北京某工程建设公司物资采购管理规定

1、中冶隆舜（北京）建设工程有限公司文件 【物资】2014第001号 物资采购管理办法第一章 总 则第一条 为了规范公司的物资采购，降低物资采购成本，确保公司各项物资供应，加强企业物资采购的监督管理，特制定本规定。第二条 本规定是公司物资采购管理的基本规范。第三条 物资部应当根据市场信息做到比质、比价采购，同时，在付款方式上，做到货到付款，或分期付款，减少采购风险。第四条 本管理办法中的物资是指公司施工项目所需要的、由公司采购的材料和设备，包括：工程材料、工程用设备、工程用施工设备。公司购买的管理用固定资产和低值易耗品不包含在本制度管理范围内。第五条 物资部上级管理，总工/副总主管人事、人员调配及

2、物资质量，总会计师主管合同及付款，总经济师确定价格。第二章 物资部职责第六条 物资部岗位职责1、负责物资采购管理制度和内部各岗位职责的制定；2、负责物资采购员、档案管理员的监督与管理；3、负责物资采购计划的制定，协助合约部签订采购合同及保管；4、负责物资采购的询价、议价、比质、比价；5、负责本部门按时、保质、保量地完成所需各项物资的采购工作；6、负责管辖范围内的卫生、安全工作。7、物资部做好各项档案的管理工作，如采购合同、各种审批文件及公司下发的各种文件；8、物资部建立采购物资台帐、借款明细帐及公司应付帐款，定期与财务部对帐。9、物资部建立网上采购平台（注明材料名称、生产厂家、规格型号、单价、

3、联系人、联系电话）并每月更新。第七条 物资采购遵守的原则1、未经审批的物资一律不得采购；2、仓库内的库存物资应优先使用；3、建立合格供应商名录时，采购远近搭配的原则；4、采购物资时，应尽量通过银行结算，减少现金结算；5、在比价过程中，严格执行同类产品比质量，同样质量比价格，同样价格比服务的原则，择优确定采购单位；6、对于先试用的物资，必须由使用部门出具试验报告，并由审批后，方可采购。第三章 物资采购管理第八条月度采购计划项目部每月根据工程图纸和施工进度编制月度物资需求计划，与经营部核对后将计划提交给物资部。物资部根据上报的计划，进行汇总，形成月度采购计划，报公司三总及总经理审批。审批通过后，合

4、约部根据月度物资采购计划套用计划或定额价格提出资金支付计划，提交财务部落实采购资金，反馈物资部统筹做好人员安排、时间安排等采购准备工作。第九条需求申请物资部根据月度物资需求计划按照统一格式编制物资需求申请表。物资需求申请应分类填写，按照项目部和类别连续编号，要求内容准确、明晰、完整，项目部对申请的正确性和合理性负责。2、项目部应在以下规定时间内分别上报给物资部。材料类别提前申报天数（相对于拟进场时间）每月申报日期建筑材料10天10日、20日、30钢材10天1日、10日、20日管材、电气、电缆等其他材料15天1日、15日零星设备15天1日、15日小型设备30天15日中型设备根据设备生产周期和项目

5、进展情况适当提前申报随时大型设备3、物资需求申请提交物资部前应由项目部的工程人员、经营部负责人、项目经理审核签字。但下列情况必须经过特殊审批后方可提交给物资部：1）提前申报天数少于规定时间的，应经总工/副总审批；2）未能在规定的申报日期申报的，应经总工/副总审批；3）没有列入月度物资需求计划的大、中型设备，应经公司总经理审批；4）没有列入月度物资需求计划的其他物资，应经总工/副总审批；5）项目部必须按日期申报物资需求申请；6）定价询价工作单位、各部门必须已工作联系单的形式，并注明材料的名称、规格型号、数量、联系人、联系电话。第十条采购申请物资部收到项目部上报的物资需求申请表后，进行审核并汇总，

6、编制采购申请表。采购申请表应分类填写，每类连续编号，并注明拟采取的采购方式。1、公司招标采购方式：单类产品采购金额在10万元以上并且根据实际情况可以进行招标的，将采购申请表提交给合约部进行招标，由总会计师负责、物资部、合约部、项目部按照公司的有关规定共同完成采购工作。 2、非公司招标方式：1）单类产品采购金额在10万元以上，但根据实际情况本次无法进行招标采购的，物资部将采购申请表提交公司总工/副总及总经理审核并批准后，执行采购程序。2）单类产品采购金额在10万元以下的，物资部根据公司的有关规定进行采购。第十一条寻找供应商物资部、各部门应寻找不少于5家供应商(采购金额在10万元以下的不少于3家)

7、。供应商少于规定数量的，物资部应向公司书面报告原因，公司领导审核批准后进行采购。项目部应向物资部推荐供应商。特别是首次购买和技术复杂的项目，推荐的供应商应不少于3家。物资部寻找供应商应遵循以下原则：1、应根据成本效益原则，尽量多寻找供应商参与洽谈；2、重复采购的，应在公司的平台中合格供应商数据库中优先选择供应商；3、同类产品采购中，应不断更新采购供应商，不得长期保持不变。第十二条供应商评定物资部收集寻找供应商的资质、资格等能够表明供应商实力和水平的资料，与项目部、合约部、总工/副总、公司领导共同对供应商进行资格评定，筛选出符合要求的供应商。物资部将符合要求的新增供应商添加到公司的供应商数据库中

8、。第十三条信息传递与沟通物资部负责收集、整理采购信息，传递给评定合格的供应商，并接受和回答供应商提出的疑问。采购信息一般包含以下内容：1、产品信息：包括产品名称、数量、规格、型号、标准、品牌要求、产地要求等关于产品的信息，由物资部根据项目部的需求计划编制。2、商务信息：包括付款方式、付款期限、要求的供货时间、对供应商违约的制约条款等除价格之外的信息，由物资部根据公司的采购政策编制。3、技术信息：包括产品采用的生产标准、技术指标、运行要求等技术信息，由项目部技术负责人负责编制后交给物资部。第十四条技术交流需要技术交流的，物资部组织项目部与供应商以合适的方式进行技术交流，物资部对技术交流的组织工作

9、负责，项目部对技术交流的效果负责。技术交流后形成技术交流记录，物资部、项目部、供应商在记录上签字后交物资部存档。在技术交流过程中，项目部应会同物资部对参与的供应商进行进一步的了解和审查，评估供应商的能力和水平，筛选出参与商务报价的供应商。第十五条商务报价在供应商充分了解和明确采购信息的基础上，物资部组织供应商进行商务报价。物资部可以采取以下方式取得供应商的商务报价：1、协商定价物资部与供应商一一进行协商议价，供应商确定报价后向公司提供书面的报价表。总经济师审核通过后，物资部根据供应商的报价编制报价汇总表，并注明拟选择的供应商和价格。2、集中竞价由公司相关部门共同组成竞价小组，负责召集供应商参与

10、集中竞价，取得供应商的书面报价文件。集中竞价过程如下：1）组成竞价小组：竞价小组一般由物资部、项目部、合约部、经营部、财务部、办公室派员组成，是负责集中竞价的临时组织，由物资部牵头组织开展工作；2）发放集中竞价通知：物资部在确定集中竞价时间、地点、人员安排后，通知供应商参与集中竞价；3）确认采购信息：供应商按照要求参加集中竞价，竞价小组负责召集。供应商现场确认对产品信息、商务条款、技术条款已经知晓，并在知晓书上签字确认。4）竞价准备：竞价小组宣布竞价规则，发放报价表。5）竞价：供应商现场填写发放的报价表，交给集中竞价小组。集中竞价小组可以根据实际情况公布集中竞价最低价格，安排供应商进行竞价，竞

11、价轮数由集中竞价小组确定。6）签署集中竞价结果文件：最后一轮竞价结束后，集中竞价小组根据最后一轮的报价表编制报价汇总表，并注明拟选择的供应商和价格。集中竞价小组参与人员在报价汇总表上签字，连同供货商填写的原始报价表交物资部存档。第十六条价格审核物资部将报价汇总表报公司领导，公司领导对采购价格进行审核并签批意见。第十七条价格审批价格审核完毕后，物资部将报价汇总表及相应资料报给公司总工/副总、总经理审批。第十八条通知供应商公司领导审批后，物资部编制连续编号的采购订单，报物资部经理审核批准后，将采购订单发给供应商，通知供应商按照约定送货。第十九条签订合同公司原则上应与供应商就每一笔采购签订供销合同。

12、根据实际情况不能签订合同的，应由公司总工/副总和总经理批准。合约部根据采购审批结果，起草合同。项目部负责提供合同的技术条款，技术条款应与相关方签字的技术交流记录一致。合同起草完毕，合约部报项目部、财务部、经营部、物资部、公司总工/副总、公司总经理会签，审核批准后，办公室签章，合同正式签署。第二十条通知收货与供应商达成供应协议后，物资部将采购订单副本传递给项目部、物资部保管员等相关单位和人员，通知其预计送货时间，使其做好收货准备。第二十一条验收与交接物资到库后，物资部送检人员通知项目部质检人员检查到货物资的数量、及规格型号、质量等，按约定时间到达对物资进行检验。验收中的不合格物资，由物资部及时与

13、供应商进行沟通，及时进行退、换货处理。凡对外调剂的物资必须由物资部确认后，经副总（姬卫东）审批后，方可对外调剂。验收合格的物资，由物资部送检人员及时送至仓库，由仓库保管员对物资办理入库手续；货票同行的，由仓库保管员打印入库单，并由送检人员带回入库单，双方做好交接手续。货票不同行的，等发票到后，再由仓库保管员打印入库单。物资部收到入库单后，尽快到财务部办理抽欠条手续。每月25日前，将欠款压缩到20万元限额内。第二十二条挂账与付款供应商执行订单完毕后开立销售发票，发票必须注明采购订单号码，并与采购订单一一对应，不可将多张采购订单的产品混在一起开立发票；供应商将发票交给物资部采购员，采购员根据采购订

14、单和报价汇总表进行审核后，按照公司的审批程序进行审批，审批完成后到财务部办理挂账。根据与供应商的约定需要付款时，采购员填写付款申请书，按照公司的付款审批程序进行审批，审批完成交财务部办理付款事宜。第四章采购档案管理第二十三条采购文档物资部应做好采购文档的档案管理工作，采购工作中的以下文档应按照采购订单批次整理归档：1、物资需求申请；2、采购申请；3、产品商务文件、技术文件，技术交流记录；4、报价表和报价汇总表；5、采购订单；6、采购合同；7、验收报告。第二十四条采购台账物资部应建立采购台账，采购员将各个采购阶段的信息记录于采购台账。物资部可以按照供应商、物资名称、订单号等不同索引进行查询，以加

15、强对采购的管理和对采购信息的利用。采购阶段需要的记录信息需求计划阶段需求计划编号、需求单位、施工单位、联系人、负责人；产品品名、规格、型号、数量、进场开始时间、进场中止时间等。采购阶段供应商名称、联系方式；订单编号、合同编号、协议数量、协议价格、协议送货时间等。交货阶段交货日期、入库单号、送货数量、应付金额；延误原因、短缺原因、质量状况；收货人等信息。付款阶段发票号码、发票金额、付款日期、付款金额、应付余额等。各个阶段其他特殊事项等采购台账应定期与供应商、材料保管员、材料会计、财务部等相关各方进行核对，核对不一致的应及时查找原因并进行处理。第五章监督与考核第二十五条监督办公室负责参与采购内部控

16、制制度的建立，并监督其运行状况，提出修改和完善意见；总工负责监督采购执行工作过程，并有权对采购工作进行检查，根据检查结果，向公司高层领导提出处理和考核建议。第二十六条考核公司领导应对物资部的工作进行考核，并提出考核建议，包括：采购工作是否及时准确、采购程序和纪律的遵循性、采购文档的管理、台账的管理等。第六章 奖罚第二十七条 公司将严格考核物资部情况及公司财务部付款情况。第二十八条 出现下列情况时：1） 公司物资部若没有通过经营部、合约部直接签订合同的，对物资部负责人行处罚。单项工程最高为月工资。2） 因合同签订后合同条款出现纠纷时，对物资部负责人、总经济师、总会计师、总工/副总进行处罚，最高罚

17、款额度为10000元，承担比例：2:2:5:1 3) 因合同签订的价格过高时，对物资部负责人、总经济师、总会计师、总工/副总进行处罚，最高罚款额度为10000元，承担比例：2:5:2:1 4）因徇私舞弊、纵拥厂家围标签订合同时，对物资部负责人进行处罚，最高罚款额度为10000元。5） 因计划数量错误，由专业工长、技术负责人、项目经理及经营部负责人承担责任，最高罚款额度为5000元，承担比例：3:3:2:2 6） 因进货数量错误，造成损失的，由物资部负责人承担责任，最高罚款额度为5000元。7） 因进货物资质量不合格，造成损失的，由专业工长、技术负责人、项目经理、物资部负责人及总工承担责任，最高罚款额度为5000元，承担比例：2:2:2:2:28）因付款错误造成损失的，追究相关责任人的责任，造成巨大损失的还要追究相关刑事责任。第七章 附则 本办