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1、中小企业建立运行内部会计 摘要随着社会经济的发展,我国开始逐步推行会计内部控制制度。由于会计内部控制制度在我国起步较晚,目前,我国中小型企业在内部控制度建立、运行过程中存在内部组织架构设计不合理,风险管控制度把控力较弱,缺少改进机制,既成制度执行力差等问题。中小企业应结合自身情况,明确界定各机构和岗位的权责关系,建立规范的程序控制制度,设立监督检查机构,积极进行考核和评价,及时优化调整,以保证整个内控制度设置合理,运行高效。 关键词中小企业:内部控制制度常见问题;应对措施 一、引言 自20世纪90年代起,随着社会经济的发展,我国开始逐步推行会计内部控制制度。国家财政部也相继出台了关于企业内部控
2、制的纲领性和指导性文件,如1996年的独立审计具体准则第9号内部控制和审计风险,2001年的内部会计控制规范基本规范(试行)和内部会计控制规范货币资金(试行)。由于会计内部控制制度在我国起步较晚(美国等发达国家在20世纪50年代已经实施内部控制),目前我国会计内部控制仍处于初级阶段。 二、会计内部控制的意义 实施会计内部控制的目的为了保护企业资产的完整性,保障企业会计资料的准确性和可靠性,为企业经营决策提供重要的信息保障,从而有效降低企业经营风险,为企业健康、稳定发展护航。 三、常见问题与应对 由于我国会计内部控制尚处于初步发展阶段,企业在建立自身内控制度时往往经验不足,可参考借鉴资料不多,因
3、此构建的内控制度一般不够完善,存在或多或少的问题,且往往在出现问题后未采取合适的应对措施,进而导致整个内控体系运行不畅,甚至形态虚设。该类现象在中小型企业中尤其普遍。现将中小型企业在内部控制度建立、运行过程中常见问题及应对措施总结如下,以供相关人员参考。 (一)内部组织架构设计不合理问题及其应对措施 部分中小企业在内部组织架构设计上不科学,常见问题表现为机构重叠、职能交叉、职能缺失、分工不明、权责分配不合理、信息传递不畅等,从而导致管控环节冗余,运行效率低下,出现问题时要么推诿扯皮、要么人人有责而结果是人人都不负责。 解决该项问题,企业可在内部组织架构设置时从职能设计、框架设计、协调设计等几个
4、方面入手,纵向的分层次、横向的分部门,按照科学、精简、高效、透明、制衡的原则,在满足会计专业化的分工和协作的基础上,明确界定各机构和岗位的权利、责任,确保不存在权责交叉重叠、只有权利而没有相应责任和义务的情况。同时形成组织结构图,配套业务流程图,制定并下发岗(职)位说明书,编制权限指引等手段,使员工了解和掌握组织架构设计及权责分配情况,正确履行职责。 (二)风险管控制度把控力较弱问题及其应对措施 一个企业的内部控制,风险管控是关键。但就目前一些中小企业内部会计管理来看,普遍对自身风险把控能力较弱。常见如在重大决策上不进行调查研究和专家论证,由领导一人直接拍板,频繁出现决策失误重要部门和岗位无监
5、督机制,以权谋私现象屡见不鲜:岗位分工不合理,出纳与会计一人兼任,发票与印章一人统管,缺少必要的程序文件控制等。 解决该项问题,建立规范的程序控制制度是关键。企业应当根据内部控制规范等法律法规及企业自身的管理需要,尽可能的完善会计内控管理制度,尤其是对资金活动相对较为复杂企业。企业应针对业务流程的每一个环节进行分析,识别可能存在的风险来源,确定风险控制点,并通过如下措施进行风险把控授权控制。授权控制是指企业各级工作人员,必须经过授权和批准,才能对有关的经济业务进行处理,未经授权和批准,这些人员就不允许接触这些业务,这一控制方式使每一个过程、环节责任、权利明确,使某些事件在发生时就得到了控制。分
6、工控制。分工控制是指对于相关的职务,必须进行分工负责,不能由一个人同时包办兼任。这一控制制度能够使相关人员互相制约、相互监督。记录控制。记录控制是指在进行业务过程中,采取一系列措施和方法记录业务中的关键环节,以保证业务的真实、及时和正确,也便于后续的审计管理。文件控制。文件控制是指在业务处理过程中,把企业对于经营管理的要求,有关注意事项等制成书面文件、规章制度,下发给各级工作人员,或悬挂在办公室、仓库等公众场合。岗位轮换控制。通过对某些关键岗位实行定期或不定期的轮换制度,形成相互牵制、相互监督。 (三)缺少改进机制问题及其应对措施 目前很多中小企业所建立的内部控制尚不具备一个整体框架,形成的制
7、度很多都是从其它途径获取,再经过简单拼凑而来的甚至是直接从别的企业一字不改,照搬而来。这样形成的制度往往与本企业实际情况不符,可操作性和实用性一般都较差。 解决该项问题,首先要从本单位实际出发,分析企业业务流程的每一环节,可进行适当的借鉴,但必须消化为与自身目标、指标相适应的制度。在制度建立后还应当每年不少于一次对制度运行效果进行综合评价,考评是否达到了预期管理目标,考评是否取得了一定的效益等等。如诺发现问题及时优化调整,以保证整个内控制度设置合理,运行高效。 (四)既成制度执行力差的问题及其应对措施 有些中小企业虽然已制定了内控制度,但在实践中却没有照章执行,部分企业管理者甚至带头不遵守内控
8、规定,频频使用例外原则者通员工则经常强调“灵活性”而不按规定程序操作。长此以往,导致使已建立的会计内部控制制度成了“写在纸上,贴在墙上”的一种形式。 解决该项问题,做好自上而下的宣传引导工作是关键,尤其是在第一时间得到企业领导的认可与支持,设立监督检查机构,建立奖惩机制,有奖有罚,调动员工的积极性。监督检查在实际操作中,必须采用有权力者监督无权力者,上级监督下级的方式。若采取同级之间的监督,则会因权力相等,互相制约,互相抗衡,效果大打折扣;而采用下级监督上级,不但不能直接产生效力,而且会产生负效应,常会带来上级对下级的压制、打击、报复。 四、结束语 目前中小企业已逐步认识到内控制度的主要性,但在当前阶段仍多局限于制度文字的描述阶段,一般没有形成清晰的流程图,配套表单也较少,并且容易忽视组织管理、风险管理、改进管理及制度执行力的重要性,导致内部控制运行不畅,效果不佳。因此中
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