大学电子公文处理暂行规定

1、大学电子公文处理暂行规定一、总则第一条 根据国务院办公厅进一步推动全国政府系统办公自动化建设和应用 工作的通知（国办发 200036 号）、教育部办公厅关于开展教育系统办公自动 化建设和应用试点工作的通知（教厅综 200114 号）、教育部办公厅关于加快 推进教育系统政务信息化建设的通知（教厅综 200126 号）和 大学公文处理 实施细则（湖 行字2000297 号），为规范电子公文处理，提高电子公文运转效 率，制定本暂行规定。第二条 电子公文是指有别于纸质公文的以计算机电子文档为载体，以计算机 为处理和存贮工具，以计算机网络及其他数据通信介质为传递渠道的新的公文形式。第三条 电子公文的文种

2、、格式、行文规则等参照现行的湖南大学公文处理 实施细则。第四条 涉密公文不适用本规定。二、电子公文系统管理第五条 学校电子行政公文处理的主管部门为校长办公室第六条 校长办公室指定专人为办公自动化系统的系统管理员，负责系统的日 常维护，并定期对办公自动化系统发文管理模块中已下发的公文进行电子归档。第七条 档案馆按照电子档案管理的有关规定，负责对归档的电子公文进行管 理和查询利用等工作。第八条 学校各单位要明确办公自动化系统的分管领导，并指定一人为本单位 的文件管理员，负责本单位的帐户管理和办公自动化系统发文管理模块的应用，接受 系统管理员的业务指导与管理。三、用户与系统安全管理第九条 校机关工作

3、人员，各院（系）、所及各直属单位党政领导、办公室工 作人员以及其他有关人员（统称用户）均在办公自动化系统中享有唯一实名制帐户。 上述人员调离工作岗位，应办理销户手续。第十条 新增人员的开户和调离岗位人员的销户由相关部门和单位提出申请， 经校长办公室审核后，由系统管理员办理。第十一条 用户拥有的公文处理权限由校长办公室根据该用户的分工所赋予的 岗位职责分配，并根据岗位和分工的调整作相应调整。第十二条 系统管理员应采取实时监控、定期备份等措施，防止系统中数据的 丢失和被非法使用，确保系统的安全和正常使用。第十三条 各用户应妥善保护自己的帐户资料。用户密码应经常更换，登录系 统后因故离开要退出系统，

4、以确保帐户安全。用户密码遗失或遗忘应及时通知系统管 理员，并通过系统管理员封锁该用户的帐户；解封帐户需持本人书面申请及有效身份 证件到校长办公室办理。第十四条 系统管理员应加强对病毒的监控，用户应定期查杀病毒，以最大限 度保障系统正常运转。四、电子公文的办理第十五条 除涉密公文外，其余公文的办理均通过办公自动化系统完成。第十六条 内行文一律通过办公自动化系统发布， 发布权限在公文处理部门 （党 委办公室、校长办公室）。各单位除通过办公自动化系统收阅公文外，还可通过学校 门户网站导航栏“校内办公”进入湖南大学校内办公网，随时查阅下发的公文。第十七条 外行文的报送暂时采用纸质形式，但文件办理过程中

5、仍通过办公自 动化系统完成。第十八条 公文的发文办理流程，根据湖南大学公文处理实施细则，依照 各部门的职能和校领导的分工进行相应设定。第十九条 各单位文件管理员应严格执行工作职责，确保公文处理快捷和接收 及时。第二十条 各单位应在用于处理电子公文的电脑上按要求安装相应软件 office2003 等），确保文件格式统一。五、电子公文归档与销毁第二十一条 电子公文应及时归档，与纸质公文互为镜像。第二十二条 电子公文档案中应包含同一内容的纸质档案材料的卷目信息，纸 质档案中也应包含电子公文档案中同一内容的档案材料的检索信息。第二十三条 不具有保存价值的电子公文经校长办公室负责人批准， 可以销毁电子公文的销毁，要经过认真鉴定，进行登记并由两