理的若干问题31 4 4、印章的停用和销毁、印章的停用和销毁 机关或单位如发生合并、撤销、名称更改的情机关或单位如发生合并、撤销、

58、名称更改的情 况，原印章应立即停用。停用印章要发文通知有关单位，况，原印章应立即停用。停用印章要发文通知有关单位， 附上印模，说明停用的原因和停用时间，并宣布原印章失附上印模，说明停用的原因和停用时间，并宣布原印章失 效。废印章必须及时送交原制发机关封存或销毁，或按公效。废印章必须及时送交原制发机关封存或销毁，或按公 安部会同有关部门另行制定的规定处理，不得在原使用单安部会同有关部门另行制定的规定处理，不得在原使用单 位长期留存。位长期留存。 原制发印章的单位，对废印章应当登记注销。原制发印章的单位，对废印章应当登记注销。 除某些重要单位具有保存价值的印章须存档保管外，一般除某些重要单位具有保

59、存价值的印章须存档保管外，一般 单位的废印章应集中起来，定期销毁。销毁印章应当报经单位的废印章应集中起来，定期销毁。销毁印章应当报经 单位负责人审核批准。主管印章的人员应在销毁现场实地单位负责人审核批准。主管印章的人员应在销毁现场实地 监销。监销。 2021-5-28关于公文格式印章与档案管理的若干问题32 （四）电子印章的管理（四）电子印章的管理 电子印章是合法的数字化印章与数字证书绑定电子印章是合法的数字化印章与数字证书绑定 的，用其私钥进行了数字签名的权威性的电子文件，通俗的，用其私钥进行了数字签名的权威性的电子文件，通俗 地说，电子印章就是电子签名加上印章图片。电子印章的地说，电子印章

60、就是电子签名加上印章图片。电子印章的 管理需要注意以下几点：管理需要注意以下几点： 1 1、电子印章的形状、印文、图案、尺寸规格等、电子印章的形状、印文、图案、尺寸规格等 外观形式以及法定效力与正式印章相同。外观形式以及法定效力与正式印章相同。 2 2、电子印章必须由上级机关统一制作颁发，任、电子印章必须由上级机关统一制作颁发，任 何单位不得自行制作使用，也不得私自复制电子印章软盘。何单位不得自行制作使用，也不得私自复制电子印章软盘。 3 3、电子印章及密码必须由指定的秘书人员保管、电子印章及密码必须由指定的秘书人员保管 和使用。保管人员不得向任何人提供操作程序、电子印章和使用。保管人员不得向