学校档案管理信息化策略分析

1、学校档案管理信息化策略分析 摘要随着我国教育制度的深入改革，教育体系的相继完善，信息技术高速发展的今天，档案的信息化已经广泛涉及并应用到学校的日常管理的工作中。档案管理信息化的开展，意味着学校发展形成中的各种资料、学生信息、教史档案系统性的整理归拢，科学有据地建立数据化资源，使档案管理向着信息化发展。本文在档案管理信息化的大趋势下，针对以往建设中存在的问题，从基础设施建设、技术人员素质和思想认识等多方面存在的问题，进行了切实的分析，及提出了一些相关策略。 关键词学校；档案管理；信息化；策略 当今计算机已经普及，档案信息的管理也在日益广泛运用。学校档案的信息化管理已是大势所趋。但是相较于西方发达

2、国家，我国的信息化管理还是有相当大的差距，还需要我们不断学习汲取西方国家先进的技术，增强我们的创新意识。在新的教育改革的形势下，建设完善、系统的档案，使档案信息化、便捷化、系统化得到运用，将是历史性的跨越，加强学校档案信息化策略，迫在眉睫。 一、当前我国学校档案信息化建设的现状和必要性 随着现代化信息技术的不断发展，档案信息化管理，顾名思义就是建立档案信息数据库、信息资源共享、网络平台优化互联等，对档案体系改革的切实推进展开工作。学校档案是记载校办校史、建筑规模、重要事件、领导更迭、教职工评级及学生生源、学籍等信息的重要真实凭据，以图文音像和文字材料为载体，是学校在教务及管理工作的历史参考和重

3、要依据。 我国学校档案信息化建设基础薄弱，受重视程度普遍不够。在管理方面存在学校领导及教职工没有真正提升认识高度。档案管理人员专业素质不够，档案信息管理环节疏漏，基础设施严重老化，校方只一味的片面追求经济利益所带来的“前景”，真正忽略了教育改革的道路上，完善强化档案的信息化程度，才是真正的建立健全管理和增强学校硬件设施及软实力提升的重要组成部分。 二、档案信息化管理存在的问题 1、档案信息化重视程度不足，信息化系统的安全系数不高。学校的档案管理具有自身的特点：专业性和学术性，庞大的体系构建中，档案的资料信息，意义重大，作为参考借阅、综合资源分享的媒介，信息的安全性就尤为重要。由此引起的网络安全

4、隐患，国家、组织及个人的信息可能会泄露。 2、档案管理缺乏专业的技术人才、设备落后、陈旧的管理意识、训练有素的人才缺失有着密不可分的关系，一些学校使用退休职员或者闲职人员安排到档案管理的岗位中，没有真正的将有用之才安排到相应的岗位上，从而使其不能参与到档案信息化的队伍中。 3、档案信息化管理不到位，各种应建档案、归拢整合工作散乱，没有系统的收纳组织、分类，相关部门也没有出台相关政策进行学校信息化建档制度的监督和检查工作，使学校档案资源不能够得到有效的开发和利用，致使今天的档案改革制度的延缓和滞后。 三、学校档案信息化管理的策略分析 为了解决当前学校档案信息建设中出现的问题，完善健全档案管理制度

5、，从以下几个方面着手： 1、加强观念意识，提高认识工作 学校必须充分认识到档案改革的重要性，积极投身到信息化管理的建设中来，加强财力、物力的投入，强化基础设施的建设，提高认识程度，扩大档案信息化管理的重要性。 2、立足长远发展，建立标准化流程 针对档案信息化建设工作，制定一套完善的规划体系，全面系统的推进规范标准的信息化制度，院校领导亲自实施监督协调，疏通各部门各环节在建档过程中相互融洽、有效分工；建立专门的档案管理部门，有利于档案专属建设工作，一方面方便了电子档案的建立，另一方面也可以为其他部门提供信息资源化共享平台。 3、培养任用档案管理的技术人员 档案管理作为一项专业工作，需要加强对档案

6、管理人员的专业素质和知识的培训，加强人文因素的管理，引进计算机及档案管理专业型人才，组建一支具有专业化知识的队伍，采取激励机制，创造学习深造的机会，增加档案管理人员培训和学习的机会，集思广益，征集学校档案信息化组建的意见，组织学校活动，促使广大师生参与到档案收集查阅的活动中，从而加强档案信息化共享的重要性认识。 4、建立健全学校档案信息化数据库，搭建共享平台 对于学校各类档案进行分类、归档、标记，严格制定建档管理办法，信息化平台组建。学校作为一个组织机构复杂，部门人员繁杂，学生流动性大的场所，建立信息化档案无形中就是一个庞大的系统工程，搭建一个系统平台就需要众多部门相互分工，相互合作来联合进行

7、目录组织构架，实现网络平台信息化共享，也便于今后档案管理工作的统一管理，不仅能够改善原始陈旧的档案管理中存在的人员、储备空间、防护易损及资金使用等问题，更能加大各部门之间沟通和综合资源的有效利用。 5、加强技术支持和信息系统的安全性防范 信息化管理在科技文明发展的历程中，也有不利的一面，网络的推广相应地带来了安全性隐患，档案管理技术的不断更新，各种黑客攻击、病毒侵扰也严重危害到电子数据的安全。学校应该大力加强技术支持，提高档案管理技术人员安全警惕意识，时刻做好防护网络黑客攻击及查杀病毒的防范工作，并对档案管理体系及相关电子文档管理做好保密加密工作。结合相关政府部门，遵守法律法规，严格使用国家认

8、证技术、管理体系及技术平台进行日常的维护管理工作。 结语 学校档案信息化管理任重而道远，采取监管并举，提升认知意识，着手拓建是开辟新的档案管制平台当前的主要任务。档案信息化建设是推动我国教育事业改革的重要一步，是新时代新技术领域的综合运用。根据当前我国教育事业中存在的不利因素，学校应认清自身的具体实情，存在的问题，把握信息化实施的具体措施，把建设工作落到实处，以便更好的促进学校的发展，完善档案改革制度的网络化推进和资源共享，推动我国教育事业的现代化和信息化进程。 参考文献 1刘素珍.中职学校教学档案管理工作初探j.卫生职业教育，2005（17）. 2代利利.加强学校档案管理j.阜阳师范学院学报，2005. 3周晓英.档案信息论m.北京：中国人民大学出版社，2000. 4郭志敏.档案管理信息系统建